Title: Chapter 4: Data Management
1- Chapter 4 Data Management
Prepared by Yudhi Herliansyah Trisakti University
2Data
- Data Secara luas didefinisikan sebagai komponen
yang saling berkaitan, meliputi - Data Models, memberikan struktur data
- File Orientation
- Data-base Orientation
- Data values
3- Tindakan atas data merupakan proses konversi
input menjadi output - Rangkaian terkait tugas yang harus dilakukan utk
memproses data disebut prosedur.
4Fungsi utama dalam mengelola sumberdaya data
- Menciptakan catatan dan penyimpanannya. (Record
Repository, Creation) - Memelihara catatan melalui aktivitas seperti
menambahkan catatan baru atau update data.
(Repository Maintenance through additions and
updates) - Mendapatkan/menampilkan data yang sudah disimpan
(Data Retrieval) - Melakukan pengarsipan dan penghapusan data (Data
Archival and Removal)
5Data ttg Entities
- Entity adalah suatu object, person, atau event
dimana perusahaan mengumpulkan dan menyimpan data - Characteristics dari Entities merupakan
Attributes - Masing-masing attribute didalam system disebut
Data Element - Biasanya terdapat hubungan one-to-one antara
attributes dan data elements - Secara luas attribute memiliki beberapa
spesifik attributes dan seluruhnya termasuk data
elements, seperti alamat yang terdiri atas - Street Address
- City
- State
- Zip Code
- Country
6- Field Length, adalah jml/banyaknya posisi
tertentu yang dibutuhkan utk menyimpan suatu
elemen data. Besarnya ditentukan oleh jml
karakter yang dinginkan dan value field yang
sesuai dengan atribut yang akan diisi. - Data Type, adalah tipe elemen data berdasar pd
kelas data yang disimpan dalam field tertentu.
7Data Models
Data Models
Data-bases
Files
- Data base
- Data-sets (or Tables)
- Record
- Data Element
Figure 4-1
8Hirarkhi Data pd sistem berorientasi file
- Pengelolaan dan penyimpanan data
terkomputerisasi membutuhkan prosedur formal yang
harus diikuti. Sistem berorientasi file adalah
aplikasi yang hanya dapat dioperasikan untuk
menggunakan suatu data tertentu saja. - Setiap recorded attribute dari suatu entity
merupakan suatu data element - Field Length Merupakan banyaknya atribut atau
simbol yang dibutuhkan untuk menyimpan suatu data
element
9Hirarkhi Data pd sistem berorientasi Data base
- Sistem berorientasi pada data base adalah sistem
atau aplikasi yang diterapkan dimana user
aplikasi dapat menggunakan dan mengelola banyak
data
10- Data Type
- Character
- Numeric
- Date
- Raw
- Data Value, adalah data yang disimpan yang
memiliki atribut tertentu.
11Some Specifics
124 tipe data file
- 1. Master Files, memuat catatan mengenai entity
tertentu (orang, tempat, atau benda) seperti
pelanggan, kantor dan produk. - 2. Transaction Files, memuat catatan mengenai
peristiwa-peristiwa yang sedang diproses, seperti
penjualan atau penerimaan barang. - 3. History Files, memuat catatan mengenai
transaksi yang telah selesai, misal penjualan yg
telah terjadi - 4. Reference Files, memuat catatan atau tabel utk
melakukan perhitungan atau pemeriksaan ketepatan
input, seperti harga produk, nama pelanggan.
13Klasifikasi Arsip (Master Files)
- Master files Berisi data (catatan) permanent
tentang entities (people, places, and things).
Contoh MF dalam Akuntansi - General and Subsidiary ledgers
- General ledger master file
- Customer/Accounts Receivable master file
- Vendor/Accounts Payable master file
- Inventory master file
- Employee/Payroll master file
- Open WIP master file
- Standard cost master file
14Klasifikasi Arsip(Transaction Files - I)
- Transaction files Berisi catatan-catatan
berkaitan dengan events (peristiwa) yang
diproses, seperti sales, receipts of goods, dll. - Transaction files termasuk transaction data
rinci. Transaksi file berisi general atau
special journals dalam sistem manual - Secara periodik, data transaksi diposting kedalam
master file dan kemudian simpan atau diarsip
15Klasifikasi Arsip(Transaction Files - II)
- Accounting terkait transaction files adalah
- General/Special journal file (General ledger)
- Sales/Cash receipts file (Accounts receivable)
- Receiving/Purchases file, Cash disbursements file
(Inventory, Accounts payable) - Inventory issuance file/shipment file/sales
file/adjustments file (Inventory) - Payroll/Cash disbursements (Payroll)
16Klasifikasi Arsip Lain - I
- Reference files Berisi tabel atau daftar data yg
dibutuhkan utk membuat perhitungan atau utk
memeriksa akurasi data input . Contoh tabel
harga product , daftar pelanggan, dll. - History files disebut pula archive berisi
catatan berkaitan semua transaksi yang telah
diselesaikan seperti transaksi penjualan
sebelumnya - Open files merupakan transaksi yang belum
terselesaikan (incomplete transactions). Contoh
Open sales order file Sales
transaction file
17Klasifikasi Arsip Lain - II
- Report files dihasilkan dari catatan dalam
master atau transaction files. contoh, Laporan
Umur piutang yang dihasilkan secara periodik
merupakan bersumber dari master file Accounts
Receivable. - Backup file merupakan suatu copy dari file saat
ini dari file yang ada. - Suspense file kumpulan catatan dari file yang
rusak (erroneous atau questionable data)
18Kunci Catatan (Record-Key)
- Record keys elemen data dalam catatan yang
berfungsi sebgai sort keys. Contoh,
customer-account number - Two types record keys yg sering digunakan dalam
master dan transaction file yaitu primary key dan
secondary keys - Primary key (disebut juga record key) berisi
atribut yang unik (uniquely) mengidentifikasi
suatu specific record. contoh, customer number - Secondary key atribut selain dari primary key
yang merupakan cara alternatif untuk mengakses
catatan dalam file. contoh, nama akhir customer
19Flags
- Flags merupakan simbol atau karakter yang
digunakan untuk tujuan pengendalian. contoh,
end-of-batch flag.
20Logical View Versus Physical Storage of Records -
I
- 2 cara yang digunakan utk menggambarkan sistem
informasi khususnya data (File structure) dalam
suatu sistem - 1. logical view file structures, berkaitan
dengan cara pandang pemakai terhadap sistem
informasi. - 2. physical view file structures, berkaitan
dengan pengorganisasian data
21Pertimbangan dalam merancang Record dan File
- Siapa usernya
- Tujuan penggunaannya
- Pengorganisasiannya dan aksesnya
- Lama file disimpan
- Dll
- Semua mempengaruhi aplikasi yang akan dirancang
dan model data.
22Dokumentasi data pada sistem berorientasi file
- Ditentukan oleh record Layout, yang menunjukkan
masing-masing field dalam membentuk record dan
urutannya
23Keuntungan File-oriented system (flat file)
- Lebih efisien digunakan pada pengolahan data yang
masih terbatas jumlahnya. - Masing-masing user menyimpan file sendiri
sehingga keamanan ada ditangan user. - Sederhana dan mudah penggunaannya.
24File-oriented system (flat file)
25Dokumentasi data pada sistem berorientasi Data
base
- Dalam data base system, data dapat digunakan
secara bersama-sama (sharing), satu sumber untuk
semua user dan aplikasi. - Fokus pada data sebagai
- Tempat penyimpanan data dirancang sedemikian rupa
agar dapat digunakan oleh berbagai macam aplikasi.
26Dokumentasi data pada data base system
- Elemen data yang berhubungan dikelompokkan ke
dalam suatu data base yang merepresentasikan
entitas. - Contoh seorang konsultan adalah entitas, elemen
datanya meliputi nama, alamat, no telp, tgl
lahir, jumlah pegawai. - Conceptual data model, berarti mengelompokkan
data entitas menurut logika tertentu.
27Data base system
28Dokumentasi data pada data base system
- Pemahaman terhadap model data konseptual melalui
2 dokumentasi - 1. data dictionary
- 2. entity-relationship diagram
29Data Dictionary
- Berfungsi sebagai referensi atau
- Repository
- Berisi fakta suatu elemen data yang terkandung
dalam data base
30Entity Relationship (ER) Diagram
- ER diagram merupakan teknik dokumentasi utk
merepresentasikan hubungan diantara entitas dalam
suatu sistem. - REA adalah salah satu model dalam sistem Data base
31Bentuk ER_Diagram
Entity
Relationship
Entity
1
1
Sales- person
Car
Assigned
1
M
Places
Order
Customer
M
M
Vendor
Inventory
Supply
32 Contoh REA Data Model
R
E
A
M
M
Sales
M
1
Inventory
Sales person
M
M
1
Customer
1
M
M
Cash Collections
1
M
Cash
Cashier
M
1
34
33Arus Economic Events dalam GL (Pemrosesan
transaksi) Manual system
34Accounting Records dalam Computer-Based System
Penjelasan tahapan dalam Gambar 1. Bandingkan
saldo AR dalam balance sheet dengan master file
saldo akun control AR . 2. Rekonsiliasikan AR
pengendali dengan total akun AR subsidiary . 3.
Pilih sample jurnal yg update AR subsidiary
ledger dan trace transaksi ini dalam sales
journal (archive file). 4. Dari jurnal ini,
identifikasi sumber documen yangdapat ditarik
dari file dan lakukan verifikasi, konfirmasi
sumber dok ini dengan pelanggannya.
35Audit Trail
Financial Statements
Source Document
General Ledger
Journal
Financial Statements
Source Document
General Ledger
Journal
Akuntan harus mampu tracing kedua arah.
Sampling dan konfirmasi adalah 2 teknik yg biasa
digunakan.
36Flowcharting
- Digunakan untuk mengikhtisarkan banyak kata
(narasi) dari suatu aktivitas dalam sistem
pendokumentasian. - 1. System Flowchart, menggambarkan hubungan
diantara proses - 2. Program Flowchart,menggambarkan setiap proses
tahapan dalam program komputer - 3. Document Flowchart, menekankan arus dokumen
yang diproses dari suatu aktivitas dalam sistem. - 4. Data Flow Diagram, menggambarkan urutan
aktivitas dalam sistem
37Data-Flow Diagrams
- Suatu data-flow diagram menunjukkan arus fisik
dan logika dari data melalui sistem pemrosesan
transaksi - Physical devices dari data yg ditranformasikan
tidak digunakan dalam diagram logika - 4 simbol yg digunakan
38Simbol yg digunakan dalam Data Flow Diagrams (DFD)
- Merepresentasikan sumber data external atau
destinasi data . - mengindikasi entity atau suatu proses yg
mengubah atau mentransformasi data - Representasikan suatu penyimpanan atau repository
data - Mengindikasi arah data
39Symbol pada Flowcharts
Terminal menunjukkan sumber atau destinasi dari
dokumen Dan laporan
total yang dihitung (menghitung)
Dok sumber atau laporan
connector antar halaman
penangananManual
connector halaman penutup
File utk menyimpan dok sumber Dan laporan
Diskripsi proses atau komentar
Catatan akuntansi (journals, registers, ledgers)
Arus Dokumen
40 Systems Flowchart
41Sales Department
Credit Department
Warehouse
Shipping Department
A
Sales Order 1
Customer
Sales Order2
Customer Order
Checks Credit
Sales Order 4
Credit Records
Sales Order3
Picks Goods
Stock Records
Prepare Sales Orders
Signed Sales Order 1
Picks Goods
Customer Order
Sales Order2
Sales Order 1
Sales Order 1
Sales Order 1
Sales Order 4
Sales Order 1
Sales Order3
Signed Sales Order 1
N
Sales Order2
N
Distribute SO and File
A
Customer Order
Customer
Sales Order 4
Signed Sales Order 1
Sales Order3
Document Flowchart
Sales Order2
N
42Program Flowchart
Start
Read Trans (T)
Read Master (M)
TM?
Yes
TltM?
No
MMamount Tamount
Write To new Master?
43Data Flow Diagram
Data Flow Diagram for Payroll Processing
44A Context Diagram
Process bubble
Customer
Relevant Environment comprised of External
Entities
Payment
Cash Receipts Process
Boundary (border between a system and its
environment)
Bank
Deposit
Dataflows (Interfaces)
This is a flow connecting a system with its
environment
45A Physical DFD
1. Bubbles are labeled with nouns 2. Data flows
files have physical descriptions
Customer
Sales Clerk 1.0
Order register tape
Cash
Cashier 2.0
Form 66W
Verified register tape
Book- Keeper 3.0
Deposit slip cash
Sales information
Bank
Blue sales book
46A Logical DFD
1) Bubbles are labeled with verbs that describe
the activity taking place 2) Data flows files
have logical descriptions
1.0 Receive Payment
Customer
Payment
Receipts receipts summary
Verified receipts
2.0 Compare Cash Tape
3.0 Prepare Deposit
Sales record
4.0 Record Sale
Deposit
Sales data
Verified receipts summary
Bank
Sales Journal
47Latihan Kelompok
- Soal_1. Identifikasi Primary key, dan list 2
secondary key, tipenya, dan contoh data values - a. GL e. Cash receipt
- b. A/R f. Purchase orders
- c. A/P g. Cash disbursements
- d. Inventory
48Latihan Kelompok
- Soal_2. Buatlah document flow chart perusahaan
pengecer (grosir) untuk transaksi pembayaran
hutang, dan narasikan document flowchart yang
dibuat tersebut.
49thanks