CounterBooks

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CounterBooks
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CV Retail Limited
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CV Retail

• CV Retail Werdegang
• 1998 - Chantrey Vellacott DFK, einer der 20
  führenden Wirtschaftsprüfungsunternehmen in
  Großbritanien, gründet CV Retail ( 400
  Mitarbeiter)
• 1999 Erste Umsetzung bei Esso
• 2000-02 Die internetbasierte Version
  CounterBooks wird entwickelt
• 2003 CounterBooks wird in der Schweiz und
  Finnland eingeführt
• 2005 CounterBooks wird in Deutschland
  eingeführt
• Heute - CounterBooks ist in Frankreich, Irland,
  Norwegen und Großbritanien vertreten

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CounterBooksSteuerberater - Lizenzen in
Deutschland
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CV Retail

• Steuerberater in Deutschland
• Wotax Juni 2005
• Stümpges Januar 2004
• Contax Oktober 2005
• Egelseer November 2005
• Petro-Consult Januar 2006
• Kunkel - April 2006
• Euro Tax Mai 2006
• Hansa Accounting Januar 2007
• Wesselmann Persch Januar 2007
• Zebransky Januar 2007

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CounterBooks Das Zusammenspiel von
Help Desk
Steuerberater Regionales Büro
Franchisee Gruppe
Rücksprache
Multi-Anwender Zugang / Online Berichte
CounterBooks Datenzentrum
Frenchisegeber
Qualitätsmanagement / Key Performance Indikatoren
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Systemüberblick
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Systemüberblick

• Dateneingabe Folien 10-20
• Berichte für Einzelstationen Folien 21-26
• Laufende Berichte Folien 22-24
• Kontrollberichte Folie 25
• Monatsenberichte Folien26
• Berichte für Gruppen Folien 27-45
• Laufend Berichte Folien 29-30
• Monatsendberichte Folien 29-30
• Branchenvergleiche Folie 31
• Head Office Berichte Folien 32-45

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Systemüberblick

• POS Schnittstelle Folien 46-47
• Umsatzdaten können direkt aus einem Kassensystem
  in CounterBooks geladen werden.
• Help Desk Folien 48-53
• Sicheres Nachrichtensystem Folien 50-51
• Call Logging Folie 52
• Online Hilfe Folie 53
• Zusätzliche Dienstleistungen Folien 54-70
• Kosten Folien 71-72
• Vorteile CounterBooks Folien 73-78

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CounterBooks Buchhaltung - Dateneingabe
-Einzelne Stationen
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Dateneingabe einzelne Stationen

• Benutzerdefinierte Zugangsberechtigung

Für jeden Anwender gibt es einen Benutzerzugang
dieser ist individuell anpassbar
Der Zugang ist möglich zu einer einzelnen
Tankstelle, Gebieten oder Gruppen
Der Zugang kann auf bestimmte Bildschirme,
Dateneingabe oder Berichte limitiert werden
(Klicken Sie um fortzufahren)
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Dateneingabe einzelne Stationen

• Tagesabrechnung Umsatz

Die Bildschirme für die Dateneingabe sind einfach
zu verstehen und zu bedienen. Das System wurde
speziell entwickelt für Tankstellen und deren
tägliche Buchhaltung.
Die täglichen Umsätze werden auf Kategorieebene
verbucht. Die Summe des Gesamtumsatz wird mit dem
Bericht der Kasse abgeglichen
Die Reihenfolge der Umsatzkategorien kann an das
POS-System angepasst werden
(Klicken Sie um fortzufahren)
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Dateneingabe einzelne Stationen

• Tagesabrechnung - Kreditverkäufe

Im Kreditverkäufebildschirm werden die
Gesamtsumme der Kreditkartenverkäufe und Umsätz
von Kreditkunden eingegeben
Die Reihenfolge und die vorgegebene Auswahl an
Unternehmen/Personen ist individuell anpassbar
Andere nicht regelmäßig gebrauchte Unternehmen
für Kreditverkäufe können individuell ergänzt und
über das Drop Down Menü aufgerufen werden
(Klicken Sie um fortzufahren)
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Dateneingabe einzelne Stationen

• Tagesabrechnung - Barzahlungen

In diesem Bildschirm werden alle Bareinzahlungen
und Barauszahlungen, die die Kasse betreffen,
eingegeben. Es werden Zahlungen mit und ohne
Beleg sowie Bargeldeinnahmen mit einem Beleg
erfasst
(Klicken Sie um fortzufahren)
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Dateneingabe einzelne Stationen

• Tagesabrechnung - Kassenbestand

Der Kassenbestandsbildschirm zeigt eine
Zusammenfassung aller eingepflegten Daten für
diesen Tag
CounterBooks errechnet den Endbestand der Kasse
und zeigt die Abweichung von dem tatsächlichen
Wert (Kassendifferenz) an
Bankeinzahlungen auf andere Bankkonten können
hier vorgenommen werden
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Dateneingabe einzelne Stationen

• Tagesabrechnung - Tagesabschluss

Der Tagesabschlussbildschirm zeigt zur
Nachprüfung alle Eingaben des Tages
Bevor man den Tag abschließen kann, muss die
Kassendifferenz akzeptiert werden
Die Tagesabschlussberichte können auch über das
Berichtsmenü für jeden beliebigen Tag eingesehen
werden
(Klicken Sie um fortzufahren)
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Dateneingabe einzelne Stationen

• Transaktionen

Der Transaktionenbildschirm wird für Rechnungen,
die nicht bar sondern per Banküberweisung
beglichen werden, Journalbuchungen,
Rechnungsabgrenzungsposten und Rückstellungen
verwendet. Die Liste der Unternehmen/ Personen
(Handelskreditoren) ist für den einfachen
Gebrauch alphabetisch nach Typ geordnet
Jede Transaktion wird automatisch mit einer
einmaligen Transaktionsnummer versehen und kann
zu jedem späterem Zeitpunkt wieder gefunden werden
(Klicken Sie um fortzufahren)
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Dateneingabe einzelne Stationen

• Zahlungsaufträge

Einzelne Positionen können nach
Fälligkeitsdatum, Unternehmen/Person oder
Rechnungsdatum geordnet werden
Im nächsten Schritt werde alle fälligen Zahlungen
für den ausgewählten Tag angezeigt und
ausgewählt, welche Rechnung per Bankübeweisung
beglichen werden soll
(Klicken Sie um fortzufahren)
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Dateneingabe einzelne Stationen

• Kontobewegungen

Für jede Buchung kann bei Bedarf ein Buchungstext
eingegeben werden
Bankeinzahlungen von Debitoren und Zahlungen an
Kreditoren werden hier verbucht
(Klicken Sie um fortzufahren)
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Dateneingabe einzelne Stationen

• Kontoabstimmung

Der Kontobewegungsbildschirm zeigt alle
eingegebenen Geldmittelbewegungen (Gutschriften
und Zahlungen) auf den Konten für einen
bestimmten Zeitraum an
Die erfolgten Gutschriften und Belastung werden
mit dem tatsächlichen Bankauszug verglichen und
bei Übereinstimmung abgehakt
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Systemüberblick

• Berichte für Einzelstationen

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Berichte einzelner Filialen

• Laufende Berichte

Die laufenden Berichte gewährleisten eine
vollständige Analyse aller eingegebenen Daten
Schlüsseldaten wie Erfolg, Bruttoverdienst pro
Kategorie und die Bilanz sind tagesaktuell
einsehbar
Über die Benutzerbestimmung kann der Zugang zu
den einzelnen Berichten kontrolliert werden
(Klicken Sie um fortzufahren)
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Berichte einzelner Filialen
Laufende Berichte Bruttoverdienst
Der Bruttoverdienstbericht zeigt den Bruttogewinn
pro Verkaufskategorie an. Anhand vorgegebener
Margins wird der aktuelle Warenbestand täglich
kalkuliert
Die einzelnen Positionen können angeklickt
werden und die dahinter stehenden Tranksaktionen
eingesehen werden
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Berichte einzelner Filialen
Laufende Berichte Bilanz
Die Bilanz kann für einen gewünschten Zeitraum
eingesehen werden. Sie ist stets tagesaktuell
Die einzelnen Positionen können angeklickt
werden und die dahinter stehenden Tranksaktionen
eingesehen werden
25
Dateneingabe einzelne Filialen

• Kontrollberichte

U.a. gebuchte Rückstellungen, Rechnungsab- grenzun
gsposten und Transaktionen können für einen
gewünschten Zeitraum aufgezeigt werden
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Berichte einzelner Filialen

• Monatsendberichte

Monatsberichte werden nach der Datenüberprüfung
des Steuerberaters in Form eines pdf Dokuments
erstellt (siehe Beispiel-Bericht anbei)
Die Zeitspanne zwischen dem Abschluss der
Datenprüfung und dem Erstellen der Berichte
beträgt 24 Stunden
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Berichte für Gruppen
Systemüberblick
28
Berichte für Gruppen

• Zugangsberechtigung

Für den Gebiets-/Vertriebsleiter oder Pächter
mehrerer Stationen kann ein limitierter Zugang
eingerichtet werden. Der einzelnen Pächter hat
nur Zugang zu seiner Tankstelle
Der Gebiets-/Vertriebsleiter oder Pächter
mehrerer Tankstellen erhält eine Auswahl aller
Stationen und kann sich mit seinem Login zu allen
Filialen Zugang verschaffen
(Klicken Sie um fortzufahren)
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Berichte für Gruppen

• Berichte einzelner Stationen innerhalb einer
  Gruppe

Die Monatsberichte werden für jede Tankstelle
erstellt und beinhalten Umsatz/Gewinn,
Nettoeinkommen und Kosten
Die laufenden Berichte einzelner Stationen eines
Netzwerks beinhalten Tagesabrechnungsanalysen,
Erfolgsrechnung, Bruttoverdienst pro Kategorie,
sonstiges Einkommen und Kostenanalyse der
Stationen
(Klicken Sie um fortzufahren)
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Berichte für Gruppen

• Berichte einer Gruppe

Laufende Berichte für die Gruppe beinhalten eine
Betriebsanalyse für die Gruppe als Ganzes
(konsolidierte Berichte)
Monatsberichte für die Gruppe beinhalten
Umsatz/Gewinn, Nettoeinkommen, Kosten und Bilanz
(konsolidierte Berichte)
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Berichte für Gruppen
Branchenvergleichsbericht
Dieser Bericht zeigt den Durchschnittsumsatz und
die Durchschnittskosten einzelner Stationen
innerhalb einer Gruppe, der gesamten Gruppe und
der Branche
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Head Office Berichte
Möglichkeiten der Berichtsauswertung
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HO-Berichte Filialnetzwerk

• Datenanalyse
• Für Gebietsleiter/Head Office
• Echtzeitdaten online verfügbar
• Multi-Filial Analyse und Berichtsystem
• Datenauszug für Excel

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HO-Berichte Filialnetzwerk

• Datenanalyse Filialauswahl

In der Datenanalyse werden die Stationen
ausgewählt, für welche die Datenanalyse erstellt
werden soll
(Klicken Sie um fortzufahren)
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HO-Berichte Filialnetzwerk

• Datenanalyse Kategorieauswahl

Unterschiedliche Umsatzkategorien werden
ausgewählt
(Klicken Sie um fortzufahren)
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HO-Berichte Filialnetzwerk

• Datenanalyse Metrische Auswahl

Festlegung der Kennzahlen
(Klicken Sie um fortzufahren)
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HO-Berichte Filialnetzwerk

• Datenanalyse Filiale gegenüber Kategorie

Die Datenanalyse kann unterschiedlich dargestellt
werden
Die Daten aller Filialen können auf einen Blick
verglichen werden
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HO-Berichte Filialnetzwerk

• Datenanalyse Kategorie gegenüber Filiale

(Klicken Sie um fortzufahren)
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HO-Berichte Filialnetzwerk

• Datenanalyse Kategorie gegenüber metrische
  Auswahl

(Klicken Sie um fortzufahren)
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HO-Berichte Filialnetzwerk

• Datenanalyse Export in Excel

Die Daten können bei Bedarf in Excel exportiert
und weiter verarbeitet werden
(Klicken Sie um fortzufahren)
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HO-Berichte Filialnetzwerk

• Datenanalyse Bilanzoptionen

Bilanzposten können ebenfalls als Kennzahlen für
die Datenanalyse ausgewählt werden
(Klicken Sie um fortzufahren)
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HO-Berichte Filialnetzwerk
Datenanalyse Bilanzoptionen
Die Analyse kann unterschiedlich dargestellt
werden
Die Bilanzposten der einzelnen Filialen können
direkt verglichen werden.
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HO-Berichte Filialnetzwerk

• Aktueller Stand Monatsabschluss Monatsberichte

Dieser Bericht gibt eine Übersicht über den
aktuellen Stand der Monatsabschlüsse durch den
Steuerberater und den Pächter sowie der
erstellten Monatsendberichte
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HO-Berichte Filialnetzwerk

• Graphische Berichtsanalysen (optional erhältlich)
• Für den Datenanalytiker im Head Office
• Überwachung von Kennzahlen
• Abweichungsbericht

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HO-Berichte Filialnetzwerk

• Frühwarnsystem - Liquidität Kapital
• Das Head Office System zeigt die Daten aller
  Stationen an.
• Ein Abweichungsbericht zeigt Filialen ausserhalb
  der erwarteten Toleranzabweichung pro Monat auf
• Budgetvergleich Umsatz
• Vorjahresvergleich Umsatz / Station / Monat

(Klicken Sie um fortzufahren)
46
System Überblick

• POS Schnittstelle

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System Überblick

• POS Schnittstelle
• Optionen
• Vom POS System an der Station
• Manuell
• Automatisch
• Von einer zentralen Datenbank
• 1ste Schritte
• Meeting POS Anbieter, HO, CVR
• Ergebnisse des Meetings
• Anforderungsdokument
• Projektplan
• Kosten

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System Überblick

• Help Desk Service

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System Überblick

• Telefonische System- / Buchhaltungshilfe an
  Wochentagen
• Sicheres, integriertes Nachrichtensystem
• Filialen werden einem Steuerberater zugeordnet
  (kein Call Centre)
• Online Hilfe

50
System Überblick

• Sicheres Nachrichtensystem

Das integrierte Nachrichtensystem ermöglicht den
Benutzern Fragen und Probleme an das Helpdesk zu
kommunizieren
(Klicken Sie um fortzufahren)
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System Überblick

• Help Desk Call Logging

Das Call Loggin System ermöglicht dem Helpdesk
Anfragen effektiv zu bearbeiten
Die Integration mit dem Nachrichtensystem
ermöglicht es Nachrichten innerhalb des Calls zu
versenden
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System Überblick

• Integriertes Call Logging System

Zur einfachen Bezugsnahme wird jedem Call eine
einzigartige ID Nummer zugeordnet
Die Calls sind nach Art und Priorität geordnet um
die Arbeit des Helpdesks zu erleichtern
Nachrichten und Calls sind für das gesamte
Helpdesk zugänglich. Anfragen können somit zügig
von jedem Mitarbeiter bearbeitet werden
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System Überblick

• Online Hilfe

Online steht dem Benutzer eine Auswahl
unterschiedlicher Anleitungen zur Dateneingabe
und Berichtserstellung zur Verfügung
(Klicken Sie um fortzufahren)
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• Zusätzliche Leistungen

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• Sicherheit und Datenaufbewahrung

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Sicherheit und Datenaufbewahrung

• Sicherheit
• Der CounterBooks Server befindet sich in einem
  deutschen Datenzentrum eines führenden
  professionellen Hosting Unternehmens mit 24
  Stunden, 7 Tage die Woche Sicherheits- und
  Instandhaltungsservice.
• Alle Daten, die im Bezug zum System stehen, sind
  in einer zentralen IBM Datenbank gespeichert, von
  der täglich eine Sicherheitskopie hergestellt
  wird. Diese Kopien befinden sich in einem
  sicheren unabhängigen Gebäude.
• Datenaufbewahrung
• Alle Daten werden mindestens zehn Jahre lang
  gelagert. Bei Bedarf stellen wir GDPDU CDs zur
  Verfügung.

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Sonstige Leistungen

• Service des Steuerberaters

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Service des Steuerberaters

• Steuerberater Leistungen
• Schulung für CounterBooks
• Monatliche Nachprüfung der Buchhaltung
• Monatliche Geschäftsberichte
• Besuche bei den Filialen
• Monatliche MwSt-Rückzahlung
• Unternehmenssteuererklärung
• Nachprüfung des Jahresabschlusses und der
  Finanzberichte
• Lohnbuchhaltung

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Service des Steuerberaters

• Besuche der Filialen
• Mindestens 3 Besuche während des 1. Jahres und 2
  während des 2. Jahres
• Zusätzliche Besuche auf Nachfrage/im Bedarfsfall
• Der erste Besuch wird der Dateneingabe und der
  Anwendung von CounterBooks gewidmet
• Besuche werden von dem zugewiesenen Steuerberater
  der Station vorgenommen

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Service des Steuerberaters

• Besuch der Filiale Inhalt
• Vorgehensweise zur Dateneingabe und Benutzung
  CounterBooks
• Berichtserstellung
• Analyse der ökonomischen/finanziellen Situation
• MwSt (Vorgehensweise / Buchhaltung)
• Vorbereitung des Jahresabschlusses
• Budget / Bruttoverdienstspanne
• Steuer/ MwSt Änderungen
• Updates in CounterBooks
• Spezifische Fragen einzelner Filialen

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Service des Steuerberaters

• Jährliche Anpassung des Budgets
• Jährliche Eingaben des Budgets und der
  Bruttoverdienstspannen
• Gegebenenfalls Hilfe bei der Erstellung des
  Budgets und den neusten Schätzungen
• Jährliche Überprüfung der Zielbruttoverdienstspann
  en
• Vergleich Ergebnis - Budget

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Schulung
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Schulung

• Schulungsunterlagen
• Basisschulung
• Fortführende Schulung
• Praktische Schulung
• Theorie
• Übungen mit den eigenen Daten
• Schulung zum Berichtssystem
• Schulung für Fortgeschrittene
• Über Zeit, Anzahl der Schulungen und Anzahl der
  Teilnehmer muss entschieden werden
• Anwesenheit der Schlüsselpersonen ist
  Voraussetzung

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Implementierungsprozess
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Implementierungsprozess

• Hardware / Software Anforderungen
• Minimale Anforderungen
• Windows 2000 SP4
• 1Ghz, 256mb RAM
• Internet Explorer 5.5 SP2
• 128k/sec Broadband
• Adobe Acrobat 5
• Antivirus Software
• Third party firewall

• Empfohlene Anforderungen
• Windows XP SP2
• 2Ghz, 512mb RAM
• Internet Explorer 6.0
• 512k/sec Broadband
• Adobe Acrobat 7
• Antivirus Software
• Microsoft firewall

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Implementierungsprozess

• Vorgehensweise Buchhaltung
• Berichtsanforderungen
• Franchisee
• HO
• Schulung
• Eröffnungsbilanzen Jahresabschluss
• Budgets
• Treffen mit Franchisees für Systempräsentation
• Change Management Angelegenheiten
• Unterstützung während der Implementierungsphase

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Implementierungsprozess

• Erste Schulung mit eigenen Daten (Monat 1)
• Zweite Schulung (Monat 2)
• Erster Besuch der Station (Monat 2-3)
• Zweiter Besuch der Station (Monat 6-7)
• Schulung zum Berichtssystem (Monat 9)
• Dritter Besuch der Station (Monat 10-11)

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Unterstützung neuer Stationen
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Unterstützung neuer Franchisees

• One-to-one Training
• Gleiches Konzept wie für das Gruppentraining
• Option der Dateneingabe für die ersten Monate
• Falls notwendig
• Unterstützung in allen administrativen
  Angelegenheiten
• Wirtschaftlichkeitsuntersuchung/ Budgetierung
• Unterstützung bei finanziellen Debatten

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Zusätzliche Dienstleistungen

• Unterstützung bei Betriebsprüfungen
• Temporäre Dateneingabe (Neue Stationen/ Probleme)
• Steuerrückzahlung/ Steuerberatung
• Cash Flow und Budgetierung
• Unterstützung bei Insolvenzgefahr/
  Liquiditätsproblemen
• Unterstützung bei Bankgesprächen
• Wirtschaftlichkeitsuntersuchung
• Gesellschaftsgründung
• Sonstiges

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Kosten
72
Kosten

• Implementierung
• Buchhaltungsservice für Franchisees
• Zusätzliche Dienstleistungen
• Einmalige Entwicklungskosten

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• Vorteile CounterBooks

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Vorteile CounterBooks
Kein Warten auf Daten und Auswertungen Berichte
sind sofort erhältlich, 24 Stunden am Tag, 7 Tage
die Woche
Echtzeitberichte...
Geschäfts- und Finanzberichte sind stets
up-to-date
Ein innovatives System, in dem alles über das
Internet verar-beitet und organisiert wird
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Vorteile CounterBooks
Unterschiedliche betriebswirtschaftliche
Berichte, Auswertungen und Datenanalysen
einzelner Tankstellen und Gruppen sind einsehbar

Ermittelt Gewinn und Verlust VOR dem
Monatsabschluss
Bessere Kontrolle für Gebiets-/Vertriebsleiter..
Direkte Vergleichsmöglichkeiten der Stationen
unter einander, kein Zusammentragen von Daten
nötig
Flexibel Zugang von jedem PC mit
Internetanschluss bindet Sie an keinen bestimmten
Ort
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Vorteile CounterBooks
Ermittelt Gewinn und Verlust VOR dem
Monatsabschluss
Interaktive Cash- und Bankabstimmung, Kreditoren-
und Debitorenkonten Management
Eine konfigurierbare Schnittstelle mit Ihrem
Kassensystem erspart Ihnen die manuelle Eingabe
der Daten
Bessere Kontrolle für Tankstellenpächter..
Kein Warten auf Meetings Ein integriertes
Nachrichten- und Helpdesksystem ermoeglicht
effiziente Kommunikation und Service
Keine speziellen PC- und Buchhaltungskenntnisse
benötigt da einfache Handhabe
Flexibel Zugang von jedem PC mit
Internetanschluss bindet den Benutzer an keinen
bestimmten Ort
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Vorteile CounterBooks
Management Fragen - Probleme können früher
erkannt und vermieden werden, da Daten online
eingegeben werden und eine umfassende Betreuung
durch den Steuerberater geleistet wird
Minimierung des operativen Risikos...
Sicherheit - Der Sever befindet sich im
Datenzentrum eines professionellen Hosting
Unternehmens Tägliche Sicherheitskopien werden
erstellt
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Vorteile CounterBooks
Durch die eigene Dateneingabe werden
Steuerberaterkosten und Zeit für die Aufarbeitung
von Unterlagen gespart
Papierdokumente, Bücher und das Versenden von
Rechnungen gehören der Vergangenheit an
Reduzierte Kosten...
Reduzierte Kosten durch früheres Problemlösen und
sofort erhältlichen Berichten
Effizienteres Management von Gruppen mit Zugang
zu Dateneingabe/Berichten von verschiedenen
Lokalitäten