Timski rad

1
Tim i izgradnja tima
2

• Blisko suradivati ne znaci ujedno raditi i u
  timu,
• i dok je svaki tim grupa,
• svaka se grupa ne ponaša kao tim.

3
Sadržaj predavanja

• Svrha i karakteristike timova
• Faze razvoja tima
• Timske uloge
• Donošenje odluka u timu
• Kada timovi ne funkcioniraju

4
Zašto trebamo timove?

• Timovi smanjuju troškove
• Povecavaju produktivnost
• Unapreduju komunikaciju
• Kroz timove se realiziraju zadaci koji se ne mogu
  realizirati unutar pojedine radne skupine
• Kroz rad timova bolje se koriste resursi
• Tim donosi kvalitetnije proizvode i usluge
• Kroz timove se poboljšavaju procesi
• Kroz timove se povezuju razlicitosti

5
Cetiri osnovne odlike timova

• Komplementarne vještine
• Individualna i kolektivna odgovornost za
  postizanje ciljeva
• Zajednicki pristup
• Zajednicka svrha

6
Faze razvoja tima
7
Faze razvoja tima
1. Formiranje
2. Naviranje
4. Izvedba
5. Okoncanje
3. Normiranje
8
Faze razvoja tima
9
Faze razvoja tima
10
1. Formiranje faza pristojnosti
Formiranje

• Osjecaji na individualnoj razini
• uzbudenje, išcekivanje, optimizam
• ponos jer je netko odabran u tim
• sumnja, strah i nelagoda zbog posla koji
  predstoji
• Ponašanje na razini tima
• pokušaj definiranja zadataka i odluke o njihovom
  ostvarenju
• pokušaj definiranja prihvatljivog ponašanja i
  nacina rješavanja problema
• definiranje potrebnih informacija
• uzvišene, apstraktne rasprave o konceptima i
  problemima
• razgovori o nebitnim pitanjima poteškoce u
  identifikaciji bitnih problema
• pritužbe na organizaciju i prepreke u ostvarenju
  zadatka

11
1. Formiranje uctiva faza
Formiranje

• Kako voditi tim
• Važno je izgraditi povjerenje i pouzdanje, i
  voditelj tima bi trebao
• pomoci clanovima tima da se upoznaju
• razjasniti svrhu i ciljeve
• ukljuciti clanove u razvoj planova, razjasniti
  uloge i utvrditi nacine suradnje
• osigurati potrebne informacije kako bi tim
  zapoceo s radom
• podijeliti iskustvo o proteklim uspjesima i
  slavljima

12
2. Naviranje - faza ispitivanja
Naviranje

• Osjecaji na individualnoj razini
• otpor prema zadacima i metodama koje su drugacije
  od uobicajenih
• velike razlike u stavu clanova tima vezano uz
  mogucnosti uspjeha
• Ponašanje na razini tima
• razmirice medu clanovima cak i nakon rješavanja
  problema
• obrana i natjecanje frakcije i biranje strane
• preispitivanje prikladnosti clanova tima
• ispitivanje nerealisticnih ciljeva zabrinutost
  zbog previše zadatka
• povecane napetosti, nered i ljubomora

13
2. Naviranje faza ispitivanje
Naviranje

• Kako voditi tim
• Izgraditi svoj smjer je kljucno u ovoj fazi i
  voditelj tima bi trebao
• riješiti pitanja moci i autoriteta (ne dozvoliti
  da bilo ciji autoritet zaprijeci doprinos drugih
  clanova tima)
• složiti se oko pravila donošenja odluka i
  dogovoriti tko ih donosi
• vlastitim primjerom dati timu viši stupanj
  neovisnosti ohrabriti clanove tima da preuzmu
  odgovornost
• prepoznati nove i alternativne ideje
• predložiti i ohrabriti stvaranje opcija koje vode
  rješavanju problema
• koristiti posredništvo, pregovaranje i arbitražu

14
3. Normiranje / faza sukoba
Normiranje

• Osobni osjecaji
• osjecaj jedinstva u timu, timskog duha i
  zajednickih ciljeva
• prihvacanje clanstva u timu
• olakšanje jer se cini da ce sve funkcionirati
• Timsko ponašanje
• pokušaj postizanja harmonije na nacin da se
  izbjegava konflikt
• više prijateljstva, povjerenja, razgovora o
  osobnim problemima i o timskoj dinamici
• nova sposobnost da konstruktivno kritiziramo
• utvrdivanje i održavanje osnovnih timskih pravila
  i ogranicenja

15
3. Normiranje / faza sukoba
Normiranje

• Kako voditi tim
• Pošto je uspostavljanje suradnje kljucno,
  voditelj tima bi trebao
• potpuno iskoristiti vještine, znanje i iskustvo
  clanova tima
• ohrabriti i prepoznati medusobno poštivanje
  clanova
• ohrabriti kolege da zavrnu rukave i suraduju
• osigurati jasne povratne informacije o
  realizaciji
• uvesti humor i zabavu

16
4. Izvedba / konstruktivna faza
Izvedba

• Osjecaji na individualnoj razini
• ucenje o prednostima drugih i njihovim
  slabostima, razumijevanje
• individualnih i grupnih procesa
• zadovoljstvo zbog napretka u realizaciji tima
• jak osjecaj odgovornosti prema timu
• Timsko ponašanje
• konstruktivna promjena samog sebe
• sposobnost da se sprijeci nastanak ili da se
  riješe problemi

17
4. Izvedba / konstruktivna faza
Izvedba

• Kako voditi tim
• Da bi izgradio spremanost na promjenu voditelj
  tima bi trebao
• unaprijediti metode rada i procedure kako bi
  potaknuo suradnju
• pomoci timu kako da upravlja promjenom
• promovirati tim unutar poduzeca
• pratiti napredak i slaviti postignuca

18
5. Okoncanje / faza slavljenja
Okoncanje

• važno je javno iznijeti rezultate kako bi ih se
  podijelilo s drugima i kako bi se odalo priznanje
  timu i njegovim rezultatima unutar poduzeca
• tijekom slavljenja uobicajena je praksa dati
  nagrade i priznanja za dobre rezultate

19
5. Okoncanje
Okoncanje

• Kako voditi tim
• Važno je prihvatiti razdvajanje u toj fazi i
  voditelj tima bi trebao
• upoznati clanove tima s rezultatima rada
• prezentirati ocjenu radnih odnosa
• pokazati efekte primjene na timu i organizaciji
• organizirati proslavu, fokusirati se na nagrade i
  zabavu
• voditi ceremoniju dovršetka projekta

20
7 smrtnih grijeha u postupku formiranja tima

• Pogrešan odabir odabir clanova se zasniva na
  osobnosti, a ne na potrebnim kompetencijama
• Nestrpljenje ne ostavljanje dovoljno vremena
  timu da se razvije, tražiti se rješavanje
  problema zbog kojeg je tim oformljen u izuzetno
  kratkom vremenu
• Prijevara tim oformljen da realizira pseudo
  timski zadatak, tj. maskiran zadatak koji bi
  normalno trebao biti odgovornost jedne osobe ili
  organizacijske jedinice.
• Besciljnost - promašaj u postavljanju ciljeva
  koje tim treba ostvariti
• Nemoc propust da se ojaca pojedinca, izgradi
  povjerenje i osigura uzajamna odgovornost
• Inhibirani komunikacijski sistemi propust da se
  razvije otvorena komunikacija,važno je stvoriti
  atmosferu poštivanja razlicitih stavova i
  osigurati prostor za upravljanje konfliktom
• Nadmetanje - stavljajuci prevelik naglasak na
  natjecanje osujecuje se timski rad

21
Model za izgradnju efikasnih timova
Leadership
Pozitivna Atmosfera
Suradnja
Izbalansirano sudjelovanje
Uvažavanje razlicitosti
Upravljanje konfliktom
Efikasno donošenje odluka
Otvorena komunikacija
Jasni Ciljevi
Definirane uloge
22
Model ...




Definirane uloge
23
Uloge u timu

• Svatko ima
• jednu omiljenu ulogu
• jednu sporednu ulogu
• ukoliko ta nikom drugo ne odgovara
• ukoliko je netko bolji u njihovoj omiljenoj

Meredith Belbin Uloge u timu
24
Uloge u timu
Meredith Belbin
25
Uloge u timu
Implementator pretvara ideje u aktivnosti i
organizira proces
Koordinator interpretira ciljeve, potice
donošenje odluka, upravlja resursima
Oblikovatelj potice ostale da se prebrode teškoce
Biljka producira razlicite ideje za rješavanje
problema
Istražitelj mogucnosti traži korisne kontakte i
resurse izvan tima
Promatrac-procjenitelj opaža i razvija opcije,
davanje procjena
Timski radnik rješava nesuglasice, fokusiran na
diplomaciju
Dovršitelj ispravlja greške, osigurava da je
zadatak u potpunosti dovršen,ispunjava rokove
26
Model ...






Donošenje odluka
27

• Nacin na koji ce se donositi odluke u timu, jedna
  je od najvažnijih odluka tima

• Ispravne odluke donositi na ispravan nacin.

28

Kako donositi odluke tima?

• konsenzus
• pravilo vecine
• pravilo manjine
• kompromis/prosjek
• mišljenje eksperta
• pravo autoriteta bez diskusije
• pravo autoriteta uz diskusiju

29
Tehnike za donošenje odluke u timu

• Tehnike za donošenje odluke u timu
• Oluja ideja
• Bodovi svaki clan dobije ograniceni broj bodova
  koje mora rasporediti na
• predložene ideje
• Rangiranje rangiranje ideja prema važnosti
  i/ili težini implementacije
• Advokat ideje
• Lista smetala

30
Konsenzus

Prednosti Nedostaci
inovativna, kreativna, visoko-kvalitetna odluka zahtjeva puno vremena i energije, visoki novo vještina clanova
koristi resurse svih clanova tima vremensko ogranicenje mora biti minimalno
izvlaci suglasnost svih clanova tima da ce implementirati odluku ne smije biti hitnosti
korisna za donošenje ozbiljnih, važnih i kompleksnih odluka koje ce usvojiti svi clanovi tima može trajati danima
31
Pravilo vecine

• pravilo vecine - cini demokraciju
• clanovi tima glasuju, pobjeduje vecina
• jednostavno

Prednosti Nedostaci
može se koristiti kad nema vremena za potpunu, detaljnu procjenu manjinu obicno odbacuje i udaljava
može se koristiti kad odluka nije toliko važna da se mora donijeti konsenzusom vremenska bomba za buducu djelotvornost tima
suglasnost svih clanova tima nije nužna za implementaciju odluke suglasnost za provodenje odluke je samo djelomicna
zatvara diskusiju o pitanjima koja nisu važna za tim ne koristi medusobno djelovanje clanova tima
32
Pravilo manjine

• pod-tim (dio velikog tima) istražuje informacije,
  predlaže i preporucuje potrebne aktivnosti

Prednosti Nedostaci
može se koristiti kad se ne mogu sastati svi clanovi tima da bi donijeli odluku ne koristi talente svih clanova tima
koristan kad je tim u vremenskom škripcu i mora delegirati odgovornost na pod tim ne gradi se suglasnost cjelokupnog tima za provodenje odluka
kad samo nekoliko clanova ima potrebnu strucnost i znanje neriješeni sukobi i kontroverze mogu utjecati na djelotvornost tima u buducnosti
korisno za jednostavne, rutinske odluke, kad suglasnost cjelokupnog tima nije važna za provodenje odluke ne koristi medusobno djelovanja clanova tima
33
Kompromis/Prosjek

Prednosti Nedostaci
osobne pogreške i ekstremna mišljenja nastoje se medusobno iskljuciti mišljenje clana tima koji ima najmanje znanja može poništiti mišljenje clana tima s najviše znanja
bolje od "prava autoriteta" da donosi odluke bez diskusije mala ukljucenost clanova tima, suglasnost oko provodenja odluke može oslabiti
prepuštanje odluke clanovima tima koji imaju najvece strucno znanje je gotovo uvijek bolje od kompromisa
34

Mišljenje eksperta

• jednostavno
• ekspert iz tima ili izvan tima predloži odluku
  koja se provodi

Prednosti Nedostaci
korisno kad je strucnost jednog clana tima superiorna svim ostalim clanovima tima, te je vrlo mala korist od diskusije kako cete prepoznati tko ima najviše ekspertnih znanja? znanje i vještine ostalih clanova se ne koriste
koristi se kad je mala potreba za zajednickim aktivnostima svih clanova tima na implementaciji odluke ne gradi se suglasnost cjelokupnog tima za provodenje odluka
ogorcenost i neslaganje mogu prouzrociti sabotažu i gubitak djelotvornosti tima
prednosti medusobnog djelovanja clanova tima su izgubljene
35

Pravo autoriteta bez diskusije

• nema prostora za diskusiju, oduka je
  predodredena, delegirana s više pozicije (nivoa)
• clanovi tima znaju kad ih voditelj tima "vara -
  povjerenje clanova tima je "ubijeno" ako
  voditelj tima pokuša obmanuti clanove tima da
  njihovo mišljenje može utjecati na odluku

Prednosti Nedostaci
koristi više kod administrativnih odluka ili jednostavnih, rutinskih odluka, ili nedostatka vremena jedna osoba ne može biti dobar izvor za sve odluku, znanje i vještine ostalih clanova se ne koriste, medusobno djelovanje clanova tima je izgubljeno
kad clanovi tima ocekuju da voditelj donese odluku ne razvija se suglasnost cjelokupnog tima za provodenje odluka
kad clanovi tima nemaju potrebna znanja ili informacije da donesu odluku ogorcenost i neslaganje mogu prouzrociti sabotažu i gubitak djelotvornosti tima
36

Pravo autoriteta uz diskusiju

• voditelj tima ispunjava svoju ulogu voditelja i
  odgovoran je za odluke tima
• u diskusiji ravnopravno sudjeluje kao i svi
  ostali clanovi tima
• kad dobije dovoljno informacija, prekine
  diskusiju, donese odluku i upozna sve clanove
  kako su utjecali na donesenu odluku
• vecina clanova osjeca se saslušanim i sposobnim
  da sudjeluje i u drugim odlukama tima koristeci
  ovu metodu

Prednosti Nedostaci
osigurava suglasnost svih clanova tima, razvija živu diskusiju o pitanjima koja zahtijevaju znanja i vještine svih clanova tima zahtjeva spremnost voditelja tima da donese odluku
kad clanovi tima ocekuju da voditelj donese odluku zahtjeva dobre komunikacijske vještine svih clanova tima
jasno je tko je napokon odgovoran za odluke tima ogorcenost i neslaganje mogu prouzrociti sabotažu i gubitak djelotvornosti tima
37

Kako donositi odluke tima?

• nema dobrih ili loših nacina, iako su cesto neki
  više vrednovani od ostalih
• kljucno je da su svi clanovi tima suglasni o
  nacinu donošenja odluka

38
Model ...
Leadership
39
Vodenje tima
Nareduje Ukljucuje ljude Gradi povjerenje i
inspirira tim Objasni odluku Uzima inpute od
tima Podržava timske odluke Trenira
pojedinca Razvija individ. perf.
Proširuje kapacitete tima Reagira na
promjene Provodi promjene Predvida i utjece
na promjene
40
Kada timovi ne funkcioniraju?
41
5 disfunkcija tima
42
Što utjece na smanjenje efikasnosti tima

• Katzenbach i Smith, 1993
• nedostatak autonomnosti
• tim mora moci donositi vlastite odluke na koji
  nacin planira realizirati postavljene zadatke
• nedostatak podrške i privrženosti
• timove treba podržavati viši management
  kompanije
• preveliki tim
• manjak resursa
• tim ne može efikasno funkcionirati ako ne može
  dobiti potrebne resurse ili potreban trening
  svojih clanova
• nedostatak feedbacka/priznanja
• nagradivanje individualnog takmicenja

43
Karakteristike poremecenog odnosa u timu

• borba agresija, cinizam, poruga
• tendencija bijegu izbjegavanje problema i
  odgovornosti intelektualne igre rijecima
• ovisno ponašanje cekaju se jasne upute,
  insistiranje na smjernicama i propisima,
  prilagodba bez unutarnjeg uvjerenja
• borbe za slobodu pobuna, odbijanje pravila
  igre
• grupiranje
• neprijateljsko ponašanje prema kolegama,
  stvaranje grupa unutar tima
• umrtvljenost ništa ne znam, nicega se ne mogu
  sjetiti, zaboravio sam, cekam nalog

44
5 disfunkcija tima i strategije kako ih prevladati

• Nedostatak povjerenja
• - otkrijte i raspravite individualne
  snage i slabosti
• - provedite više vremena u
  individualnim i grupnim sastancima
• 2. Strah od sukoba
• - shvatite da je konflikt potreban za
  produktivne sastanke
• - upoznajte individualne stilove
  suocavanja s konfliktom svakog clana tima i
  uspostavite zajednicka pravila za
  ponašanje u konfliktnim situacijama
• 3. Nedostatak privrženosti
• - ponovite obaveze na kraju svakog
  sastanaka kako bi provjerili jesu li one kod svih
  clanova tima uskladene
• - provjerite da se svi clanovi obavezuju na
  postizanje dogovora unatoc njihovom pocetnom
  neslaganju

45
5 disfunkcija tima i strategije kako ih prevladati

• 4. Izbjegavanje odgovornosti
• - jasno raspravite o ciljevima i standardima
  ponašanja
• - redovno razgovarajte o ucinku vezanom uz
  ciljeve i standarde
• 5. Neobaziranje na rezultate
• - zadržite fokusiranost tima na opipljive
  grupne ciljeve
• - nagradite pojedince na temelju postignutih
  ciljeva i zajednickog uspjeha

46
10 osoba koje ne biste željeli u svom timu
47
1. Tenk

• Nasrtljiv i bezobziran, glasan i snažan ili s
  tihim intenzitetom i kirurškom preciznosti
  lasera, Tenk smatra da cilj opravdava sredstva.
  Ne ocekujte milost od njega.

48
2. Snajper

• Ovaj prikriveni agent identificira vaše slabosti
  i koristi ih protiv vas, sabotažom iza vaših leda
  ili dobro ciljanim spuštanjima pred publikom

49
3. Sveznajuci

• Ova osoba zna 98 svega. Samo pitajte! Sveznajuci
  ce vam ispricati sve što zna i to ponekad
  satima ali nece ni sekunde slušati vaše ocito
  inferiorne ideje.

50
4. Umišljeni sveznajuci

• Ovaj lik ne zna mnogo, ali to ga baš i ne
  sprecava. Pretjerivanje, hvalisanje, navodenje na
  krivi put i ometanje, ove samoprozvane legende od
  ljudi ce vas samo smetati.

51
5. Granata

• Kad se jednom okinu, ne mogu se zaustaviti i
  šrapneli pogadaju sve uokolo. Zatim nestane dima,
  prašina se slegne i ponovno zapocinje krug koji
  stvara kriticnu masu dok granata opet ne
  eksplodira.

52
6. Da osoba

• Brzo se slažu, ali sporo dostavljaju. Da osobe
  za sobom ostavljaju put neispunjenih obaveza i
  prekršenih obecanja. Iako nikome ne udovolje,
  Da osobe se pretjerano posvecuju upravo
  udovoljavanju.

53
7. Možda osoba

• Kad se suoce s krucijalnom odlukom, odlažu je dok
  nije prekasno. Ali dolazi tocka kada se odluka
  napravi sama od sebe. Onda to postaje njihova
  vlastita odluka.

54
8. Ništa osoba

• Necete znati što se dogada jer vam ta osoba nece
  reci apsolutno ništa! Nikakva verbalna povratna
  informacija. Nikakva neverbalna povratna
  informacija. Zapecati usta i gleda pored vas kao
  da vas nema tamo.

55
9. Ne osoba

• Oni kažu da ako nešto ide prema gore, mora
  krenuti prema dolje. Obeshrabreni i žalosni, vode
  druge u ocaj.

56
10. Zanovijetalo

• Postoji plan za njihove živote, ali oni nisu u
  njemu. Koprcaju se u svojoj tuzi, neprestano se
  žale i nose teret svijeta na ramenima.