DIVISIONE RETE TERRITORIALE

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DIVISIONE RETE TERRITORIALEPROGETTO DEPOSITI
PROVINCIALIRoma, 21 febbraio 2006
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CONTENUTI DEL DOCUMENTO

• Premessa, obiettivi, approccio e metodo di
  lavoro.
• Rilevazione processo AS IS, problematiche
  individuate, principali azioni di intervento.
• Nuovo modello organizzativo, figure
  professionali, dimensionamento complessivo.

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PREMESSA E PRINCIPALI OBIETTIVI
Il progetto nasce dallesigenza di
informatizzare alcune fasi di lavorazione dei
processi core dellattività dei Depositi
Provinciali e di ottimizzare il processo
logistico della rete di approvvigionamento e
distribuzione.
PRINCIPALI OBIETTIVI

• Migliorare la produttività e lo standard
  qualitativo degli attuali livelli di servizio
• Minimizzare i costi di funzionamento e migliorare
  lefficienza.

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APPROCCIO E METODO DI LAVORO 1/2
PRINCIPALI STEP
3 STEP
1 STEP
2 STEP

• Analisi, elaborazione dei risultati e primo
  riscontro sui principali processi e
  individuazione delle possibili aree di intervento
• Incontro della struttura Operazioni e Servizio
  Clienti con DOL per la razionalizzazione del
  processo logistico ed con le istituzioni (agenzia
  delle Entrate per la modulazione delle
  convenzioni)

• Avvio interviste finalizzate alla rilevazione
  delle attività svolte dal Deposito Provinciale,
  delle criticità operative e del processo di
  approvvigionamento e distribuzione delle CVP,
  prodotti filatelici, valori bollati, ecc., dei
  principali volumi di riferimento.

• Costituzione GDL
• DR RU e DIR OP
• Condivisione con tutte le Direzioni / Divisioni
  interessate
• Definizione piano interviste su 3 realtà
  campione significative (Roma, Milano, Torino)

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APPROCCIO E METODO DI LAVORO 2/2
PRINCIPALI STEP
novembre 05
dicembre 05
febbraio 06
6 STEP
4 STEP
5 STEP

• Approfondimenti puntuali sulle attività con
  rilevazione delle fasi di lavorazione, tempi,
  volumi e frequenze allinterno di ogni singola
  micro attività sulle tre realtà
• Test sui risultati della informatizzazione
  avviata sulle realtà pilota e individuazione
  criticità di sistema emerse e possibili soluzioni
  

• Confronto e consolidamento dei dati e delle
  informazioni rilevate.
• Individuazione delle attività CORE del
  Deposito
• FOCUS delle criticità derivanti dagli strumenti
  tecnici utilizzati
• Incontri tecnici per superare le criticità della
  informatizzazione

• Definizione del modello di funzionamento
• dimensionamento
• assetto organizzativo TO BE
• figure professionali e pesatura del livello
  professionale

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CONTENUTI DEL DOCUMENTO

• Premessa, obiettivi, approccio e metodo di
  lavoro.
• Rilevazione processo AS IS, problematiche
  individuate, principali azioni di intervento.
• Nuovo modello organizzativo, figure
  professionali, dimensionamento complessivo.

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MODELLO FUNZIONAMENTO AS IS - RILEVAZIONE
DELLE ATTIVITA
Pianificazione
Levata
Spedizione
Consuntivazione
1) Registrazione delle assicurate, preparazione e
stampa delle etichette per assicurate e mod 1A -
inserimento in DB delle assicurate. 2)
Preparazione delle buste per CMP e/o vettori
(assicurate, raccomandate, cassette) 3)
Preparazione della bolla di spedizione 4)
Imballaggio, imbustamento e/o preparazione delle
cassette, verifica e inserimento mod. 5 e mod 1A
di accompagno 5) Pesatura e consegna al
vettore 6) Riscontro delle buste con il
vettore 7) Acquisizione resi 8) Archiviazione
ricevute di avvenuta consegna 9) Verifica e
riscontro arrivi dal Deposito Centrale
1) Acquisizione cartacea delle richieste (mod. 5
) approvate dal servizio sportelli con la
specifica dell'ordine 2) Verifica di conformita
e correzione manuale delle anomalie 3)
Suddivisione delle richieste per tiologia di
prodotto ed inserimento delle richieste nel DB 4)
Predisposizione della lista di prelievo per la
levata, del modello di consegna (mod.1a) e della
bolla di consegna per il vettore
1) Prelievo dal caveau del materiale, conta e
preparazione valori per Ufficio 2) Verifica
della situazione delle giacenza 3) Conta e
suddivisione valori per Ufficio e per tipologia
di prodotto richiesto 4) Richiesta di reintegro
da Deposito Centrale 5) Verifica arrivi da
Deposito Centrale
1) Contabilizzazione attraverso db excell e
aggiornamento manuale del data base
Levata
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PRINCIPALI AZIONI DEFINITE

• Informatizzazione
• Ridisegno dei processi, riorganizzazione delle
  attività in funzione del processo di
  informatizzazione
• Diversa organizzazione del processo logistico di
  distribuzione agli UP
• Evoluzione del Deposito Provinciale in ottica di
  Area e definizione del nuovo assetto
  organizzativo

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INFORMATIZZAZIONE
1/2

• E stato avviato un progetto (ValueSap Deposito
  Centrale) con la finalità di informatizzare il
  processo legato allapprovvigionamento ed alla
  tracciatura dei prodotti in gestione al Deposito
  Centrale Carte Valori e spediti verso il Deposito
  Provinciale, e quindi agli Uffici Postali.
• Superare le attuali criticità del processo di
  approvvigionamento degli Uffici Postali e dei
  Depositi Provinciali caratterizzato da una
  gestione e contabilizzazione non informatizzata
  degli ordini
• Definire un nuovo processo efficace ed
  efficiente che consenta di migliorare gli attuali
  livelli di servizio e minimizzare i costi di
  gestione

OBIETTIVI
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INFORMATIZZAZIONE
2/2

• Linformatizzazione è stata realizzata, in via
  sperimentale, sul DP di Roma (che gestisce tutte
  le Filiali del Lazio), mediante limplementazione
  dei moduli MM/LES dellIndustry Solution Retail
  di SAP (release 4.6C), ed ha interessato alcune
  attività relative al processo di tracciatura dei
  prodotti.
• In particolare
• Creazione ed elaborazione Richieste/Ordine di
  Trasferimento
• Registrazione entrata merci
• Creazione ed elaborazione Consegne
• Stampa delle richieste per Up
• Creazione del documento di Trasporto
• La gestione a sistema delle attività consente di
  ottimizzare le lavorazioni riducendo le attività
  a basso valore, di elaborare direttamente da
  sistema la reportistica, definire statistiche per
  monitorare le giacenze dei prodotti, migliorare
  la distribuzione delle risorse

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FLUSSO DELLE ATTIVITA TO BE
3) Spedizione
2) Levata, verifica giacenze e reintegro
Preparazione buste assicurate/raccomandate/casset
te
Preparazione bolla di spedizione
Acquisizione bolla di consegna
Registrazione Spedizioni e compilazione Mod 1A
Imbustamento e preparazione cassette
Conta e divisione per Ufficio e tipologia
richiesta
Pesatura e consegna al Vettore
Acquisizione fogli di consegna Mod 1 A
Consuntivazione e aggiornamento data base (Sap)
Fine processo
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EVOLUZIONE DEL PROCESSO LOGISTICO
Processo logistico to be
Processo logistico as is
DEPOSITO TERRITORIALE
PRODOTTI FILATELIICI
CVP FILATELICI
DEPOSITO PROVINCIALE
DEPOSITO SATELLITE
DEPOSITO SATELLITE
DEPOSITO SATELLITE
VALORI BOLLATI
DEPOSITO SATELLITE
UP
CMP
VALORI IN BIANCO
DEPOSITO PROVINCIALE
UP
Vettore Privato (assicurate) Rete
Postale (raccomandate)
Vettore privato
DEPOSITO PROVINCIALE
CMP/CPO
UP
Vettore privato
UP
CPO/UDR
RETE POSTALE lt 10.000
UP
UP
UP
UP
UP
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SPERIMENTAZIONE PRINCIPALI OUTPUT

• Riorganizzazione della gestione di alcuni
  processi, attraverso linformatizzazione di parte
  delle fasi dellattuale lavorazione degli ordini
• Semplificazione di alcune attività a scarso
  valore
• Mappatura dei prodotti presenti nei Depositi
  Provinciali e ridisegno dei processi.
• Riorganizzazione del processo di
  approvvigionamento dal Deposito Centrale e della
  distribuzione agli Up e razionalizzazione del
  processo logistico

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CONTENUTI DEL DOCUMENTO

• Premessa, obiettivi, approccio e metodo di
  lavoro.
• Rilevazione processo AS IS, problematiche
  individuate, principali azioni di intervento.
• Nuovo modello organizzativo, figure
  professionali, dimensionamento complessivo.

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ASPETTI CARATTERIZZANTI LA NUOVA ORGANIZZAZIONE

• LA NUOVA ORGANIZZAZIONE DEL DEPOSITO TERRITORIALE
• Nel nuovo modello di funzionamento, in coerenza
  con le altre iniziative organizzative effettuate
  dalla Divisione, lattività dei Depositi
  Provinciali, viene accentrata dalla Filiale
  (Servizio Sportelli) alla struttura Country
  (Operazioni e Servizio Clienti).
• La FOCALIZZAZIONE dei Depositi passa da un
  atteggiamento tipicamente reattivo ad un
  approccio di pianificazione e di gestione
  delle scorte.
• La dipendenza gerarchica viene attribuita al
  livello Country Operazioni e Servizio Clienti.

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ASPETTI CARATTERIZZANTI LA NUOVA ORGANIZZAZIONE
DEPOSITO TERRITORIALE

• DEPOSITO TERRITORIALE
• La definizione rispetta
• un criterio unico ed omogeneo individuato
• organizzazione su base territoriale delle
  lavorazioni con conseguente efficientamento della
  filiera distributiva
• localizzazione dei 22 depositi territoriali in
  coerenza con la localizzazione dei CMP.

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LA NUOVA ORGANIZZAZIONE SU BASE TERRRITORIALE
TN
BS
NO
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BA
RC
PA
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MODELLO ORGANIZZATIVO
NUOVO MODELLO DI FUNZIONAMENTO
COUNTRY MANAGER
COUNTRY OPERAZIONI
RESPONSABILE DEPOSITO TERRITORIALE
PIANIFICATORE
ADDETTO STAFF SENIOR
Figura professionale presente solo in alcune
realtà complesse
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DIMENSIONAMENTO COMPLESSIVO
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RESPONSABILE DEPOSITO

• Divisione DRT COUNTRY MANAGER
• Famiglia Operation e Servizio Clienti
• Struttura Deposito Territoriale
• Scopo e caratteristiche generali
• Garantire loperatività del Deposito Territoriale
  assicurando la correttezza e la conformità delle
  operazioni rispetto agli standard definiti,
  attraverso il presidio delle spedizioni
  effettuate verso gli Uffici Postali ed il
  costante monitoraggio dei volumi di giacenza del
  Deposito, nonché garantire il coordinamento e la
  supervisione delle risorse dedicate.
• Aree di Responsabilità
• Garantisce la efficace gestione delle attività e
  lottimizzazione del livello di servizio erogato,
  assicurando la conformità della pianificazione
  degli ordini di approvvigionamento da parte degli
  Up ed il corretto processo di lavorazione degli
  ordini
• Garantisce la efficace gestione delle attività
  relative a prodotti filatelici, assicurandone il
  corretto processo di distribuzione
• Effettua il prelievo dal caveau del materiale e
  la verifica delle giacenze assicurando la
  sicurezza e la conformità delloperazione
• Effettua la verifica delle giacenze e la
  programmazione coerente delle richieste di
  integrazione interfacciando il Deposito Centrale
  nella determinazione del fabbisogno rispetto alle
  giacenze massime, verificando la correttezza
  degli arrivi
• Garantisce il coordinamento e la supervisione
  delle risorse del Deposito nello svolgimento
  delle attività promuovendo il coinvolgimento dei
  collaboratori con lobiettivo di costituire un
  team orientato allefficienza ed al risultato,
  assicurando laggiornamento delle competenze (es
  implementazione nuove procedure Sap)
• Assicura la corretta applicazione del personale
  in coerenza con le esigenze operative
  pianificate, rimodulandola in presenza di
  particolari situazioni di criticità, gestendo le
  problematiche di tipo organizzativo e logistiche
  del Deposito
• Garantisce che sia assicurata la distribuzione
  dei prodotti gestiti dal Deposito in coerenza con
  gli standard definiti dalla Struttura Centrale di
  riferimento, proponendo eventuali azioni
  migliorative finalizzate alla ottimizzazione del
  processo distributivo
• Assicura il presidio ed il monitoraggio dei
  processi gestiti, attraverso lanalisi
  qualitativa dei dati dei prodotti lavorati
  allinterno del Deposito, ponendo in essere
  efficaci azioni al fine di garantire la migliore
  suddivisione delle attività rispetto ai volumi
  previsti ed assicurare il raggiungimento degli
  standard di qualità del livello di servizio
  erogato
• Garantire la custodia dei prodotti gestiti dal
  Deposito in coerenza con le disposizioni e gli
  standard definiti (es. custodia nei caveau,
  detenzione delle chiavi).

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PIANIFICATORE

• Divisione DRT COUNTRY MANAGER
• Famiglia Operation e Servizio Clienti
• Struttura Deposito Territoriale
• Scopo e caratteristiche generali
• Assicurare il supporto specialistico nella
  pianificazione e gestione degli ordini di
  approvvigionamento dei prodotti e servizi gestiti
  dal Deposito, attraverso il presidio e la
  gestione dellapplicativo dedicato, elaborando
  analisi e reporting
• Aree di Responsabilità
• Assicura lacquisizione e la gestione degli
  ordini di approvvigionamento inseriti a sistema
  dagli Up attraverso lapplicativo dedicato (Sap),
  verificandone la correttezza e conformità,
  provvedendo in caso di anomalie ad apportare le
  opportune modifiche, interfacciando gli Up
  interessati
• Garantisce la corretta pianificazione degli
  ordini da parte degli Up attraverso verifica di
  coerenza complessiva della programmazione delle
  richieste inserite a sistema dagli Up, nel
  rispetto delle giacenze previste, interfacciando
  gli Uffici Postali interessati per la rettifica
  delle richieste non coerenti con la
  pianificazione
• Assicura la gestione delle attività
  pianificazione e gestione degli ordini relativi a
  prodotti e servizi filatelici, contribuendo a
  garantirne la corretta distribuzione
• Cura la suddivisione delle richieste per
  tipologia di prodotto, la predisposizione della
  lista di prelievo per la levata ed effettua, in
  contraddittorio con il Responsabile, il prelievo
  dal caveau del materiale e la verifica delle
  giacenze, contribuendo ad assicurare la sicurezza
  e la conformità delloperazione
• Predispone le richieste di reintegro per il
  Deposito Centrale in coerenza con le giacenze
  autorizzate, coordinandosi con il Responsabile
  del Deposito
• Assicura il supporto al Responsabile del
  Deposito nel raggiungimento degli standard di
  qualità del livello di servizio erogato, curando
  lanalisi qualitativa dei dati relativi ai
  prodotti lavorati allinterno del Deposito e dei
  trend prospettici, elaborando apposita
  reportistica
• Cura lelaborazione di reportistica di
  consuntivazione e la definizione di statistiche
  periodiche per monitorare le giacenze dei
  prodotti al fine di garantire la migliore
  suddivisione delle attività rispetto ai volumi
  previsti ed assicurare il risultato delle
  lavorazioni

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ADDETTO STAFF SENIOR

• Divisione DRT COUNTRY MANAGER
• Famiglia Staff
• Struttura Deposito Territoriale
• Scopo e caratteristiche generali
• Assicurare il supporto operativo nelle attività
  relative alla gestione degli ordini di
  approvvigionamento di prodotti e servivi gestiti
  dal Deposito agli UP.
• Aree di Responsabilità
• Assicura le attività operative di competenza,
  sulla base della levata effettuata dal
  Responsabile/Pianificatore, riguardanti la
  preparazione delle richieste di
  approvvigionamento da parte degli UP conta e
  suddivisione per tipologia di prodotto e per
  ufficio postale richiedente
• Affianca il Responsabile/Pianificatore nella
  conta delle giacenze e cura la suddivisione per
  tipologia di prodotto degli arrivi provenienti
  dal Deposito Centrale
• Assicura le attività di spedizione dei valori
  agli UP attraverso la
• - predisposizione delle assicurate attraverso
  lutilizzo di un supporto informatico dedicato
• - registrazione su db delle spedizioni e
  compilazione del mod. 1A
• - preparazione della spedizione (imbustamento e/o
  preparazione delle cassette)
• - pesatura dei plichi e consegna al vettore e
  verifica in contraddittorio con il vettore delle
  bolle di consegna
• Effettua attività di data entry semplice su
  procedure informatiche in uso al Deposito
• Effettua le attività di supporto operativo per
  la funzione di appartenenza (ad es.
  fotocopiatura, archiviazione di documenti/bolle
  di consegna, gestione db semplici