SAF Win 2.0

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SAF Win 2.0

• Sistema de Administración de Flotas
• para Windows

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Módulos
SAFWin está compuesto por diferentes módulos para
cada una de las áreas que componen su empresa de
transporte, dichos módulos interactúan entre si
para asegurar la integridad de la información y
evitar la recaptura de esta.
Se cuenta con un Menú Rápido con las opciones más
utilizadas durante la operación diaria del
sistema para las áreas de tráfico, facturación y
liquidaciones.
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Tablas Maestras
La captura de la información de las Tablas
Maestras del sistema está dividida en 5
principales categorías General, Contable,
Vehículos, Tráfico y por último, Inventarios y
Mantenimiento.
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Tablas Maestras Vehículos
En el Módulo de Tablas Maestras de Vehículos se
deberá capturar la información de cada uno de los
vehículos con los que se realizan los viajes, ya
sean unidades propias o de permisionarios. Se
deberán de capturar los Dollies, Remolques y
Tractores
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Tablas Maestras Remolques
Se capturarán cada uno de los Remolques con que
cuenta la empresa, ya sean propios o de
permisionarios y del tipo que se desee (Cajas
Secas, Plataformas, Tanques, Encortinadas, etc.),
así como también la vigencia de sus pólizas de
seguro lo cual permitirá, si el usuario así lo
desea, restringir la utilización de remolques con
pólizas de seguro vencidas.
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Tablas Maestras Tractores
Se capturarán los Tractores con que se cuenta en
la empresa. Se podrán registrar Tractocamiones,
Torthons, Volteos, Camionetas, etc.
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Tablas Maestras Tractores
Para dar de alta un tractor, se deberá capturar
información detallada de cada uno de estos
Números de serie, tipo de unidad, tipo de
monitor, vigencias de pólizas de seguro, fecha de
verificación vehicular, Número de tarjeta IAVE,
etc. El usuario podrá restringir, si así lo
desea, la utilización de tractores con pólizas de
seguro vencidas
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Tablas Maestras Tráfico
En el módulo de Tablas Maestras de Tráfico se
capturará toda la información correspondiente al
departamento de tráfico.
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Tablas Maestras Casetas
Se deberán de capturar cada una de las Casetas
que se pasarán para las Rutas que se establezcan,
indicando además si dicha caseta acepta tarjetas
IAVE o no
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Tablas Maestras Rutas
Una vez que se han definido las casetas se
procede a definir el catálogo de Rutas que serán
utilizadas en el registro diario de viajes, cada
una de estas con sus respectivos kilómetros y
casetas
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Tablas Maestras Clientes
Se deberán de capturar cada uno de los Clientes a
los que se les estarán realizando los viajes, con
sus respectivos días de crédito, días de pago y
revisión y en base a estos el sistema calculará
las fechas de vencimiento de sus facturas.
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Tablas Maestras Operadores
Se capturarán cada uno de los Operadores que
serán utilizados para realizar los viajes. En su
expediente se podrán establecer fechas de
vencimiento de sus licencias de tal manera que se
pueda restringir el que un operador realice un
viaje si su licencia ya venció.
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Tablas Maestras Categorías de Gastos de Viaje
Se podrán definir los Conceptos o Categorías de
Gastos en Carretera que se deseen, de acuerdo a
las necesidades propias de cada empresa. Estos
conceptos son lo que se mostrarán al momento de
que se le comprueban los gastos al operador del
viaje que realiza.
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Tablas Maestras Deducciones
Se podrán también definir los Conceptos de
Deducciones a Operadores que se deseen, las
cuales les serán aplicadas al momento de que le
sean liquidados sus viajes. Las deducciones
podrán aplicar a un viaje en específico o al
estado de cuenta del operador sin que se ligue a
un viaje.
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Operación
La operación básica del SafWin la podemos dividir
en 4 fases principales, algunas de las cuales
podrán contener subprocesos
Fase 1 Registro del Viaje Fase 2 Asignar
Operador y Vehículos Fase 3 Comprobación de
Gastos Fase 4 Liquidación
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Operación Registro
En la fase 1, llamada Registro del Viaje se
capturará entre otras cosas la siguiente
información del viaje Cliente, Ruta, Fecha
Programada de Carga, Fecha Programada de
Descarga, Peso o Volumen (real o aproximado),
Importe del Flete, Remitente, Destinatario y
Detalle de Carga.
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Operación Asignación
En la fase 2 se realiza la captura de la
siguiente información del viaje Operador, Fecha
de Inicio del Viaje, Forma en que se le pagará al
operador por realizar el viaje, Tractor y
Remolque en caso de que sea Full se deberán
capturar los datos del segundo Remolque y del
Dolly, Número de Remisión o Talón (Documento No
Fiscal) y Orden de carga.
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Operación Vales
Después de realizada la Asignación de Operador y
Vehículos a un viaje y antes de la fase de
Comprobación de Gastos, se podrán asignar vales
de combustible al viaje, tantos como sean
autorizados. Estos vales se verán reflejados en
la liquidación del viaje
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Operación Deducciones
Después de realizada la Asignación de Operador y
Vehículos a un viaje y antes de la fase de
Liquidación del Viaje, se podrán registrar
deducciones aplicadas al viaje (Complementos de
Gastos, Anticipo a Cuenta de Liquidación, etc.),
tantas como sean autorizadas. Si la Deducción a
registrar no aplica a un viaje, sino directamente
a la cuenta del operador (Préstamos mayores,
Impuestos, Descuentos de Taller, etc.), esta
podrá registrarse en cualquier momento.
Estas deducciones afectarán a la liquidación del
viaje del operador.
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Operación Comprobación de Gastos
En la fase 3, llamada Comprobación de Gastos,
se capturan los gastos realizados por el
operador durante el viaje, y que le fueron
autorizados, con el dinero que se le dio, tanto
por concepto de anticipo de viaje como por
complementos u otras deducciones registradas y
que están ligadas al viaje. También se deberá
capturar los totales de kilómetros recorridos en
todo el viaje, tanto cargados como vacíos,
indicando además el tramo recorrido de vacío.
Estos datos son de suma importancia, ya que en
base al total del kilometraje recorrido se
calculará el rendimiento (Kmts/Litro) que se
tuvo en el viaje.
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Operación Facturación
Un requisito indispensable para poder liquidar un
viaje al operador, es que dicho viaje se
encuentre Facturado, ya que de esta manera nos
aseguramos que al pagarle al operador ya fue
generada la cuenta por cobrar correspondiente al
viaje y con ellos se afectó el estado de cuenta
del cliente.
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Operación Facturación
En el SafWin se podrán realizar 3 tipos de
facturación diferentes 1 Viaje por factura
(1 Viaje genera 1 Factura) N Viajes por Factura
(Varios Viajes generan 1 Factura) N Facturas por
Viaje (1 Viaje genera Varias Facturas)
Después de generadas las facturas, estas se
podrán relacionar para su cobro, así como
registrar los pagos y/o ajustes (notas de crédito
y cargo) correspondientes cuando esto suceda.
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Operación Liquidación
Finalmente la fase 4, que corresponde a la
Liquidación del viaje al operador. Por medio de
la pantalla de Liquidación se recopila toda la
información de anticipos, deducciones (tanto las
que aplican directamente al viaje a liquidar como
las que aplican al operador) y gastos
comprobados y se calcula automáticamente el pago
al operador.
En esta liquidación se reportará la utilidad
operativa que se tuvo en este viaje.
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Inventarios y Mantenimiento
Se cuenta con un Módulo de Inventarios y
Mantenimiento en el que se podrá llevar el
control de todas las refacciones que entran y
salen de almacén, así como la asignación de estas
a los diversos Servicios de Mantenimiento que se
realizan a las unidades, ya sea en Taller Propio
o Externo.
Se lleva un estricto control del almacén mediante
Ordenes de Compra y Vales de Salida y de los
Servicios de Mantenimiento a través de Ordenes de
Trabajo.
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Inventarios y Mantenimiento Tablas maestras
En el Módulo de Tablas Maestras de Inventarios y
Mantenimiento se deberá capturar toda la
información necesaria para el funcionamiento de
estos módulos. Esta información es Proveedores,
Líneas de Artículos, Categorías, Almacenes,
Conceptos de Movimientos al Almacén, Artículos
(Refacciones, Herramientas, Material de Trabajo,
Equipo de Trabajo, etc.), Llantas, Personal de
Taller y Actividades o Labores de Mantenimiento.
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Inventarios y Mantenimiento Proveedores
Se deberán de capturar cada uno de los
Proveedores a los que se les estarán realizando
las Compras de Artículos, así como también
aquellos Proveedores de Servicios de
Mantenimiento.
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Inventarios y Mantenimiento Líneas
Se tendrán que definir y capturar las diferentes
Líneas en que serán clasificados todos los
Artículos que se manejarán en el Almacén.
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Inventarios y Mantenimiento Artículos
Se deberán de capturar todos los Artículos que se
manejan en Almacén, agrupándolos por Línea de
Artículo y Categoría.
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Inventarios y Mantenimiento Artículos
Para dar de alta los Artículos, se deberá
capturar información detallada de cada uno de
estos.
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Inventarios y Mantenimiento Orden de Compra
Toda Compra de Artículos a realizar deberá ir
amparada por una Solicitud de Orden de Compra, en
la que deberá indicarse el Proveedor al que se
realizará dicha compra así como el detalle de los
Artículos solicitados con su costo respectivo, ya
sea estimado o real si previamente se hizo una
cotización.
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Inventarios y Mantenimiento Orden de
Compra (entrada)
Una vez que la Orden de Compra es Surtida, se
procede a dar entrada a los Artículos al Almacén
mediante el módulo que se tienen para este fin.
De esta manera se incrementan las existencias de
los artículos incluidos en la orden y se genera
de forma automática la Cuenta por Pagar
correspondiente, afectando el estado de cuenta
del Proveedor.
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Inventarios y Mantenimiento Ordenes de Trabajo
Cada Servicio que se le realice a cualquier
vehículo de la empresa, ya sea propio o de un
permisionario, deberá estar soportado mediante
una Orden de Trabajo, en la que se debe indicar
el vehículo al que se le realizará el servicio
(Tractor, Remolque o Dolly), el Tipo de Servicio
que se hace (Preventivo, Correctivo, etc.) y si
será realizada en el Taller de la empresa o en un
Taller Externo.
Se irán añadiendo los artículos que se vayan
utilizando para la realización del servicio, así
como también se podrán agregar cada una de las
actividades que se realicen y el personal de
taller que se encarga de realizarlas.
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Inventarios y Mantenimiento Cuentas por Pagar
Todas las Ordenes de Compra y las Ordenes de
Trabajo realizadas en Taller Externo generarán
sus respectivas Cuentas por Pagar y estás podrán
ser consultadas y pagadas en el módulo que se
tienen para este fin. También se podrá registrar,
dentro de este módulo, cualquier factura que no
esté asociada a una Orden de Compra o de Trabajo.
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Conciliación de Vales de Combustible
El SafWin cuenta además con algunos otros módulos
complementarios que ayudan a la operación óptima
de la empresa como son Conciliación de Vales de
Combustible, Importación y conciliación de
Gastos de Casetas con Tarjeta IAVE y Control de
Llantas.
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De la página de IAVE se descarga la información
de las casetas pasadas en un período determinado
y este archivo es procesado por el SAFWin para
hacer la conciliación y el cargo correspondiente
a cada vehículo.
IAVE
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Control de Llantas
Mediante el módulo de Llantas se podrá llevar un
control detallado de actividades sobre cada una
de las llantas con que cuenta la empresa, ya sea
que estén montadas en algún vehículo, se
encuentren en el almacén o con el renovador.
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Reportes
El SafWin cuenta con una gran cantidad de
Reportes para cubrir los requerimientos de
información para cada uno de los departamentos de
la empresa. Estos se localizan dentro del
Administrador de Reportes.
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Reportes Crystal Reports
Todos los reportes del sistema son generados por
medio del reporteador estándar de la industria,
Crystal Reports.  Estos pueden ser visualizados
en pantalla, exportados a otros formatos,
mandados a impresora o como anexos en un correo
electrónico y muchas funcionalidades más.
Además, teniendo los conocimientos básicos de
Crystal Reports, los reportes podrán ser
modificados por el usuario de acuerdo a sus
propias necesidades.
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Características

• Características principales de SafWin
• Desarrollado para Windows XP o superior.
• Multi-usuario (soporta todas las redes
  compatibles con Windows).
• Base de datos abierta.
• Reportes modificables por el usuario (debe de
  contar con el reporteador Seagate Crystal Reports
  8 o superior, el cual debería ser adquirido
  aparte)

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Quiénes somos
Racsys es una empresa que desde hace más de 28
años se dedica al desarrollo y venta de software.
Fundada en el año 1991, Racsys ha logrado
desarrollar e implementar exitosamente una amplia
gama de sistemas, principalmente para los
sectores del Autotransporte de Carga, Fincas
Productoras de Banano y Plátano y Ranchos
Ganaderos. Localización Córdoba, Ver Internet
www.racsys.com.mx Correo-e
contacto_at_racsys.com.mx
Praetorius es un equipo de profesionales en el
área de Tecnologías de Información con principal
enfoque en el área industrial y de comercio,
trabajando en la zona del Bajío desde 1999
ofreciendo sistemas de información desarrollados
a la medida del cliente con las herramientas de
desarrollo más actuales y competitivas de la
industria. Localización San Miguel de
Allende, Gto. Internet
www.praetorius.com.mx Correo-e
it_at_praetorius.com.mx
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Alianza Racsys-Praetorius
En el año 2003 se crea una alianza estratégica
entre Racsys y Praetorius con la finalidad de
crear un nuevo software capaz de cumplir con las
nuevas exigencias tecnológicas del sector del
Autotransporte de Carga. Combinando el know-how
y las nuevas tecnologías, surge el SAFWin
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Gracias!
Muchas Gracias por su interés en el SAFWin. Si
desea obtener mayor información al respecto o
alguna demostración, por favor contáctenos y con
mucho gusto le atenderemos.