Digitalisering in de praktijk Ministerie van BZK

1
Digitalisering in de praktijk Ministerie van BZK

• 8 november 2005
• Nicole Donkers

2

• Wat is Digidoc ? (het project)
• Wat wilden/willen we bereiken ? (de verandering)
• Waar staan we nu ? (de impact)
• Welke lessen hebben wij geleerd ? (het geleerde)
• Waar gaan we naar toe ? (de toekomst)

3
Wat is digitalisering bij BZK ?

• Een invoering bij een directie betekent
• Digitaal archief
• Inkomende en uitgaande post digitaal (scannen)
• Formele stukkenstroom digitaal (workflow)te
  paraferen documenten zoals ministerraadstukken,
  burgerbrieven en beleidsnotities zijn volgbaar
• Informele stukkenstroom digitaal (alle documenten
  die worden aangemaakt)

4
1. Postkamer scant en stuurt naar DIV
3. Contactpersoon zet uit bij beleidsmedewerker.
Deze maakt reactie
5. Advies wordt naar hoofd, directeur en/of dg
gestuurd ter parafering
2. DIV stuurt door naar contactpersoon
6. En komt via Bureau SG op papier bij minister
4. en stemt af met collegas
9. Stuurt naar DIV ter afsluiting
7. BSG stuurt stuk retour medewerker
8. Medewerker stuurt door naar postkamer voor
tekenexemplaar of.
5
Achtergrond Digidoc(een stukje geschiedenis.)

• Wat wilden/willen we bereiken ?
• Optimalisatie primaire processen (sturing en
  ondersteuning) door
• Verbeteren toegankelijkheid documenten vanaf
  werkplek
• Versnellen doorlooptijd afhandeling stukken
• Transparant maken werkprocessen
• Centraal beheer archief (papier en digitaal)

6
Achtergrond Digidoc(een stukje geschiedenis.)

• Project had oorspronkelijk DIV-insteek
• Digitalisering documentenhuishouding t.b.v.
  archief
• In die tijd (1998/99) meerdere initiatieven
  t.b.v. verbeteren DIV-functie
• - wegwerken achterstanden
• - reorganisatie DIV-functie
• Pas later meer proces georiënteerde insteek

7
Achtergrond Digidoc(een stukje geschiedenis.)

• Geschiedenis
• 1999 Kwaliteitsplan DIV en systeemselectie
• 2000/01 6 pilots
• Geen procesherontwerp
• Systeem niet goed genoeg
• Toch doorleren!
• 2002 procesherontwerp en pilot MRS
• 2003 proefimplementaties en go-beslissing
• Sinds eind mei 2004 tot mei 2006 brede invoering

8
(No Transcript)
9
Waar staan we nu ?

• Álle beleidsdirecties werken met Digidoc ( 1500
  medewerkers)
• We zitten midden in de laatste invoeringen van
  stafdirecties. Mei 2006 íedereen over!

10
Welke lessen hebben wij geleerd ?
11
Drie belangrijke pijlers

Organisatie
Systeem
DIV-functie
Organisatie / Processen
PILOTS
12
Digidoc is meer dan een systeem
Systeem
Werk- processen
Bureaucratie Transparantie
Werkomgeving
Rollen / gedrag
13
Start fase 1998/1999

• Zonder visie en ambitie wordt het sleuren aan een
  dood paard
• Wat wil je bereiken? - Efficiency-
  Kwaliteit- Verantwoording- Kennisdelen-
  Transparantie
• Verankering in de top, want het kost veel geld
  ( 8 miljoen euro) en vergt een lange adem
• Stuurgroep met lijnmanagement

14
Selectie en eerste pilots (2000/2001)

• Al is het pakket nog zo mooi, het past nooit
• Heel veel maat werk
• Wees ambitieus maar niet al omvattend
• Eerste pilots waren te breed (PO Fin proces)
• Eerst herontwerp dan pas digitalisering
• Doe dit vooraf en professioneel

15
Ontwikkelen van de aanpak (2003)

• Bewijs dat het kan
• Zoek een enthousiaste directie
• Toon aan dat je verschillende aanpakken in huis
  en werkend hebt
• Zit dicht op de klant (customer intimacy)

16
Invoeringsaanpak (2004-2005)

• Intake (afsluiten contract)
• Voorbereiding (inrichting systeem, maken
  werkafspraken)
• Opleiding (1 dag p.p.verplicht!, VIP-training
  mgt.)
• Implementatie ( intensieve begeleiding)

17
Invoering

• Gebruikerswensen blijven komen wanneer stop je
  met ontwikkelen
• Cultuur soms blijven issues terugkomen, soms
  zijn ze (onverwacht) niet meer belangrijk
• Communicatie in alle uitingen blijven aansluiten
  bij de belevingswereld van gebruikers
• Wenperiode gebruikers hebben in het begin veel
  kritiek, zorg dan voor intensieve ondersteuning.
• Houd rekening met digibeten!

18
Nazorg (2005-2006)

• Het veranderen van werkroutines van mensen gaat
  langzaam
• Ga niet weg voor het goed geland en verankerd is
  (zoek ambassadeurs)
• Zorg voor naadloze aansluiting op andere
  systemen
• Geen overlap
• Geen gaten

19
Andere geleerde lessen

• Positioneren vanuit optimaliseren (primaire)
  processen
• Eerst procesherontwerp criteria accorderen!
• Bestuurlijke verankering
• Meeste toegevoegde waarde voor beleidsdirecties
• Concernstaf implementeren voor uitrol bij
  beleidsdirecties
• Ontwikkel een aanpak inclusief nazorg die past
• Informatiebeveiliging!
• Systeem Digidoc verder optimaliseren
• Cultuur ondanks genomen besluiten blijven
  discussies terug komen
• Communicatie blijf bij de belevingswereld van
  gebruikers
• Wenperiode
• Houd rekening met digibeten!

20
Waar gaan we naar toe?

• Consolideren (medewerkers naar stevig basisniveau
  Digidoc-gebruik brengen)
• Uitbouwen modules Management Informatie
• Verder stroomlijnen / optimaliseren processen
  (waar nodig herontwerp)
• Slimmer digitaal werken
• Blijven innoveren
• Domesticeer
• Nieuw Systeem FileNet

21
Vragen??