Kom maar op met je machtigingsverzoek!

1
Kom maar op met je machtigingsverzoek!
Of
Hoe houdt u de inspectie tevreden?

• Rutger Suir
• 05- 06 07
• (prese. I.Koch)

2

• Vanuit de overheid wordt substitutie
  aangedragen als de oplossingom twee systemen te
  bundelen tot één. De vraag is hoe u dat kunt doen
  endaarbij tegelijk de eerste zorg van DIV
  waarborgt, de Archiefinspectietevreden houdt én
  de regels voor waarborgen van het cultureel
  erfgoednaleeft

3
Waarom
poetst
u
uw
tanden
?
4
(No Transcript)
5
Omdat uw tandarts anders boos wordt?
6
Rutger Suir

• Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant
• E-mail arcin_at_brabant.nl
• Telefoon 073-6808201

7
Waar gaat het over?

• Wat is vervanging?
• Is er verschil tussen V- en B-vervanging?
• Standpunt LOPAI over vervanging
• Beleidsregel digitale vervanging
• Hoe nu verder?

8
Vervanging

• Reproductie van archiefbescheiden, met het doel
  om tot vernietiging van de oorspronkelijke
  archiefbescheiden over te gaan.
• De reproducties nemen daarna de plaats van de
  originelen in en moeten als archiefbescheiden
  behandeld worden.

9
Waarom regelt u vervanging goed?
Omdat de archiefinspecteur anders boos wordt?
Of omdat u uw administratie op orde wil hebben?
10
Vervanging in de Archiefwet

• Kern van artikel 7 Archiefwet 1995
• Vervanging mag, maar voor te bewaren stukken is
  machtiging (goedkeuring) van Gedeputeerde Staten
  nodig.
• Kern artikel 6 Archiefbesluit 1995
• Vervanging moet geschieden met juiste en
  volledige weergave van de in de te vervangen
  archiefbescheiden voorkomende gegevens.

11
Verschil tussen B en V?

• B V
• Zorgdrager is bevoegd v v
• Zorgdrager moet besluit nemen v v
• Besluit moet gepubliceerd worden v v
• Reproducties (blijvend) juist en volledig v v
• Archivaris moet (positief) adviseren v v
• GS moeten goedkeuren v -

12
LOPAI en vervanging
13
Timo ten Cate

• De provinciaal archiefinspecteurs mengen zich
  daarom maar helemaal niet in de discussie, en
  hopen op de behoudzucht van de archiefmensen. Zij
  adviseren alleen B-stukken te substitueren naar
  film.
• (...)
• Verzoeken tot substitutie kunnen dus in principe
  wel worden gedaan, maar de kans dat daar iets mee
  wordt gedaan is erg klein.
• Bron OD, februari 2006, p.20-21

14
Geert-Jan van Bussel

• Substitutieaanvragen worden in de praktijk met
  name aangevraagd voor migraties van (grote)
  papieren bestanden naar digitale
  documentenbestanden (bijvoorbeeld
  bouwvergunningen). Over deze aanvragen wordt over
  het algemeen negatief beschikt.
• Bron www.vbds.nl, 16 mei 2007

15
Maar

• In geen enkele provincie is vóór januari 2007 een
  machtigingsverzoek ingediend
• Op rijksniveau is digitale vervanging al eerder
  toegepast
• Alle Dubbelen van de Akten Burgerlijke Stand
  worden sinds 2002 vervangen door digitale
  reproducties
• Op dit moment verschillende machtigingen
  verstrekt UMC, BZK, KvK Rotterdam

16
LOPAI-standpunten sinds 2003

• Vervanging van archiefbescheiden op papier of
  microfilm door uitsluitend digitale
  archief-bescheiden wordt () vooralsnog niet
  toegestaan.
• Bron Model beleidsregel substitutie, 2003
• Een voor de hand liggende bewaarstrategie ten
  aanzien van digitale informatie is () printen.
  Dat is weliswaar eenvoudig, maar brengt grote
  bezwaren met zich mee () omdat het verlies van
  functionaliteit oplevert.
• Bron Een handleiding als handreiking voor het
  beheer van digitale archieven. LOPAI 2003

17
Hoofdinspecteur Erfgoedinspectie

• Door het niet verlenen van een machtiging voor de
  vervanging menen veel provinciale inspecteurs
  een veto over de digitalisering van een
  overheidsorganisatie te kunnen uitspreken. Dat is
  een oneigenlijk gebruik van dit
  machtigingsinstrument. Zon zwaar middel kun en
  mag je niet inzetten wanneer je de digitale
  beheersomgeving van digitalborn documenten als
  zodanig toetst. 
• Bron Zesde digitale nieuwsbrief EGI/archieven,
• mei 2007 column R.Kramer

18
Spagaat

• Wat digitaal is, moet digitaal blijven

• Wat analoog is, mag je niet digitaal maken

19
Huidige standpunt LOPAI

• Vervangen mag, maar doe het goed
• Goede reproducties
• Duurzame toegankelijkheid
• Selectie vernietiging
• Geen numerieke berging
• liever volwaardige vervanging
• Beleidsregel voor het verkrijgen van een
  machtiging van GS bij vervanging van B-stukken

20
Beleidsregel digitale vervanging
21
Beleidsregel digitale vervanging

• Beschrijving van de manier waarop Gedeputeerde
  Staten (en de Provinciale Archiefinspectie) een
  machtigingsverzoek zullen behandelen
• Omvat procedurele, formele en inhoudelijke
  elementen
• Streven naar één landelijke beleidsregel

22
Procedure

• Machtiging goedkeuring cf AWB 10.2.1
• Besluit door GS binnen 13 weken, met maximaal 13
  weken uitstel
• Goedkeuring kan alleen onthouden worden wegens
  strijd met het recht of op een grond neergelegd
  in de Archiefwet
• Goedkeuring kan niet onder voorwaarden of voor
  beperkte tijd worden gegeven

23
Of

• Machtiging
• beschikking van GS cf. Awb 4.1
• n.a.v.
• verzoek door zorgdrager

24
Ideale procedure vanuit oogpunt GS

• Ontvangst machtigingsaanvraag
• Controle ontvankelijkheid en volledigheid
• Controle concept Handboek Digitalisering en
  concept vervangingsbesluit
• Overleg zorgdrager
• Goedkeuring Handboek Digitalisering,
  vervangingsbesluit
• Verlening machtiging

25
Zorgdrager neemt initiatief tot vervanging
Advies van archivaris (indien benoemd)
Opstellen concept-Handboek digitalisering en
Vervangingsbesluit
Controle machtigingsaanvraag
Zorgdrager dient verzoek in bij GS
Aanvraag volledig en ontvankelijk?
Aanvraag aangevuld lt2 weken?
NEE
NEE
Overleg met zorgdrager
JA
JA
Afwijzen aanvraag
Beoordeling Handboek Digitalisering
Kennisgeving
26
Beoordeling Handboek Digitalisering
Handboek juist en volledig?
NEE
JA
Overleg met zorgdrager
NEE
Machtiging door Gedeputeerde Staten
Afwijzen aanvraag
Besluit tot vervanging door de zorgdrager
Kennisgeving
Machtiging
Publicatie vervangingsbesluit
Vervanging (door reproductie en vernietiging van
originelen)
Verklaring van vervanging door zorgdrager
27
Formele eisen

• Voor de aanvraagbrief geldt
• Ondertekend door de zorgdrager
• Gericht aan het college van GS
• Expliciet verzoek om machtiging tot vervanging
• Bevat beknopte toelichting
• Vermeldt verwijzing naar de bijlagen
• Concept Handboek digitalisering
• Conceptbesluit tot vervanging
• Advies van de archivaris (indien benoemd)

28
Handboek Digitalisering

• Vormt de kern van de vervangingsaanvraag.
• Bevat
• Beschrijving van de te vervangen
  archiefbescheiden
• Beschrijving van de inrichting van het
  vervangingsproces
• Beschrijving van de technische inrichting

29
1. De te vervangen archiefbescheiden

1. Vorm, structuur en inhoud van archiefbescheiden,
   voor zover relevant
2. Op welk tijdstip en uit hoofde van welke taak of
   handeling de archiefbescheiden worden of werden
   ontvangen of opgemaakt
3. De samenhang met andere door het overheidsorgaan
   ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden
4. Waarde van de archiefbescheiden voor het
   cultureel erfgoed
5. Belang van de in de archiefbescheiden opgenomen
   informatie voor overheidsorganen, recht- en
   bewijszoekenden en historisch onderzoek

30
2. Inrichting van het vervangingsproces

• Voorbereiding documenten / dossiers
• Scanproces
• Registratieprocedure
• Opname in beheerssysteem
• Kwaliteitsprocedures
• Juistheid
• Volledigheid
• Leesbaarheid
• Terugvindbaarheid
• Vernietigingsprocedure van vervangen analoge
  originelen

31
3. Technische inrichting

• Documentatie met betrekking tot het gebruikte
  bestandsformaat
• Kwaliteit van de reproducties
• Gedrukte teksten
• Tekeningen, afbeeldingen, plattegronden etc

32
En nu?

• Criteria voor toetsen RMA ontwikkelen
• NEN 2082(?)
• LOPAI/EGI-checklist in ontwikkeling voor gehele
  digitale beheersomgeving
• Criteria voor toetsen E-depot ontwikkelen
• LOPAI-checklist in ontwikkeling (op basis van
  bestaande (inter)nationale concepten)
• Beleidsregel formeel vaststellen in alle
  provincies, maar tot dan geldt al

33

• Een machtigingsverzoek?

Kom maar op!
34
Vragen?