Job Analysis (3)

1
Job Analysis (3)

• Eko Ruddy Cahyadi

2
Output Analisis Jabatan

• Job Description
• Job Spesification
• Job Classification

3
Job Description

• Aplikasi analisis jabatan yang paling umum
• Merupakan brief summary atau ringkasan pekerjaan
• Fungsi utama job description mengkomunikasikan
  essential nature suatu pekerjaan. Job
  Description tidak ditulis untuk seorang pakar
  pekerjaan, melainkan justru untuk menjelaskan
  pada orang yang belum familiar dengan pekerjaan
  tersebut agar dia memahami apa saja yang menjadi
  tanggung jawab, tugas, dan hal-hal lain terkait
  dengan pekerjaan tersebut.
• Penggunaan Job Description untuk Job evaluation
  dalam menentukan kompensasi, membuat Job
  Description identik dengan Job Evaluation.
• Job evaluation proses menilai suatu jabatan
  untuk tujuan kompensasi dalam organisasi

4
Struktur Job Description

• IDENTIFIKASI PEKERJAAN
• RINGKASAN PEKERJAAN
• HUBUNGAN
• TANGGUNG JAWAB DAN KEWAJIBAN
• STANDAR PRESTASI DAN KONDISI KERJA

5
Contoh

• I. Nama jabatan Analis Pekerjaan
• Departemen Sumber Daya Manusia
• Lokasi Kantor Pusat, Jakarta
• Pengawas Manajer Sumber Daya Manusia
• Kode Jabatan NS-345
• II. Ringkasan Pekerjaan
• Mengumpulkan dan membuat informasi analisis
  pekerjaan melalui wawancara, kuisioner,
  obeservasi, dll
• Memberikan data lainnya yang diperlukan oleh
  spesialis sumber daya manusia

6

• III. Tugas-Tugas
• Merancang jadwal analisis pekerjaan dan kuisioner
• Mengumpulkan informasi pekerjaan
• Berinteraksi dengan karyawan, penyelia, dan rekan
  sejawat
• Menyusun deskripsi pekerjaan, spesifikasi
  pekerjaan, dan standar pekerjaan
• Melaporkan resiko keselamatan kerja pada manajer
  terkait
• Mengecek informasi analisis pekerjaan melalui dua
  sumber
• Melaksanakan tugas-tugas lain yang dibebankan
  oleh pengawas

7

• IV. Kondisi Kerja
• Bekerja di dalam ruangan kantor yang berventilasi
  baik
• Pada saat pengumpulan data analisis pekerjaan
  sering harus ke lapangan pada berbagai kondisi
  kantor cabang
• Waktu kerja standar mulai jam 08.00 sampai 17.00,
  kecuali pada saat pengumpulan data dari lapangan
  dan melakukan perjalanan ke luar kota (4 sampai 8
  hari per bulan)
• V. Hubungan Kerja
• Bekerja sama secara erat dengan berbagai kepala
  bagian, karyawan penyelia, dan tenaga ahli dari
  luar
• Melapor kepada atasan mengenai hasil dari
  analisis pekerjaan

8
Job Spesification

• Spesifikasi adalah ciri dan pengalaman yang
  dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan dengan baik.
• Menggunakan Worker Oriented Method
• Spesifikasi untuk personil terlatih dan tidak
  terlatih
• Spesifikasi berdasarkan pada penilaian.
• Spesifikasi berdasarkan pada analisis Statistik.

9
Contoh

• I. Nama jabatan Analis Pekerjaan
• Departemen Sumber Daya Manusia
• Lokasi Kantor Pusat, Jakarta
• Pengawas Manajer Sumber Daya Manusia
• Kode Jabatan NS-345
• II. Faktor-Faktor Keahlian
• Pendidikan diperlukan lulusan universitas,
  minimal S1
• Pengalaman Minimal berpengalaman 2 tahun
  sebagai analis pekerjaan atau tugas profesional
  lainnya dalam bidang SDM
• Komunikasi Keahlian berbicara dan menulis untuk
  meringkas data pekerjaan secara tepat dan cepat.

10

• III. Faktor-Faktor Daya
• Tuntutan Fisik hanya terbatas pada tugas-tugas
  klerikal seperti duduk, berdiri, dan berjalan.
• Tuntutan Mental Penyampaian kesan visual,
  inisiatif, dan kepandaian merupakan hal yang
  wajib. Pertimbangan harus didasarkan pada
  karakteristik pekerjaan yang ditekankan,
  pekerjaan2 yang diteliti, dan metode pengumpulan
  data.
• IV. Kondisi Kerja
• Perjalanan ke berbagai kantor cabang di luar kota
  4-8 hari sebulan membutuhkan kesehatan yang prima.

11
Job classification

• Klasifikasi jabatan adalah metode mengorganisasi
  pekerjaan dan tingkat tangunggung jawab tertentu,
  mengelompokan bersama pekerjaan-pekerjaan yang
  serupa dan dapat dibandingkan menurut fungsi
  kinerja dan keterampilan yang berkaitan, serta
  pengetahuan atau pengalaman yang dibutuhkan
  untuk melaksanakan fungsi tersebut.
• Hal ini akan menciptakan hierarki berdasarkan
  tingkat tanggung jawab dan tugas serta memastikan
  konsistensi diantara pelaksanaan tugas aktual dan
  tannggung jawab yang diberikan..

12
Tujuan klasifikasi jabatan

• Mendefinisikan dan mendeskripsikan secara akurat
  tugas-tugas dan tanggung jawab saat ini dari
  suatu posisi untuk menentukan kompensasi dan
  kualifikasi yang sesuai/ layak.
• Memfasilitasi fungsi proses SDM lainnya, seperti
  pengembangan standar kinerja dan penilaian
  kinerja aktual
• Mengidentifikasi jenjang karir dan garis promosi
• Menterjemahkan rencana-rencana organisasi kedalam
  penugasan dan pemberian tanggung jawab pada
  posisi-posisi individu

13
Faktor Yang Dipertimbangkan dalam Klasifikasi
Jabatan

• Jenis alami pekerjaan
• Tingkat tanggung jawab
• Pengaruh posisi terhadap unit atau departemen
  atau organisasi secara keseluruhan
• Hubungan pelaporan
• Ruang lingkup tugas
• Kompleksitas pekerjaan
• Tuntutan kreativitas/ inovasi
• Supervisi yang diterima
• Supervisi yang dilakukan
• Pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan

14
Faktor yang TIDAK dipertimbangkan

• Kinerja pejabat yang bersangkutan
• Masa pejabat bersangkutan menjabat dalam posisi
• Kualifikasi pejabat yang tidak dibutuhkan/ tidak
  disyaratkan dalam posisi
• Kepribadian
• Kebutuhan finansial

15

• Organisasi secara konstan berubah dalam prosedur
  dan teknologi. Hal ini akan mempengaruhi
  tugas-tugas dan tanggung jawab.
• Untuk menjamin pembayaran yang seimbang dengan
  substansi pekerjaan, posisi akan direview dari
  waktu ke waktu oleh spesialis klasifikasi
• Review klasifikasi merupakan cara untuk mengup
  date fakta tentang posisi. Cara terbaik
  melakukannya adalah di tempat kerja (a desk
  audit). Spesialis klasifikasi akan menginterview
  karyawan dan supervisornya untuk memperoleh
  informasi tentang tugas dan tanggung jawab dalam
  posisi karyawan tersebut.
• Kualitas dan kuantitas pekerjaan karyawantidak
  direview. Kualitas dan kuantitas berkaitan dengan
  kinerja, bukan klasifikasi. Review ini biasanya
  berkaitan dengan apakah sebagaian besar pekerjaan
  telah terklasifikasi dengan benar.

16
Panduan interview klasifikasi

• Pikirkan tentang pekerjaan Anda
• Apakah deskripsi jabatan anda sekarang telah
  mencerminkan secara akurat tugas dan tanggung
  jawab anda?
• Penugasan macam apa yang anda terima dalam satu
  tahun terakhir?
• Apa tugas utama (yang mengambil porsi waktu
  terbanyak) dalam jabatan anda?
• Dapatkah anda menentukan persentase waktu untuk
  masing-masing kategori utama pekerjaaan yang anda
  lakukan?
• Tanggung jawab macam apa yang anda miliki?
• Panduan tertulis apa yang anda gunakan?
• Bagaimana supervisor anda mereview penyelesaian
  pekerjaan anda?

17
3 sistem Klasifikasi

• Penggolongan menurut kewajiban (duties
  classification), dianut di Amerika
• Berdasarkan analisis tugas dan kewajiban
• Penggolongan menurut tingkat (rank
  classification), dianut eropa barat
• Berdasarkan tingkat pendidikan atau kualitas
  pemegang jabatan
• Penggolongan gabungan

18
Dasar Pertimbangan klasifikasi jabatan

• Pengklasifikasian atas dasar lapangan usaha
  ber-manfaat untuk penyuluhan jabatan karena
  memudahkan dalam penemuan jabatan bagi pencari
  kerja.
• Pengklasifikasian atas dasar bidang kerja
  bermanfaat untuk membandingkan jabatan dalam
  keuangan kepegawaian dan ketatalaksanaan dalam
  rangka menilai jabatan eselon atau kom-posisi.
• Pengklasifikasian atas dasar tingkat fungsi unit,
  bertujuan untuk memberikan komposisi susunan
  jabatan yang ada, hal ini bermanfaat untuk
  menilai dan menata organisasi.
• Pengklasifikasian atas dasar nilai atau bobot
  jabatan berguna bagi pemberian kontra prestasi,
  tanggung jawab, dan pola promosi jabatan.
• Pengklasifikasian atas dasar kompleksitas
  pekerjaan bermanfaat bagi penyusunan jabatan
  menurut persamaan tekanan dan tingkat fungsi atau
  bobot jabatan.

19

• Pengklasifikasian atas dasar persamaan dalam
  menjalankan pekerjaan, bermanfaat untuk
  mengetahui jenis-jenis jabatan yang sama dalam
  tingkat kerja, upaya fisik dan mental untuk
  rancangan latihan kerja.
• Pengklasifikasian menurut sifat pekerjaan berguna
  untuk mengetahui jabatan yang sama yang
  memerlukan kualifikasi mental tertentu bagi
  pemangku jabatan, misalnya pandai memegang
  rahasia.
• Pengklasifikasian atas dasar lingkungan kerja
  bermanfaat untuk membandingkan jabatan dalam
  kelompok-kelompok lingkungan.
• Pengklasifikasian menurut kelompok misi dan
  fungsi organisasi, berguna untuk membedakan
  mendistribusikan atau deferensiasi pekerjaan
  dalam organisasi.

20
Tahapan Klasifikasi Jabatan