Arquivos Pernamentes

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Arquivos Pernamentes

• Aula 10

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Guias, Inventários e Catálogos

• Os guias
• O Guia tem a missão específica de orientar,
  fazendo valorizações globais e destacando os
  elementos mais importantes. Não desce a uma
  particularização.
• Pode
• Assinala características gerais
• Estabelece relações
• Aponta bibliografias
• Pontualiza a história dos órgãos produtores.

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• Vários objetivos podem atribuir-se aos Guias
• Proporcionar informações gerais sobre um Arquivo
  (instituição) e seus fundos/sistemas
• Proporcionar informações gerais sobre um conjunto
  de fundos/sistemas unidos por um laço comum ou
  características similares
• Os Guias como instrumentos primários de
  informação situa os fundos/sistemas den-tro do
  conjunto de um arquivo, ou valora cada um dos
  arquivos dentro de uma rede mais ampla

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• Elaboração de Guias
• Capítulos introdutórios
• Descrição dos fundos
• Apêndices.
• Na primeira parte descreve-se questões prévias
  como dados práticos de identificação geral,
  incluindo-se informações sobre a natureza
  jurídica dos fundos e uma bibliografia básica.
• A segunda parte constitui o nú-cleo fundamental
  do Guia.
• E a terceira parte o seu conteú-do pode ser
  bastante variável.

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• Inventários
• É uma descrição global de cada uma das séries ou
  sub-séries documentais do fun-do/sistema, sem
  descer a particularização das peças ou unidades
  documentais.
• Concebido o inventário com reflexo mate-rial da
  organização quebramos com a con-sideração
  tradicional de inventário como simples relação ou
  lista.
• Inventariar é uma operação precisa e deli-mitada
  dentro da tarefa geral da descrição

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• Os elementos indispensáveis para a descri-ção de
  um inventário
• Datas-limites
• Tipologia documental
• Numeração sequencial
• Numeração do plano de classificação
• Localização da série no depósito.

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• Catálogos
• É o instrumento que descreve ordenada-mente e de
  forma individualizada da peça documental (simples
  ou composta) de uma série ou sub-série e de um
  fundo.
• Elementos essenciais da
• catalogação
• Dados internos
• Dados Externos
• Dados de localização

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• Dados Internos
• Data, tipologia, autor, destinatário, assunto.
• Dados Esternos
• Medidas, fólios, conservação, material utilizado
  na con-fecção do documento.
• Dados de Localização
• Arquivo, fundo, série ou sub-série, número de
  ordem, notação de localização.
• Ex
• 1000 - 1798, Outubro, 6, Lisboa
• Carta do proprietário de ofício de porteiro da
  Secretaria do Conselho Ultramarino, João Antônio
  Botelho, à rainha D. Maria I, solicitando
  capachos para serem colocados nas janelas do
  Conselho.
• AHU_ACL_CU_0889, Cx. 11, D.1000

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Inventário Catálogo
Finalidade Descrição Descrição
Objeto da Descrição Série Documental Peça documental
Campo de Ação Fundo Série ou subsérie
Lugar ocupado na programação descritiva 2º depois do Guia 3º depois do Inventário
Qualidade da informação Sumária Analítica
Elemento da Descrição Datas-limites, tipologia autor, destinatário, as-sunto. Data completa, tipolo-gia, autor, destinatário, assunto, dados externos.
Função Controle, orientação Informação
Complemento Índice alfabético Índice alfabético