Projektiplaneerimine, -koostamine ja -juhtimine

1
Projektiplaneerimine, -koostamine ja -juhtimine

• Rando Lai

2
On olemas kolme liiki organisatsioone

• Need, kes ise midagi teevad
• Need, kes vaatavad pealt, kui midagi tehakse
• Need, kes imestavad, mis on küll tehtud!

3
Käsitletavad teemad

• Projekti olemus
• Projektitüübid
• Projektitöö voorused ja puudused
• Probleemi püstitus, eesmärkide sõnastamine
• Ideede genereerimine
• Tegevuste kavandamine
• Ressursside kavandamine ja eelarve koostamine
• Riskid
• Projekti vormistamine
• Projekti teostus
• Aruandlus, kokkuvõtted, analüüs

4
Mis on projekt?

• Projektiks nimetatakse konkreetse eesmärgi
  tähtaegseks saavutamiseks kavandatud tegevuste
  kogumit, mille elluviimisel on rahalised
  piirangud.
• Projekt on ajutine ülesanne, mis tuleb lahendada
  tähtaegselt, kasutades selleks kindlaksmääratud
  ressursse.
• Algis Perens

5
Projekti iseloomustab

• Selgesihilisus
• Uudsus
• Ühekordsus
• Ajaline piiritletus
• Erakorraliste ressursside vajadus
• Interdistsiplinaarsus
• Keeruline planeerida ja juhtida
• Riskirohkus
• konfliktsus

6
Projektimeetodi kasutamisvajadus

• Kõige üldisemalt on iga projekt tingitud mingi
  reageerimist nõudva probleemi avaldumisest
• Projekti tõukeks võib olla ka mõni positiivne
  ilming (nt. suur nõudlus mingi toote/teenuse
  järgi)

7
Projektitüübid

• Arendusprojekt
• Eesmärgid ei ole alati konkreetsed, sageli hoopis
  nägemuslikud
• Eesmärkide saavutamiseks vajaminevad tegevused ja
  ressursid ei ole alati teada
• Ennustatavus halb

• Teostusprojekt
• Eesmärgid selged ja konkreetsed
• Projekti sündmused, tegevused ja ressursid hästi
  teada
• Ennustatavus hea

8
Projektitöö voorused

• Aitab lahendada olulisi probleeme.
• Aitab koondada ressursse.
• Tavaliselt on lihtne ja selge sisemine struktuur
• Vastutuse selge jagamine
• Loob uusi koostöövorme väljaspool organisatsiooni
• Organisatsiooni läbivad projektid aitavad kaasa
  erinevate allüksuste vahelisele koostööle
• Võimaldab reageerida kiirelt ja viia ellu
  muutusi.
• Loovus ja uuendusmeelne õhkkond pakub vaheldust
  projektis osalejatele

9
Projektitöö puudused

• Projektimeeskonna liikmete muud tööülesanded
  ebapiisav pühendumine
• Isoleeritus ülejäänud organisatsioonist.
• Ajaressurss on piiratud
• Projektipõhine tegevus ei garanteeri
  jätkusuutlikkust finantseerimine ja tegevused
  on ühekordsed

10
Projektitsükli etapid

• 1. Planeerimine
• 2. Teostamine
• 3. Lõpetamine

11
1. Projekti planeerimine

• Probleemi määratlemine
• Üldiste suundade ja prioriteetide valimine
• Ideede genereerimine ja sobivate valimine ning
  arendamine
• Eesmärkide püstitamine
• Sihtgrup(p)i(de) määratlemine
• Tegevuste kavandamine
• Tööjaotuse korraldamine
• Ressursside kalkuleerimine, eelarve koostamine
• Projekti vormistamine taotluseks finantseerijatele

12
Probleemi määratlemine

• Probleem on vastuolu hetkeolukorra ja
  ettekujutuse vahel sellest kuidas asi võiks/peaks
  olema!
• Püüa probleem sõnastada võimalikult täpselt.
• Segi ei tohi ajada probleemi ja selle
  tagajärgesid
• Hea projektiidee leidmiseks tuleb
  süstemaatiliselt tegeleda probleemide
  määratlemisega.
• Kaasa probleemide määratlemisesse erinevaid
  huvigruppe ja valdkonna spetsialiste
• Mõtle, miks ja kas on vaja midagi muuta.

13
Üldiste suundade ja prioriteetide valimine

• Millised on piirkonna prioriteedid?
• Millised on organisatsiooni?
• Millised on rahastaja(te) prioriteedid?
• Kas valitud prioriteedid on ajutised ja
  ühekordsed või pikaemaajalised?

14
Eesmärgi püstitamine

• Projekti eesmärk on kirjeldus mõõdetavast
  tulemusest, mis tuleb saavutada teatud aja
  piires.
• Tavaliselt ainult lõppeesmärgi sõnastamisest ei
  piisa, on vaja ka vahe-eesmärke ja/või
  alaeesmärke.
• Eesmärgid annavad meile tegevussuunad ja
  püstitavad nõuded oodatavale lõpptulemusele.

15
Eesmärk peab olema

• Reaalne
• Ajastatud
• Vasturääkivusteta (aeg tulemused)
• Mitte interpreteeritav
• Mõõdetav
• Mitte tegevust kirjeldav
• Tellija ja projektijuhi vahel kooskõlastatud ja
  mõlemapoolselt aktsepteeritud

16
Ideede genereerimine

• Eeldab loovat lähenemist kõik ideed on õiged.
• Kriitika on keelatud, nii enda kui teiste suhtes!
• Aeg, raha ja inimesed ei tohi selles etapis olla
  takistuseks
• Mõistlik oleks sellesse protsessi kaasata mitmeid
  inimesi

17
Ideede analüüs ja hindamine

• Analüüsi valmisolekut kõigi pakutud ideede
  elluviimiseks. Vaata, millistel eeldustel saab
  ideed teostada? Millised väärtused loob antud
  idee rakendamine
• Mis juhtub siis, kui seda ideed/ettevõtmist ellu
  ei viida? (põhjused probleem tagajärg)

18
Idee analüüs ja hindamine

• Millised on eeldused idee rakendamiseks?
• Aeg
• Inimesed
• Raha
• prioriteedid
• Koht
• Motivatsioon
• Oskused, kogemused
• Kvalifikatsioon

19
Ideede hindamine

• Hetkeolukord ja selle muutmise vajadus
• Millised on idee rakendamisel loodud väärtused?
• Kasusaajate hulk ja võimalik hinnang ideele
• Suhteline tasuvus (kulu tulemuse saavutamiseks)

20
Sihtrühm(ad)

• Millisesse valdkonda sinu projekt kuulub?
• Millist huvirühma sinu ettevõtmine kindlasti
  huvitab?
• Kas keskendud konkreetsele huvigrupile või
  huvitab sind laiem avalikkus?
• Kus, millal ja kuidas kavatsed neid püüda
• Määratle sihtrühm nii täpselt kui võimalik ja too
  välja osalejate kasu

21
Erinevate huvigruppide mõju projektile võib olla

• Positiivne kaasata toetusgrupina
• Neutraalne hoolitseda selle eest, et nad
  projekti vastu ei pöörduks
• Negatiivne neid gruppe tuleb pidevalt silmas
  pidada ja võimalusel oma usku pöörata

22
Tegevuste kavandamine

• Tegevused
• on projekti tulemuste saavutamiseks vajalikud
  toimingud ja ülesanded
• peavad toetama eesmärgi saavutamist
• peavad olema metoodiliselt mõttekad ja ökonoomsed

23
Tegevuste kavandamine

• Jaota planeeritavad tegevused optimaalsetesse
  tööpakettidesse. See lihtsustab kontrolli selle
  üle, kas, kuidas ja mis on ära tehtud.
• Tunde ja päevi kujutatakse paremini ette kui kuid
  või kvartaleid!
• Jälgi, et tegevus- ja ajakava oleksid
  realistlikud.
• Jälgi, et projektis oleks puhveraegu.
• Mõtle läbi teostamise riskid ja piirangud!
• Tegevused peaks olema loogilises järjekorras ja
  omavahelises seoses
• Kontrolli, kas kõik eelarves planeeritu kajastub
  ka projekti tekstiosas.

24
Hea projektiplaan

• Mida detailsem on kava ja mida paremini lugeja
  suudab selle alusel tulemust ette kujutada, seda
  suurem on tõenäosus, et projekti ideed
  toetatakse.
• Teksti viimistlus, õigekiri, vormistus aitavad
  sinust korrektset muljet jätta.
• Taotluse hindaja ei ole reeglina sinu projekti
  valdkonna spetsialist. Seetõttu kirjuta lahti
  projekti taust, keskne problemaatika ja kasutatud
  terminid.
• Lase enne taotluse esitamist lugeda projekti
  mõnel tuttaval ja vaata, kas nad saavad ideest,
  eesmärkidest, tegevustest jm. olulisest infost
  piisava ülevaate

25
Hea projektiplaan sisaldab

• Mida tehakse?
• Miks tehakse
• Kuhu jõutakse?
• Kellele tehakse?
• Kes teeb?
• Kuidas tehakse?
• Kuidas kaetakse kulud?

26
Jälgi taotlemisel kehtestatud nõudmisi

• Pöördumiskiri
• Täidetud taotlusvorm.
• Projekt, milles täpne tegevuskava ja eelarve
• Projektijuhi CV
• Projekti vedava organisatsiooni kirjeldus
• MTÜ korral registrisse kandmise otsus
• Hinnapakkumised
• Toetuskirjad

27
Pane tähele!

• Vasta kõigile ankeedis olevatele küsimustele,
  pigem konkreetselt kui kõrgelennuliselt ja
  laialivalguvalt.
• Projekti ankeet ei pruugi tagada seda, et oled
  kõik olulise välja toonud. Jälgi vormistamisel
  kavandamise faasis koostatud tegevuskava ning
  ressursside jaotusplaani.
• Ideaalset teksti pikkust ei ole olemas. Eemaldage
  ebavajalik, aga pange kirja kõik vajalik. Vältige
  pikki lauseid.
• Mitmeleheküljeliste kirjutiste puhul nummerdage
  lehed.
• Liigenda teksti, kasuta reavahesid, paksendatud
  teksti
• Kirja stiil olgu konservatiivne (Times New Roman,
  Arial)

28
Riskid!

• Mõtle läbi teostamise riskid ja piirangud!
• Riskianalüüsi ülesandeks on faktorite
  määratlemine, mis võivad ohustada projekti
  eesmärgini jõudmist
• Need faktorid on vaja
• - identifitseerida
• - hinnata
• - kavandada vastumeetmed nende mõju
  vähendamiseks
• Käi läbi projekti sisu ja tegevuskava ning
  visanda enda jaoks nn. must stsenaarium ja
  abinõud olukorra lahendamiseks.

29
Ressursside kavandamine ja eelarve koostamine

• Eelarve on rahaliste ja mitterahaliste tulude ja
  kulude kirjeldus
• Kulude plaani olemasolu on oluline eelkõige
• Projekti rahastajale
• Taotleva organisatsiooni juhtkonnale
• Projekti juhile

30
Iga projekti puhul tuleks koostada 2 (3!)
eelarvet

• Organisatsiooni jaoks projekti kui terviku
  tegelik eelarve ja seosed organisatsiooni
  üldeelarve ja tegevustega
• Rahastaja(te)le koos projektitaotlusega esitatav
  eelarve
• Eelarve projekti juhile

31
Eelarve koostamise meetodid

• Ümberarvutamine/võrdlus
• Hinnang
• Pakkumiste kogumine
• Eelnevate meetodite kombinatsioon

32
Tegevuskava ja kulude omavaheline seos

• Töö teostajate palgakuluga (brutopalk)
• Töö teostamiseks vajalike materjalide kuluga
• Tegevuste läbiviimiseks kasutatavate vahendite
  kuluga
• Sisseostetavate teenuste kuluga (allhanked)

33
Kululiigid

• Otse- ja kaudsed kulud
• Projekti läbiviimise kulud ja uue rakendatava
  süsteemi kulud (ühekordsed ja püsikulud)

34
Tähelepanekuid eelarve koostamisel

• Reeglina nõuab kvaliteetne tulemus rohkem aega ja
  vahendeid!
• Eelarve peab olema seotud projekti tegevustega
• Eelarve peab olema seotud projekti eesmärkidega
• Eelarve detailsuse tase peab võimaldama sellest
  aru saada ka inimesel, kes ei ole antud
  valdkonnas spetsialist
• Kuluartiklite maksumused peavad olema
  realistlikud ja vajadusel põhjendatud eelarve
  lisana vabas vormis

35
Tähelepanekuid eelarve koostamisel

• Võimalusel lisage hinnapakkumised või hinnakirjad
  teenuse või toote kohta. Hinnapakkumised peavad
  olema kooskõlas eelarvega
• Hinnapakkumised peavad kehtima ka projekti
  rakendamise ajal, küsida seda juba pakkumise
  kutses
• Eelarve peab vastama rahastaja kehtestatud
  nõuetele
• - projekti juhtimisega seotud kulud
• - lubatud ja mittelubatud kulud
• - oma- ja kaasfinantseeringu osakaal
• - rahalise ja mitterahalise finantseeringu
  osakaal

36
Tähelepanekuid eelarve koostamisel

• Kulud peaks ajalises kontekstis olema reeglina
  kasvavas järjekorras
• Kõik vahendid tuleks kirja panna nii suured kui
  ka väikesed
• Määrake kindlaks, kuidas arvutate mitterahalise
  omafinantseeringu (nt. vabatahtlik töö)
• Proovige projekti käik mõttes (ka paberil) läbi
  mängida, et ükski vajalik tegevus ei jääks kahe
  silma vahele ja ka eelarvest välja

37
Tähelepanekuid eelarve koostamisel

• Projektil on kaks nägu tiitelleht ja eelarve!
  Kehv eelarve jätab halva mulje kogu projektist.
  Detailselt, loogiliselt ja üheti mõistetava
  eelarve abil võivad hindaja jaoks hajuda
  möödalaskmised projekti sisu kirjelduses ning
  määravaks saab hea rahaliste vahendite
  kalkulatsioon.
• Ümmargused summad pole reeglina loogilised ega
  reaalsed, täpsed hinnad äratavad usaldust
• Vältige selliseid ebamääraseid kuluartikleid nagu
  muud või teised

38
Tähelepanekuid eelarve koostamisel

• Tulud Finantseerimisallikad (osadele
  hindajatele meeldib viimane sõna rohkem?)
• Loogiline kulude kujunemine ühik ühikute kogus
  ühiku hind ühikute hind kokku!
• Koolimatemaatika nelja põhitehte rakendamisel ja
  arvutuses ei tohiks eksida
• Eelarve formaadiks on soovitav võtta Exceli
  tabel, mis hõlbustab tehteid arvudega ja välistab
  arvutusvead.

39
Projekti eelarve ja rahastamise riskid

• Hinnad muutuvad (inflatsioon, maailmaturg)
• kokkulepped ei kehti
• projekti tegevused ja seega ka kulud muutuvad
• oma- ja/või kaasfinantseeringu vähenemine
• planeeritust väiksem toetus
• Projektimeeskonna liikmed haigestuvad

40
2. Projekti teostamine

• Tegevuste elluviimisel tuleb jälgida
  tegevusplaani ja eelarvet
• Projekti realiseerimine sõltub palju sellest kui
  hästi või halvasti on kõigele eelpoolmainitule
  tähelepanu pööratud.
• Projekti käigus on mõistlik mõõta vahe-eesmärkide
  täitmist.

41
Kuidas tagada projektimeeskonna liikmete vastutus
kohustuste eest?

• Koosolekud
• Kontrollküsimused
• Kirjalik leping
• Motivatsioonisüsteem
• Liikmed ise ütlevad välja oma tegevuste/kohustuste
  reaalsed tähtajad

42
3. Projekti lõpetamine

• Võimalusel koosta projekti lõppraport vahetult
  peale projekti lõppemist, hiljem on seda
  tunduvalt raskem teha.
• Aruandlus rahastajale tuleb esitada õigeaegselt
  ja nõuetekohaselt vormistatuna, see jätab
  rahastajale positiivse ja usaldusväärse mulje
  ning võib anda eelise järgnevate rahataotluste
  menetlemisel.
• Projekti kokkuvõte on hea vahend tulemuste ja
  meeskonna efektiivsuse analüüsimiseks
• Projekti sihtrühmade ja meeskonna rahulolu-uuring
  ja tagasiside aitab teil selgusele jõuda oma
  projekti tulemuslikkuses ja mõjus.
• Negatiivset tagasisidet ei maksa alahinnata ega
  väga isiklikult võtta hinnatakse protsessi,
  mitte isikuid.
• Arhiveeri kõik projekti dokumendid nii
  paberkandjal kui ka elektrooniliselt, neid võib
  sul tulevikus vaja minna analoogsete projektide
  planeerimisel ja teostamisel.

43
Sponsorlus

• Taotlus eratoetajale võiks sisaldada järgmisi
  aspekte
• Lühikokkuvõte projektist koos eelarvega
• Põhjus(ed), miks sponsor peaks sinuga
  ärikokkuleppe sõlmima? (mis ta sellest saab?)
• Millist toetust oodatakse (raha, tooted,
  teenused)
• Erineva toetusastmega sponsorluse võimalused.
• Sponsorluse nähtavus
• Võimalikud vastuteened toetajale

44
Tekkis Küsimusi???
45
Kasutatud materjalid

• Projekti planeerimine ja juhtimine. Sigrid Salla,
  1999
• Projektijuhtimise nõustamine (konspekt). Algis
  Perens , 2004
• Ideest teostuseni (konspekt), Anneliis Kõiv, 2004
• Koosta oma projektitaotlus. EMSL 2003
• Kuidas kirjutada head projekti? (konspekt) Algis
  Perens, 2003
• Kuidas Raplas Raha saada? (konspekt) Jaan Urvet,
  2004