Pertemuan 5

1
Pertemuan 5

• Document Flow

2
Document Flow

• Merupakan aliran dokumen dalam sebuah sistem
  informasi, yang menunjukan aliran laporan atau
  formulir termasuk tembusanya.
• Menggunakan simbol-2 yang sudah standard.
• Disebut juga dengan paperwork flow.

3
I/O dgn disket
Dokumen
Kegiatan manual
keyboard
Simpanan offline
Display di monitor
Simbol - simbol
Proses Komputer
Garis alir
I/O dgn Harddisk
Penjelasan dari proses
Penghubung
Hubungan komunikasi
4
Macam simbol simpanan off line
Simpanan offline diarsip urut berdasarkan angka
/ numerik
Simpanan offline diarsip urut berdasarkan huruf
/ alphabetik
Simpanan offline diarsip urut berdasarkan
tanggal / kronologi
5
Langkah-2 penyusunan document flow

• 0. Menentukan bagian2 yang terkait
• 1. Mempelajari sistem dan prosedure yang sedang
  berjalan, termasuk dokumen-2 yang harus dibuat.
• 2. Mengetahui banyaknya dokumen yang harus
  dihasilkan.
• 3. Mengetahui siapa saja yang akan menerima
  dokumen beserta tembusannya.
• 4. Menentukan siapa saja yang harus melakukan
  pengarsipan terhadap dokumen tertentu.
• 5. Menentukan posisi awal dan akhir proses.

6
Contoh 1 Dokumen flow penjualan tunai

• Proses penjualan dimulai dari konsumen memilih
  barang yang dibelinya.
• Barang yang dibeli diserahkan kepada petugas
  penjualan.
• Petugas penjualan membuat nota penjualan rangkap
  3.
• Nota penjualan yang asli (c1) diarsip, c2
  diberikan kepada konsumen, dan c3 beserta barang
  diserahkan ke kasir.
• Konsumen menyerahkan nota penjualan (c2) ke
  kasir.
• Kasir mencocokan nota penjualan (c2) dan (c3)
  beserta barangnya, kemudian membuat nota
  pembayaran rangkap 3. Barang dan nota pembayaran
  c2 diserahkan ke konsumen, c1 diarsip, dan c3
  diserahkan ke akuntansi.
• Akuntasi menyusun laporan penjualan berdasarkan
  nota pembayaran c3

7
Dokument flow 1 Penjualan Tunai
Penjualan
Konsumen
Akuntansi
Kasir
nota penjualan 3
Buat nota penjualan
Mulai
Nota Penjualan 2
Memilih brg, menyerahkan ke penjualan
Mencocokan c2c3 brg
Nota Pembayaran 3
Nota Penjualan 1
2
3

Nota Penjualan 2
Menyusun laporan penjualan
Buat Nota Pembayaran
Menyerahkan brg c3 ke kasir
Laporan penjualan
Nota Pembayaran 1
Menyerahkan ke kasir
2
3
Menyerahkan brg c2 ke konsumen
Nota Pembayaran 2
Selesai
8
Contoh 2 Dokumen flow penjualan tunai

• Proses penjualan dimulai dari konsumen memilih
  barang yang dibelinya.
• Barang yang dibeli diserahkan kepada kasir.
• Kasir membuat nota penjualan rangkap 3,
  berdasarkan barang yang diberikan konsumen.
  Menginformasikan nilai transaksi ke konsumen.
• Konsumen melakukan pembayaran.
• Kasir mencocokan uang dengan nilai transaksi.
  Barang dan nota pembayaran c2 diserahkan ke
  konsumen, c1 diarsip, dan c3 diserahkan ke
  akuntansi.
• Akuntasi membuat laporan penjualan.

9
Contoh 3 Proses Admisi

• Admisi adalah suatu prosedur bagi calon
  mahasiswa agar tercatat secara resmi sebagai
  mahasiswa STIKOM.
• PERSYARATAN
• Telah melakukan pembayaran SPP dan SP angsuran
  pertama.
• Telah melakukan pembayaran biaya pembinaan
  kemahasiswaan pada bank yang ditunjuk.

10
Prosedure Admisi

• Melakukan admisi di BAAK.
• Menunjukkan bukti pembayaran seperti yang
  disyaratkan diatas.
• Mengisi formulir admisi.
• Menyerahkan kelengkapan pengurusan Nomor Induk
  Registrasi Mahasiswa (NIRM).

11
Contoh 4 Registrasi

• Adalah daftar ulang yang dilakukan oleh setiap
  mahasiswa setiap awal semester.
• Fungsinya untuk memberikan status aktif, sebelum
  yang bersangkutan dinyatakan Yudisium.
• Merupakan prasyarat untuk dapat melakukan
  kegiatan akademik.

12
Persyaratan registrasi

• Telah menyelesaikan kewajiban keuangan pada
  semester sebelumnya.
• Tidak mempunyai tanggungan peminjaman pada
  Perpustakaan. (masa pinjam telah habis)
• Telah membayar iuran SEMA pada semester gasal.

13
Prosedure

• Mahasiswa melakukan herregistrasi di ruang yang
  telah ditentukan.
• Mahasiswa yang pada semester sebelumnya melakukan
  cuti / berhenti studi sementara (BSS), harus
  menyerahkan kembali surat cuti / BSS saat
  melakukan herregistrasi.
• Pada masa herregistrasi semester gasal, mahasiswa
  yang bekerja harus menyerahkan Surat Keterangan
  Kerja yang berlaku 1 tahun akademik dan harus
  diperbaharui setiap semester gasal.