Keselamatan Fizikal, Peribadi, Dokumen/Rekod

1

• Keselamatan Fizikal, Peribadi, Dokumen/Rekod
• Pengurusan Rekod
• Kawalan Rahsia Kerajaan

2

• KESELAMATAN FIZIKAL, PERIBADI, DOKUMEN/REKOD

3
Keselamatan Fizikal

• Pastikan tempat bekerja berada dalam keadaan yang
  bersih, teratur dan sentiasa berada dalam keadaan
  selamat dari ancaman-ancaman yang boleh
  mengundang bencana dan kemusnahan

4
Keselamatan Peribadi

• Sentiasa memastikan diri berada dalam keadaan
  yang bersih, kemas dan selamat serta mempunyai
  nilai-nilai peribadi yang tinggi

5
Keselamatan Rekod/Dokumen

• Mewujudkan sistem fail bagi memastikan
  keselamatan rekod sentiasa terjamin dan tidak
  mudah mengalami kerosakan dan kemusnahan

6
Apakah Sistem Fail ?
Sistem Fail ialah merupakan satu proses
klasifikasi, penyusunan dan penyimpanan rekod
yang bersistem dan teratur. Tujuan sistem fail
ini diadakan adalah untuk memudahkan sesuatu
maklumat itu diperolehi dengan cepat dan pada
bila-bila masa sahaja.
7
Ciri-ciri Sistem Fail Yang Baik

• Kepadatan.
• Ianya bermaksud seseorang itu hendaklah
  menggunakan ruang yang terdapat dalam fail
  tersebut secara minimum.
• Asesibiliti.
• Ianya bermaksud sesuatu rekod atau maklumat itu
  boleh dicapai atau dirujuk dengan mudah dan cepat
  dan pada bila-bila masa sahaja.
• Ekonomi.
• Sesuatu sistem fail yang baik haruslah mengambil
  kira aspek kos dengan meminimumkan kos bagi
  sesuatu sistem penyimpanan fail yang dilakukan

8

• Keanjalan.
• Sesuatu sistem fail haruslah mengambil-kira
  prinsip keanjalan yang mana ianya memerlukan
  pembesaran ruang pada masa hadapan akibat
  daripada pertambahan maklumat atau rekod yang
  perlu disimpan.
• Lokasi.
• Sesuatu fail yang disimpan perlulah diletakkan
  di tempat-tempat yang mudah dan mudah diperolehi
  tanpa memerlukan masa yang panjang.
• Rujukan Silang.
• Ianya perlu diadakan supaya dapat memudahkan
  proses pengesanan maklumat-maklumat,
  dokumen-dokumen atau rekod-rekod lain yang
  berkaitan agar ianya dapat dicari dibawah
  pelbagai tajuk.

9

• Retention.
• Bertujuan supaya fail-fail yang tidak lagi aktif
  dapat dipindahkan ke tempat lain
• Klasifikasi.
• Untuk memberi kemudahan semasa membuat rujukan
  melalui pengasingan yang telah dilakukan mengikut
  kelas-kelas masing-masing.

10
PENGURUSAN REKOD-REKOD KERAJAAN
11
Apakah Rekod-Rekod Kerajaan

• Surat
• Dokumen
• Bahan Bercetak
• Buku
• Peta
• Lukisan
• Gambar
• Mikrofilem
• Filem Wayang Gambar
• Rakaman Suara

12
Kegunaan Rekod

• Bahan Sejarah
• Proses Pentadbiran
• Bukti Evidence
• Rujukan
• Penyelidikan/Kajian

13
Tanggungjawab Mengendali Menjaga Rekod-Rekod
Kerajaan

• Lantik seorang pegawai rekod
• Simpan dan jaga rekod dengan baik
• Wujud satu jabatan/badan khas untuk menjaga dan
  memelihara rekod
• Membuat pemeriksaan/kajian terhadap rekod-rekod
  yang tidak digunakan lagi
• Wujudkan perbekalan undang-undang

14
Pengurusan Rekod-Rekod Kerajaan

• Satu cara saintifik untuk merekod mengawal
  maklumat-maklumat dari masa ianya diwujudkan
  sehinggalah ianya dihapuskan
• Satu aktiviti yang menentukan supaya semua rekod
  yang diperlukan oleh mana-mana pihak pengurusan
  dapat diperolehi dengan cepat tepat

15
Cara-cara Mengurus Rekod

• Memelihara rekod kekal
• Memisah dan memindah rekod tidak berguna
• Jadual tempoh penggunaan rekod
• Alat kelengkapan yang sesuai untuk rekod
• Pusat kawalan rekod
• Buku panduan sistem penyimpanan rekod
• Selia dan latih staf
• Semakan dari semasa ke semasa sistem rekod

16
Memelihara Rekod

• Bilik simpan rekod mestilah terhindar dari
• Kelembapan
• Atap bocor
• Dinding berlubang
• Sistem pengudaraan yang tidak baik
• Terhindar dari bahaya banjir dan panas matahari
• Terhindar dari tikus lain-lain serangga

17

• Sentiasa membersihkan bilik supaya habuk dan
  sampah tidak terkumpul
• Rekod-rekod basah dikeringkan
• Rekod-rekod yang koyak diperbaiki/ditampal
• Sediakan alat pemadam api dibilik simpan rekod

18

• Bilik Rekod JANGAN SEKALI-KALI digunakan sebagai
  
• - tempat makan dan minum
• - tempat merokok
• - tempat menyimpan asid, cat, dakwat dan
• minyak spirit
• - dan bahan-bahan yang mudah terbakar

19
ARAHAN PERKHIDMATAN

• Kawalan Rahsia Kerajaan dan Keselamatan Pejabat

20
KAWALAN RAHSIA KERAJAAN

• Memberi perlindungan secukupnya terhadap suratan
  dan maklumat rasmi kerajaan dari
• Dapat diketahui atau dilihat oleh orang-orang
  yang tidak berhak mengetahui atau melihat
• Kebocoran
• Kecurian
• Kebakaran

21
MAKLUMAT RASMI

• Pengetahuan mengenai perkara rasmi, walau
  bagaimana sekali pun diperolehi termasuk
• Jenis atau kandungan apa-apa dokumen rasmi
  atau sebagainya.
• Jenis kegunaan dan komposisi bahan-bahan.
• Kaedah-kaedah, cara menghasilkan serta
  teknik-teknik dan proses yang akan digunakan
  untuk pengeluaran.
• Proses saintifik terutama berkenaan dengan
  pembuatan senjata dan kelengkapan.
• Butir-butir kegiatan rasmi yang diperolehi
  secara lisan.

22
RAHSIA RASMI

• Apa-apa suratan yang dinyatakan di dalam jadual
  dan apa-apa maklumat dan bahan-bahan berhubung
  dengannya dan termasuk apa-apa suratan rasmi,
  maklumat dan bahan-bahan lain sebagaimana yang
  boleh dikelaskan RAHSIA BESAR, RAHSIA, SULIT dan
  TERHAD mengikut mana yang berkenaan oleh seorang
  Menteri, Menteri Besar, Ketua Menteri atau
  mana-mana Pegawai Awam yang dilantik mengikut
  seksyen 2B.

23
Maksud Suratan Yang Dinyatakan Dalam Jadual
Dalam Jadual Luar Jadual
1. Keputusan pertimbangan Jemaah Menteri 2. Keputusan pertimbangan Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri 3. Suratan mengenai - keselamatan negara - perhubungan antarabangsa - pertahanan Yang diperingkatkan sebagai 1. RAHSIA BESAR 2. RAHSIA 3. SULIT 4. TERHAD Oleh - Seorang Menteri - Menteri Besar - Ketua Menteri sst negeri - Mana-mana pegawai awan yang dilantik dibawah seksyen 2B
24
SEKSYEN 2B

• Menteri, Menteri Besar, Ketua Menteri boleh
  melantik mana-mana Pegawai Awam melalui satu
  perakuan di bawah tandatangannya untuk mengelas
  apa-apa suratan rasmi, maklumat rasmi atau
  bahan-bahan sebagai RAHSIA BESAR, RAHSIA, SULIT
  atau TERHAD mengikut mana yang berkenaan.

25
DOKUMEN RASMI

• Apa-apa jenis maklumat yang tercatat berkenaan
  dengan perkara-perkara rasmi termasuk-
• 1. Perkara yang bertulis, bertaip, bertulis
  trengkas, disalin, berstensil dan bercetak
• juga draf dan buangan perkara itu.
• 2. Fotograf, foto salinan, pelan cetak, negatif
  foto, filem, jalur suara dan rakaman.
• 3. Pelan, pelan lakar, lukisan, gambarajah, peta
  dan anika jenis carta.
• 4. Huruf cetak, huruf cetak atur, blok
  litografer, acuan, stensel, proses plat dan
  lain-lain yang digunakan untuk membuat
  dokumen- dokumen rasmi.

26
JENIS DOKUMEN RASMI

• Terbahagi Kepada Dua
• 1. Dokumen Terperingkat
• Dokumen Rasmi yang mengandungi maklumat rasmi
  terperingkat dan ditanda dengan peringkat
  keselamatannya.
• 2. Dokumen Tidak Terperingkat
• Dokumen Rasmi yang mengandungi maklumat rasmi
  tetapi tidak bertanda dengan peringkat
  keselamatan. Walaupun tidak terperingkat tetapi
  sebagai Hak Kerajaan perlu diberi perlindungan.

27
PERINGKAT KESELAMATAN

• Perkara - perkara terperingkat, hendaklah di
  peringkat seperti berikut
• 1. Rahsia Besar
• 2. Rahsia
• 3. Sulit
• 4. Terhad

28
RAHSIA BESAR

• Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan-bahan
  rasmi yang jika didedah tanpa kebenaran akan
  menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada
  Malaysia.

29
Contoh- RAHSIA BESAR

• (i) Kertas-kertas Jemaah Menteri yang sangat
  penting mengenai dasar utama Kerajaan berkaitan
  perkara-perkara politik dan ekonomi
• (ii) Maklumat-maklumat yang sangat penting
  mengenai perancangan gerakan dan penempatan
  barisan peperangan angkatan tentera jika
  berlaku perang
• (iii) Surat-menyurat dengan Kerajaan negara
  asing mengenai aspek perdagangan dan pertahanan
  yang amat penting
• (iv) Maklumat lengkap berkenaan dengan
  pertubuhan-pertubuhan perisikan Malaysia an
  kaedah-kaedahnya.

30
RAHSIA

• Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan-bahan
  rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan
  membahayakan keselamatan negara menyebabkan
  kerosakan besar kepada kepentingan atau martabat
  Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada
  sesebuah kuasa asing.

31
Contoh- RAHSIA BESAR

• (i) Arahan-arahan penting untuk
  perwakilan- perwakilan Malaysia yang membuat
  perundingan dalam negara asing
• (ii) Maklumat-maklumat penting mengenai
  pemasangan- pemasangan tentera
• (iii) Maklumat-maklumat penting mengenai
  pertubuhan-pertubuhan subversif dan
  kegiatan-kegiatannya
• (iv) Surat-menyurat antara Jabatan mengenai
  perkara-perkara dasar yang penting.

32
SULIT

• Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan-bahan
  rasmi yang jika didedah tanpa kebenaran walaupun
  tidak membahayakan keselamatan negara tetapi
  memudaratkan kepentingan atau martabat Malaysia
  atau kegiatan Kerajaan atau orang perseorangan
  atau akan menyebabkan keadaan memalukan atau
  kesusahan kepada pentadbiran atau akan
  menguntungkan kuasa asing.

33
Contoh- SULIT

• (i) Laporan-laporan perisikan biasa
• (ii) Dokumen-dokumen dan panduan- panduan teknik
  untuk kegunaan latihan tentera atau polis
• (iii) Maklumat-maklumat yang mungkin
  membolehkan pendapatan faedah kewangan
  daripadanya jika didedahkan sebelum masa.

34
TERHAD

• Dokumen rasmi, maklumat rasmi selain daripada
  yang diperingkatkan RAHSIA BESAR, RAHSIA atau
  SULIT tetapi perlu diberi tahap perlindungan.

35
Contoh-TERHAD

• (i) Buku-buku Jabatan bagi maksud
• arahan
• (ii) Perintah-perintah dan arahan-arahan
• biasa Jabatan
• (iii) Dokumen-dokumen mengenai
• bekalan barang-barang dan alat-alat
  
• kelengkapan biasa tentera dan polis.

36
ANCAMAN KEPADA KESELAMATAN RAHSIA KERAJAAN

• Punca Ancaman
• 1. Subversif kegiatan yang dijalankan oleh
  pertubuhan/perseorangan tidak sampai kepada
  peperangan.
• 2. Espionaj kegiatan memperolehi perkara
  terperingkat secara tersembunyi bertujuan
  memudaratkan keselamatan dan kepentingan
  negara.
• 3. Sabotaj perbuatan bertujuan menyebabkan
  kerosakan fizikal.

37

• 4. Kelemahan Manusia suka menunjuk-nunjuk,
  cuai mematuhi arahan, tidak cermat bila
  bercakap dan ketagih dadah/arak.
• 5. Pemasaran kerana hutang
• kerana seks
• rasuah
• kelakuan
• latarbelakang

38
Surat-Surat Atau Dokumen-Dokumen Terperingkat
Diancam Oleh

• 1. Penyuluh-penyuluh rahsia yang memperolehi
  kebenaran atau tidak mempunyai kebenaran.
• 2. Individu-individu subversif yang memperolehi
  kebenaran atau tidak mempunyai kebenaran dan cuba
  membuat kerajaan dalam keadaan serba salah.
• 3. Kebocoran.
• 4. Kealpaan.

39

• UTUSAN MALAYSIA 19 JULAI 2005
• Kakitangan awam guna SMS bocor rahsia kerajaan
• Oleh METRA SYAHRIL MOHAMED
• KANGAR 18 Julai - Kerajaan negeri mendedahkan
  terdapat segelintir kakitangan awam di negeri ini
  menyalahgunakan khidmat pesanan ringkas (SMS)
  untuk membocorkan rahsia kerajaan.
• Pengerusi Jawatankuasa Tanah dan Perhutanan
  Perlis, Azam Rashid yang mendedahkan perbuatan
  itu berkata, gejala membocorkan rahsia kerajaan
  itu dikesan terutama ketika mesyuarat membabitkan
  agensi atau jabatan kerajaan sedang berlangsung.
• Jelasnya, perbuatan membocorkan rahsia kerajaan
  oleh kakitangan awam menerusi SMS adalah sikap
  kurang sihat dan tidak bermoral.
• Perkara ini perlu dipandang serius kerana ia
  bakal mengundang pelbagai kesan yang mampu
  menjatuhkan imej kerajaan dan membolehkan
  pihak-pihak tertentu mengambil kesempatan,''
  katanya.
• Beliau berkata demikian ketika berucap pada
  majlis perhimpunan mingguan kakitangan awam di
  perkarangan kompleks pejabat-pejabat kerajaan
  negeri di sini hari ini.
• Azam mengingatkan kakitangan awam bahawa mereka
  tidak dibenarkan mengamalkan sikap sedemikian dan
  tindakan undang-undang boleh diambil terhadap
  mereka sekiranya didapati terlibat.
• Justeru itu, beliau berharap semua kakitangan
  awam meningkatkan daya tahan mereka untuk
  menyimpan segala rahsia kerajaan serta jujur dan
  amanah terhadap tanggungjawab yang telah
  diberikan.
• Beliau meminta semua ketua jabatan memantau
  segala tindak-tanduk kakitangan di bawah
  pentadbiran mereka.
• Dalam perkembangan berlainan, Azam menggesa
  setiap ketua jabatan memastikan tugas kakitangan
  masing-masing yang mengambil cuti diambilalih
  oleh kakitangan gantian supaya tidak berlaku
  penangguhan tugasan.
• Beliau turut menggesa kakitangan awam agar
  meningkatkan kemahiran dalam pelbagai bidang
  supaya mereka dapat menjadi kakitangan yang
  cekap.
• Pada zaman ini, semua kakitangan awam perlu
  menguasai pelbagai bidang dan tidak hanya
  mengetahui satu

40
SEKSYEN 17A Pembelaan Sedia Ada Kepada
Pegawai Awam

• Mana-mana orang yang dituduh dengan apa-apa
  kesalahan di bawah Akta ini tidaklah boleh
  disabitkan jika dia membuktikan yang dia
  melakukan mana-mana perkara itu dalam menjalankan
  tugas rasminya atau dengan kuasa sepatutnya.

41
SEKSYEN 8 (2) (Baru) - Penalti

• Jika seseorang menerima atau memberi sesuatu
  Rahsia Rasmi dan bersalah dengan akta ini, maka
  kesalahannya boleh dihukum dengan penjara selama
  tempoh tidak kurang daripada satu tahun tetapi
  tidak lebih dari tujuh tahun.

42
KEGIATAN PENGINTIPAN

• Dengan Cara
• 1. Menyamar diri sebagai penjawat awam.
• 2. Memasuki pejabat (menceroboh) bagi tujuan
  mencuri, menyalin atau mengambil gambar.
• 3. Memintas, mencuri atau menyalin dokumen
  terperingkat semasa dalam perjalanan pos atau
  pembawa.
• 4. Memeras, mendesak atau memujuk orang-orang
  yang dibenarkan ekses kepada maklumat-maklumat
  terperingkat untuk mendapatkannya.
• 5. Mencuri dengan percakapan telefon atau
  menggunakan alat-alat pandang dengar dan rakaman
  untuk mendapat maklumat-maklumat terperingkat.

43
KECUAIAN DAN KELALAIAN YANG KERAP BERLAKU

• 1. Bercakap mengenai perkara terperingkat melalui
  telefon.
• 2. Bercakap mengenai perkara terperingkat di
  tempat-tempat awam.
• 3. Menyampaikan maklumat terperingkat kepada
  sahabat handai atau saudara mara.
• 4. Mengurus perkara terperingkat dengan cara yang
  tidak dibenarkan seperti gagal mematuhi
  peraturan menerima, memproses, menyimpan dan
  menghantar dokumen terperingkat.
• 5. Menyimpan perkara-perkara terperingkat di
  tempat yang tidak sesuai.

44

• 6. Gagal mengunci peti-peti keselamatan yang
  mengandungi perkara-perkara terperingkat apabila
  meninggalkan pejabat.
• 7. Memusnahkan buangan-buangan terperingkat
  dengan cara yang tidak dibenarkan atau cuai
  mengendalikannya
• 8. Membenarkan orang yang tidak dibenarkan ekses
  mengurus perkara-perkara terperingkat
• 9. Mendedahkan perkara-perkara terperingkat
  kepada orang-orang yang tidak dibenarkan (contoh
  tidak menutup fail terperingkat bila ada tamu)
• 10. Kecuaian pengawal-pengawal keselamatan
  menjalankan kewajipan mereka

45
KAWALAN

• KESELAMATAN PERIBADI
• 1. Undang-Undang
• Akta Rahsia Rasmi 1972
• Akuan Penjawat Awam/Aku Janji
• Langkah berjaga-jaga
• 2. Tapisan Keselamatan
• Tapisan Keselamatan Kasar
• Tapisan Keselamatan Halus

46

• 3. Pendidikan
• Kursus
• 4. Prinsip Perlu Mengetahui
• Langkah berjaga-jaga
• Pengasingan tempat

47
KAWALAN

• KESELAMATAN DOKUMEN
• 1. Pengurusan Dokumen Terperingkat
• Pendaftaran Rahsia
• - Penubuhan bahagian bagi
• menguruskan dokumen-dokumen
• terperingkat
• Pendaftaran Kecil Rahsia
• - Pecahan dari bahagian bagi
• menguruskan dokumen-dokumen
• terperingkat

48

• Peringkat Keselamatan
• Rahsia Besar
• Rahsia
• Sulit
• Terhad

49

• 3. Tanda-Tanda Keselamatan
• Berjilid Kekal
• Berjilid Tidak Kekal
• Lukisan, tekapan, foto, negatif dll
• Warna Kulit Fail
• 4. Penyimpanan
• Tempat menyimpan
• Tidak boleh dibawa pulang
• 5. Penghantaran
• Borang jadual
• Sistem satu lapis dan dua lapis sampul surat
• Beg berkunci
• Utusan Selamat

50

• 6. Pelepasan Perkara Terperingkat
• Kenegaraan lain
• tidak dibenarkan tanpa izin
• Kepada orang awam
• Siaran akhbar tidak dibenarkan
• 7. Pemusnahan
• Minta kebenaran pemula
• Catatan dalam Buku Daftar
• Rujuk pihak tertentu
• Mengikut prosedur tertentu

51
Penyimpanan Pergerakan Membawa Keluar Dokumen
Terperingkat
PERINGKAT PENYIMPANAN DOKUMEN MEMBAWA KELUAR DOKUMEN PEJABAT PENGHANTARAN PENGHANTARAN
PERINGKAT PENYIMPANAN DOKUMEN MEMBAWA KELUAR DOKUMEN PEJABAT Dalam Malaysia Luar Malaysia
RAHSIA BESAR - Bilik kebal - Peti besi dipasang dengan kunci kombinasi - Kabinet keluli dipasang palang besi (Sementara) - Bangunan mempunyai kawalan keselamatan yang rapi Mendapat Kebenaran Bertulis Ketua Setiausaha Kementerian atau Setiausaha Kerajaan Negeri - Peti/Beg berkunci Dalam Kawasan/ Bandar dengan Satu Lapis Sampul - Utusan Selamat - Perkhidmatan Penghantara Semboyan Melalui Kem Luar (Pendaftaran Rahsia)
52
Penyimpanan Pergerakan Membawa Keluar Dokumen
Terperingkat
PERINGKAT PENYIMPANAN DOKUMEN MEMBAWA KELUAR DOKUMEN PEJABAT PENGHANTARAN PENGHANTARAN
PERINGKAT PENYIMPANAN DOKUMEN MEMBAWA KELUAR DOKUMEN PEJABAT Dalam Malaysia Luar Malaysia
RAHSIA - Bilik kebal - Peti besi dipasang dengan kunci kombinasi - Kabinet keluli dipasang palang besi - Bangunan mesti mempunyai kawalan keselamatan rapi Mendapat Kebenaran Bertulis Ketua Setiausaha Kementerian atau Setiausaha Kerajaan Negeri - Peti/Beg berkunci Dalam Kawasan/ Bandar dengan Satu Lapis Sampul - Utusan Selamat - Perkhidmatan Penghantaran Semboyan - Pos Berdaftar A.R Melalui Kem Luar (Pendaftaran Rahsia)
53
PENGHANTARAN SURAT TERPERINGKAT
Peti/Beg berkunci

SULIT
Satu Lapis Sampul Surat
SULIT

Depan
Belakang
54
Melalui Pos (2 Lapis Sampul Surat)
Sampul Dalam
Sampul Luar

SULIT
URUSAN SERI PADUKA BAGINDA

55
Penyimpanan Pergerakan Membawa Keluar Dokumen
Terperingkat
PERINGKAT PENYIMPANAN DOKUMEN MEMBAWA KELUAR DOKUMEN PEJABAT PENGHANTARAN PENGHANTARAN
PERINGKAT PENYIMPANAN DOKUMEN MEMBAWA KELUAR DOKUMEN PEJABAT Dalam Malaysia Luar Malaysia
SULIT - Kabinet/Almari keluli berkunci - Simpanan sementara dalam lain-lain peti berkunci dengan kebenaran Pegawai Keselamatan jabatan Mendapat Kebenaran Bertulis Ketua Jabatan - Perkhidmatan Penghantaran Semboyan - Pos Berdaftar dua lapis sampul Melalui Kem Luar (Pendaftaran Rahsia)
56
Penyimpanan Pergerakan Membawa Keluar Dokumen
Terperingkat
PERINGKAT PENYIMPANAN DOKUMEN MEMBAWA KELUAR DOKUMEN PEJABAT PENGHANTARAN PENGHANTARAN
PERINGKAT PENYIMPANAN DOKUMEN MEMBAWA KELUAR DOKUMEN PEJABAT Dalam Malaysia Luar Malaysia
TERHAD - Kabinet/Almari keluli berkunci - Simpanan sementara dalam lain-lain peti berkunci dengan kebenaran Pegawai Keselamatan jabatan Mendapat Kebenaran Bertulis Ketua Jabatan - Pos Biasa dua lapis sampul Melalui Kem Luar (Pendaftaran Rahsia)
57
TANDA KESELAMATAN

• 1. Dokumen Kekal Berjilid
• Ditanda dengan Huruf Cerai Atau Cop Huruf Besar
  tidak kurang daripada 7mm
• sebelah luar kulit hadapan dan belakang
• di muka tajuk
• di muka surat pertama dan penghabisan
• penjuru kiri sebelah atas dan penjuru kanan

58

• 2. Dokumen Tidak Kekal Berjilid
• Dicop, ditaip atau ditulis dengan huruf besar di
  penjuru kiri sebelah atas dan penjuru kanan
  sebelah bawah
• 3. Lukisan, Tekapan, Negatif Foto dan Gambar Foto
  ditanda di sebelah belakang

59

• 4. Nombor Rujukan Tajuk Fail
• - Peringkat Keselamatan ditanda disebelah
• luar kulit hadapan belakang
• - Nombor rujukan fail ditulis disebelah luar
• kulit fail dan tajuknya disebelah dalam
• kulit hadapan,
• - HANYA tajuk fail TERHAD dicatatkan
• diluar kulit hadapan

60

• 5. Warna Kulit Fail
• - RAHSIA BESAR
• - RAHSIA
• - SULIT
• - TERHAD
• 6. Nombor Rujukan Mukasurat
• - setiap dokumen mesti diberi satu nombor
• rujukan oleh pemulanya
• - nombor mukasurat dicatatkan pada
• bahagian tengah sebelah atas dan bahagian
• kanan sebelah bawah

61
KAWALAN

• KESELAMATAN FIZIKAL
• 1. Kawasan Terperingkat
• Mewartakan
• Pagar, Lampu Keselamatan
• Pintu Keluar Masuk
• Papan Kenyataan
• Sistem Pas Keselamatan

62
KAWALAN

• KESELAMATAN FIZIKAL
• 2. Keselamatan Bangunan
• cadangan pembinaan/ubahsuai
• menghadkan jalan keluar masuk
• mengadakan kaunter
• tingkap/pintu kukuh dan kunci
• alat kalis bunyi
• tempat khas untuk pelawat
• pengawal keselamatan

63
KAWALAN

• KESELAMATAN FIZIKAL
• 3. Pas Masuk
• pas keselamatan
• kad pengenalan jabatan
• kad pelantikan

64
KEHILANGAN

• Hendaklah
• 1. Cari dengan segera
• 2. Laporkan kepada Ketua Jabatan
• 3. Laporkan kepada Pegawai Keselamatan
• Kerajaan dalam masa 24 jam. Sertakan
• taksiran bahaya dari segi keselamatan
• pandangan Ketua Jabatan
• Syor Ketua Jabatan

65
KEHILANGAN

• Pegawai Keselamatan
• Taksiran risiko dari segi keselamatan
• Tindakan menyelamat dan pembetulan
• 4. Laporkan kepada Polis jika terdapat salah laku
  atau jenayah

66
PETI KESELAMATAN

• Jenis-Jenis Peti Keselamatan
• 1. Bilik Kebal atau bilik kebal yang diubahsuai
• 2. Peti Besi
• 3. Kabinet Keluli
• 4. Almari Keluli
• 5. Peti yang dibuat bagi tujuan khas
• 6. Peti atau beg berkunci

67
PENGHANTARAN DOKUMEN TERPERINGKAT

• 1. Jabatan yang menghantar dokumen terperingkat
  hendaklah mendapatkan satu resit akuan terima.
  Borang Jadual LG.
• 2. Semak Borang Jadual
• pastikan resit diterima semula.
• 3. Hantar melalui peti atau beg berkunci.
• 4. Hantar melalui sistem dua lapis sampul surat.
• 5. Hantar melalui Utusan Selamat.
• 6. Hantar melalui A.R. Berdaftar.
• 7. Keluar negeri melalui Pendaftaran Rahsia,
  Kementerian Luar Negeri.

68
WARNA KULIT FAIL TERPERINGKAT
1. RAHSIA BESAR
Warna Kuning berpalang Merah di sebelah luar kulit hadapan dan belakang
2. RAHSIA
Warna Merah Jambu berpalang merah di sebelah luar kulit hadapan dan belakang
3. SULIT
Warna Hijau
4. TERHAD
Warna Putih
69
SEKSYEN 2C

• Menteri, Menteri Besar, Ketua Menteri atau
  Pegawai Awam yang dipertanggungkan boleh pada
  bila-bila masa mengelas semula apa-apa suratan
  yang dinyatakan dalam jadual dan di luar jadual.
  Suratan, bahan atau maklumat tersebut terhenti
  menjadi Rahsia Rasmi.

70
SEKIAN, TERIMA KASIH