documentare la ricerca scientifica

1
documentare la ricerca scientifica

• Mariella Guercio
• 23 gennaio 2014

2
ricerca e documentazione in ambiente digitale
perché documentare

• I dati e i documenti della ricerca hanno un ruolo
  crescente in ambiente digitale (anche grazie a
  nuovi formati che assicurano una strutturazione
  dettagliata, interoperabilità e riuso al di là
  degli scopi definiti nel progetto originario)
  laccesso ai dati è un valore riconosciuto
• Un accesso efficace, accurato, consapevole ai
  dati della ricerca è necessario per trarre il
  maggior beneficio possibile dalla natura digitale
  dei contenuti e delle infrastrutture di ricerca
  (anche in contesti finora estranei a tali
  esigenze, come in molti ambiti della ricerca in
  campo umanistico) e migliorare la ricerca
  medesima
• facilita la cooperazione e la qualità dei
  prodotti
• favorisce le attività di verifica e valutazione
• promuove nuove ricerche
• permette la creazione di nuovi contenuti grazie
  alla capacità di condivisione e comparazione

3
un problema recente

• In ambito archivistico da non più di 20 anni (sia
  a livello internazionale che in ambito nazionale)
• 1991, Gli archivi della scienza e della tecnica,
  Desenzano del Garda
• i documenti tradizionali
• pubblicazioni scientifiche
• corrispondenza
• protocolli di esperienze
• (documentazione di progetto)

4
le nuove frontiere

• La ricerca (in tutti i settori) non è documentata
  solo dalla pubblicazione (tradizionale o
  digitale) di risultati nella forma di
  informazione testuale (inclusa la documentazione
  darchivio che ne ha accompagnato la produzione
  nel corso del ciclo di gestione (laboratory
  notebooks, pre-liminary analyses, drafts of
  scientific papers, plans for future research,
  peer reviews, or personal communications with
  colleagues or physical objects ma anche dai
  dati della ricerca.
• Non tutti gli attori (ricercatori, editori,
  istituzioni della memoria) sono consapevoli del
  cambiamento in atto e delle relativi conseguenze
• Nuovi problemi sono oggetto di riflessione la
  creazione di depositi istituzionali, archivi e
  digital library integrati, qualificati e coerenti

5
nuove responsabilità

• Le nuove forme di documentazione sono anche al
  centro dellinteresse degli archivisti e dei
  bibliotecari
• Richiedono nuove competenze in alcune tradizioni
  si parla da tempo di nuove figure professionali e
  nuove aree di interesse (digital curation)

6
che cosa documentare

• research data prodotti della ricerca (output),
  esternalizzazione del lavoro di ricerca che
  accompagna o precede gli articoli e i saggi
  pubblicati, gli atti dei convegni, i protocolli
  di intesa
• factual records prodotti originali e fonti
  primarie della ricerca scientifica necessari per
  la sua validazione (risultati sperimentali,
  osservazioni e informazioni generate dal computer
  che costituiscono la base dellanalisi
  quantitativa sulla quale poggiano molte
  pubblicazioni scientifiche)
• Anche nel campo delle scienze umane
• dati intesi come elementi immediatamente presenti
  alla conoscenza, risultanti da osservazioni di
  fenomeni, realtà, esperimenti, calcoli ad
  esempio risultati di text mining in analisi
  testuale, dati archeografici, questionari,
  rilevazioni audio su campo, etc.

7
come documentare linee guida OECD per la qualità
dati - 1

• Openness
• access on equal terms for the international
  research community at the lowest possible cost,
  preferably at no more than the marginal cost of
  dissemination. Open access to research data from
  public funding should be easy, timely,
  user-friendly and preferably Internet-based
• Flexibility
• requires taking into account the rapid and often
  unpredictable changes in information
  technologies, the characteristics of each
  research field and the diversity of research
  systems, legal systems and cultures of each
  member country
• Transparency
• Information on research data and data-producing
  organisations, documentation on the data and
  specifications of conditions attached to the use
  of these data should internationally available in
  a transparent way be internationally available in
  a transparent way, ideally through the Internet
• Implica facilità, rapidità, uso di standard
  sviluppati e condivisi dalla comunità di
  riferimento
• I sistemi di gestione dei dati devono essere
  comunicati anche per condividere e diffondere le
  best practice
• Legal conformity
• Data access arrangements should respect the legal
  rights and legitimate interests of all
  stakeholders in the public research enterprise
  (national security, privacy, trade secrets,
  intellectual property rights, legal proccesses)
• I codici etici sono di supporto in questo ambito

8
come documentare linee guida OECD per la qualità
dati - 2

• Protection of intellectual property
• Consideration should be given to measures that
  promote non-commercial access and use while
  protecting commercial interests, such as delayed
  or partial release of such data, or the voluntary
  adoption of licensing mechanisms. Such measures
  can allow the primary participants to fully
  exploit the research data without unnecessarily
  shutting off access
• The holders of these rights should facilitate
  access to such data particularly for public
  research or other public-interest purposes
• Formal responsibility
• Access arrangements should promote explicit,
  formal institutional practices, such as the
  development of rules and regulations, regarding
  the responsibilities of the various parties
  involved in data-related activities. These
  practices should pertain to authorship, producer
  credits, ownership, dissemination, usage
  restrictions, financial arrangements, ethical
  rules, licensing terms, liability, sustainable
  archiving
• Access arrangements also should be responsive to
  factors such as the characteristics of the data,
  their potential value for research purposes, the
  level of data processing
• Responsibility for the various aspects of data
  access and management should be established in
  relevant documents, such as descriptions of the
  formal tasks of institutions, grant applications,
  research contracts, publication agreements, and
  licenses
• Long-term sustainability of the infrastructure
  required for data access is particularly
  important. Research institutions and government
  organisations should take formal responsibility
  for ensuring that research data are effectively
  preserved, managed and made accessible

9
come documentare linee guida OECD per la qualità
dati - 3

• Professionalism
• Institutional arrangements for the management of
  research data should be based on the relevant
  professional standards and values
• The use of codes of conduct for professional
  scientists and their communities could help
  simplify and reduce the regulatory burden placed
  on access.
• In current research practice, the initial
  data-producing researcher or institution is
  sometimes rewarded with temporary exclusive use
  of the data. The rules for such incentive
  arrangements should be developed and explicitly
  stated by the funding sources in co-operation
  with the research communities
• A lack of planning for and execution of the
  proper documentation and archiving of data sets
  is one of the key impedements to realising
  maximum value from the investment in research
  data data curation and professional expertise
  for data management must be supported
• Interoperability
• Technological and semantic interoperability is a
  key consideration due attention should be paid
  to the relevant international data documentation
  standards which should be developed by research
  institutions in cooperation with international
  organisations charged with developing new
  standards.

10
come documentare linee guida OECD per la qualità
dati - 4

• Quality
• Compliance with explicit quality standards is
  relevant
• Data access arrangements should describe good
  practices for methods, techniques and instruments
  employed in the collection, dissemination and
  accessible archiving of data to enable quality
  control by peer review and other means of
  safeguarding quality and authenticity
• The origin of sources should be documented and
  specified in a verifiable way such documentation
  should be readily available to all who intend to
  use the data and incorporated into the metadata
  accompanying the data
• access to data sets should be linked with access
  to the original research materials, and copied
  data sets should be linked with originals, as
  this facilitates validation of the data and
  identification of errors within data sets
• Security
• With regard to guaranteeing the integrity of a
  data set, every effort should be made to ensure
  the completeness of data and absence of errors.
  With regard to security, the data, along with
  relevant meta-data and descriptions, should be
  protected against intentional or unintentional
  loss, destruction, modification and unauthorised
  access in conformity with explicit security
  protocols.
• Efficiency
• It is relevant to avoid the expensive and
  unnecessary duplication of data collection
  efforts
• Appraisal practices should be in place the data
  archiving community should carry out cost-benefit
  assessments periodically and constantly develop
  and refine retention protocols
• Insufficient incentives for researchers or
  database producers may lessen their efforts on
  data-related activities.

11
come documentare linee guida OECD per la qualità
dati - 5

• Accountability
• The performance of data access arrangements
  should be subject to periodic evaluation by user
  groups, responsible institutions and research
  funding agencies.
• Sustainability
• This means taking administrative responsibility
  for the measures to guarantee permanent access to
  data that have been determined to require
  long-term retention. This can be a difficult
  task, given that most research projects, and the
  public funding provided, have a limited duration,
  whereas ensuring access to the data produced is a
  long-term undertaking.
• Research funding agencies and research
  institutions, therefore, should consider the
  long-term preservation of data at the outset of
  each new project, and in particular, determine
  the most appropriate archival facilities for the
  data

12
research data principi e strumenti per la
qualità dati

• principi e metodi per garantire la cattura e la
  persistenza di informazioni relative a
  provenienza e contesto
• strumenti e modelli per la conservazione a lungo
  tempo e per laccesso
• adozione di standard
• sviluppo di policy
• strumenti software di supporto per
  lacquisizione, la ricerca, lo scambio, la
  condivisione, il riuso ma anche per lannotazione
  dei dati
• I

13
i problemi aperti

• gestione dei dati e dei prodotti della ricerca
  secondo i principi del life cycle management e
  della business continuity
• carenze organizzative assenza di modelli
  finalizzati ad assicurare la persistenza
• responsabilità precoci e continuative
• mancanza di regole uniformi di documentazione e
  definizione certa dei ruoli
• strategie e policy per assicurare la coerenza dei
  modelli, il passaggio di custodia
• mancanza di regole certe per laccesso e la
  conservazione
• limitata propensione dei ricercatori alla
  condivisione dei dati (timori di perdita di
  controllo)
• sostenibilità dei progetti documentare costa in
  termini di tempo e di soluzioni operative
• requisiti e standard condivisi, operativi ed
  efficaci per linteroperabilità e la
  conservazione (metadati, linked open data,
  certificazione delle competenze e dei depositi)
• Frammentarità dei depositi di conservazione
  (deposity istituzionali e digital library non
  certificate, soluzioni locali non coordinate)

14
per una conservazione sostenibile

• I fattori abilitanti
• definizione di responsabilità professionali
  adeguate per la tenuta dei dati/documenti nei
  processi di produzione e nelle fasi di tenuta
  (digital curator archivisti e bibliotecari per il
  settore scientifico-accademico?)
• definizione della documentazione necessaria per
  lautenticità, laffidabilità e la qualità della
  fruizione
• strumenti per il controllo sui contenuti
  (dati/documenti/archivi) e strumenti di
  descrizione e accesso
• consapevolezza della comunità di riferimento e
  degli stakeholder sulla necessità di un processo
  continuo e attivo di intervento basato su
  strategie chiare e sostenibili, piani di disaster
  recovery in relazione sia alle risorse digitali
  conservate che alle informazioni di
  rappresentazione e descrizione
• adeguata documentazione sui processi conservativi
  necessari a garantire laggiornamento dei sistemi
  e lallineamento degli archivi
• cattura il più possibile automatica dei dati
  relativi a contesto e provenienza e delle
  informazioni specifiche previste dagli standard
  di settore/dominio necessari a identificare in
  modo certo e persistente lintegrità dei dati e
  dei documenti

15
le buone pratiche in Francia il quadro di
riferimento per gli archivi della ricerca - 1

• gli archivi prodotti o ricevuti dai ricercatori
  nellesercizio della loro attività di servizio
  pubblico sono pubblici
• nel campo della ricerca si sono individuate 29
  aree di dati pubblici (scuole, studenti, diplomi,
  dati statistici) da sviluppare nella forma di
  open data
• i progetti strategici sono guidati dal CINES e
  dal gruppo di lavoro BSN 6 (rapporto di Pierre
  Carbone sulle DL)
• Progetto TGE Adonis
• studio preliminare, équipe multidisciplinare,
  criteri di scelta per il pilota, analisi del
  problema di risorse (necessità di basarsi sui
  progetti esistenti)
• utilizzo di una infrastruttura esistente centro
  di calcolo per la ricerca di base e Cines
  attività di adattamento
• utilizzo di consulenti che operano nei campi più
  avanzati nelluso del digitale (ricerca
  aerospaziale)
• raw data (riconoscimento della necessità di
  documentare i dati e di definire un modello di
  supporto ai produttori per i formati, laccesso,
  il versamento nei depositi)
• terminologia necessità di sviluppare più
  dizionari comuni
• riconoscimento delle difficoltà da parte dei
  ricercatori con leccezione del settore
  archeologico, più consapevole
• necessità di attività prioritarie di
  consolidamento più che di conservazione
  onnicomprensivo in ambiente digitale si
  riconosce la necessità almeno in questa fase
  di distinguere tra una conservazione tombale e
  il concetto tradizionale di conservazione,
  inclusivo delle capacità, funzioni, metodi e
  strumenti di diffusione-fruizione

16
le buone pratiche in Francia il quadro di
riferimento per gli archivi della ricerca - 2

• gli archivi prodotti o ricevuti dai ricercatori
  nellesercizio della loro attività di servizio
  pubblico sono pubblici
• nel campo della ricerca si sono individuate 29
  aree di dati pubblici (scuole, studenti, diplomi,
  dati statistici) da sviluppare nella forma di
  open data
• i progetti strategici sono guidati dal CINES e
  dal gruppo di lavoro BSN 6 (rapporto di Pierre
  Carbone sulle DL)
• Progetto TGE Adonis (https//www.cines.fr/en/long-
  term-preservation/our-customers-our-partnerships/c
  ollections-kept-at-cines/crdo-pilot-project-of-tge
  -adonis/)
• studio preliminare, équipe multidisciplinare,
  criteri di scelta per il pilota, analisi del
  problema di risorse (necessità di basarsi sui
  progetti esistenti)
• utilizzo di una infrastruttura esistente centro
  di calcolo per la ricerca di base e Cines
  attività di adattamento
• utilizzo di consulenti che operano nei campi più
  avanzati nelluso del digitale (ricerca
  aerospaziale)
• raw data (riconoscimento della necessità di
  documentare i dati e di definire un modello di
  supporto ai produttori per i formati, laccesso,
  il versamento nei depositi)
• terminologia necessità di sviluppare più
  dizionari comuni
• riconoscimento delle difficoltà da parte dei
  ricercatori con leccezione del settore
  archeologico, più consapevole
• necessità di attività prioritarie di
  consolidamento più che di conservazione
  onnicomprensivo in ambiente digitale si
  riconosce la necessità almeno in questa fase
  di distinguere tra una conservazione tombale e
  il concetto tradizionale di conservazione,
  inclusivo delle capacità, funzioni, metodi e
  strumenti di diffusione-fruizione

17
le buone pratiche in Francia il progetto PAC
(Platform darchivage) del CINES (2014)

• Progetto per la creazione di un servizio di
  conservazione a lungo termine dal 2014 nel
  mandato istituzionale del centro
  (https//www.cines.fr/archivage/)
• Team 1 capo-progetto, 8 ingegneri,
  unarchivista, 2 tecnici (11 persone).
• Obiettivi tecnici conservazione della
  leggibilità e della capacità di comprendere i
  contenuti normalizzazione dei formati,
  utilizzazione di formati durevoli, validazione
  dei formati metadati descrittivi, persistent
  identifier delle risorse
• Piattaforma ricezione, valutazione della qualità
  dei dati, aggiunta di metadati (PID, marcatura
  temporale, altre informazioni associate in modo
  automatico ad esempio dati sulla piattaforma),
  ridondanza e duplicazione, monitoraggio periodico
  di tutti i dati conservati, gestione versione
  documenti
• I formati testi (html, xml, pdf, txt, odt),
  immagini (GIF, JPEG, TIF, PNG, SVH), audio (WAV,
  AIFF, AAC, VORBIS), video (MPEG4, THEORA, MKV)
  oltre ai formati specifici dellapplicazione e
  delle collezioni
• Questioni aperte
• il modello dei costi e la sostenibilità
•  quoi et pourquoi préserver, et non seulement
  comment 

18
buone pratiche in Francia indicazioni operative
(2012)

• agire sul ciclo di vita e definire strategie di
  archiviazione
• mandato chiaro (lettre de mission) per ogni
  struttura interessata definizione di un
  responsabile, autorevole supporto
• strategia integrarsi nelle politiche
  dellistituzione, creare un comitato strategico,
  azioni di comunicazione due possibilità
  (sullesistente, sui nuovi progetti-flussi)
  definire le attività periodiche di vigilanza (ad
  es. per progetti in via di conclusione)
• interventi operativi (principio della
  integrazione applicativa nel ciclo di vita)
• analizzare il processo, valutare la durata dei
  dati, definire i tempi di conservazione,
• valutare il problema dei dati personali
• individuare obiettivi e finalità per la creazione
  di open data,
• valutare la sostenibilità della distruzione dei
  documenti analogici (vademecum SIAF per la
  definizione di una griglia, http//wwww.archivesde
  france.culture.gouv.fr/static/7429
  responsabilità, conservazione corretta, ecc.)
• prevedere profili professionali larchivista deve
  essere sempre presente nelle diverse fasi
  (specifiche, validazione, sviluppo, messa in
  opera)
• definire la strategia di archiviazione gestione
  dei dati fino alla loro destinazione finale
  (formati, migrazione, interfaccia per laccesso e
  la ricerca, funzioni di consultazione, versamento
  anche in depositi esterni sulla base di linee
  guida nazionali

19
riferimenti bibliografici

• National Science Foundation, National Science
  Board, Long-Lived Digital Data Collections
  Enabling Research and Education in the 21st
  Century, Washington, National Science Board,
  2005., http//www.nsf.gov/nsb/meetings/2005/LLDDC_
  draftreport.pdf
• OECD, Principles and Guidelines for Access to
  Research Data from Public Funding, Paris, OECD
  Publications, 2007, http//www.oecd.org/science/sc
  ienceandtechnologypolicy/38500813.pdf
• Archivage électronique. Un nouveau domaine
  d'expertise au service de la gouvernance des
  systèmes d'information, 2012 (Guide de bonnes
  pratiques), http//references.modernisation.gouv.f
  r/sites/default/files/DISIC_AE20Guide20bonnes20
  pratiques.pdf