National%20Implementation%20of%20the%20GSBPM%20

1
National Implementation of the GSBPM The
Swedish Experience

• Mats Bergdahl
• Klas Blomqvist
• Statistics Sweden

2
Background

• Stove pipe production
• Expensive to develop, document and maintain
• Tailor made implementation necessary
• Competence needs unclear
• Variation in quality not possible to
  demonstrate
• External demands
• Cost reductions
• Quality assurance
• Quicker reactions

3
Approach

• Harmonisation of production environment
• Business architecture
• Organisational changes
• Agency focus in development

4
Business Process Model
5
Business Process Model
6
Process Owners

• Responsibilities for sub-processes of the BPM
• Methods, tools and approaches
• Development
• Testing
• Maintenance
• Improvement
• Meet the needs of statistics production at
  Statistics Sweden
• Provide description, support, and training
• Working with a holistic view across the BPM
• Close contacts with stakeholders

7
The Process Support System

• Information bank for the common processes
• Standard for statistics production
• Reference for all surveys
• Expanding and improving
• From Passive to Active

8
(No Transcript)
9
(No Transcript)
10
(No Transcript)
11
(No Transcript)
12
An Active Process Support System

• Link to IT-tools
• Bigger focus on reports/KPIs
• Designs and chocies are reused in the tools

Process owner
PSS
Processor
Survey manager

• Design
• Instructions

• Reports
• KPIs

Common IT-tools Communication platform
13
Status of Common Toolbox
Fastställ behov 1
Designa och planera 2
Skapa och testa 3
Samla in 4
Bearbeta 5
Analysera 6
Redovisa och kommunicera
7
Förbered publicering 7.1
Klassificera och koda mikrodata 5.1
Framställ ram och registerpopulation 4.1
Designa slutprodukt 2.1
Skapa mätinstrument 3.1
Framställ statistikvärden 6.1
Kartlägg informations- behov och -utbud 1.1
Kartlägg kunder 1.2
Sammanställ slutprodukt 7.2
Granska mikrodata 5.2
Skapa och anpassa verktyg 3.2
Granska makrodata 6.2
Designa ram, registerpopulation och urval 2.2
Dra urval 4.2
Etablera kundkontakt 1.3
Redovisa slutprodukt till kund 7.3
Imputera för bortfall 5.3
Genomför röjandekontroll 6.3
Förbered datainsamling 4.3
Designadatainsamling 2.3
Skapa produktionsflöde 3.3
Fastställ informationsbehov 1.4
Komplettera mikrodata 5.4
Genomför datainsamling 4.4
Designabearbetning 2.4
Testa mätinstrument 3.4
Fastställ slutligt observationsregister 6.4
Kommunicera slutprodukt 7.4
Förhandla och avtala 1.5
Beräkna vikter 5.5
Överför och lagra data elektroniskt 4.5
Designaanalys 2.5
Testa verktyg och produktionsflöde 3.5
Tolka och förklara 6.5
Gallra och arkivera 7.5
Designa redovisning och kommunikation 2.6
Genomför pilotstudie 3.6
Fastställ innehåll för redovisning
och kommunikation 6.6
Designaproduktionsflöde 2.7
Driftsätt produktionsflöde 3.7
Planera produktionsomgång 2.8
14
Key achievements

• Broad acceptance of the approach
• Basic tool box in place
• Structure to support the development
  implementation feedback improvement cycle
• Increased usage of common standards (tools)
  linked to the BPM

15
Experiences

• Change management
• Top-management commitment
• Communication
• Involve middle-managers
• Sustainability
• Responsibility and mandate roles
• Do not overemphasize the model
• Focus on the similarities not the exceptions

16
Way forward

• Implement more tools as services
• Agency-wide implementation plans and support for
  selected tools
• Better knowledge of process performance
• Expand the tool box in the early stages of the
  process