Title: LEADERSHIP TOWARDS ACHIEVING EXCELLENCE
1JABATAN PENDAFTARAN NEGARA MALAYSIA KEMENTERIAN
DALAM NEGERI
KOMUNIKASI BERKESAN
Disampaikan oleh Pn. Nik Nurashikin Nik
Mansor Timbalan Pengarah Bahagian
Kewarganegaraan Jabatan Pendaftaran Negara
Malaysia
2APAKAH YANG DIMAKSUDKAN DENGAN KOMUNIKASI????
3DEFINISI KOMUNIKASI
- James A.F. Stoner Charles Wankel (1989)
komunikasi ialah satu cara manusia berhubung
yang melibatkan pengertian atau maksud yang
dikongsi, dengan syarat mereka perlu bersetuju
dengan definisi istilah-istilah yang digunakan
berdasarkan sesuatu yang simbolik seperti
isyarat, huruf, nombor, dan perkataan yang
melambangkan atau menyerupai idea-idea yang dapat
menyampaikan maksud.
4DEFINISI KOMUNIKASI
- S.Bernard Rosenblatt dalam bukunya Communication
in Business (l983) mendefinisikan komunikasi
sebagai pertukaran idea, pendapat, maklumat,
perhubungan dan sebagainya yang mempunyai tujuan
dan dipersembahkan secara peribadi atau tidak
peribadi melalui simbol atau isyarat yang
bertujuan untuk mencapai matlamat organisasi.
5DEFINISI KOMUNIKASI
- Emery, Ault dan Agee (dlm. Sulaiman Masri, 1997)
komunikasi ialah seni memindahkan maklumat, idea,
dan sikap daripada seseorang kepada seseorang. - Sulaiman Masri (l997) merumuskan bahawa,
komunikasi bermula apabila satu mesej (maklumat)
daripada pengirim (penutur, penulis) dipindahkan
menerusi alat atau saluran tertentu kepada
penerima (pembaca, pendengar) yang kemudiannya
memberikan maklum balas (mengekod dan mentafsir)
mesej tersebut.
6RUMUSAN DEFINISI KOMUNIKASI
- Proses pertukaran idea atau penyampaian maklumat
antara dua individu atau lebih, dengan maksud
untuk berkongsi maklumat dan pengalaman. - Pertukaran idea ini boleh berlaku secara lisan
atau bukan lisan.
7APA FUNGSI KOMUNIKASI???
8FUNGSI KOMUNIKASI
Memindahkan maklumat
Perundingan
Mengajar dan Belajar
Bersosial
Membujuk/ Mempengaruhi
Hiburan
9MENGAPA PENTINGNYA KOMUNIKASI ??
10KEPENTINGAN KOMUNIKASI
- Mengeratkan perhubungan
- Keupayaan berkomunikasi secara berkesan
menggambarkan tahap hubungan individu. - Menyampaikan Maklumat, Arahan dan Pesanan
- Komunikasi dalam Organisasi, Institusi Keluarga.
- Keberkesanan Pengajaran dan Pembelajaran
- Keupayaan pelajar untuk mendapat ilmu bergantung
kepada keupayaannya menguasai komunikasi
berkesan. - Luahan Perasaan dan Persepsi
- Boleh digambarkan melalui kata-kata, gerak badan,
mimik muka, penulisan dll.
11BENTUK KOMUNIKASI
12BENTUK KOMUNIKASI
INTRAPERSONAL (DIRI) INTERPERSONAL (ANTARA INDIVIDU)
SEHALA DUA HALA
TANPA MEMERLUKAN MAKLUMBALAS PENERIMA MEMERLUKAN MAKLUMBALAS PENERIMA
13KOMUNIKASI INTRAPERSONAL
- berlaku di dalam diri seseorang.
- Seseorang yang sedang berfikir tentang sesuatu
perkara sebenarnya ia sedang dalam proses
berkomunikasi dengan dirinya. - bermonolog dengan diri untuk membuat pilihan,
keputusan, memberikan sebab dan akibat.
14KOMUNIKASI INTERPERSONAL
- Komunikasi antara individu.
- Proses komunikasi yang melibatkan dua orang atau
lebih. - Bersifat terus iaitu bersemuka tanpa menggunakan
sebarang perantaraan atau saluran tertentu - Juga berlaku dalam keadaan yang tidak formal dan
bersahaja.
15KOMUNIKASI KUMPULAN
- Berperanan membuat keputusan dan dipatuhi oleh
semua ahli. - Berlaku dalam bentuk formal dan tidak formal.
- Contoh mesyuarat.
16PENGUCAPAN AWAM
- Berucap di khalayak ramai
- Seorang kepada ramai orang
17KOMUNIKASI MASSA
- berlaku untuk sebaran umum.
- menggunakan alat-alat media massa seperti akhbar,
majalah, radio, televisyen, buku dan risalah. - Berbentuk sehala dan jika berlaku tindakbalas ia
mengambil masa dan tidak sepantas interpersonal.
18JENIS-JENIS KOMUNIKASI
19JENIS-JENIS KOMUNIKASI
KOMUNIKASI
LISAN
BUKAN LISAN
- maksudnya boleh dinyatakan
- dengan suara dan penggunaan
- perkataan
- dapat menentukan bila bermula
- dan berakhir
- berlaku tanpa menggunakan
- sebarang perkataan
- kandungan boleh menunjukkan
- maksud yang tersirat
- sukar untuk dipastikan bila
- berakhir kerana mungkin
- tersembunyi.
20- Lazimnya mesej komunikasi sama ada lisan atau
bukan lisan akan timbul serentak. Contoh - Masuklah!!! (dengan wajah wajah manis
- dan suara yang
lembut) - lisan bukan lisan
- (boleh bermaksud menerima kedatangan dengan
senang hati)
21KOMUNIKASI BUKAN LISAN
- Nada Suara
- Ruang/Wilayah
- Jarak individu dengan individu lain.
- Jarak Dekat Akrab, Jarak Jauh Kurang Mesra
- Suara-suara separa bahasa
- Terbatuk, merungut, berbisik.
- Ekspresi Muka
- Penglahiran rasa hati, emosi fikiran, penilaian
dan keadaan diri individu. - Ekspresi tidak sama dengan kata-kata. Contoh
Mulut tersenyum, nada suara mengejek. - Pandangan Mata
- Berfungsi untuk memberi perhatian, menunjukkan
minat, tanda hormat dsb. - Pergerakan Tubuh Badan
22KOMUNIKASI BUKAN LISAN EKSPRESI MUKA
23KOMUNIKASI BUKAN LISAN PERGERAKAN BADAN
24KOMUNIKASI BUKAN LISAN PERGERAKAN MATA
Terkejut
Risau
mencurigai
marah
25KOMUNIKASI LISAN
- Bersemuka (formal/ informal)
- Perbualan berkumpulan
- Temuduga bersemuka
- Perbualan Telefon
- Pesanan suara
- Menulis/Membaca Memo/Email
- Laporan, Artikel, Surat
- Menganalisis Data
- Chatting, SMS
26KAEDAH KOMUNIKASI
27PROSES DAN ELEMEN KOMUNIKASI
28PROSES KOMUNIKASI
- mesej dan tindak balas sentiasa berlaku secara
silih berganti - Halangan
- gangguan yang berlaku pada situasi tersebut
seperti bunyi bising, kesibukan, kurang
pendengaran,dan sebagainya.
Proses Komunikasi Secara Mudah
29ELEMEN-ELEMEN KOMUNIKASI
- Penyampai
- - Individu yang memulakan proses komunikasi.
- - memilih jenis maklumat yang ingin
disampaikan sama ada lisan/bukan lisan. -
- Penerima
- - Individu yang memahami maksud yang
disampaikan - oleh penyampai maklumat
- Maklumat / mesej
- - maksud/ fakta / niat yang difahami oleh
penerima maklumat - Maklum balas
- - Perlakuan yang ditunjukkan oleh penerima
mesej sebagai tindak - balas kepada mesej yang disampaikan oleh
penyampai mesej
30- Saluran
- - Media penyampai maklumat dan pemberi mesej
- kepada penerima mesej
- - saluran paling asasmelalui pendengaran dan
- penglihatan
- - saluran-saluran tambahan media
elektronik, lukisan di - kanvas atau bahan cetakan dan sebagainya
- Konteks
- Keadaan (situasi)penyampai mesej daripada
pemberi mesej kepada penerima mesej (contoh
masa, persekitaran fizikal, gangguan seperti
halangan, prasangka dsbnya.)
31Interpersonal Skills
32KEMAHIRAN INTERPERSONAL
- Kemahiran ini melibatkan kebolehan hubungan
manusia. Mereka yang berfungsi dgn baik dalam
bidang ini adalah orang yang bertanggungjawab dan
boleh diharap. Meraka memahami, berinteraksi dan
berhubung dalam bermacam-macam situasi. Mereka
juga diberi kepercayaan dan berfungsi dengan baik
sebagai sebuah pasukan.
33Terdapat beberapa kemahiran yang terlibat dalam
komunikasi berkesan iaitu
- Kemahiran Tingkah Laku
- Kemahiran Menimbulkan Minat Orang
- Kemahiran Memberi Perhatian
- Kemahiran Mendengar
- Kemahiran Pemerhatian
- Kemahiran Mengemukakan Soalan
- Kemahiran Memberi Refleksi Perasaan
- Kemahiran Memberi Maklumbalas
34KEMAHIRAN TINGKAH LAKU
- Komunikasi Mata
- Kedudukan tubuh dan pergerakan
- Mimik muka dan air muka
- Ketrampilan
- Suara
35KEMAHIRAN MENIMBULKAN MINAT
- Libatkan pendengar
- Menghiburkan Sense of humour
- Mengenalpasti keistimewaan orang lain
- Kita juga kena minat
- Membawa topik perbualan yang anda mahir
36KEMAHIRAN MEMBERI PERHATIAN
- Mendengar dengan aktif
- Menumpukan sepenuh perhatian dengan pertembungan
mata - Mata tidak liar ke sana kemari, tidak kerap
melihat jam atau meninjau-ninjau keluar - Duduk ke hadapan sedikit menghadap orang yang
bercakap - Memberi maklum balas lisan atau bukan lisan yang
positif seperti perkataan ya atau
mengangguk-angguk kecil
37KEMAHIRAN MENDENGAR SECARA AKTIF
- Mendengar yang dimaksudkan ialah kemahiran
mendengar secara aktif dan komprehensif yang
melibatkan beberapa deria yang utama iaitu
telinga, mata, mulut dan hati.
38iv. Kemahiran Mendengar (samb.)
- Telinga
- untuk mendengar dengan aktif apa yang
dicakapkan, suara dan nada suara yang boleh
menggambarkan perasaan - b) Mata
- untuk melihat komunikasi bukan lisan yang nyata
dan tidak nyata - c) Mulut
- untuk bersuara mengemukakan pertanyaan atau
memberi maklumbalas - Hati
- untuk sama-sama memahami perasaan yang lahir
bersamanya dengan ikhlas
39iv. Kemahiran Mendengar (samb.)
- Terdapat banyak halangan dan gangguan semasa
mendengar iaitu
- Keadaan sekitar yang tidak sesuai seperti cuaca,
bising dan sebagainya - Keadaan kesihatan diri
- Kutip maklumat yang anda gemar sahaja
- Prasangka
- Masalah lebih penting untuk difikirkan
- Kesimpulan sendiri
- Terlalu panjang
- Tidak bersetuju
- Memberi maklumbalas palsu
- Penilaian ke atas peribadi penghantar
40KEMAHIRAN PEMERHATIAN
- Pemerhatian boleh membantu mengesan maklumat
bukan lisan yang dilahirkan atau tersembunyi - Seorang pendengar/pemerhati yang mahir dapat
melihat dan membaca apa yang ada di dalam
perasaan seseorang.
41PETANDA DAN TATA LAKU
BOSAN - Kerap melemparkan pandangan ketempat
lain, meninjau-ninjau/melihat jam MARAH -
Pandangan tajam,tepat dan menikam IKHLAS -
Gambaran matanya yang jernih,tenang dan
tepat. DEFENSIF - Berpeluk tubuh
42KEMAHIRAN MENGEMUKAKAN SOALAN
- Soalan boleh digunakan bagi mendapatkan
- maklumbalas dan memberi maklumbalas.
- Ia merupakan penjelasan atau penerangan yang
lebih lanjut mengenai mesej atau perasaan di
sebalik mesej. - Kemukakan soalan yang tepat bagi mendapatkan
maklumbalas yang tepat. Soalan yang tepat akan
membawa kepada pengetahuan dan kefahaman.
43Terdapat tiga (3) jenis soalan yang boleh
dikemukakan iaitu
SOALAN TERTUTUP - Jawapan pendek samada
ya/tidak. - perbincangan terhad SOALAN
TERPIMPIN - Mempengaruhi pendapat supaya
sependapat dengan kita - Tidak mengundang
perasaan /pandangan sebenar orang lain SOALAN
TERBUKA - Orang lain memberikan
pandangan/perasaannya sendiri - Perbincangan
lebih lanjut
44KEMAHIRAN MEMBERI MAKLUM BALAS
- Antara perkara-perkara yang perlu diberi
- perhatian ialah
- hendaklah diberi dengan jelas dan tepat supaya
bleh difahami dan tindakan susulan boleh diambil
selanjutnya - tidak bersifat abstrak atau berselindung sehingga
menyukarkan pihak satu lagi untuk mentafsir dan
memahami
45viii. Kemahiran Memberi Maklumbalas (samb.)
- tidak menyentuh peribadi individu, sepatutnya
kepada tatakelakuannya - tidak bersifat menghentam atau meruntuhkan
sebaliknya membina - tidak membangkitkan tentang motif seseorang
sebaliknya menyatakan tentang pengamatan - tidak bersifat menghukum tetapi menjelaskan
tentang apa yang berlaku - penghantar tidak seolah-olah berleter sebaliknya
berkongsi maklumat - penghantar dan penerima mengalu-alukan
maklumbalas dengan menghargai maklumbalas tersebut
46viii. Kemahiran Memberi Maklumbalas (samb.)
- penghantar dan penerima bersikap positif dan
terbuka dengan maklumbalas supaya tiada
maklumbalas palsu - penghantar dan penerima hendaklah membincangkan
maklumbalas dan mengambil keputusan yang
dipersetujui bersama - penghantar dan penerima peka dengan maklumbalas,
semak ketepatannya dan ambil tindakan susulan
47PENGUCAPAN AWAM YANG BERKESAN
48Elemen-Elemen yang Mempengaruhi Keberkesanan
Pengucapan Awam
- Pengucap (Speakers)
- Mesej
- Saluran
- Pendengar (Audiens)
- Maklum Balas
- Gangguan
- Setting
49Pengucapan Awam (PA) yang Berkesan
- PA yang menarik dan berjaya menyampaikan mesej
yang hendak disampaikan pada pendengar dengan
jelas. - Mesej diterima oleh audien adalah tepat dan betul
- Perubahan yang berlaku akibat dari PA adalah
bertepatan dengan perubahan yang dicadangkan
50Pengucap (Speaker)
- Mempunyai mesej disampaikan untuk maklumkan,
mempengaruhi, memberi inspirasi atau menghibur. - Perlu merancang, penyelidikan, persediaan, dan
latihan yang sewajarnya untuk mencapai objektif. - Speaker perlu ada
- MINAT
- MOTIVASI
- KREDIBILITI
- PERANCANGAN
- PERSEMBAHAN TERBAIK
51Mesej
- Maklumat yeng hendak disampaikan berjaya jika
- Tajuk sesuai
- Perkataan tepat
- Bahasa tepat
- Beri contoh
- Disampaikan dengan gaya yang sesuai
- Susunan mesej jelas
- Struktur persembahan mestilah mengandungi
pendahuluan, isi kandungan, cadangan, penutup
52Audien
- Adalah pelanggan anda. Analisis audien
diperlukan, bagi menentukan strategi pendekatan
dengan kaedah sesuai. - Pendekatan audien
- Lingkungan umur audien
- Anggaran audien
- Anggaran jantina
- Anggaran taraf perkahwinan
- Anggaran bangsa
- Anggaran latarbelakang sosial dan budaya
53Audien
- Anggaran taraf pendidikan
- Anggaran kerjaya
- Anggaran minat
- Anggaran tahap pengetahuan
- pengharapan
54Saluran
- Lisan atau bukan lisan
- Lisan Percakapan menggunakan suara
- Bukan Lisan gerak-geri, lain-lain yang
- Pertembungan mata dengan audien
- Bunyi suara nada suara, kepelbagaian, kawal
suara - Ketrampilan diri
- Pakaian yang sesuai selesa (first impression)
- Kredibiliti
- Kualiti diri yang baik
- Sikap terbuka, komited dan hormat
- Mimik muka, pergerakan badan dan tangan
- Rajah, carta, graf dan gambar
55Maklumbalas
- Sama ada mesej diterima dan tindakbalas
- Peka kepada maklumbalas
- Pinta maklumbalas
- Bertindakbalas dengan maklumbalas
- Ulang penerangan bagi mendapat maklumbalas
- Luaran
- Persepsi audien berbeza
- Pemahaman berbeza
- Prasangka
- Bising
- Fizikal/psikologi audien
- Tidak tumpu perhatian
56Setting
- Diperlukan mengetahui keluasan bilik
- Kemudahan yang ada audio, video dll.
- Suhu bilik
- Lampu / cahaya dll.
- Dimana berada semasa persembahan
57Persiapan sebelum persembahan
- Tajuk,Tarikh,Tempoh masa
- Objektif
- Bahan-bahan
- Penyelidikan
- Perjalanan
- Pengetahuan
- temubual
- Rangka Ucapan
- pendahuluan
- kandungan
- penutup
58Persiapan sebelum persembahan
- Menulis ucapan
- Nota ringkas
- Teks ucapan
- Nota edaran
59Latihan
- Menyemak isi perlu
- Pembahagian masa
- Kefahaman tentang isu
- Merangka satu-satu isu
- Kenal pasti kelemahan
- Cuba nada suara, kelantangan, pergerakan badan,
mimik dsb. - Latihan depan rakan, cermin
- Menggunakan nota pendek
60Persembahan
- Sedia segi fizikal, mental dan emosi
- Tenang dan yakin
- Kekalkan hubungan baik dengan audien
- Penekanan isi penting
- Bergerak bebas
- Gunakan humor sewajarnya
- Jangan kaku
- Elakkan suara senada, halus, tinggi dsbnya.
- Fokus pada audien dan mesej
- Kurangkan gementar
61SEKIAN
TERIMA KASIH