PELAKSANAAN SPPU V6.0 (KPI)

1
PELAKSANAAN SPPU V6.0 (KPI)
2
CARTA ALIR PELAKSANAAN SPPU V6.0
3
KITARAN PENGURUSAN PENCAPAIAN
KITARAN PENGURUSAN PENCAPAIAN
4
FASA 1 SPPU V6 (KPI)

• Mesyuarat Pengurusan PPKK bersama Naib Canselor
  Bil.1/2010 telah bersetuju dibina SPPU V6.0 bagi
  menggantikan SPPU yang sedia ada.
• SPPU V6.0 menggunakan kaedah KPI (100) untuk
  menilai prestasi bersesuaian dengan tugas
  jawatan.
• Melibatkan semua
• Kakitangan bukan akademik (Fasa 1)
• Kakitangan akademik (Fasa 2)
• KPI untuk keperluan UKM berdasarkan 5 Dimensi
  dan disasarkan kepada pelaksanaan 6 Tonggak Pelan
  Transformasi.
• Ketua Jabatan/Penilai menilai KPI dalam 5 dimensi
  melalui kualiti, kuantiti dan tempoh masa yang
  dihabiskan untuk melaksanakan sesuatu beban tugas
  yang diberikan.

5
PELAKSANAAN

• 1. JK Pelaksana SPPU Baru
• Pengarah PPKK - Pengerusi
• Prof. Abd. Razak Hamdan/PTM - Membangun
  Sistem
• Tn. Hj Mahyudin , Timb Pengarah (PB)
  PPKK - Penyelaras
• Talent Team - Wakil skim perkhidmatan/
• gred jawatan
• Bahagian Pengurusan Bakat PPKK - Sekretariat
• 2. Membangun sistem berkomputer SPPU V.6 atas
  talian dan cara kemasukan data.
• 3. Mengadakan roadshow kepada semua kakitangan
  mengenai pelaksanaan SPPU V. 6 dan bengkel
  penilaian kepada para Penilai.
• 4. Pembentukan Talent Team ahli daripada
  pelbagai Skim Perkhidmatan, gred jawatan dan
  jenis tugas (job descriptions) dibentuk bagi
  membantu pelaksanaan SPPU V.6.

6
samb ..PELAKSANAAN

• Talent Team mengumpul maklumat tentang tugas,
  merangka draf KPI jawatan/jabatan dan dilatih
  menjadi fasilitator untuk memberi taklimat
  mengenai SPPU V.6 kepada kakitangan jawatan
  masing-masing.
• 6. Setiap kakitangan tetapkan KPI masing-masing
  dengan persetujuan Ketua Jabatan berdasarkan
  kepada KPI jabatan.
• 7. KPI ditetapkan mengikut 5 Dimensi KPI
  universiti
• Inovasi
• Kepuasan Pelanggan
• Keberkesanan Kos
• Keefisienan Dalaman
• Keterlibatan Masyarakat dan Industri
• KPI mesti berbentuk boleh ukur iaitu kualiti,
  kuantiti dan (tempoh) masa (Q,Q,T).
• KPI tidak boleh melebihi 10 kriteria tidak
  termasuk keterlibatan masyarakat industri.

7
samb ..PELAKSANAAN

• KPI
• jangan sangat ketat (rigid), boleh diubahsuai
  mengikut pengaruh luar dan dalaman
• mengikut keupayaan kakitangan dan kewujudan
  sumber serta tuntutan senarai tugas
• berdasarkan prestasi, sejarah prestasi lepas dan
  mengikut keupayaan dalaman/jabatan.
• Setting targets which are impossible to realize
  or to meet is very demoralizing and ultimately be
  counter productive. On the other hand, setting
  targets that are substandard will not justify
  actual needs and counter productive.

8
PENETAPAN KPI
Open communication between all parties until an
agreement is reached
9
SPPU V6 (KPI)
Membangunkan sistem penilaian prestasi SPPU V6.0
bagi setiap skim dan gred jawatan menggunakan
kaedah KPI
SPPU V6.0 menentukan pencapaian kakitangan
melalui penilaian prestasi kerja menggunakan
kaedah KPI bagi menyokong pelaksanaan 6 tonggak
Pelan Transformasi
5 Dimensi penentu KPI yang menyokong 6 Tonggak Pelan Transformasi UKM 5 Dimensi penentu KPI yang menyokong 6 Tonggak Pelan Transformasi UKM
5 Dimensi 6 Tonggak
Inovasi Bakat Penyelidikan Inovasi Pengajaran Pembelajaran Kepemimpinan Governans Keterlibatan Universiti dengan Industri dan Masyarakat
Kepuasan Pelanggan Bakat Penyelidikan Inovasi Pengajaran Pembelajaran Kepemimpinan Governans Keterlibatan Universiti dengan Industri dan Masyarakat
Keberkesanan Kos Bakat Penyelidikan Inovasi Pengajaran Pembelajaran Kepemimpinan Governans Keterlibatan Universiti dengan Industri dan Masyarakat
Keefisienan Dalaman Bakat Penyelidikan Inovasi Pengajaran Pembelajaran Kepemimpinan Governans Keterlibatan Universiti dengan Industri dan Masyarakat
Keterlibatan Masyarakat dan Industri Bakat Penyelidikan Inovasi Pengajaran Pembelajaran Kepemimpinan Governans Keterlibatan Universiti dengan Industri dan Masyarakat
SPPU V6.0 menilai tahap pencapaian keseluruhan
prestasi kakitangan yang disasarkan bagi setiap
jawatan dengan 100 markah kiraan KPI

• SPPU V6.0 diguna untuk penganugerahan APC kepada
  pekerja yang sangat cemerlang dan salah satu
  kaedah mengenalpasti calon bagi Kumpulan Bakat
  (Talent Pool ) untuk
• Kenaikan Pangkat, dan
• Pelan Penggantian (Succession Planning)

10
FORMAT SPPU V 6.0 BAGI KAKITANGAN BUKAN AKADEMIK

• SPPU V6.0 menentukan pencapaian kakitangan
  melalui penilaian prestasi kerja menggunakan
  kaedah KPI yang diukur berdasarkan 5 Dimensi
  Penilaian
• Wajaran setiap KPI bergantung kepada kepentingan
  dimensi
• Dokumentasi yang sistematik dan telus harus di
  simpan dalam folder individu sebagai bahan
  bukti

Bil. KPI Dimensi Wajaran Kakitangan Pengurusan Profesional dan Kakitangan Sokongan Wajaran Pentadbir Akademik
1 Inovasi 10 (ditetapkan oleh universiti) 10 (ditetapkan oleh universiti)
2 Kepuasan Pelanggan 85 (boleh dibincang dengan ketua tetapi dengan minima 10 bagi setiap dimensi) 90 (boleh dibincang dengan ketua tetapi dengan minima 10 bagi setiap dimensi)
3 Keberkesanan Kos 85 (boleh dibincang dengan ketua tetapi dengan minima 10 bagi setiap dimensi) 90 (boleh dibincang dengan ketua tetapi dengan minima 10 bagi setiap dimensi)
4 Keefisienan Dalaman 85 (boleh dibincang dengan ketua tetapi dengan minima 10 bagi setiap dimensi) 90 (boleh dibincang dengan ketua tetapi dengan minima 10 bagi setiap dimensi)
5 Keterlibatan khidmat masyarakat dan industri/universiti 5(ditetapkan oleh universiti) Markah diambil kira dalam komponen Keterlibatan (K) dalam penilaian Kakitangan Akademik
11
FORMAT SPPU V 6.0 BAGI KAKITANGAN BUKAN AKADEMIK
-----
samb
Markah Pencapaian Status Pencapaian Outcome Kelayakan
101 - 105 Melebihi 100 sasaran Sangat Cemerlang Melebihi sasar Boleh dicalonkan Anugerah Khas Kualiti
85 - 100 Mencapai 100 sasaran dan gt85 sasaran Cemerlang Menepati sasar Boleh dicalonkan APC, anjakan gaji naik pangkat
75 - 84 Mencapai lt85 sasaran dan gt75 sasaran Baik Berusaha tetapi tidak menepati sasar Boleh diberikan pergerakan gaji tahunan sahaja
51 - 74 Mencapai lt75 sasaran dan gt 50 sasaran Sederhana Berusaha tetapi tidak menepati sasar Boleh diberikan pergerakan gaji tahunan sahaja
0 - 50 Mencapai lt 50 sasaran Tidak Memuaskan Gagal mencapai sasar Pergerakan gaji tahunan statik
Tertakluk kepada surat pekeliling JPA yang
terkini

• Markah bonus maksimum 5 diberi bagi pencapaian
  melebihi 100 saasaran untuk setiap dimensi
• Untuk mendapat prestasi sangat cemerlang maka
  kakitangan perlu sangat cemerlang dalam semua
  dimensi (tidak termasuk dimensi keterlibatan
  industri dan masyarakat)
• Ruang ulasan disediakan selepas setiap dimensi
  serta pada akhir penilaian untuk meletak
  penerangan tentang kualiti pencapaian

12
KELEBIHAN SPPU V 6.0

1. SPPU Versi 6 yang berdasarkan KPI membantu
   kakitangan UKM mengetahui sasaran kerja
   masing-masing
2. Membantu kakitangan menjejak pencapaian sasaran
   KPI mereka pada bila-bila masa
3. KPI adalah terang kerana mempunyai nilai tertentu
   dan individu dinilai berdasarkan pencapaian,
   maka SPPU Versi 6 adalah lebih adil dan telus
4. Prestasi pencapaian membantu menentukan
   kakitangan melalui normal track atau fast
   track career development
5. Membantu ketua jabatan/ penilai 1 memantau
   prestasi individu dan dengan itu dapat
   menyediakan latihan sewajarnya bagi mereka yang
   tidak mencapai sasaran sebelum tahun penilaian
6. KPI menyokong aspirasi Pelan Transformasi UKM
   terbaru kerana sejajar dengan KRA (key result
   areas) UKM

13
CONTOH KPI JABATAN FARMASI
Bil Dimensi Penilaian Pernyataan Objektif Dimensi Penilaian KPI
1 Inovasi Meningkatkan keberkesana dan kecekapan perkhidmatan Jabatan Farmasi, PPUKM Jabatan Farmasi menjalankan sekurang-kurangnya 2 inovasi setahun dalam sistem atau proses penyampaian pekhidmatan bagi meningkatkan keberkesanan dan kecekapan perkhidmatan yang diberi
2 Kepuasan Pelanggan Aduan bertulis dari pelanggan Tidak melebihi 10 aduan bertulis setahun
3 Keberkesanan Kos Peratus ubat luput di Stor Farmasi Utama tidak melebihi standard yang ditetapkan. Mengurus peruntukan ubat-ubatan dengan efisien Tidak melebihi 0.5 dari nilai pegangan stok. Peruntukan mencukupi sehingga akhir tahun.
4 Keefisienan Dalaman Memastikan setiap kakitangan menghadiri kursus/latihan sekurang-kurangnya 7 hari/42 jam Tempoh pesakit menerima ubat. Tiada kesilapan dalam pembekalan ubat-ubatan kepada pesakit Tiada ubat yang luput tarikh didispens kepada pesakit Keselamatan ubat-ubatan di Stor Farmasi Utama dan juga di substor yang lain di Jabatan Farmasi 100 2. gt90 pesakit menerima ubat dalam masa 20 minit. Zero defect 4. Zero defect 5. Tiada insiden kehilangan ubat
5 Keterlibatan Keahlian dalam persatuan profesional Ahli seumur hidup Persatuan Farmasi Malaysia
14
CONTOH KPI INDIVIDU U48 (JABATAN FARMASI)
Bil Dimensi Penilaian Pernyataan Objektif Dimensi Penilaian KPI
1 Inovasi Meningkatkan keberkesanan dan kecekapan perkhidmatan Jabatan Farmasi PPUKM Membangunkan atau menghasilkan sekurang-kurangnya 1 inovasi setahun dalam sistem atau proses penyampaian perkhidmatan bagi meningkatkan keberkesanan dan kecekapan perkhidmatan yang diberi
2 Kepuasan Pelanggan Memastikan ubat pesakit di dalam wad disediakan dalam masa yang ditetapkan Tidak menerima aduan bertulis melebihi 5 kali setahun tentang kelewatan mendapatkan ubat melebihi 3 jam selepas dinden
3 Keberkesanan Kos Peratus ubat yang luput di substor Farmasi Bekalan Wad tidak melebihi standard yang ditetapkan Nilai ubat yang dipulangkan dari wad Kos ubat yang luput di Substor Farmasi Bekalan Wad adalah tidak melebihi 0.5 dari nilai pegangan stok. Tidak melebihi 5 daripada kos bekalan
4 Keefisienan Dalaman Menghadiri kursus/latihan sekurang-kurangnya 7 hari/42 jam setahun Memastikan setiap kakitangan menghadiri kursus/latihan sekurang-kurangnya 7 hari/42 jam setahun Tiada kesilapan dalam proses penyediaan dan pendispensan ubat-ubatan kepada pesakit Memastikan kadar pusingan perolehan stok menepati standard yang ditetapkan. Memastikan tiada ubat yang kehabisan stok di stor Farmasi 100 100 Zero defect 4 kali pusingan atau lebih 100
5 Keterlibatan Keahlian dalam badan profesional Ahli berdaftar di Malaysian Pharmaceutical Society
15
CARTA ALIR PELAKSANAAN SPPU V6.0