GESTI

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GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN
ELECTRÓNICAXXXIII Reunión Nacional
CIAPEMPachuca-Hidalgo

• Ramon Alberch i Fugueras

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1. Un entorno cambiante

• La voluntad imperiosa de modernizar la
  administración pública
• La tendencia internacional a fomentar acciones
  para el desarrollo del e-government y del
  e-commerce

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• El formidable desarrollo de las tecnologías de la
  información y la comunicación y el incremento en
  el uso de Internet por parte de las empresas y
  los ciudadanos
• El impulso a las políticas de transparencia,
  libertad de información, accesibilidad y
  participación ciudadana

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2. Algunas dudas razonables

• Unas tecnologías y una legislación que van por
  delante de la realidad.
• La preocupación tecnológica por el front-office y
  la reivindicación profesional de una mayor
  atención al back-office
• Es una maratón o un esprint?.

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3. El contexto jurídico-legal y normativo

• Complementariedad de directrices,
• normas generales y normas específicas
• que han permitido homologar y
• consolidar las buenas prácticas,
• internacionalizar las soluciones y ofrecer
• cobertura legal a las organizaciones más
• renovadoras.

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• Las directrices y normas generales
• El Informe sobre los Archivos en la Unión
  Europea Ampliada (2005) presenta cinco acciones,
  de entre las cuales destacamos
• - Acción nº 2 Refuerzo de la cooperación
  interdisciplinar a escala europea en materia de
  documentos y de archivos electrónicos
  (extensión Moreq Ampliación red DLM).

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• - Acción nº 3 Creación y mantenimiento de un
  portal Internet para facilitar el acceso a los
  documentos y archivos en Europa (creación
  Portal Internet/Web).
• - Acción nº 4 Legislación comunitaria y
  nacional relativa a la gestión de los documentos
  y los archivos, y a su acceso http//www.mcu.es/
  archivos

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• El Plan de Acción sobre Administración
  Electrónica i2010 (2006) identifica los servicios
  clave de gran impacto para ciudadanos y empresas,
  y apunta la importancia de determinadas
  herramientas clave críticas

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• Compartir e intercambiar información y favorecer
  la interoperabilidad
• La autenticación de los documentos electrónicos
• La gestión y almacenaje adecuado de los
  documentos electrónicos

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• - La Moreq (Model requirements for the
  management of electronic records). Constituye un
  modelo europeo de requisitos para la gestión de
  documentos electrónicos. http//www.moreq2.eu
• - La ISO 154892001, 1 y 2. La primera parte
  presenta los principios generales y las políticas
  que inspiran su aplicación y la segunda ofrece
  los instrumentos
• metodológicos y las herramientas que hacen
  posible su implantación.

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Otras normas más específicas que desarrollan
aspectos básicos

• ISO 147212003. Reference Model for an Open
  Archival Information Systems (OAIS). Marco
  conceptual para la conservación a largo plazo de
  archivos digitales
• ISO/TR 158012004. Electronic Imaging-Information
  stored electronically-Recommendations for
  trustworthiness and reliability. Los
  procedimientos esenciales para garantizar la
  veracidad y la fiabilidad de los documentos

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• ISO 19005-12005. Document management-Electronic
  document file format for long term
  preservation-Part 1 uso of PDF/A
• ISO 184922005. Conservación a largo plazo de
  información electrónica basada en documentos

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• ISO/TS 23081-12006 y 2 (2007). Information and
  documentation-Metadata for documents. Normas
  orientadas a comprender, implementar y usar
  metadatos
• UNE/ISO/IEC 177992005. Tecnología de la
  información. Código de buenas prácticas para la
  gestión de la seguridad de la información
• ISO 90012000, de calidad
• ISO-UNE 261222008 . Análisis de los procesos de
  trabajo
• http//www.iso.org

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4. Una alianza interdisciplinaria y un modelo
institucional

• Es imprescindible una interlocución
• múltiple con los actores implicados
• en el desarrollo de la administración
• electrónica.

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Una apuesta corporativa y transversal

• Gestión Documental
• Dirección de Archivos Centro de
  Tecnologías

Modernización de la Administración
Administración Electrónica
Agencia de Certificación
Atención Ciudadana
Servicios Jurídicos
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La necesidad de formular un modelo institucional.

• Objetivos
• Dotar a la Administración de un sistema para el
  control, uso y conservación de la documentación
  original en formato electrónico, soporte físico
  o híbrido

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• Garantizar la adecuada gestión de los documentos
  del Gobierno asegurando su autenticidad,
  fiabilidad, integridad y disponibilidad futura a
  lo largo de su ciclo de vida.
• Ofrecer una aplicación informática que posibilite
  una capa de gestión de documentos y archivos
  común.

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El modelo

• Análisis de la situación actual
• - Estudio de buenas prácticas
• - Análisis por oficinas/departamentos
• Diseño del modelo
• 1. Las políticas
• 2. El modelo de organización

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• - Ciclo de vida
• - Tecnología
• - Seguridad
• - Preservación
• - Digitalización
• - Firma electrónica

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5. La metodología de gestión documental y archivos

• . La clasificación. Orgánica vs funcional. La
  norma ISDF
• . La descripción y los metadatos
  http//www.gencat.cat/cultura/arxius
• . La valoración documental. La evaluación
  funcional

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• . La preservación http//www.interpares.org
• . La convivencia de diferentes aplicativos
• . La integración de procesos y
• herramientas
• . La firma electrónica

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• Consenso normalizador por lo que se refiere a
  algunos de los instrumentos metodológicos
• . Descripción ISAD-G, ISAAR-CPF
• . Clasificación ISDF http//www.ica.org

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• Diferentes aspectos emergen
• . Accesibilidad
• . Valoración documental
• . Legislación
• . La formación y especialización profesional

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6. Los ejes críticos

• Los cambios son estructurales, no coyunturales.
  Es necesario estrategia, no táctica.
• Estamos hablando de documentos electrónicos de
  archivo cuyos valores esenciales para asegurar su
  certeza, compleción y precisión son la
  fiabilidad, la autenticidad, la integridad, la
  identidad y la capacidad de uso a lo largo del
  tiempo.

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- Diferentes aspectos devienen críticos

• . La solidez y continuidad de los soportes la
  preservación digital y la memoria histórica
• . La autenticidad y la integridad de los
  documentos
• . La seguridad de la información
• . La privacidad de las informaciones

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• . Frecuente disociación entre los aplicativos
  informáticos de procedimiento y trámite
  administrativo y los de gestión documental y
  archivo.
• . El necesario cambio de ubicación orgánica de
  la función archivística