Hoorcollege SDM1 Software project management: project scheduling

1
Hoorcollege SDM1Software project management
project scheduling tracking

• Mario van Vliet
• 18 April 2006

- 1 -
2
Data

• Colleges worden gegeven op de volgende data
• 18 April
• 9 Mei
• 23 Mei
• 6 Juni
• Tentamen is op 27 Juni 830 uur 1030 uur.
  Voor diegene die ook GIP-House volgen geldt dat
  ze zich moeten inschrijven voor zowel het theorie
  gedeelte als het praktijk gedeelte.

- 2 -
3
Onderwerpen die in SDM1 aan bod komen

• Projectmanagement
• Metrics
• Component Based Development vandaag
• Projectplanning
• Business Planning
• Technical Planning
• Rollen van
• Projectmanager
• Qualitymanager
• Contract Owner
• Public Relations Manager
• Director
• Planningsmethodieken VANDAAG
• Project scheduling tracking
• CPM
• Work Breakdown structure
• Gantt-charts
• Quality Management
• Risk Management

- 6 -
4
Content

• Wat is project scheduling tracking ?
• Welke onderdelen onderkennen we in project
  scheduling?
• Work Breakdown Structure
• Technieken CPM, Gantt Charts
• Voorbeelden
• Oefening
• Slotopmerkingen

5
Wat is project schedulingtracking?

• Scheduling
• Het opdelen van de totale werklast van een
  project in taken die gedefinieerde producten
  opleveren
• Het plannen van deze taken in de tijd
• Het alloceren van resources aan deze taken.
• Tracking
• Het volgen van de voortgang van de taken tijdens
  de uitvoering van een project
• Het op basis van de laatste inzichten bijsturen
  en aanpassen van de scheduling.

6
Uitgangspunten voor project scheduling

• Opdelen in compartimenten
• Totale project moet worden opgedeeld in behapbare
  compartimenten van werk ( taak ) die uitvoerbaar
  zijn en (in combinatie met andere taken)
  gedefinieerde werkproducten opleveren
  (work-breakdown structure)
• Afhankelijkheid
• Afhankelijkheid van taken onderling moet worden
  vastgesteld zijn taken afhankelijk van elkaar of
  kunnen ze parallel, onafhankelijk van elkaar,
  worden uitgevoerd
• Tijd Allocatie
• Voor elke taak moet worden vastgesteld
• Hoeveel tijd met de taak gemoeid is uitgedrukt in
  FTE s (Full-Time Equivalents) part-time,
  full-time of meer dan 1 FTE
• Wat de start- en einddatum van de taak is (nog
  niet toegewezen aan een persoon)
• Matching totale tijd met beschikbare resources
• Voor een bepaald tijdvak moet worden vastgesteld
  of de benodigde resources per tijdvak ook
  voorhanden zijn (nog niet toegewezen aan een
  persoon)
• Definiëren van verantwoordelijkheden
• Per taak moet worden vastgesteld wie voor welke
  taak verantwoordelijk is (toegewezen aan een
  persoon)
• Vaststellen wat een taak moet opleveren
• Per taak moet worden vastgesteld welk werkproduct
  aan het eind van de taak moet worden opgeleverd.
  Verschillende werkproducten worden gegroepeerd in
  een deliverable
• Vaststellen van milestones
• Vaststellen van de milestones van het project
  moment in de tijd waarop een (groep van)
  deliverables wordt opgeleverd.

7
Welke onderdelen en stappen onderscheiden we in
project scheduling tracking

• Project taak Een taak is uitvoerbaar en levert
  een gedefinieerd werkproduct op (SMART)
• Work-breakdown structure Opdelen van het totale
  traject in taken
• Deliverable Tussen- of eindproduct dat door een
  taak of een verzameling van taken wordt
  opgeleverd
• Milestone Datum waarop een deliverable wordt
  opgeleverd
• Netwerk van afhankelijkheden van projecttaken
• Sequentieel
• Parallel
• Vaststellen welke taken kritiek zijn in het
  netwerk kritieke taken bepalen de doorlooptijd
  van het project
• Vaststellen wat de omvang is van de taken
• Vaststellen welke resources welke taken kunnen
  uitvoeren
• Opbouwen projectschedule taken verdelen over de
  tijd en alloceren van resources aan de taken
• Tracking van projectvoortgang op basis van
  projectschedule.

8
Sturing project
Sturen op doelstellingen
Steering Committee
Project Sponsor
Project Steering Committee
Sturen op doelstellingen, milestones en
deliverables
Sturen op Milestones, deliverables en taken
Project Manager(s)
Technical Project Leader
Functionele/Process Groupen (User Focal Points)
Sturen op Taken en resources
Analysten
Ontwerpers
Programmeurs
..
User Group 1
User Group 2
User Group n
9
Voorbeeld Work-breakdown structure
Hoofdfasering Software pakketimplementatie
Fase 1 Ontwikkelen Blauwdruk
Fase 2 Ontwerpen Informatie- systeem
Fase 3 Realiseren Informatie- systeem
Fase 4 Invoeren Informatie- systeem
10
Stappenplan fase 1 Ontwikkelen blauwdruk
Deliverables fase 1
Blauw- druk
1.2. Ontw. proces- model huidige situatie
1.5 Fit-analyse shortlist Pakketten
1.1. Voor- bereiding Project- definitie
1.7. Opstellen plan volgende fasen
1.3. Analyse huidige Situatie
1.4. Ont- wikkelen blauwdruk
1.6 maken principe keuze
Principe -keuze
Fit- analyse
Plan fase 2
11
Stappenplan fase 2 Ontwerpen Informatiesysteem
Deliverables Fase 2
Input Fase 2
Blauw- druk
Definitieve keuze
Iteratief
Principe- keuze
Procesmodel toek. sit.
Voorbereiding
Uitvoering
Fit- analyse
Eind- rapportage
2.2. Programmeren/ inrichten simulatie omgeving
2.3. Prototype Doorlopen
2.4. Eind- rapportage
2.5. Ontwerpen interfaces en conversie
2.1. Ontwikkelen simulatie case
Plan fase 2
Oplossings- voorstellen gaps
12
Project relatie tussen deliverables en milestones
13
Opzetten schedule

• Stel deliverables en milestones vast
• Identificeer taken die bij de deliverables horen
• Identificeer relaties tussen deliverables en
  activiteiten
• Bepaal de omvang van de resources benodigd voor
  een taak
• Alloceer mensen aan activiteiten
• Creëer activiteiten netwerken en bar charts
  (Gantt Charts).

14
Voorbeeld
Taak Doorlooptijd in werkdagen Afhankelijkheid (milestone)
T1 8
T2 15
T3 15 T1 (M1)
T4 10
T5 19 T2, T4 (M2)
T6 5 T1, T2 (M3)
T7 20 T1 (M1)
T8 25 T4 (M5)
T9 15 T3, T6 (M4)
T10 15 T5, T7 (M7)
T11 7 T9 (M6)
T12 10 T11 (M8)
15
Activiteiten netwerk
Inzicht in parallele taken en sequentiële taken
afhankelijkheden
15 dagen
14/7/99
T3
15 dagen
M1
4/8/99
8 dagen
T9
M4
T1
4/7/99
25/7/99
25/8/99
5 dagen
M6
M3
Start
T6
15 dagen
7 dagen
T2
20 dagen
T11
T7
25/7/99
5/9/99
10 dagen
M2
11/8/99
M8
T5
T4
M7
18/7/99
10 dagen
15 dagen
10 dagen
M5
T10
T12
25 dagen
T8
Eind
19/9/99
16
Activiteiten netwerk
15 dagen
14/7/99
T3
15 dagen
M1
4/8/99
8 dagen
T9
M4
T1
4/7/99
25/7/99
25/8/99
5 dagen
M6
M3
Start
T6
15 dagen
7 dagen
T12
20 dagen
T11
T7
25/7/99
5/9/99
10 dagen
M2
11/8/99
M8
T5
T4
M7
18/7/99
10 dagen
15 dagen
10 dagen
M5
T10
T12
25 dagen
T8
Eind
Kritieke Pad
19/9/99
17
Bar Chart (Gantt chart)
Start
T4
T1
T2
M1
T7
T3
M5
T8
M3
M2
T6
T5
M4
T9
M7
T10
M6
T11
M8
T12
Eind
18
Bar Chart (Gantt chart)
Start
T4
T1
T2
M1
T7
T3
M5
T8
M3
M2
T6
T5
M4
T9
M7
T10
M6
T11
M8
T12
Eind
19
Allocatie van resources aan taken en aan tijd
Taak Software Engineer
T1 Jan
T2 Carolien
T3 Jan
T4 Frank
T5 Isabel
T6 Carolien
T7 Jim
T8 Frank
T9 Jan
T10 Carolien
T11 Frank
T12 Frank
Resources kunnen ook het kritieke pad
beïnvloeden, b.v. Frank met T8-T11
20
Voorbeeld uit de praktijk
21
Opzetten van een schedule oefening

• Gebruik het voorbeeld van de work-breakdown
  structure
• Maak een projectschedule (Gantt chart) van de
  individuele taken, deliverables en de milestones
• Besteed geen aandacht aan de duur van de taken,
  maar wel aan de volgorde van de taken en de
  afhankelijkheid tussen taken, deliverables en
  milestones (kritieke pad)
• Doe de oefening in tweetallen klassikale
  terugkoppeling
• 15 minuten

22
Slotopmerkingen

• Project scheduling en tracking is een essentiële
  tool in de handen van een projectmanager
• Het geeft inzicht in de status van een project en
  wordt gebruikt voor een eerste initiële
  inschatting en voor het tracken van de voortgang
  van een project en het adequaat reageren daarop
• Het is geen vervanging van de projectmanager,
  maar slechts ondersteuning
• Er is in toenemende mate geavanceerde software
  ondersteuning voor project scheduling (b.v.
  MS-project, Prince-2, Prima-Vera)