Proyecto de Modernizaci

1
Proyecto de Modernización de Secretarías de
Educación
Componente de Procesos
2
Objetivo General PMSE

• Reorganizar y fortalecer a las secretarías de
  Educación, con el fin contar con instituciones
  que desarrollen la política educativa de manera
  eficiente y logren ampliar su capacidad de apoyo
  a las instituciones educativas.
  .

3
Componentes PMSE

• Procesos.
• Sistemas de Información y tecnología.
• Gente y Cultura.
• Actividades Complementarias.
• Estructuras organizacionales.

ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS
GENTE Y CULTURA
PROCESOS
ESTRUCTURA
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
4
ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS
GENTE Y CULTURA
PROCESOS
ESTRUCTURA
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Son el grupo de actividades y métodos de trabajo
que realizan y utilizan los funcionarios de la
Secretaría de Educación para cumplir con sus
objetivos y funciones y consolidar buenas
prácticas en el sector
5
Cadena de valor
MACROPROCESOS DIRECCIONAMIENTO
6
Etapas del componente
Implementación
Diagnóstico
Diseño Macro
Diseños Detallados

• Secuencias de Operaciones
• Mapas de cada proceso
• Identificar unidades de medida
• Análisis de Volúmenes
• Definir indicadores clave de volumen
• Definir Períodos Base
• Obtener y depurar listas de actividades
• Definir y acordar métodos de Valuación
• Análisis DOFA sobre centralización o
  descentralización
• Ejecución de planes de Choque

• Definición Misión - Visión
• Cadena de valor
• Modelos Conceptuales
• Bosquejo del deber ser
• Datos base (Relación trabajo tiempo)

• Implementación de procesos
• Implementación de indicadores
• Documentación definitiva y formal
• Misión / Visión
• Organigrama
• Perfiles y Funciones
• Listas de actividades
• Procedimientos
• Explicación
• Diagrama de flujo
• Políticas
• Indicadores
• Anexos.

• Diseño Detallado
• Procedimientos
• Árboles de decisión
• Días típicos
• Control de ejecución Indicadores de gestión
• Matriz de Responsabilidades
• Niveles de Aprobación
• Perfiles y Funciones
• Políticas
• Documentación preliminar

Sostenibilidad Certificación de procesos y
Sistemas de Gestión de Calidad
Preparación
Auditoría de Diagnóstico
Acompañamiento y Seguimiento
Preauditoría de certificación
Auditoría de certificación
Sostenibilidad
7
Certificación Nacional de Procesos
8
Metodología del Proceso de Certificación Nacional
Preparación
Preparación
Diagnóstico
Acompañamiento y Seguimiento
Preauditoría de certificación
Auditoría de certificación
Sostenibilidad
En esta etapa se definió el diseño y
configuración del proyecto de certificación del
Ministerio y las Secretarías de Educación
pertenecientes a entidades territoriales
certificadas. Se definió el plan de trabajo, los
propósitos y metas a cumplir, el equipo auditor,
las SE a acompañar y el referencial de
cumplimiento de los procesos.
9
Metodología del Proceso de Certificación Nacional
Preparación
Preparación
Diagnóstico
Acompañamiento y Seguimiento
Preauditoría de certificación
Auditoría de certificación
Sostenibilidad
En esta etapa se realiza la evaluación inicial
sobre el nivel de cumplimiento de los procesos y
la documentación de la SE respecto a los
requisitos definidos en los Documentos de
Especificaciones Técnicas. A partir de los
resultados del diagnóstico, la SE debe generar un
Plan de Acción para solucionar las no
conformidades (no cumplimientos) evidenciados en
la evaluación. Lo anterior con el fin de
garantizar el mejoramiento de la gestión y el
adecuado cumplimiento de los requisitos definidos
para cada proceso a certificar, al igual que los
requisitos de gestión de calidad aplicables a la
Secretaria.
10
Metodología del Proceso de Certificación Nacional
Preparación
Preparación
Diagnóstico
Acompañamiento y Seguimiento
Preauditoría de certificación
Auditoría de certificación
Sostenibilidad

• En esta etapa se efectúa la revisión del plan de
  acción definido por la SE verificando el grado de
  avance en su cumplimiento y el nivel de eficacia
  de las acciones definidas.
• Lo anterior con el fin de identificar posibles
  ajustes orientados a fortalecer
• El análisis de las causas generadoras de las no
  conformidades
• La definición e implementación de acciones
  eficaces que permitan solucionar las no
  conformidades y evitar su ocurrencia futura
• La disponibilidad de registros que evidencien los
  resultados derivados de la implementación del
  plan de acción

11
Metodología del Proceso de Certificación Nacional
Preparación
Preparación
Diagnóstico
Acompañamiento y Seguimiento
Preauditoría de certificación
Auditoría de certificación
Sostenibilidad

• En esta etapa se evalúa el avance de la SE en el
  cumplimiento de los requisitos definidos en los
  Documentos de Especificaciones Técnicas, haciendo
  énfasis en los temas incluidos en el plan de
  acción.
• En esta etapa se han definido unos indicadores
  mínimos relacionados con la probabilidad de éxito
  de la auditoría del ente externo, a saber
• En proceso de certificación Porcentaje de
  cumplimiento en cada proceso mayor o igual al
  70.
• En etapa de sostenibilidad Porcentaje de
  cumplimiento en cada proceso mayor o igual al 90

12
Metodología del Proceso de Certificación Nacional
Preparación
Preparación
Diagnóstico
Acompañamiento y Seguimiento
Preauditoría de certificación
Auditoría de certificación
Sostenibilidad

• Realizada por un ente externo acreditado, otorga
  un certificado de manera integral al proceso
  evaluado, teniendo en cuenta el cumplimiento de
  los requisitos y la efectiva articulación de las
  actividades a cargo del MEN y de las Secretarías
  de Educación. A la fecha los temas de mayor
  impacto en la evaluación realizada por el
  ICONTEC, corresponden a
• Cumplimiento de los procedimientos obligatorios
  de gestión de calidad.
• Evaluación de la competencia y el desempeño del
  personal
• Uso adecuado de los sistemas de información
  soporte de los procesos
• Atención oportuna y efectiva de PQR de los
  clientes
• Implementación de mecanismos de seguimiento y
  medición
• Actualización de la información de Planta,
  Matricula y Preguntas Frecuentes

13
Metodología del Proceso de Certificación Nacional
Preparación
Preparación
Diagnóstico
Acompañamiento y Seguimiento
Preauditoría de certificación
Auditoría de certificación
Sostenibilidad
El propósito de esta etapa es el de hacer
seguimiento y mantenimiento a la certificación
obtenida por el MEN y por las SE, la cual se
otorga por un periodo de tres (3) años con
auditorias de seguimiento anual por parte del
ente externo certificador. Para ello, se tienen
previstas auditorías adicionales por parte del
MEN, dependiendo de los resultados obtenidos por
la Secretaria de Educación en la auditoria de
certificación. Se espera que a medida que se
consolida la cultura de mejoramiento continuo,
las Secretarías vayan adoptando las mejores
prácticas para gestionar sus procesos.
14
Documentación de soporte

• Macroprocesos
• Documento de Especificaciones Técnicas
• Listas de Chequeo
• Todos ellos pueden ser descargados de la página
  web del Proyecto de Modernización de Secretarías
  de Educación
• www.modernizacionsecretarias.gov.co

15
(No Transcript)