GALATHEA 3

1
GALATHEA 3
TMS
2
Total Management Solution

• Trine Mortensen Didriksen
• Mette Marie Hansen
• Signe Christensen

TMS
3
Del 1
TMS

• Målhieraki
• Overordnet plan
• Den kritiske vej
• Ganttkort
• Milepælsansvarskort
• Valg af metoder

4
Målhieraki
TMS
Videnskaben frem i lyset
Vision
Gennemførelse af turen forskning
Formål
Galathea 3 sejlklar 1/8 2006
Projektmål
Klargøring og ombygning af skib
Formidling og undervisning
Samarbejde med mediepartnere
Fundraising
Koordinering af forskningsprojekter
Indsatsområder
Plan
Laborato- rier
Indrette kahytter til mediefolk og forskere
Installation og opkobling af satellit- udstyr
Besætning
Flere sponsor kroner
Udstilling
Undervis nings- materiale
Interessent- pleje
Formidling via medier
Mål
5
Overordnet plan
TMS
Ekspeditions-fonden
Projekt- leder
Referencegruppe
Projekt-gruppe
MILEPÆLE Projektplan udarbejdet PG
sammensat Opstartsseminar slut Lab. plan
godkendt Plan over kahytter fællesarealer
godkendt Skib leveret Besætning ansat Aftale med
mediepartnere på plads Koordinering af
forskningsprojekter færdig Specialudstilling
godkendt Undervisningsmateriale godkendt Afsejling
Projekt- Opstart Seminar d. 2/1 4/1 2006
Projekt-forbered- else d. 16/ 12 2005 1/1 2006
Projekt-afslutn-ing d. 1/8 2006
Projekt-evaluer-ing d. 2/8 2006
Interessentanalyse kommunikationsplan
Skib funktio-nelt
Interessenternes Behov og krav
Kundens tilfredshed
Koncept
Design
Indkøb
Montage
Idrifts.
Service
6
Den kritiske vej
TMS
forberedelse
gennemførelse
afslutning
opstart
Projektplan
Godkendelser
Skibsbygning
Formidling
Koordinere forskere
Samarbejdsaftaler
Afskibning
Evaluering
7
Milepælsansvarskort
TMS
Org. en- heder Milepæle Projekt-leder Projektejer Reference-gruppe Projekt- deltagere
Skib leveret Informeres Godkende Skibsværft og leverandører af inventar Udfører arbejdet JCH Milepæls-ansvarlig
Bemanding af skib færdig Informeres Informeres Kaptajnen Udfører arbejdet JCH Milepæls-ansvarlig
Afskeds-ceremoni Milepæls-ansvarlig H.K.H. Kr. Fr. Udfører arbejdet
8
Ganttkort
TMS
9
Aktivitetsplanlægning
TMS
10
Del 2
TMS

• Interessenter
• Interessentanalyse
• Risiko- /usikkerhedsanalyse
• Forslag til yderligere analyser
• Budget
• Eksempler på omkostningstyper
• Valg af metoder

11
Interessenter
TMS

• Universiteterne (Biologi, geologi, kultur og
  historie)
• Forskere på de 70 projekter
• Involverede mediepartnere
• Staten (ekspeditionsfondens beslutningstagere)
• Internationale forskere
• Besætning
• Undervisningsministeriet
• Fiskeriministeriet
• Folkeskoler i DK
• Leverandører og underleverandører til klargøring
• Interesseorganisationer
• Den interesserede borger
• sponsorer

12
Interessentanalyse
TMS
1 Hvem skal gennemføre interessentanalysen? PG, PL, (PE)
2 Hvordan skal analysen laves? gruppen sammen
3 Hvem er interessenter?
4 Kategorisering af interessenter (Ekstern intern)
5 Interessenternes bidrag
6 Interessenters forventninger, krav og ønsket belønning
7 Er der behov for yderligere info indsamling? PL
8 Udarbejdelse af interessenthåndteringsplan gruppen sammen
9 Hvornår og hvordan følge op på håndteringsplanen? hver måned. M.M. PL
10 Hvornår kan interessentanalysen laves igen? Efter behov, specifik ift. enkelte interessenter
13
Risiko-/usikkerhedsanalysePRAM
TMS

• Define erfaringer fra Galathea 1, 2 samt andre
  lign. projekter
• Focus kvalitativ angrebsmåde- tale med de
  involverede parter
• Identify risikoanalyse
• Structure prioritering ud fra risikotal
• Ownership den ansvarlige for givne
  indsatsområder
• Estimate fastsættelse af konsekvens og
  sandsynlighed risikotal
• Evaluate kun ved store ændringer i projektplan
• Plan gøre usikkerhedsstyringen til en del af
  projektgruppens opgaver

14
Eks. på dele i risikoanalyse
TMS
Hvad kan gå galt? Konse- kvens for projektet (1- 5) Sandsyn-lighed (1- 5) Risiko-tal (K x S) Forebyggende handlinger Afbødende handlinger (plan B)
Skibet er ikke klar til tiden 4 1 4 Samarbejde med skibsværft. Skibet bestilt klar 14 dage før afrejse. Flere midler til værftet, så de kan ansætte flere folk.
Satellit- opkobling fungerer ikke 4 1 4 14 dages prøvetid inden afrejse Web kamera
15
Forslag til yderligere analyser
TMS

• Behovsanalyser
• Undervisningsmateriale
• Skibets IT- og kommunikationsudstyr
• Skibets laboratorieudstyr
• Analyse af last fra DK (forskningsudstyr)
• Analyse af projektgruppesamarbejdet

16
Budget
TMS
17
Eksempler på omkostningstyper
TMS

• Direkte løn til LA
• Indirekte løn til LNJ
• Sam drift af sekretariat
• Sær satellitopkobling
• Faste drift af sekretariat
• Halvfaste indkøb af nye computere
• Variable løn til studentermedhjælpere

18
Del 3
TMS

• Bemandingsprocessen
• Projektgruppen
• Teambuilding
• Opfølgningstiltag
• Kommunikation
• Refleksion over vores samarbejde
• Valg af metoder

19
Forslag til bemandingsprocessen
TMS

• Der skrives ressourcekontrakter med hver enkelt
  projektdeltager, som godkendes af projektejer M.M
• PL udvælger IT, SB og LA i samarbejde m.
  styregruppen
• Udvælgelsen sker bl.a. ud fra projektets behov og
  personens kompetencer. Endvidere søges det at
  dække Belbins roller.

20
Forslag til projektgruppen
TMS

• PL 5 medarbejdere, hvoraf 2 kommer fra
  sekretariatet
• Kommunikationsansvarlig LNJ (fuldtid)
• Sekretariatschef JCH (fuldtid)
• Nyansatte
• IT-ansvarlig IT (fuldtid)
• Skibsbygningsansvarlig SB (fuldtid)
• Laboratorieansvarlig LA (timeansat)
• PL (fuldtid)

21
Teambuilding
TMS

• Fokus ved opstartsseminar og løbende i projektet
• Roller jf Belbin
• Gruppens udvikling (f, s, n, p og a)
• Fælles spilleregler beslutnings- og møderegler,
  arbejdsmåder og rutiner
• Motivation gerne indre motivation

22
Eksempler på opfølgningstiltag
TMS

• Fremadrettet bagudrettet
• Evaluering af PGsamarbejde via spørgeskema
• PG vurderer hver især færdiggjort arbejde ift.
  ressourceindsats (farver i MS project)
• Tilfredshedsspørgeskema til interne interessenter
• Tovejsevaluering af samarbejde med mediepartnerne
• Projektbudget ift. færdiggørelsesprocent
• Kvalitetssikring via kontrolplan

23
Kvalitetssikring via kontrolplan
TMS
Indsats-område Udfører Målemetode Målepunkt Grundlag Accept-kriterier Registrering dokumentation
Skibsbygning SB Inspektion Milepæl 17/7 06 Behovs- analyse Styregruppen godkender Leverings-kontrakter
Undervis-ningsmate-riale IT Brugertest Milepæl 31/1 06 Analyse Styregruppen godkender Mødereferat
Koordinering af forsknings-projekter LNJ Status Milepæl 17/1 06 Skibsrute forskningsfelt Styregruppen godkender Mødereferat
Projekt-grundlag PL Review Review- specifikation Analyse Styregruppen godkender Mødereferat
Beslutnings-grundlag PL Review Faseover-gang Projekt- oplæg Direktørs godkendelse Mødereferat
Samarbejde med medie-partnere LNJ Review Milepæl 4/1 06 Analyse Styregruppen godkender Mødereferat
Budget JCH Validering Ved faseskift Bevillinger og sponsorater Styregruppen godkender Regnskab
24
Kommunikationsplan
TMS

• Udarbejdes af projektdeltagerne i forlængelse af
• interessentanalysen på opstartsseminaret

25
Eks. på dele af ekstern kommunikationsplan
TMS
Hvem Hvilken interessent er målgruppe for kommunikationen Hvad Hvad er budskabet? Hvor Mediet eller stedet, hvor kommunikationen skal foregå, f.eks. intranet, kickoff Hvilken effekt Hvad vil I opnå, at interessenten gør som følge af kommunikationen? Hvornår Specificer ift. faser og milepæle Ansvar Hvem i projektgruppen har ansvar for, at det sker?
Projektejer Morten Meldgaard At omtale projektet positivt og motivere projektdeltagere På opstartsseminar d. 02 01 06 At motivere PG til at arbejde intenst på projektet På opstartsseminar d. 02 01 06 PL
Den interesserede borger Information om Galathea 3 ekspeditionen Virtuelt rum (efter d. 01 08 06) Elektronisk nyhedsbrev Øger sin viden Umiddelbart før afrejse/ ved milepælen d. 01 08 06 LNJ
Forskerne Information om afrejse, pakkelister etc. Virtuelt rum Føler sig opdateret ift rejsen Juni måned LNJ
26
Refleksion over vores samarbejde
TMS

• Lille projektgruppe
• Arbejder sammen i projektrum
• Fortløbende diskussion og detailplanlægning
• Brug af brainstorm, post-it mærker til
  interessent -analyse
• Tidsestimering ift. arbejdsopgaver

27
Refleksion over vores samarbejde
TMS

• Udarbejdelse af fælles spilleregler ift.
  arbejdstid og rutiner fx at klokkeslæt angiver
  arbejdsrutiner
• Fællesskabsfølelse gennem indtagelse af fælles
  måltider
• Bevidst brug af Belbins roller
• Klarlægge individuelle stærke og knap så stærke
  sider ift. IT, pensum og psyke