Introduzione al Project Management

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Introduzione al Project Management
2
Il project management
Secondo Archibald un progetto è unimpresa
complessa, unica e di durata determinata, rivolta
al raggiungimento di un obiettivo chiaro e
predefinito, mediante un processo continuo di
pianificazione e controllo di risorse
differenziate e con vincoli interdipendenti di
costi-tempi-qualità
Obiettivi e vincoli
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Il tensore dei vincoli
OTTIMO
COSTI
ADEGUATO
OTTIMO
OTTIMO
TEMPI
QUALITA
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La definizione del Project Management Istitute
Una combinazione di uomini, risorse e fattori
organizzativi, riuniti temporaneamente, per
raggiungere obiettivi unici, definiti e con
vincoli di tempo, costi, qualità e risorse
limitate.
Tecniche di project management sono finalizzate
al miglioramento dellefficacia e dellefficienza
e nascono per la gestione del tempo per poi
rivolgersi alla gestione delle risorse
economiche, umane e materiali
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Gli obiettivi del project management

• Il traguardo che il project management si
  prefigge è quello di fornire gli strumenti atti
  a
• disporre in ogni momento di una visione
  realistica del progetto, fondata su dati
  consuntivi certificati
• responsabilizzare gli enti operativi su obiettivi
  specifici, perfettamente delineati
• evidenziare il concretarsi di situazioni critiche
  e/o deviate rispetto a quelle previste
• svolgere lanalisi what if
• velocizzare eventuali interventi correttivi
• tracciare un quadro previsionale credibile
  dellevoluzione futura
• assicurare la coerenza tra gli obiettivi parziali
  operativi e gli obiettivi di progetto.

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Il ruolo del project manager

• Il project manager è responsabile della
  coordinazione e dellintegrazione delle attività
  attraverso più linee funzionali.
• In particolare, il project manager deve
• integrare le attività necessarie per sviluppare
  un piano del progetto
• integrare le attività necessarie per eseguire il
  piano
• integrare le attività necessarie per apportare
  modifiche al piano.

Il project manager non avendo autorità gerarchica
deve avere forti competenze comunicative e saper
gestire al meglio i rapporti interpersonali, deve
avere familiarità con le operazioni di ciascuna
line organization e deve conoscere la tecnologia
utilizzata.
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Il ruolo del functional (o line) manager

• Le responsabilità del functional manager
  riguardano
• la definizione dei criteri tecnici delle
  attività come portare a termine lattività e
  dove svolgerla
• lallocazione delle risorse necessarie al
  raggiungimento dellobiettivo entro i vincoli del
  progetto
• la consegna del risultato del progetto.

Una volta assegnati i compiti sarà degli
impiegati funzionali assegnati la responsabilità
di portarli a termine
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Gli interlocutori del Project manager
Committente
Cosa mi aspetto
Cosa posso dare
Fornitori esterni
Top management
P.M.
Chi fa, che cosa e quando
Quanto ti costa e quando lo avrai
Team di progetto
Functional (o line) managers
Cosa siamo in grado di fare
Di che cosa ho bisogno e quando
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT

• Che cosè il project management
• Gestione di unimpresa complessa, unica e di
  durata determinata rivolta al raggiungimento di
  un obiettivo chiaro e predefinito mediante un
  processo continuo di pianificazione di risorse
  differenziate con vincoli interdipendenti di
• tempi
• costi
• qualità

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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT

• Cenni storici
• Attività che risale al periodo di realizzazione
  delle grandi costruzioni dellantichità
• Piramidi in Egitto (XXVI sec a.c.)
• Colosseo (72 d.c.)
• Acquedotti dellimpero romano (144 a.c.)
• Condotta senza tecniche di programmazione e di
  rappresentazione del processo produttivo

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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT

• Cenni storici
• H.L. Gantt allinizio del secolo scorso definì
  una tecnica di rappresentazione del processo
  produttivo utilizzando barre temporali
• nel 1957 M. Walker definì il metodo CPM
  (Critical Path Method) per il controllo dei tempi
  di progetto
• nel 1958 venne sviluppata la tecnica PERT
  (Program Evaluation and Rewiew Technique) in
  ambito del progetto per la realizzazione dei
  sottomarini nucleari (progetto Polaris)

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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT

• Il P.M. ed i vincoli di progetto
• Negli ultimi decenni il Committente ha imposto ai
  progetti vincoli sui tempi, costi e qualità
  sempre più rigidi in quanto
• Prodotti e tecnologie diventano obsoleti in
  breve tempo
• Il fornitore deve confrontarsi con una
  concorrenza più vasta che spesso utilizza
  manodopera a basso costo
• Il cliente/utente è più smaliziato

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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT

• Il P.M. ed i vincoli di progetto
• Il risultato è che un elevato numero di progetti
  non riescono a rispettare i limiti previsti di
  budget o di tempo o non producono i risultati
  attesi.
• Indagine dello Standish Group, basata su un
  campione di 28.000 progetti e pubblicata da
  Computer Weekly il 9 luglio 1998, fornisce questi
  risultati
• progetti riusciti 26
• progetti chiusi con notevole ritardo sui tempi,
  e/o costi imprevisti, e/o funzionalità
  inadeguate 46
• progetti falliti 28

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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT

• Il P.M. ed i vincoli di progetto
• I fattori critici di successo del progetto
• Studio di fattibilità (requisiti, vincoli, stima
  delle dimensioni del prodotto, risorse, costi,
  benefici, ecc.)
• Organizzazione del progetto (gruppi di lavoro,
  comunicazione, ciclo di vita, rapporti con il
  committente)
• Risorse umane e strumenti
• Processo di produzione

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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Le fasi di progetto
impostazione
pianificazione
controllo
esecuzione
chiusura
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT

• Le fasi di progetto
• Impostazione del progetto
• individuazione della struttura organizzativa
• definizione degli obiettivi del progetto
• individuazione del processo di sviluppo (ciclo
  di vita)
• Pianificazione
• definizione delle attività e sequenza
• stima dellimpegno di risorse
• definizione di compiti e responsabilità
• stima della durata delle attività

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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT

• Le fasi di progetto
• segue Pianificazione
• schedulazione delle attività
• stima dei costi
• preparazione del piano di progetto
• pianificazione della qualità
• pianificazione delle comunicazioni
• pianificazione dei rischi

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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT

• Le fasi di progetto
• Esecuzione delle attività
• acquisizione e allocazione delle risorse di
  progetto
• esecuzione delle attività nel rispetto della
  schedulazione
• distribuzione delle informazioni
• assicurazione della qualità
• gestione della configurazione

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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT

• Le fasi di progetto
• Controllo
• stato avanzamento dei lavori
• controllo dei costi
• controllo della qualità dei prodotti
• controllo dei rischi
• azioni correttive

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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT

• Le fasi di progetto
• Chiusura del progetto
• verifica del soddisfacimento di tutti gli
  obblighi contrattuali
• ordini di chiusura attività continuative (es.
  erogazione servizi)
• trasferimento del personale e chiusura locali
• consegna dellarchivio di progetto
• analisi dei risultati

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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT

• Le fasi di progetto

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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT

• Impostazione del progetto - struttura
  organizzativa
• Per funzione non è assegnato personale allo
  specifico progetto e non cè un coordinatore
  delle attività
• Per progetto esiste un coordinatore (project
  manager) a tempo pieno ed il personale che opera
  sul progetto dipende direttamente da esso
• A matrice esiste un coordinatore a tempo pieno
  o parziale ed il personale che opera sul progetto
  è in parte assegnato al team di progetto.

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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Impostazione del progetto - struttura
organizzativa
24
INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Impostazione del progetto - struttura
organizzativa
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Impostazione del progetto - struttura
organizzativa
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Impostazione del progetto - struttura
organizzativa
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT

• Impostazione del progetto - struttura
  organizzativa
• Quale struttura scegliere
• Struttura per progetti - progetti complessi o
  molto grandi
• Struttura per funzione - progetti semplici che
  richiedono elevata specializzazione del personale
• Struttura a matrice - progetti mediamente
  complessi

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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT

• Impostazione del progetto - Individuazione degli
  obiettivi
• Prodotto/servizio da realizzare (definizione dei
  requisiti)
• a quali costi
• in quanto tempo
• con quale livello qualitativo
• La fonte di riferimento è il contratto il quale
  non sempre definisce in modo sufficientemente
  chiaro tutti gli obiettivi. Alcuni obiettivi
  possono essere impliciti e riguardano le
  aspettative inespresse del cliente. Lutenza
  specifica nel dettaglio gli obiettivi.

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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Impostazione del progetto - Individuazione degli
obiettivi
Contratto
Aspettative inespresse del cliente
Aspettative dellutenza
Obiettivi di progetto
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT

• Impostazione del progetto - Caratteristiche degli
  obiettivi
• Chiari - Descrizione non ambigua, con pochi
  termini tecnici dei quali è illustrato il
  significato
• Misurabili - Devono prevedere una metrica ed un
  valore target
• Realistici - Deve essere raggiungibile il target
  degli obiettivi nel loro insieme (prodotto,
  tempi, costi, qualità)

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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT

• Pianificazione - Processi di comunicazione
• Il piano della comunicazione
• Esso deve definire
• Le informazioni che devono essere scambiate, la
  frequenza, i mezzi usati per trasmetterle, la
  struttura dei documenti
• Le riunioni, lo scopo, la tempistica, i
  partecipanti
• Il sistema di gestione delle informazioni

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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Pianificazione delle attività produttive
Identificazione dei compiti
Progetto
WBS
WBS struttura organizzativa
Assegnazione responsabilità
Matrice compiti-responsabilità
Vincoli tecnici, risorse, W.P.
Assegnazione risorse e stima dei tempi
Durata WP
Legami logici, scadenze, milestones
Diagramma di PERTH
Schedulazione
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Identificazione dei compiti Si procede alla
definizione analitica del progetto attraverso la
individuazione dei sottoprogetti, dei prodotti e
delle attività e delle loro componenti fino a
raggiungere il livello di dettaglio che consenta
un adeguato controllo del progetto in corso
dopera.
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Identificazione dei compiti Un metodo di
rappresentazione WBS
Gestione ordini
Analisi dei dati
Analisi delle funzioni e progettazione
Realizzazione
Preparazione Modello logico
Preparazione Modello fisico
Definizione Flusso informativo D.F D
Individuazione moduli e interfacce
Scrittura Programmi software
Esecuzione Test
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT

• Identificazione dei compiti
• La WBS non individua la cronologia delle
  attività
• Devono essere definiti tutti gli oggetti da
  consegnare
• La funzione elementare è ununità di lavoro
  (work package).

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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT

• Identificazione dei compiti
• Per ogni work package occorre indicare
• La descrizione delle attività da svolgere
  comprese quelle di controllo qualità
• evento di chiusura
• gli input attesi eventualmente da altre attività
• Gli output previsti
• mesi uomo richiesti
• vincoli

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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Assegnazione responsabilità Definita la
struttura organizzativa del progetto e
individuati i compiti si assegnano le
responsabilità. Il risultato di questa attività
può essere rappresentato utilizzando la matrice
Compiti/Responsabilità
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Assegnazione responsabilità
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
La pianificazione reticolare Esempio di
rappresentazione grafica
Attività D
Attività B
Attività F
Attività A
Attività C
Attività E
Le frecce indicano i legami di precedenza
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT

• La pianificazione reticolare
• Tipi di legami di precedenza
• Finish to Start lattività B non può iniziare
  se non è terminata lattività A.

A
FS
B
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT

• La pianificazione reticolare
• Tipi di legami di precedenza
• Start to Start lattività B non può iniziare se
  non è iniziata lattività A.

A
SS
B
42
INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT

• La pianificazione reticolare
• Tipi di legami di precedenza
• Start to Finish lattività B non può finire se
  non è iniziata lattività A.

A
SF
B
43
INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT

• La pianificazione reticolare
• Tipi di legami di precedenza
• Finish to Finish lattività B non può finire se
  non è finita lattività A.

A
FF
B
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT

• La pianificazione reticolare
• Ad ogni legame di precedenza può essere
  associato un ritardo (lag) oppure un anticipo
• RITARDO

FS 2
1
7
2
3
4
5
6
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
La pianificazione reticolare ANTICIPO
FS - 1
1
7
2
3
4
5
6
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT

• La pianificazione reticolare
• Metodologie di pianificazione
• Le metodologie di pianificazione più diffuse
  basate sul reticolo sono
• PERT (Program Evaluation and Rewiew Technique)
• CPM (Critical Path Method)
• La prima è più adatta nei progetti in cui cè
  incertezza nella stima delle durate delle attività

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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT

• La pianificazione reticolare
• Metodologie di pianificazione
• La metodologia CPM considera valida la durata di
  ogni attività elaborata in precedenza
• La metodologia PERT utilizza una durata che
  viene determinata in base a tre stime di tempi
  per la stessa attività
• La durata stimata più probabile (a)
• La durata stimata più pessimistica (b)
• La durata stimata più ottimistica (c)

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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT

• La pianificazione reticolare
• Determinazione delle risorse umane
• In base al numero di giorni/persona per figura
  professionale/attività ed in funzione della
  durata dellattività si determina il numero di
  persone per figura professionale da allocare.
• Considerando le date di inizio e fine di ogni
  attività si determina il fabbisogno di ogni
  figura professionale nel corso del progetto.

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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
La pianificazione reticolare
50
INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
La pianificazione reticolare Bilanciamento delle
risorse
Fabbisogno delle risorse
Vincoli di progetto
Tempo limitato
Risorse limitate
Riduzione dei sovraccarichi
Riduzione dei sovraccarichi
Slittamento data termine
Utilizzo total float
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Distribuzione delle risorse per la schedulazione
iniziale
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Le Carte di Gantt È un diagramma a barre che
permette di visualizzare lallocazione temporale
delle attività. Permette di visualizzare in modo
immediato lestensione delle attività e
dellintero progetto Facilita la valutazione
dello stato di avanzamento delle attività
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Esempio di Carta di Gantt
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT

• Valutazione della schedulazione
• Criticità dei percorsi
• Parallelismo dei percorsi
• Dimensione dei Work package
• Quantità delle risorse
• Qualità delle risorse

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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT

• Il piano di progetto
• E un documento da predisporre prima dellinizio
  dei lavori
• Deve esplicitare gli obiettivi del progetto ed
  indicare organizzazione e processi
  previsti
• viene approvato dal Committente
• costituisce il riferimento per il controllo del
  progetto

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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT

• Contenuti del piano di progetto
• definizione degli obiettivi (prodotto,tempi)
• scomposizione del progetto (WBS)
• schedulazione delle attività (PERT, GANNT)
• matrici di responsabilità e carichi di lavoro
• numero e tipologia delle risorse anche del
  committente
• sistema di controllo (indicatori, metriche,
  momenti di controllo)

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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT

• I Costi di progetto
• La pianificazione dei costi di progetto consente
  di predisporre le risorse economiche al momento
  in cui sono necessarie e permette di rilevare in
  corso dopera eventuali scostamenti rispetto a
  quanto previsto.
• Si procede attraverso due fasi
• Individuazione e stima dei costi per singola
  attività (work package)
• Determinazione della distribuzione dei costi

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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT

• I Costi di progetto
• Individuazione dei Costi
• Costi diretti si riferiscono ai costi delle
  persone coinvolte nel progetto (stipendio,
  compenso, ecc) ed al costo dei materiali
  utilizzati
• Costi indiretti sono relativi
  allorganizzazione e riguardano per esempio gli
  affitti e la gestione degli uffici, personale
  degli uffici non direttamente coinvolti nel
  progetto, il top management

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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
I Costi di progetto Curva tipica di distribuzione
dei costi
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
La pianificazione dei rischi Il rischio riguarda
un possibile evento del progetto che nel
verificarsi produce effetti indesiderati. Esso è
caratterizzato dal danno che produce e dalla
probabilità che levento si verifichi.
Modificando le azioni presenti è possibile
ridurre le probabilità che esso si presenti e/o
ridurre i danni conseguenti.
61
INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT

• La pianificazione dei rischi
• Insieme di attività volte a ridurre le
  probabilità che eventi futuri incidano sul
  raggiungimento degli obiettivi del progetto
  (requisiti, tempi, costi, qualità).
• Vantaggi
• Riduzione delle probabilità di fallimento del
  progetto
• Riduzione dei costi aggiuntivi dovuti ad eventi
  non previsti
• Ottimizzazione dei costi inserimento del
  corretto numero di risorse impiegate nelle
  attività in funzione anche del rischio.

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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
La pianificazione dei rischi I rischi aumentano
in modo esponenziale al crescere della
complessità del progetto.
Metodi, strumenti e processi
Rischio
Esperienza aziendale
Esperienza individuale
Complessità
(SEI)
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT

• La pianificazione dei rischi
• Gli Step
• Individuazione dei fattori di rischio del
  progetto
• Classificazione in base allesposizione al
  rischio
• Sviluppo di piani per gestire i rischi
• Controllo dei rischi.

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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT

• La pianificazione dei rischi - Individuazione dei
  rischi
• E il tentativo sistematico di specificare i
  rischi legati al progetto. Gli strumenti di
  supporto a questa attività sono
• check list sono strutturate per sorgente di
  rischio e riguardano il prodotto, la tecnologia ,
  il team, etc.
• questionari nei quali le domande derivano dai
  rischi più comuni rilevati da esperienze su
  progetti già realizzati (banca dati storica).
• Interviste agli utenti, pareri e giudizi
  espressi in sede di studio di fattibilità.

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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT

• La pianificazione dei rischi - Individuazione dei
  rischi
• Rischi comuni a tutti i progetti
• personale non qualificato
• budget e piani non realistici
• errori nella definizione delle funzionalità del
  software
• gold planting (borchie doro)
• componenti sviluppate da terze parti

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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT

• La pianificazione dei rischi - I fattori di
  rischio
• Rischi legati alla specificità del progetto
• complessità gestionale eterogeneità degli
  attori, interconnessione con altri progetti,
  pesanti interventi su procedure, organizzazione e
  ruoli
• dimensione del progetto numero di persone
  coinvolte, numero di mesi/persona, dimensioni del
  sistema

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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Controllo del progetto
Perché sono utili segnali tempestivi?
Le correzioni in corso sono più facili quando cè
tempo a disposizione E troppo tardi se si è
vicini alliceberg!
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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Controllo del progetto

• Obiettivi
• controllo avanzamento del lavoro
• controllo dei costi
• analisi degli scostamenti rispetto al piano di
  riferimento corrente (ultimo piano concordato con
  il Committente)
• azioni correttive

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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Controllo del progetto

• Avanzamento del lavoro
• Consiste nel misurare il lavoro eseguito
• Rileva le quantità prodotte di lavorati e
  semilavorati
• Utilizza tecniche diversificate quali
• on/off per attività di breve durata
• 50/50 per attività che presentano criticità
  allinizio
• numero di unità completate
• milestone intermedie a peso predefinito
• percentuale stimata

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INTRODUZIONE AL PROJECT MANAGEMENT
Controllo del progetto
Avanzamento del lavoro La curva di avanzamento
ponderato, confrontata con la curva di
previsione, fornisce informazioni sul
ritardo/anticipo delle attività e sulla quantità
di lavoro non eseguita.
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MS PROJECT