Title: z
1- základy efektivního
- rízení knihoven
- Jak rídit, podporovat a hodnotit pracovní výkon
- PhDr. Zdenka Brázdová
- ADVERS Consulting, s.r.o. Brno
- ríjen 2014
2Obsah kurzu
- Obecné schéma rízení pracovního výkonu, merítka
výkonu - v podmínkách knihoven
- Fáze rízení pracovního výkonu
- - dohoda o pracovním výkonu
- - plánování pracovního výkonu a rozvoje
- - efektivní zpetná vazba
- - hodnocení
- Motivace v podmínkách knihoven
- Rozhovory v manažerské praxi adaptacní,
integracní rozhovory, motivacní rozhovor
motivacní zadávání úkolu, zpetná vazba vytýkací
rozhovor základní zásady - Hodnocení v podmínkách knihoven metody a
kriteria hodnocení, vedení hodnotícího rozhovoru
3Rízení pracovního výkonu
- Strategie
-
- 1. Mít predstavu 2. Prenést
predstavu do hlav lidí - Procesy
Lidé - 4.Zpetná vazba 3.
Každodenní ovlivnování - Operativa
4Popis prac. místa
strategické cíle cíle útvaru popis prac. místa
- nápln práce profil prac. místa -
skills kriteria hodnocení výkonu
informace pro odmenování
Profil prac. místa
ZV pro popis prac. místa
Hard skills
Soft skills
Hodnocení efektivity rízení výkonu
Performance management
Odmenování
Hodnocení výkonu
Výber uchazecu
Vyjednávání o výkonu
Rízení výkonu
Vzdelávání
Motivace
Podmínky pro výkon
Koucování zpetná vazba
5K zamyšlení
- Vydefinujte merítka výkonu na vašem pracovním
míste. - Vyberte si jakékoliv pracovní místo a vydefinujte
merítka výkonu na tomto pracovním míste. - Jak lze podle techto merítek výkon, posuzovat
hodnotit ? - Pracujte, prosím, každý samostatne, poté
prodiskutujte pred prezentováním v týmu,na cem
jste se shodovali, kde naopak byly názory na
merítka výkonu diametrálne odlišné ???
6Rízení pracovního výkonu
- Dohoda o pracovním výkonu
- Plánování, motivace
- Zpetná vazba
- Hodnocení ve formalizovaném systému
7Dohoda o pracovním výkonu co musí vedet každý
pracovník
- Jaké cinnosti má vykonávat
- Jaká pravidla, postupy k výkonu cinností jsou
dána - Jaké požadavky na zpusobilost (odbornou i
osobnostní) má splnovat - Jaké pracovní chování se od nej ocekává (interní,
externí vztahy) - Jak bude hodnocen výkon (cíle, kriteria )
- Jaký formalizovaný systém hodnocení funguje
8Evidence úkolu
Úkol Odpovídá Termín Vyhodnocení Opatrení
Cíl úkol musí splnovat S - specifický,
konkrétní M - meritelný ( podle ceho
hodnotím) A - akceptoivatelný R - reálný T
- termínovaný
9Jak motivovat spolupracovníky
- Poznat motivacní strukturu druhého cloveka
- Dobre vybrat, adaptovat, integrovat
- Jasne oznámit, co má delat, standardy
- Efektivne zadávat úkoly
- Poskytovat zpetnou vazbu
- Komunikovat poskytovat informace
- Vytváret pozitivní pracovní klima
- Rozvíjet podrízené
- Být vzorem (Kdo chce zapalovat, musí horet)
- ..
10Plánování pracovního výkonu, rozvoje
Umí Umí
Nechce pracovat Neumí Chce pracovat Neumí
11Zpetná vazba
- Chvála
- - Adresná, verejná
- - Vcas
- - Uprímná, bez prehánení
- - Konkrétní, jen k práci a pracovnímu chování
- Kritika
- Vcas, ale bez emocí
- Mezi ctyrma ocima
- Konkrétní jen k pracovnímu chování a výkonu
- Dodržení PKP (pochvala, kritika,povzbuzení)
12Zpetná vazba - sdelování kritiky -
- Vyjadrujte se já jazykem
- Vyjadrujte vlastní pocity nelíbí se mi, vadí
mi - Popisujte konkrétní chování, které je možno
pozorovat - Zamerte se na výkon, chování, neútocte na celou
osobu - Budte konstruktivní Co udeláš nebo Chci, abys
udelal hledejte rešení - Dejte prostor druhé strane k vyjádrení
- Vyjadrujte respekt druhé strane jeho
jedinecnost, odlišnost - Overujte si porozumení Jestli ti dobre rozumím,
ty ríkáš, že - Vyjádrete, že chcete kritikou pomoci, vyjádrete
podporu - Zachovejte klid a držte se tématu
13Prijímání kritiky
- Neoprávnená
- Užitím negativního dotazování (žádejte další
kritiku, její - upresnení, detaily).
- Co se ti nelíbí... a ješte neco....atd.
- Nenechte se vyprovokovat k hádce - užitím
selektivního ignorování - Hovorte o svých pocitech.
- To, co ríkáš, je možná pravda, ale mne vadí
zpusob, jakým to ríkáš. - Používejte otevrené dvere mužeš to tak videt
- Oprávnená
- Prijmete užitím negativní aserce
- Máš pravdu, udelal jsem chybu.
- Ano, zkazil jsem to. Uvedomuji si to.
- Neomlouvejte se, nebrante se.
- Hledejte cestu nápravy
14Príklady z Vaší praxe
- Za co nejcasteji poskytuji negativní zpetnou
vazbu
15Co je cílem motivace
Co Vás nejvíce na Vaší práci motivuje, co naopak ?
16 Motivace
S T I M U L Y
S T I M U L Y
MOTIVY
17Maslow, Herzberg hierarchie potreb jako
základ motivace
18Rízení pracovního výkonu motivace zamestnancu
knihoven
- Co me motivuje na mé práci ?
- Jak to dávám najevo v pracovním prostredí?
- Co me demotivuje na práci?
- Dávám to najevo v pracovním prostredí ?
19Rízení pracovního výkonu motivace zamestnancu
knihoven
- Motivátory v prostredí naší knihovny, co by mé
spolupracovníky mohlo motivovat, motivuje ? - Jak s temito motivátory manažersky pracuji já?
Jak je využívám v mé manažerské praxi?
20Jak motivovat spolupracovníky
- Poznat motivacní strukturu druhého cloveka
- Dobre vybrat, adaptovat, integrovat
- Jasne oznámit, co má delat, standardy
- Efektivne zadávat úkoly
- Poskytovat zpetnou vazbu
- Komunikovat poskytovat informace
- Vytváret pozitivní pracovní klima
- Rozvíjet podrízené
- Být vzorem (Kdo chce zapalovat, musí horet)
- ..
21 Závery k motivaci
- Jedním z duvodu úspechu je pravdepodobne
skutecnost, že pocet možnosti lidí získat osobní
uspokojení je na rozdíl od omezených financních
zdroju neomezený!! - Základem motivace je EFEKTIVNÍ KOMUNIKACE !!!
22Rízení pracovního výkonu -rozhovory v praxi
manažera
- Struktura rozhovoru
- Úvod privítání, sdelení cíle rozhovoru,
casu,okolností (odvíjí se od ocekávaného obsahu a
vzájemných vztahu) - Jádro diskuse (projednání obsahu, vyjasnení)
- Shrnutí (zopakování úmluv, dohody, potvrzení
porozumení)
23Prijímací rozhovor a rozhovory v adaptacní fázi
- Proces orientace a adaptace je vlastne sérií
rozhovoru, v rámci kterých poskytujeme
následující informace - o organizaci - knihovne, o procesech, o
požadavcích na práci, o plánu jeho osobního
rozvoje v dobe adaptace jasná formulace,
povzbuzení pracovníka k otázkám, odpovedi na
otázky - a poskytujeme jasnou a srozumitelnou zpetnou
vazbu k prubehu a výsledkum zapracování.
24Jak motivacne zadat úkol-motivacní rozhovor
- Sebelepší nápad šéfa nezní tak úžasne jako nápad
muj - Príprava 90 úspechu
- Pozitivní privítání
- Stanovení cíle, formulace, co má být (SMART)
- Požádejte o pomoc , kladnou reakci kvitujte.
- Co navrhujete ?
- Spolecné ujednání
- Záver
25Zadávání úkolu - úvod
- Rekni, co rekneš!
- Dodržení casu schuzky
- Rozbití ledu, navázání neformálního kontaktu
- Seznámení s cílem,postupem schuzky
- Overení, zda nemá spolupracovník nejaké otázky,
nechce neco do programu doplnit
26Zadávání úkolu jádro rozhovoru
- Rekni to !
- Seznámení s úkolem (SMART)
- Na co strategicky navazuje (vize, strategické
cíle) - S cím souvisí, proc je duležitý
- Pravomoci a odpovednosti s úkolem spojené
- Koho informovat, kdo bude spolupracovat
27Zadávání úkolu jádro rozhovoru
- Over si, že porozumel !
- Zpetná vazba od zamestnance
- Jak porozumel úkolu
- Jakou podporu, zdroje bude potrebovat
- Vidí úkol, termín reálne
- Co vidí jako príležitosti a hrozby pri jeho
plnení - Co se bude muset naucit, doplnit si
28Zadávání úkolu- záver
- Rekni, co jste si rekli!
- Celkové shrnutí schuzky
- Hlavní dohodnuté kroky obou stran
- Další termíny schuzek a kontrolních bodu
- Neformální, pozitivní ukoncení
29Pracovní cíle
Cíl Kroky Cinnosti Možné bariéry Vyhodno- cení
------------ ------------ ------------- -------------- ---------------------------- -------------- -------------- -------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------
30Predpoklady, zpusobilost k plnení cílu
Cíl Odborné kompetence Osobnostní kompetence Hodnocení Rozvojový návrh
31Další zásady
- Jasné a srozumitelné vyjadrování
- Sledování reakcí druhého,
- Kladení otázek,overování si porozumení a
naslouchání - Prizpusobování se jeho možnostem chápání, jazyka,
znalostí - Udržování ocního kontaktu, vhodné vzdálenosti
32Vytýkací rozhovor - príprava
- Príprava
- Melo být x je, jaký je pracovník, okolnosti,
opakuje se situace,podílel se na situaci nekdo
jiný, jak jsem prispel k tomu, aby situace
nenastala, jak jsem zadal úkol, prubežne
kontroloval . - Nespoléhejte na domnenky, informace
- z doslechu, jen na fakta, vlastní pozorování
33Vytýkací rozhovor - realizace
- Neutrální úvod
- Sdelení proc se scházíme, projednání
- - je x melo být (fakta)
- - pracovník at se vyjádrí sám
- k možným dusledkum, navrhne rešení.
- Jde-li o opakovaný problém, jaké dusledky budou
vyvozeny - Dodejte odvahu, upozornete na kontrolu úmluv,
zamerte se pozitivne do budoucnosti - Pozitivní záver
34Další zásady vytýkacího rozhovoru
- Jasne, srozumitelne se vyjadrujte, pozorne
naslouchejte - Budte klidní, taktní
- Neponižujte zamestnance
- Nehrajte si na psychiatra, nesnažte se
vysvetlovat vy, proc se vec stala - Poukazujte na problém a pomáhejte hledat rešení
tak, aby se zabránilo opakování -
35Hodnocení v podmínkách knihoven
- Hodnocení zamestnancu formalizovaný systém
- Má stanovená pravidla zásady ( metody hodnocení,
postup hodnocení, práce s výstupy) - VEDE SE PÍSEMNÝ ZÁZNAM
36Cím se liší systém hodnocení od prubežné zpetné
vazby
- Jsou dána pravidla, jak hodnocení probíhá
- Na hodnocení si udelají obe strany cas, mohou v
klidu mimo operativu rešit výkon - Jde o shrnutí prubežné zpetné vazby
- O výsledku jsou vedeny záznamy (psychologický
úcinek ) - Mužeme sledovat vývoj v predem daných kriteriích
37Metody hodnocení
- Metody orientované na výkon (MBO Management by
Objectives stanovování a vyhodnocování cílu,
normy výkonu, kritické prípady ) - Kriteriální hodnocení
- (kriteria výkonu, zpusobilosti, pracovního
chování ) - Sebehodnocení
- Metoda 360 zpetné vazby
38Rízení prostrednictvím cílu - MBO
- Stanovování na vyhodnocování cílu
- S specifické
- M meritelné
- A akceptovatelné
- R reálné
- T v case
- KPI /Key Performance Indicators/-
- predem stanovené metriky hodnocení výkonu na
pracovním míste
39Príklady kriterií hodnocení
- Orientace na výsledek
- Peclivost
- Spolehlivost
- Samostatnost
- Komunikace
- Vyjednávání
- Týmová spolupráce
- Zvládání,podpora zmen
- Predávání znalostí
- Plánování
40Príklady kriterií hodnocení
- Analytické myšlení
- Tvurcí myšlení
- Rešení problému
- Iniciativnost, proaktivita
- Odolnost vuci záteži,práce v záteži
- Orientace na zákazníka
- Organizace práce
- Vedení lidí
- ..
41Základní zásady tvorby systému hodnocení
- Systém musí navazovat na strategické zámery
- Systém musí kopírovat požadavky na pracovní
místa ( nejcasteji frekventované požadavky na
výkon, na chování v souladu s hodnotami danými
firemní kulturou ) - Systém muže a nemusí být provázán s odmenováním
- Systém by mel být vždy podporen hodnotícím
rozhovorem
42Príprava 90 úspechu ( má být x je, okolnosti
výkonu práce, srovnání se standardem ),
vytvorení podmínekPozitivní úvod, privítání,
cíle hodnotícího rozhovoru, prípadný prepis
výsledku sebehodnoceníHodnocení cílu, kriterií
- zapojení zamestnance do diskuse otevrené
otázky, naslouchání, vedomé mlcení Chvála a
kritika konkrétní jen výkonu a pracovního chování
Zásady vedení hodnotícího rozhovoru
43Prubežné sumarizování, overování si
porozumeníInspirativní zadávání nových úkolu,
dodržení SMART (specifický, meritelný,
akceptovatelný a termínovaný úkol)Shrnutí,
rekapitulace úmluv, pozitivní záver, povzbuzení
Zásady vedení hodnotícího rozhovoru
44Hodnotitelské chyby
- Sympatie, antipatie
- Haló efekt
- Efekt nedávnosti
- Predsudky, projekce
- Sériový efekt
- Zakotvení
- Favoritismus
45ZÁVER
- Nejde o to, co víme. Jde o to, jak
- s tím, co víme, naložíme ?
- Akcní plán
- - co mne inspirovalo,
- - co s tím udelám v praxi, co mi v tom muže
zabránit ? - Dekuji za spolupráci a preji hodne úspechu v
práci s lidmi -
Zdena
Brázdová -
-