LES DIFFERENTES ETAPES DU PROCESSUS ACHAT

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LES DIFFERENTES ETAPES DU PROCESSUS ACHAT

• 1) Lexpression du besoin (analyse de la valeur)
• 2) La prospection
• 3) La documentation
• 4) La consultation
• 5) Lanalyse des offres
• 6) La négociation
• 7) Le contrat
• 8) Laccusé de réception, le bon de livraison, la
  facture
• 9) Le suivi de la commande

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1 - L expression du besoin

• Sensient Flavors
• Demandes internes
• service RD
• Production
• Maintenance
• Tous les services achats généraux
  prestataires
• Demandes externes
• client (modification du cahier des charges)
• contexte économique (évolution prix matières
  premières)

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L expression du besoin

• Déclenchement
• 1) Produit à consommation régulière (MP,
  Emballages)
• Consommation définie à partir du plan de
  production
• Articles gérés par un système de stock (stocks
  mini , inventaires réguliers
• Volume de commande pré-défini dans certains cas
• pas de demande d achat (appros).
• 2) Produit à consommation irrégulière
  (Maintenance, Labo)
• DA initiée par le responsable de service
• choix de la fourniture fait en amont par le
  service concerné
• choix du fournisseur par l acheteur ou le
  service
• 3) Nouveau produit
• fournisseur choisi par le RD.
• consultation à partir d un c.d.c. défini par le
  RD, production ou service Clients

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L expression du besoin

• Un moyen d optimiser l expression du besoin est
  d utiliser l analyse
• de la valeur.

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1. Les outils utilisés pour cette analyse

• L analyse fonctionnelle qui détermine
• les fonctions principales
• les fonctions secondaires
• Les fonctions contraintes
• La cotation fonctionnelle qui hiérarchise les
  fonctions en fonction de
• leur importance (indispensable, utile,
  accessoire)
• leur criticité (souvent, parfois, occasionnel)
• Le cahier des charges fonctionnel
• permet lexpression du besoin non pas en terme de
  produit mais à partir des fonctions quil doit
  remplir.

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2. La prospection du marché

• Objectif Recueillir toute information
  nécessaire à la bonne connaissance du marché.
• Liste exhaustive des fournisseurs référencés
• Elargir la recherche sur les fournisseurs
• potentiels
• non identifiés
• Recherche au travers d Internet, dans les
  salons, les
• expositions, la presse professionnelle, les
  annuaires
• professionnels, la publicité.
• Constitution d une documentation

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La prospection du marché (fin)

• Sensient Flavors
• abonnement à Kompass qui permet d accéder à des
  annuaires professionnels,
• Internet
• abonnement à des revues professionnelles (Ria,
  Process, InfoVrac, l Usine nouvelle)
• catalogues fournisseur
• Pas de salons ou d expositions.

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3. La documentation

• Elle comprend
• les fichiers (fournisseurs référencés)
• les revues (Process, Ria, InfoVrac, l Usine
  Nouvelle)
• les statistiques
• les normes (GMP, HACCP, certification casher,
  certification Hallal)
• la réglementation(ADR pour le transport de
  matières dangereuses, LAMY pour la réglementation
  agro-alimentaire)
• GMP norme spécifique en vigueur sur
  l alimentation animale sur le marché
• européen.

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4. La consultation

• La consultation  les appels doffres avec le
  cahier des charges fonctionnel sont envoyés aux
  fournisseurs.
• On consulte généralement pour la recherche dun
  nouveau produit, lorsque les quantités dachats
  changent ou lorsque les critères stratégiques
  changent.
• Il est important de raisonner en terme de
  fonction et non de produit auprès des
  fournisseurs, lors de la rédaction des appels
  doffre, car le gain escompté peut se chiffrer
  entre 15 et 35, voir plus.
• Sensient Flavors Consultation par fax ou par
  courrier avec description synthétique des
  fonctionnalités attendues.

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5. L analyse des offres

• Faire l inventaire des réponses,
• analyser les offres (éléments certains,
  optionnels et incertains),
• classer les données par nature (prix,
  fournisseurs, délais, qualité),
• procéder aux comparaisons avec le tableau
  dalignement,
• dégager des couples de comparaison comme prix /
  aptitude à lemploi, prix / délai, prix /
  quantité, etc
• Sensient Flavors inventaire des réponses,
  comparatif des offres sur base du prix, délai et
  mode de paiement.
• Etude de plus en plus fréquente de la santé
  financière des fournisseurs.

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L analyse des offres (suite)

• Le choix du ou des fournisseurs finaux se fait en
  fonction de 2 paramètres fondamentaux 
• lenjeu
• le risque
• et 3 critères 
• économique
• technique
• financier

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6. La négociation

• Cest une étape qui permet de conforter lenjeu
  et de limiter les risques.
• Elle permet également de réduire les coûts et
  détablir un dialogue avec le fournisseur pour
  revoir certains points et tendre vers un
  partenariat.
• Sensient Flavors entretien individuel avec
  chacun des fournisseurs consultés
• pour re-valider la proposition (délai,quantités,
  prix)
• pour évaluer les risques (ruptures, planning de
  prod, produit de substitution)
• pour renégocier les conditions tarifaires
  (volumes d achat, conditions de paiement,
  transport)

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7. Le contrat

• La commande est un contrat synallagmatique (donc
  engagement réciproque entre les deux parties)
• Définir lobjet du contrat
• La quantité
• Le prix
• Les délais
• La révision du prix
• La clause compromissoire
• La juridiction compétente en cas de litige

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8. LARC, Le B.L, La Facture

• LARC est obligatoire si il ny a pas eu doffre
  préalable à la commande.
• Le B.L accompagne la marchandise livrée, document
  obligatoire qui permet de faire un contrôle
  quantitatif et qualitatif
• La facture est lélément comptable qui fait suite
  à la livraison. Elle doit être vérifiée pour
  comparaison entre la commande et le B.L, pour
  éviter les litiges et mettre en paiement.

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9. Suivi de la commande

• Mettre en place des indicateurs permettant de
  vérifier les engagements des fournisseurs (en
  terme de délai, prix, qualité) et de faire des
  actions correctives en cas de défaillance.
• Sensient Flavors évaluation des fournisseurs en
  fin d année

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(No Transcript)