Organizing

1
Organizing
2
Syarat Organisasi

• Sekelompok orang
• Hubungan dan Pembagian Kerja
• Tujuan

3
Definisi Organizing

• Aplikasi syarat organisasi
• Gambaran skematis hubungan kerja capai tujuan
• Proses penetapan dan pembagian pekerjaan, tugas,
  tanggungjawab, wewenang (JOB DESCRIPTION)

4
Tujuan

• Mempermudah pelaksanaan tugas
• Pembagian kerja jelas
• Mempermudah pimpinan untuk controlling

5
Prosesnya.

• Rinci Seluruh Job ? kebutuhan alat, TK, bangunan
  dll
• Bagi BEBAN KERJA
• Kombinasikan Antar Fungsi dalam Organisasi ?
  Produksi, Personalia, Keuangan, Pemasaran
• Penetapan Mekanisme Koordinasi Job
• Evaluasi Efektivitas secara BERKALA

6
STRUKTUR ORGANISASI

• STRUKTUR ORGANISASI DESAIN ORGANISASI
• Mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi
  dikelola
• Mencakup aspek-aspek penting organisasi proses
  pengorganisasian meliputi
• 1. Pembagian kerja
• 2. Departementalisasi/ departementasi
• 3. Bagan organisasi formal
• 4. Rantai perintah kesatuan perintah
• 5. Tingkat-tingkat hierarki manajemen
• 6. Saluran komunikasi
• 7. Penggunaan komite
• 8. Rentang manajemen kelompok-kelompok
  informal

7
PEMBAGIAN KERJA

• Prinsip pembagian kerja (division of labor)
  merupakan tiang dasar pengorganisasian yang
  memungkinkan synergy terjadi.
• Konsep synergy
• ? kelompok 2 orang atau lebih yang bekerja
• bersama secara kooperatif
  dikoordinasikan
• dapat mencapai hasil lebih dari pada
• dilakukan perseorangan.

8
BAGAN ORGANISASI FORMAL

• STRUKTUR ORGANISASI
• ?Terlalu komplek secara verbal
• ?Perlu bagan organisasi
• BAGAN ORGANISASI (Organization Chart)
• Memperlihatkan susunan fungsi-fungsi
  departemen-departemen, atau posisi-posisi
  organisasi menunjukkan bagaimana hubungan di
  antaranya

9
5 Aspek Bagan Organisasi

• 1. Pembagian kerja
• Kotak Individu/ satuan organisasi yang
  bertanggung jawab tingkat spesialisasi
• 2. Manajer bawahan atau rantai perintah
• Menunjukkan hubungan wewenang tanggung jawab
  yang menghubungkan atasan bawahan dalam
  keseluruahan organisasi.

10

• 3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
• Label deskripsi kotak ? pekerjaan atau
  bidang tanggung jawab yang berbeda.
• 4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan
• Menunjukkan atas dasar apa kegiatan organisasi
  dibagi-bagi
• 5. Tingkatan manajemen
• Menunjukkan keseluruhan hirarki manajemen

11
BENTUK-BENTUK ORGANISASI

• 1. BENTUK PIRAMID
• ?Paling banyak digunakan
• ?Sederhana, jelas, mudah dimengerti
• 2. BENTUK VERTIKAL
• ?Menyerupai piramid
• ?Berwujud tegak sepenuhnya
• 3. BENTUK HORIZONTAL
• ?Aliran wewenang tanggung kawab dari kiri ke
  kanan
• 4. BENTUK LINGKARAN
• ?Menekankan hubungan antara satu jabatan dengan
  jabatan lainnya
• ?Jarang digunakan

12
DEPARTEMENTALISASI

• Merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja
  suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan yang
  sejenis saling berhubungan dapat dikerjakan
  bersama

13
Bentuk departementalisasi

• 1. FUNGSI Pemasaran, akuntasi, produksi,
  keuangan
• 2. PRODUK/ JASA Divisi mesin cuci, lemari es,
  radio
• 3. WILAYAH
• 4. LANGGANAN Penjualan industri, pedagang
  eceran, Pemerintah, militer, konsumen
• 5. PROSES ATAU PERALATAN
• Departemen pemotongan, Kelompok perakitan,
  bagian pembungkusan, bagian finishing
• 6. WAKTU Shif I, II, III
• 7. PELAYANAN Ekonomi, bisnis, eksekutif
• 8. ALPHA-NUMERICAL Pelayanan telepon
• 9. PROYEK MATRIK Perusahaan konstruksi
  dengan teknologi tinggi, konsultan

14
Tipe Struktur Organisasi

1. Lini
2. Lini Staff
3. Fungsional
4. Commite/Divisi
5. Matriks

15
LINI (GARIS)

• garis bersama kekuasaan dan tggjwb bercabang
  dari tiap pimpinan (top s/d low)
• tiap atasan punya bawahan
• tanggjwb hanya pd satu atasan
• tiap atasan DITUNTUT pengetahuan SERBAGUNA
  karena tidak ada bantuan staff ahli

16

• Kelebihan
• Garis tnggjwb dan wewenang SEDERHANA
• Disiplin, pengawasan MUDAH akibat DELEGASI yg
  jelas
• KEputusan LEBIH CEPAT
• Kekurangan
• Perlu pimpinan CAKAP, pengetahuan luas
• Tanpa staff ahli, beban tanggung jawab
  administrasi yg BERAT
• Koordinasi antar bagian secara HORISONTAL sangat
  KURANG

17
LINI STAFF

• biasanya untuk perusahaan besar ? luas area
  kerja dan bidang tgs yg kompleks
• Menyempurnakan kekurangan LINI
• Ada STAFF AHLI
• ahli bidang ttt
• Memberi nasehat dan saran pd pimpinan jk ada
  kesulitan
• Tidak ada HAK memerintah wawasan

18

• Kelebihan
• Tercapai THE RIGHT MAN IN THE RIGHT PLACE
• Manajer hanya perlu keahlian khusus bidangnya
• Efektivitas tinggi ? fungsi staff ada ahlinya
• Kelemahan
• wewenang staf harus tegas ? awalnya staf beri
  nasehat namun bs jd perintah
• Staf unefektif pd unit garis ? jika hanya
  menunggu untuk dimintai saran

19
FUNGSIONAL

• Organisai berdasar fungsi (produksi, personalia,
  keuangan, pemasaran)
• Tggjwb karyawan tdk hanya 1 atasan
• Pimpinan berhak perintah semua karyawan selama
  berhubngan dg bidang kerja

20

• Kelebihan
• Munculnya SPESIALISASI PEKERJAAN
• Mudah isi jabatan ? sesuai keahliannya
• Pengawasan teknis lbh efektif pd karyawan
• Kelemahan
• Mematahkan kesatuan perintah dan tggjwb ?
  karyawan menerima perintah dr banyak atasan dg
  kekuasaan yg sama
• Antar spesialis ahli sulit kerja sama ? merasa
  fungsinya TERPENTING

21
(No Transcript)
22
COMMITE/DIVISI

• Bila secara fungsional terlalu kompleks atau
  tidak praktis
• Divisi Merancang, memproduksi memasarkan
  produknya sendiri
• Digunakan untuk perusahan-perusahaan besar

23
PROYEK MATRIK

• Merupakan tipe departementasi campuran,
  terstruktur dari satu atau lebih dari tipe-tipe
  departementasi.
• Bermaksud mengkombinasikan kebaikan-kebaikan
  fungsi divisi dan menghindarkan kekurangan

24
PROYEK

• DEPARTEMENTASI ?pembentukan tim-tim
  spesialis-spesialis
• TUJUAN KHUSUS
• Manajer proyek mempunyai wewenang memimpin
  anggota selama jangka waktu proyek.
• Proyek selesai ? tim dibubarkan

25
MATRIK

• Departementasi sama dengan proyek
• Pada struktur matrik karyawan mempunyai 2 atasan
  (di bawah 2 wewenang)
• Rantai perintah pertama adalah fungsional/
  divisional ? vertikal

26
KOORDINASI

• KEGIATAN ? DIBAGI BAGI DIDEPARTEMENTASI
• ?
• Perlu mengkoordinasikan
• (mencapai tujuan)
• ?
• Koordinasi efektif?
• tergantung rentang manajemen
• atau rentang kendali
• KOORDINASI (COORDINATION)
• Proses pengintegrasian tujuan-tujuan
  kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan terpisah
  (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu
  organisasi untuk mencapai tujuan organisasi

27
KEBUTUHAN ORGANISASI

• ? Tergantung pada sifat kebutuhan komunikasi
  dalam melaksanakan tugas.
• ? Tergantung pada derajat saling ketergantungan
  bermacam- macam satuan pelaksananya.
• Ada 3 macam derajat ketergantungan
• 1. Saling ketergantungan yang menyatu
• 2. Saling ketergantungan yang berurutan
• 3. Saling ketergantungan timbal balik

28

• POOLED INTERDEPENDENCE

29

• SEQUENTIAL INTERDEPENDENCE
• DEPTpembelian ? DEPT produksi
• RECIPROCAL INTERDEPENDENCE
• Bagian ? Bagian Pemeliharaan ? Operasi

30
RENTANG KENDALI

• ?Berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat
  dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer/
  atasan.
• ? Jumlah bawahan yang secara langsung memberikan
  laporan kepada atasan tertentu

31
PENENTUAN RENTANGAN YANG TEPAT ? PENTING?

• Mempengaruhi efisiensi manager kerja efektif
  bawahan
• Berhubungan dengan struktur organisasi
• ? Sempit (tall) ? banyak tingkat pengawasan
• ? Melebar (flat) ? tingkatan manajemen sedikit
• RENTANG OPTIMAL ?

32

• 1. Henri Fayol
• - Pengawasan produksi ? 20-30 orang karyawan
• Kepala Pengawas ? 2-4 pengawas produksi
• 2. Pendapat Lain
• 3-8 bawahan

33

• 3. VA. Gracunas
• Rumus
• R Jumlah hub
• n Jumlah bawahan
• 4. Jendr. Iian Hamilton ? 3-6 orang
• 5. Lyndall F. Urwick ? paling banyak 6 orang