Archivierung elektronischer Unterlagen

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Archivierung elektronischer Unterlagen

• Sachstand Möglichkeiten Perspektiven

Dr. Beate Dorfey, Irma Löffler, Marc Straßenburg
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Digital oder Papier Wohin geht die Reise?

• Frage längst beantwortet Einsatz in allen
  Bereichen
• Euphorie der ersten Jahre ist weg, neue Wege
  werden gesucht und beschritten
• Archivarinnen und Archivare müssen sich dem
  Thema stellen!

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Digital oder Papier Wo steht das Land
Rheinland-Pfalz?

• Kabinettsbeschluss 2005 zu landeseinheitlichem
  DMS
• eGovernment-Strategie des Landes
• IT-Zentralstelle
• Gemeinsame technische Plattform durch rlp-Netz
  und rp-Middleware

• De facto mehrere Systeme DMS im Einsatz
• Unübersehbare Vielfalt bei Fachverfahren
• Grad der IT-Unterstützung schwankt schon
  innerhalb einer Behörde
• Weitgehende Ressort-Autonomie in IT-Fragen

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Digital oder Papier Wo stehen die Kommunen?

• Beschluss zu einheitlichem DMS
• Zentrale Betreuung durch Beraterfirma KommWis
• Aufbau Verbünde kommunaler Rechenzentren

• De facto mehrere Systeme DMS im Einsatz
• Unübersehbare Vielfalt bei Fachverfahren
• Grad der IT-Unterstützung schwankt schon
  innerhalb einer Behörde
• Weitgehende Behörden-Autonomie in IT-Fragen

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Elektronische Unterlagen in der Verwaltung ein
weites Feld

• DMS/VBS
• Fachverfahren
• eGovernment
• Kommunikationsplattformen
• Email
• File-Server
• Arbeitsplatz-PCs
• Überall hier können archivwürdige Unterlagen
  vorhanden sein, die dauerhaft zu übernehmen sind!

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Vor welchen Herausforderungen stehen wir?

• Bunte Vielfalt an Anwendungen im Land
• Mangelhafter Überblick
• Zu wenig Personal
• Zu geringe Mittel
• Räumliche Distanz zu anbietenden Stellen
• Nicht abgeschlossene Standardisierungen in vielen
  Bereichen

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Archivare und digitale Archivierung Konsequenzen

1. Keine Archivarin und kein Archivar kann sich auf
   Dauer diesem Thema vollständig verweigern.
2. Auch in der digitalen Umgebung bleibt des die
   Aufgabe des zuständigen Facharchivars/in, die
   Behörden zu beraten, deren Unterlagen zu
   bewerten, zu übernehmen und zu erschließen.
3. Archivare/innen programmieren nicht, sie
   formulieren inhaltliche und organisatorische
   Anforderungen an die Behörde.
4. So wie sich Archivare/innen in die
   papiergestützte Schriftgutverwaltung einarbeiten
   mussten, müssen sie es in die digitale.

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Beispiel Behördenbetreuung

• Verlust von Informationen durch lückenhafte
  Veraktung von Dokumenten
• Mangelhafte Nachvollziehbarkeit von
  Geschäftsprozessen gefährdet die Rechtssicherheit
• Unzureichende Vorbereitung erhöht die Kosten und
  reduziert die Akzeptanz in den Behörden
• Vergessen der Anbietungspflicht an die
  Pflichten führt zu unerwarteten Kosten und
  Aufwendungen

• Prinzipien der Schriftgutverwaltung müssen stets
  beachtet werden
• IT-Anwendungen sind stets auch Aufgabe der
  Organisation
• Unterstützung und Begleitung durch die Hausspitze
  ist unverzichtbar
• Rechtssicherheit geht vor bequemer
  Aufgabenerledigung

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Beispiel Aussonderung

• Archivarinnen und Archivare müssen die
  IT-Anwendungen in den Behörden kennen und
  verstehen
• Archivarinnen und Archivare müssen den Behörden
  mitteilen können, welche Daten sie wie übernehmen
  möchten
• Archivarinnen und Archivare müssen die Behörden
  auf Fehlentwicklungen in der Schriftgutverwaltung,
  der Organisation oder der Langzeiterhaltung
  aufmerksam machen
• Archivarinnen und Archivare müssen dazu die
  wichtigsten Standards, Verfahren und Prozesse der
  digitalen Archivierung kennen, einschließlich der
  Technik

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Technische Voraussetzungen

• Definition Software
• Sammelbegriff für ausführbare Programme und die
  zugehörigen Daten.
• Kann nicht angefasst werden
• BIOS, Betriebssystem, Anwendungsprogramme
• Wird auf Hardware (z. B. Medien, wie USB, CD/DVD)
  gespeichert
• (http//de.wikipedia.org/wiki/Software)

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Technische Voraussetzungen

• Definition Hardware
• Oberbegriff für die mechanische und elektronische
  Ausrüstung eines Systems z. B. eines
  Computersystems.
• Physische Komponente lässt sich anfassen
• Z. B. Festplatte (Speicher), Bildschirm,
  Tastatur, ...
• Funktioniert nur zusammen mit Software
• (http//de.wikipedia.org/wiki/Hardware)

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Technische Voraussetzungen

• Definition technische Infrastruktur
• Zusammenschluss verschiedener technischer ...
  elektronischer Systeme (insbesondere Computer
  ...), der die Kommunikation der einzelnen
  Systeme untereinander ermöglicht.
• Insb. Netzwerke wie LAN, W-LAN
• (http//de.wikipedia.org/wiki/Rechnernetz)

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Technische Voraussetzungen
Software Hardware IT-Infrastruktur
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Digitales Magazin Was wird nun benötigt?

• Hardware
• Bereitstellung von skalierbaren
  Speichersystemen/-kapazitäten
• Serversystem(e)
• Software
• Spezielle Software zur Verwaltung der AIPs
• Flexible Schnittstellen/Tools zur
  (automatisierten) Übernahme und Bearbeitung von
  SIPs und deren Umwandlung in AIPs sowie zur
  Zugänglichmachung der AIPs zur Benutzung

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Anforderungen im Sinne der Langzeitarchivierung

• Redundante Auslegung von Hardwarekomponenten,z.
  B. Server, Stromversorgung, Speichersysteme (SAN,
  NAS)
• Datensicherung(skonzepte) Wann werden welche
  Daten wie gesichert?
• Absicherung der Archivdaten gegen z. B.
  mutwillige und versehentliche Veränderungen
• Organisation des Datenzugriffs / der
  Berechtigungen Wer darf welche Daten einsehen?
• Unterstützung / Support der Systeme auf Jahre
  durch Hersteller

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Digitales Magazin Speicherformate

• PDF/A
• für digitale Dokumente wie Word, Excel,
  ASCII/Textdateien, Internetseiten
• XML
• für Datenbankarchivierung als
  Schnittstellenformat (Datenaustausch)
• TIFF, JPEG2000, SVG
• für Bilder wie BMP, JPEG, Vektorgrafiken
• WAV/MP4
• für Audio, bewegte Bilder (Filme)

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OAIS Der Standard für Digitale Magazine

• OAIS Open Archival Information System
• OAIS Modell zur Beschreibung der Struktur eines
  digitalen Archiv
• Definition zentraler Aufgabenbereiche und
  Verantwortlichkeiten
• Benennung von Funktions- und Informationsmodellen
• Festlegung von Terminologien

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OAIS Der Standard für Digitale Magazine
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OAIS Der Standard für Digitale Magazine
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OAIS Übernahme (Ingest)
Entgegennahme von zu archivierender Information
und Aufbereitung der Information für Speicherung
und Verwaltung innerhalb des Archivs.-
Aushandeln von Vereinbarungen mit Produzenten-
Entgegennahme von SIPs- Kontrolle der
Vollständigkeit und Authentizität des SIP-
Umwandlung SIP zu AIP- Erzeugen von Descriptive
Information (Metadaten) zu AIPs- Weitergabe AIP
an Archival-Storage-Prozess
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OAIS Archivspeicher (Archival Storage)
Speicherung und Erhaltung der Bitströme der
archivierten Information.- Übernahme AIPs von
Ingest- Verteilung AIPs auf verschiedene
Speichermedien- Speicherverwaltung- Prüfung der
Unversehrtheit der AIPs gegenüber Speicherfehlern
und periodisches Wiederauffrischen der
Speichermedien- Sicherstellung der
Rekonstruierbarkeit der AIPs nach Systemausfall-
Auf Anfrage Weitergabe der AIPs an Access-Prozess
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OAIS Datenverwaltung (Data Management)
Verwaltung von Descriptive Information
(Metadaten) und von den Daten, die für das
Funktionieren des Systems verantwortlich sind.-
Administration und Fortschreiben einer Datenbank,
in der die Daten gehalten werden- Verteilung
AIPs auf verschiedene Speichermedien-
Durchführung von Anfragen an Archivdatenbank-
Aufbereiten der gelieferten Daten
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OAIS Systemverwaltung (Administration) I
Sicherstellen des routinemäßigen Funktionieren
des gesamten Archivs.- Aushandeln von
Bedingungen mit Produzenten, unter denen sie ihre
Information an das Archiv sendet- Kontrolle der
Übereinstimmung der gelieferten SIPs mit den
Standards des Archivs- Verantwortlich für
Hardware- und Softwarearchitektur des Archivs-
Überwachung von Systemfunktionen- Untersuchung
von Möglichkeiten zur Optimierung von
Systemfunktionen
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OAIS Systemverwaltung (Administration) II
-Entscheidung über Fortschreiben bzw. Migration
von Archivinhalten-Entwicklung und Überwachung
der für das Archiv verbindlichen Standards
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OAIS Erhaltungsplanung (Preservation Planing)
Sicherstellung des zukünftigen technischen
Zugriffs auf die im Archiv gespeicherten
Information- Überwachung der Entwicklungen des
Hard- und Softwaremarktes- Prüfung der
Lauffähigkeit der gespeicherten Information auf
neu entwickelten Systemen- Entscheidung über zu
verfolgende Erhaltungsstrategie
(Migration/Emulation)
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OAIS Zugriff (Access)
Bereitstellung von Archivinformation gegenüber
Konsumenten.- Auf Konsumentenanfrage Durchsuchen
des Archivinhalts- Auf Konsumentenanfrage
Erzeugen eines DIP- Überwachung der Auslieferung
des DIP an Konsumenten
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Digitales Magazin Kommunikation Archiv
abgebende Behörde

• Art und Umfang der elektronischen Unterlagen,
  die archiviert werden sollen (DMS.../Speicherbeleg
  ung)
• Ansprechpartner für die Organisation und Technik
• Informationen über die technische Struktur der
  Metadaten und Dokumente z.B.
• XML-Schemadefinition oder CSV-Struktur der
  Anbieteverzeichnisse
• Dokumentation
• Beispiel eines Anbieteverzeichnisses

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Digitales Magazin Bewertung und Übernahme
(Fachverfahren)

• Beispiel relationale Datenbanken- gesamten
  Datenbank archivwürdig- nur Auszüge sind
  archivwürdig
• Aussonderungsformat csv oder xml-File bei
  einfacher StrukturÖffnen der Archivpakets in
  z.B. in Exel möglich.
• Aussonderungsformat SIARD-DatenbankformatEs
  werden Struktur und Inhalt in SIARD Format
  übersetzt, so dass jederzeit ein Zugriff auf die
  Daten ohne die ursprüngliche Datenbanksoftware
  möglich ist.

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Digitales Magazin Bewertung und Übernahme
(Fachverfahren)

• Beispiel Auswandererdatenbank

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Digitales Magazin Bewertung und Übernahme
(Fachverfahren)
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Digitales Magazin Bewertung und Übernahme
(Fachverfahren)

• Beispiel Digitales Wasserbuch

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Digitales Magazin Bewertung und Übernahme
(Fachverfahren)
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Digitales Magazin Dokumentation in der LAV
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Digitales Magazin Dokumentation in der LAV
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Digitales Magazin Dokumentation in der LAV
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Digitales Magazin Rheinland-Pfalz
Vorüberlegungen und Grundprinzipien

• Archivierung digitaler Unterlagen zentral nur an
  einem Ort
• Politische und finanzielle Unterstützung der
  Landesregierung unverzichtbar
• Offene, flexible und ausbaufähige Lösung mit
  gutem Support
• Integration in die bestehenden facharchivischen
  und organisatorischen Strukturen

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Digitale Magazin Rheinland-Pfalz

• Ausstattung

• Organisation

• Sachmittel Pilotierung 2012/13 140.000
• Sachmittel Produktivbetrieb 2014/15 160.000
  (beantragt)
• Personal 1 Stelle hD, 2 Stellen ghD, 1
  Informatiker

• Eigenes Referat angesiedelt in Zentralabteilung
• Personelle Verflechtungen zu EDV-Referat und
  Referat Vorarchivische Registraturarbeit
• Aktive Mitarbeit aller Facharchivarinnen und
  Facharchivare aller Abteilungen bei
  Behördenbetreuung, Bewertung und Übernahme

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Arbeitsauftrag Pilotierung

• Ermittlung einer geeigneten OAIS-konformen
  Archivierungslösung (DIMAG hp/SER Scope
  Solutions OAIS Siemens/Tessella)
• Teststellung mit Probeübernahmen ausgewählter
  Unterlagen
• Ermittlung archivrelevanter IT-Anwendungen in der
  Verwaltung
• Evaluation des Testsystems Ermittlung künftiger
  Bedarfe
• Regelmäßige Information und Schulungen im
  Kollegenkreis

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Digitale Archivierung Wo stehen wir?

• staatlich

• kommunal

• Pilotierung des Digitalen Magazins
  Rheinland-Pfalz seit Januar 2012
• Schaffung organisatorischer, personeller,
  finanzieller und technischer Voraussetzungen
• Schulungen der Kolleginnen und Kollegen
• Produktivbetrieb Januar 2014

• ?

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Problemfall Die Kommunen

• Die Notwendigkeit eines kommunalen Digitalen
  Magazins ist unbestritten, aber
• technische, finanzielle, personelle und
  organisatorische Möglichkeiten der Kommunen sind
  beschränkt
• hoher Schulungsbedarf bei den Archivarinnen und
  Archivaren
• kommunale Selbstbestimmung erschwert Verbünde und
  Kooperationen

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Kooperationen

• Vorteile einer Archivierung im Verbund
• Kostensenkung
• Arbeitserleichterung durch Nachnutzung und
  Vermeidung von Doppelarbeit
• Fachlicher Austausch
• Bessere Durchsetzungsfähigkeit gegenüber Behörden
  und Anbietern
• Erleichterter Datenaustausch im Hinblick auf
  Portallösungen

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Kooperationsmöglichkeiten

• Einrichtung von Archivierungsverbünden
• Kommunen untereinander (Beispiel NRW)
• Zentrales Kommunales Digitales Archiv
• Kommune mit Staat (Beispiel Baden-Württemberg)
• Länderübergreifende Kooperationen
• Voraussetzung Überwindung rechtlicher,
  organisatorischer und finanzieller Hindernisse

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Empfehlungen und Hinweise

• Nutzen Sie Schulungsmöglichkeiten!
• Informieren Sie sich frühzeitig in den Behörden
  über den Bedarf!
• Warten Sie nicht, bis die Ereignisse Sie
  überrollen! Bleiben Sie aktiv!
• Sprechen Sie miteinander und mit anderen, die
  bereits Erfahrungen haben!
• Suchen Sie Verbündete in der Organisation, der
  IT und nicht zuletzt in der Verwaltungsspitze!
• Beginnen Sie jetzt mit der Schaffung der
  organisatorischen und finanziellen
  Voraussetzungen!

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Einstiegshilfen

• www.langzeitarchivierung.de Nestor-Seite mit
  zahlreichen Informationsmaterialien
• http//www.koopa.de/produkte/xdomea2.html Seite
  zu xdomea 2.0
• http//www.archivschule.de/forschung/schriftgut/sc
  hriftgutverwaltung.html Materialsammlung der
  Archivschule Marburg zum Thema Schriftgutverwaltun
  g
• http//www.bundeskonferenz-kommunalarchive.de/empf
  ehlungen.html Empfehlungen der BKK zur
  elektronischen Archivierung
• http//www.staatsarchiv.sg.ch/home/auds.html
  Präsentationen der Beiträge des Arbeitskreises
  Archivierung von Unterlagen aus digitalen
  Systemen

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Kontakt

• Dr. Beate Dorfey
• Tel. [phone] Email b.dorfey_at_landeshaupta
  rchiv.de
• Irma Löffler
• Tel. [phone]Email i.loeffler_at_landeshaup
  tarchiv.de
• Marc Straßenburg
• Tel. [phone]
• Email m.strassenburg_at_landeshauptarchiv.de