DISAMPAIKAN OLEH

1
SISTEM PERAKAUNAN KAWALAN PERUNTUKAN/
PERBELANJAAN

• DISAMPAIKAN OLEH
• MUNAWIR BIN HJ. MOHD. RUKUN

2
KANDUNGAN

• Pengenalan
• Kawalan Perbelanjaan
• Prosedur Perbelanjaan
• Kaedah / Cara Pembayaran
• Prosedur / Tatacara Bayaran
• Peraturan Am Pembayaran

3
PENGENALAN
PRINSIP MENGAKAUN Arahan Perbendaharaan
83 Seksyen 9(3) Akta Prosedur Kewangan Segala
Pungutan Masuk Ke Kumpulan Wang Disatukan (KWD)
4
PENGENALAN

• DASAR PERBELANJAAN
• Tiada apa-apa wang boleh dikeluarkan daripada
  KUMPULANWANG DISATUKAN melainkan jika
  diperuntukkan/diluluskan oleh Parlimen / Dewan
  Undangan Negeri
• (Perkara 104 Perlembagaan Persekutuan)

5
PENGENALAN
PERUNDANGAN DAN PERATURAN KEWANGAN KERAJAAN

• Perlembagaan
• Akta Acara Kewangan 1957 (Pind. 72)
• Arahan Perbendaharaan
• Pekeliling Surat Perbendaharaan
• Pekeliling Surat Perkhidmatan
• Surat Pekeliling Akauntan Negara

6
PENGENALAN

• JENIS PERBELANJAAN
• Terbahagi Kepada Dua Jenis
• Perbelanjaan Mengurus
• - Perbelanjaan Bekalan - Vot B
• - Perbelanjaan Tertanggung - Vot T
• Perbelanjaan Pembangunan- Vot P
• Vot B P Memerlukan Kelulusan Parlimen
• Vot T Kelulusan melalui Perlembagaan

7
KAWALAN PERBELANJAAN

• TERBAHAGI KEPADA TIGA
• Peranan Dan Tanggungjawap Pegawai Pengawal
• Penurunan Kuasa Pegawai Pengawal
• Tanggungjawab Pegawai Pembayar

8
KAWALAN PERBELANJAAN

• Waran Am

• Menteri Kew.

ANM
PEGWAI PENGAWAL
PTJ / PEMEGANG WARAN
BELANJA
9
DEFINASI PEGAWAI PENGAWAL APK Sek.15A AP10
Hendaklah dicetak nama jawatan bersetentang dgn
Maksud Perbelanjaan
KAWALAN PERBELANJAAN
PERSEKUTUAN
NEGERI
Dilantik Oleh Menteri Kewangan Bagi Tiap-tiap
Maksud Perbelanjaan Yg. Diperuntukkan Bagi
Tahun-tahun berkenaan Wang Awam
Dilantik Oleh MB / KM Bagi Tiap-tiap Maksud
Perbelanjaan Yg. Diperuntukkan Bagi Tahun-tahun
berkenaan Wang Awam
10
KAWALAN PERBELANJAAN
PERANAN DAN TANGGUNGJAWAP PEGAWAI PENGAWAL

• Bertanggungjawab melaksanakan kewajipan kewangan
  pejabat masing-masing dengan sempurna AP 53
• Dikehendaki Mengawal Perbelanjaan ( lebih drp.
  Peruntukan mohon pendahuluan diri) - AP 54
• Perbelanjaan Darurat AP 55 (Prosedur Pembelian
  Darurat rujuk AP 173.2)
• Akaun Kena Bayar (baki peruntukan adalah luput
  tidak boleh dibawa ke tahun berikutnya) AP 56

11
KAWALAN PERBELANJAAN
PERANAN DAN TANGGUNGJAWAP PEGAWAI PENGAWAL
(sambungan)

• Pengawasan Atas Perbelanjaan - AP 57
• Pembayaran Yang Memerlukan Kebenaran
  (perbelanjaan mengurus sahaja) AP58(a)
• Pembayaran Ke Atas Barangan Perkhidmatan Yang
  Dibekalkan Dgn. Suci Hati Tidak Boleh Ditahan
  AP59
• Betulnya semua perbelanjaan yang dilakukan
  mengikut Maksud Perbelanjaan / Amanah
  AP92(a)(i)

12
KAWALAN PERBELANJAAN
PENURUNAN KUASA Pegawai Pengawal boleh
menurunkan kuasa kepada Pegawai dibawahnya dan
mempastikan mematuhi AP 92

• Bertanggungjawab atas betulnya semua perbelanjaan
  yang dilakukan
• Bertanggungjawab atas perbelanjaan yang tidak
  dibenarkan
• Mempastikan semua perbelanjaan dibuat tidak
  melebihi peruntukan .

13
KAWALAN PERBELANJAAN
TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PEMBAYAR Pegawai Pembayar
adalah yang sebenarnya membelanjakan wang awam
Pegawai Pembayar hendaklah berpuas hati sebelum
sesuatu pembayaran boleh dibuat - AP 93

• Mempastikan perbelanjaan tidak melebihi
  peruntukan
• Perakuan ditandatangan secara manual / digital
  oleh pegawai yang diberikuasa prima facie yang
  dipertanggungkan adalah betul
• Potongan dibuat bagi caruman / bayaran balik
  dengan sempurna .

14
PROSEDUR PERBELANJAAN

• PENURUNAN KUASA
• Penurunan Kuasa
• Pembahagian Tugas
• Pemeriksaan
• Penyelenggaraan Rekod Perakaunan
• - Daftar Bil
• - Penyelenggaraan Buku Vot
• - Penyelenggaraan Panjar
• Pengesahan dan Penyesuaian

15
PROSEDUR PERBELANJAAN

• PENYELENGGARAAN DAFTAR DAN REKOD
• Daftar Sampai / Mel
• Daftar Bil
• Buku Vot
• Daftar Aset
• Daftar Inventori

16
PROSEDUR PERBELANJAAN
DAFTAR BIL AP 103 a Daftar Hendaklah
Mengandungi Perkara Berikut

1. Tarikh bil diterima
2. Amaun
3. Tarikh bil diperakui
4. Tarikh baucer disediakan
5. Tarikh baucer disampaikan kepada Pejabat Pembayar
6. Tarikh cek disediakan

17
PROSEDUR PERBELANJAAN
BUKU VOT (AP 95) Buku Vot Adalah Merupakan Rekod
Kewangan Agensi Kerajaan Yang Mengandungi

• Jumlah Peruntukan
• Jumlah Perbelanjaan
• Jumlah Tanggungan
• Baki Peruntukan
• Butir-butir Penerima
• Kod-kod perakaunan

18
PROSEDUR PERBELANJAAN
DAFTAR ASET (Kew. 312) Mengandungi

• Katogeri Barangan
• Jenis
• Jenama Model
• No. Siri
• Kos / Harga
• Tarikh Dibeli
• Pembekal
• No. Pesanan Kerajaan

19
PROSEDUR PERBELANJAAN
DAFTAR INVENTORI (Kew.313) Mengandungi

• Jenis Barangan
• Unit Ukuran
• No. Pesanan
• Terima / Keluar
• Kuantiti Terima, Keluar Baki
• Nama Tandatangan Penerima

20
KAEDAH / CARA PEMBAYARAN
DOKUMEN-DOKUMEN BAYARAN

• Waran Peruntukan Kew 308
• Pesanan Tempatan Am 75
• Baucer Bayaran - Kew 304
• Baucer Bayaran (perihal cek berganda) - Kew 304A
• Baucer Bayaran (draf/tt) - Kew 304B
• Baucer Jurnal - Kew 306
• Baucer Kecil - Kew 50 Kew 50A (PWR)
• Sebutharga / Kontrak

21
KAEDAH / CARA PEMBAYARAN
KOD-KOD PERAKAUNAN BERGANTUNG KEPADA KOD PROFIL
SESEBUAH KEM/JAB

• Vot B10
• Kod Jabatan - 231
• Kod Pusat Tanggungjawab (PTJ) - 010101
• Kod Pusat Tanggungjawab dan Pusat Kos (PTJ/PK) -
  010102
• Aktiviti - 020301
• Objek - Objek Am 10000, Objek Sebagai 11000
  Objek Lanjut - 11101

22
AP 96(a)
AP 58(a)
AP 99
AP 95
AP 102
23
KAEDAH / CARA PEMBAYARAN

• BUTIR-BUTIR BAYARAN AP 99
• Baucar Disokong Butir Yang Lengkap
• Nama Pegawai Tidak Boleh Penerima Kecuali Gaji
• Perakuan Pegawai Jika Tuntutan Ganti Bayaran
• Kontrak Bekalan/kerja Mengikut Harga Kontrak
• Perakuan Kerja /Bekalan Disempurnakan
• Baucar Satu Penama Kecuali Ada Dalam Kontrak
• Surat Kuasa Wakil/surat Tadbir Pusaka
• Tandatangan Setiap Lembaran Baucar
• Pengenalan Penerima / Tandatangan Ada Saksi

24
SISTEM PERAKAUNANTATACARA BAYARAN

• DISAMPAIKAN OLEH
• MUNAWIR BIN HJ. MOHD. RUKUN

25
PROSEDUR/TATACARA BAYARAN

• PENYEDIAAN BAYARAN
• Bayaran Gaji (Payroll)
• Bayaran Tuntutan Perjalanan
• Bayaran Perkhidmatan Bekalan
• - Bayaran Dengan Pesanan Tempatan (Am 75)
• - Bayaran Dengan Borang Inden Kerja (JKR 58)
• - Bayaran Dengan Perakuan Bayaran Interim (JKR
  66)

26
PROSEDUR/TATACARA BAYARAN

• PENYEDIAAN BAUCER GAJI
• Kew. 8
• Surat Lantikan / Surat Arahan Pertukar
• Sijil Gaji Akhir ( LPC )
• Penyata Perkiraan Jika Perlu
• Penyata Tuntutan Elaun Lebih Masa
• Surat Kelulusan Sesuatu Elaun/Pemberian

27
PROSEDUR/TATACARA BAYARAN
PENYEDIAAN BAUCER GAJI SIJIL GAJI AKHIR AP
104 Tiada Bayaran Gaji, Elaun Dan Pencen Boleh
Dibayar Kecuali Secara Pendahuluan Sehingga Sijil
Gaji Akhir Dikemukakan TARIKH PEMBAYARAN GAJI
AP 105 (rujuk Surat Pekeliling ANM) i.
Dibayar Pada 25hb Pada Setiap Bulan Kecuali
Dibenarkan Perbendaharaan / Pegawai Kewangan
Negeri ii. Bayaran Awal Jika Perayaan lt 15hb
28
PROSEDUR/TATACARA BAYARAN

• TUNTUTAN PERJALANAN AP 100
• Dikemukakan lt 10 Haribulan
• Hanya Satu Tuntutan Elaun Perjalanan Kenderaan /
  Tambang Pengangkutan Awam Mengikut Bulan
  Perjalanan Diselesaikan
• Menyatakan Tarikh, Masa, Jarak, Kadar, Jawatan,
  Gaji Pokok, Jenis Tugas Dan Cara Perjalanan
  Mengikut Borang Tuntutan
• Tuntutan Perjalanan Rasmi Dan Perpindahan
  Diasingkan

29
PROSEDUR/TATACARA BAYARAN

• BAYARAN PERKHIDMATAN BEKALAN
• Bayaran Dengan Pesanan Tempatan (Am 75)
• Bayaran Dengan Borang Inden Kerja (JKR 58)
• Bayaran Dengan Perakuan Bayaran Interim (JKR 66)

30
PROSEDUR/TATACARA BAYARAN

• BAYARAN DENGAN PESANAN TEMPATAN (AM 75)
• Sebelum Pembayaran Dibuat Pastikan Yang Berikut
• Pesanan Tempatan (PT) Hendaklah Lengkap
• - Nama Pembekal Dengan Alamat Lengkap
• - Butiran Lengkap Pada Perihal
• - Amaun Dengan Angka Perkataan
• - Kod Caj Perakaunan , Pengesahan Jabatan
  Tarikh
• - Perakuan Pembekal
• - Perakuan Jabatan

31
PROSEDUR/TATACARA BAYARAN

• BAYARAN DENGAN PESANAN TEMPATAN (AM 75)
• Invois Hendaklah Lengkap Seperti Berikut
• - Tarikh Invois Hendaklah Sama Atau Selepas
  Tarikh PT
• - Butiran Bekalan / Perkhidmatan Hendaklah Sama
  Dengan PT
• - Amaun Hendaklah Sama Dengan PT Kecuali
  Disebabkan Pesanan Tidak Dapat Buat Secara
  Keseluruhan
• - Nama Bank Dan Nombor Akaun Hendaklah
  Dicatatkan
• - Disahkan Oleh Pegawai Yang Bertanggungjawab
  Keatas Pesanan Tersebut
• Surat Kebenaran / Kelulusan

32
PROSEDUR/TATACARA BAYARAN

• BAYARAN PERKHIDMATAN BEKALAN
• BAYARAN DENGAN BORANG INDEN KERJA (JKR 58)
• Sebelum Pembayaran Dibuat Pastikan Yang Berikut
• Borang Inden Kerja Hendaklah Lengkap
• - Nama Pembekal Dengan Alamat Lengkap
• - Arahan Kerja Amaun Seperti Dalam Tawaran
  Kerja
• - Disahkan Oleh Pegawai Yang Bertanggungjawab
• - Pengesahan Siap Kerja Oleh Pemborong
• - Diperaku Oleh Pegawai Penyelia Kerja

33
PROSEDUR/TATACARA BAYARAN

• BAYARAN PERKHIDMATAN BEKALAN
• BAYARAN DENGAN BORANG INDEN KERJA (JKR 58)
• Sekiranya Pembayaran Dibuat Lebih Dari Sekali
  Salinan BIK Juga Hendaklah Dilengkapkan Dengan
  Menyatakan Amaun Yang Patut Dibayar Dalam
  Tuntutan Tersebut
• Cara Tawaran Dibuat Dokumen Perlu Disertakan
• - Tender
• - Sebut Harga
• - Runding Terus (Nyatakan Cara Tawaran,
  Pusingan, Undian dsb)

34
PROSEDUR/TATACARA BAYARAN

• BAYARAN PERKHIDMATAN BEKALAN
• BAYARAN DENGAN BORANG INDEN KERJA (JKR 58)
• Dokumen Lain Yang Perlu Disertakan
• - Salinan Yang Disahkan Sijil Pendaftaran Pusat
  Khidmat Kontraktor
• - Salinan Yang Disahkan Insuran Kerja
• - Salinan Yang Disahkan Jaminan Bank
• - Salinan Yang Disahkan Perakuan Terima Kerja
• - Dokumen-Dokumen Lain Yang Berkaitan Jika Ada

35
PROSEDUR/TATACARA BAYARAN

• BAYARAN PERKHIDMATAN BEKALAN
• BAYARAN DENGAN PERAKUAN BAYARAN INTERIM (JKR 66)
• Sebelum Pembayaran Dibuat Pastikan Yang Berikut
• Satu Salinan Dokumen Kontrak Hendaklah Diserahkan
  kepada Pejabat Pembayar
• Perakuan Bayaran Interim JKR 66 Hendaklah
  Dilengkapkan Dengan Sempurna
• - Bahagian A Adalah Untuk Menunjukkan Bayaran
  Potongan Yang Terdahulu
• - Bahagian B Adalah Untuk Perakuan Bayaran
  Semasa

36
PROSEDUR/TATACARA BAYARAN
PEMBAYARAN DISOKONG DOKUMEN LENGKAP AP
107 Dokumen Lengkap Perlu Dikemukakan. Jika
Tidak Bayaran Tidak Boleh Dibuat Kecuali Sistem
Bayaran Pukal.
37
PROSEDUR/TATACARA BAYARAN
BAUCAR ASAL HILANG AP 108 Jika Baucar Asal
Hilang, Maka Pegawai Mesti Mengemukakan Salinan
Baucar Pejabat Dan Diakui Sah Oleh Pegawai Dan
Memperakui Bahawa Bayaran Tidak Dua Kali.
38
PROSEDUR/TATACARA BAYARAN
MENANDATANGANI BAUCAR AP 101 1. Tandatangan
Pegawai Pengawal Atau Orang Yang Diwakilkannya
Dan Contoh Tandatangan. 2. Surat Pekeliling
ANM i. Nilai lt RM10,000 2 Tandatangan ii.
Nilai gt RM10,000 3 Tandatangan iii. EFT
Had Kuasa Berbelanja oleh PTJ 3. Pegawai Yang
Menandatangani Terdiri i. Pegawai Penjaga
Peruntukan ii . Pegawai Yang Menyemak Dan
Mengesahkan iii. Pegawai Memperakui Pegawai
Terkanan
39
PROSEDUR/TATACARA BAYARAN

• TANGGUNGJAWAB PEGAWAI YANG MEMPERAKUI
• BAUCAR AP 102
• Memperakui Butir Bayaran Dalam Baucar Benar
• i. Bekalan/perkhidmatan Sempurna
• ii. Harga Ikut Kontrak/manasabah
• iii. Kebenaran Diberikan/ Kiraan Betul
• iv. Penerima Sebenar/program Aktiviti
• v. Wang Mencukupi
• Bertanggungjawab Atas Kehilangan Wang Awam Jika
  Perakuan Salah
• Pastikan Syarat Pelarasan, Pulang Balik
  Pendahuluan Dan Pinjaman Dipatuhi

40

PROSEDUR/TATACARA BAYARAN

• BIL TUNTUTAN DIBAYAR SEGERA AP 103
• Bil Dibayar Dalam Tempoh 14 Hari
• Daftar Bil Diselenggarakan Untuk Menunjukkan
• i. Tarikh Bil
• ii. Amaun
• iii. Perakuan Pegawai Kerja Sempurna
• iv. Tarikh Baucar Disediakan
• v. Tarikh Baucar Dihantar Ke Pejabat Pembayar
• vi. Tarikh Cek Disediakan / EFT
• Tindakan Surcaj Dan Tatatertib Boleh Dikenakan
  Jika Bil Lewat Dibayar

41
Kaedah Perolehan

• Perolehan melalui Panjar Runcit
• Perolehan melalui Kontrak Pusat
• Perolehan Terus (Pembelian Runcit)
• Perolehan melalui Sebutharga
• Perolehan secara Gotong-Royong
• Perolehan melalui Tender
• Perolehan Darurat
• Perolehan melalui Rundingan Terus
• Perolehan melalui perlanjutan/perubahan kontrak
• Perolehan melalui Jabatan Teknik (JKR JPS)
• Perolehan melalui Perkhidmatan Perunding
• Perolehan melalui penggunaan kontrak jabatan lain
  (AP178.2)

42
PROSEDUR/TATACARA BAYARAN

• KAEDAH PEROLEHAN
• Pembelian Runcit
• Pembelian melalui Kontrak Pusat - ePerolehan
• Pembelian melalui Sebutharga - lt RM 500,000.00
• Pembelian melalui Tender - gt RM 500,000.00
• Pembelian Terus gt RM50,000.00
• Tender Terhad
• Tender melalui Perundingan Terus
• Pembelian Darurat

43

PROSEDUR/TATACARA BAYARAN

• DAFTAR PEMBAYARAN AP 98 (a)
• Daftar Hendaklah Mengandungi Perkara Berikut
• Nombor Baucar Jabatan
• Perihal Ringkas
• Nombor Baucar Perbendaharaan/ Kelompok
• Butir Cek (Nombor/ Bank) / Wang Tunai
• Tarikh Terima
• Amaun
• Tarikh Endors/ Tandatangan Ringkas
• Tandatangan Penerima Bayaran
• Tarikh Dan Tadatangan Bayaran disempurnakan

44
PERATURAN AM PEMBAYARAN

• KAEDAH BAYARAN AP 97
• Pembayaran Dengan Cek Berpalang
• Cek Tidak Berpalang Kepada Penerima Tanpa Akaun
  Bank
• Bayaran Secara Tunai Perlu Patuhi AP 96
• Pembayaran Dengan PWR

45
PERATURAN AM PEMBAYARAN

• KAEDAH BAYARAN
• Bayaran Melalui Cek
• Tunai
• Bayaran Melalui Bank Deraf
• Pemindahan Telegraf
• Bayaran Melalui Baucer Jurnal / Pukal
• Electronic Fund Transfer (EFT)

46
PERATURAN AM PEMBAYARAN

• PEMERIKSAAN DAFTAR PEMBAYARAN AP 98 (b)
• Sebulan sekali
• Pegawai yang ditukar dan yang mengganti mesti
  mengesahkan daftar bayaran
• Apa-apa selisih hendaklah dilaporkan kepada
  Pegawai Pengawal, JANM atau Bendahari Negeri

47
PERATURAN AM PEMBAYARAN

• PERBELANJAAN YANG TIDAK DIAKUI AP 107
• Sesuatu bayaran hendaklah dianggap sebagai
  perbelanjaan tidak diakui jika tidak ada
  keterangan bahawa ia telah dilakukan, dibenarkan,
  dan diselesaikan dengan sepatutnya .
• Pegawai Pembayar mestilah meminta kelulusan
  Perbendaharaan supaya pembayaran itu dibiar
  dipertanggungkan kepada akaun.
• Laporan mengikut Arahan Perbendaharaan 109
  hendaklah dihantar dan disertai dengan baucer
  asal/salinan pejabat yang diperakukan.

48
PERATURAN AM PEMBAYARAN
BAYARAN DIBAWAH AP58(a) Kebenaran khas adalah
dikehendaki untuk membayar baucer yang
dikemukakan selepas bulan pertama tahun kewangan
yang baru mengenai pertanggungan tahun lepas

• Masih mempunyai baki vot tahun berkenaan
• Memohon kelulusan Perbendaharaan sekiranya baki
  vot tahun berkenaan tiada
• Sijil AP 58(a) hanya diluluskan oleh Akauntan
  sahaja.

49
PERATURAN AM PEMBAYARAN
BAYARAN DIBAWAH AP96 Mengeluarkan Wang Dari
Perbendaharaan Untuk Dibahagi-bahagikan

• Cek Atas Nama Jawatan Pegawai
• Disertakan Senarai Nama Penerima
• Dikembalikan Kepada Perbendaharaan Setelah
  Senarai Tersebut Diperakui Terima Untuk Disimpan
  Bersama Baucer Asal
• Wang Yang Tidak Dapat Diserahkan Dalam Tempoh 21
  Hari Hendaklah Dikembalikan Kepada Perbendaharaan

50
Sekian Terima Kasih
51
DASAR PERAKAUNAN KERAJAAN

• DIAKAUNKAN MENGIKUT ASAS TUNAI UBAHSUAI
• AKAUN KENA BAYAR (AKB)
• Bayaran dibuat dalam bulan Januari dengan
  menggunakan peruntukan tahun sebelumnya sekiranya

Disempurnakan sebelum atau pada 31 hb. tahun
berkenaan.

• Barang
• Perkhidmatan
• Kerja

52
AKAUN KENA BAYAR (AKB)
Perbelanjaan Disember Dibayar Pada Januari
Tempoh Perakaunan
PERUNTUKAN TAHUN 2008
Januari 2008
Disember 2008
Januari 2009
53
2. AGENSI
1. MAKSUD BEKALAN
Maksud Bekalan B41 - Kementerian Pelajaran
Malaysia Pegawai Pengawal KETUA SETIAUSAHA
KEMENTERIAN PELAJARAN
Butiran Program/Aktiviti Kod Jenis Anggaran Anggaran Bil Jawatan Bil Jawatan
(Objek Am) 2001 RM 2002 RM 2001 RM 2002 RM
010000 PENGURUSAN KORPORAT DAN AUDITAN 14,531,000 14,531,400
10000 20000 30000 Emolumen Perkhidmatan dan Bekalan Aset 7,147,900 7,289,500 95,000 8,407,000 5,719,500 95,000 423 423
010100 Pengurusan Korporat 5,865,100 4,761,400
010200 Dasar Kualiti 10000 20000 Emolumen Perkhidmatan dan Bekalan 2,136,000 3,729,100 1,533,700 2,226,000 2,253,400 1,438,800 34 34
10000 20000 30000 Emolumen Perkhidmatan dan Bekalan Aset 433,300 1,085,400 15,000 431,500 992,300 15,000 24 24
0103000 Audit Sekolah . . 6,462,000 7,622,000
3. PROGRAM
5. KOD AKTIVITI
4. AKTIVITI
54
KUMPULANWANG DISATUKAN
54
55
55