Informatiedag E-depot: de Rotterdamse praktijk

1
Informatiedag E-depot de Rotterdamse praktijk
2
Een metadatadatabase

• Iets over metadata en authority files
• Ronald Grootveld

3
Eerste metadatamodel

• Wat zijn metadata ook alweer?
• Basis voor model ISAD en ISAAR
• Koppeling met EAD en EAC (XML - database)
• Beperkingen alleen beschrijvend en
  administratief, niet technisch
• Verbreding meer dan ISAD want behalve archieven
  ook collecties

4
Eerste prototype metadatadatabase

• Opzet export van gegevens uit vier applicaties
  naar centrale database, te weten
• - Atlantis Atlas
• - Atlantis Bibliotheek
• - Mais Flexis
• - ABS-Archeion
• Alleen export ten behoeve van digitale balie
• ook digitale bestanden

5
Functionele opzet prototype

• De diepte in veldbeschrijvingen
• Onderkenning van objecten en actoren en hun
  onderlinge relaties
• Ter illustratie Hamlet

6
Relaties
7
Resultaten

• Prototype van een database in Access, voorzien
  van XML-coderingen en gevuld met enkele duizenden
  records uit bestaande applicaties
• Interface voor zoeken en raadplegen
• Pas op de plaats

8
Ambitie E-depot 2007-2008

• Gemeenschappelijk gegevensmodel
• Overeenstemming tussen Archieven, Atlas en
  Bibliotheek
• Centraal metadatasysteem met ALLE metadata op
  basis van ISAD en ISAAR, binnen OAIS
• Medewerkers al doende leren

9
Op te leveren 2008

• Logisch gegevensmodel
• Ingerichte database
• Import- en exportmodules
• Gevulde database
• De nodige procedures, instructies enz.

10
Voorlopige resultaten

• Een metadatamodel met alle velden, structuren,
  eigenschappen en relaties, benodigd voor een
  database (yes!)
• Nieuw behalve actoren en objecten bleken er ook
  andere entiteiten te bestaan, zoals bijvoorbeeld
  trefwoorden

11
Stapje terug

• Vanouds trefwoordenlijsten, kaartenbakjes,
  controlelijsten enz.
• Controle basisgegevens bij invoer altijd al nodig
• Voorbeelden persoonsnamen, organisaties,
  trefwoorden , geografische namen
• Tegenwoordig authority files

12
Hoe te komen tot authority files

• Lichte wildgroei in bestaande applicaties
• Data niet altijd in gelijksoortige velden
• Eerst controleren en vergelijken (authority
  autoriteit v/h trefwoordencommissie)
• Opbouw volgens vaste regels
• ISAAR-regels voor archiefvormers ook toegepast op
  andere actoren

13
Essentiële elementen

• GA Rotterdam kiest voor de meest essentiële, te
  weten
• - soort entiteit (persoon, organisatie, familie)
• - vastgestelde naam
• - bestaansperiode
• - Identificatiecode
• - (nog 25 andere velden)

14
Rotterdamse aanvulling

• Meer entiteiten dan personen en organisaties
  geografische namen, scheepsnamen, kerkgebouwen
  (v/h kaartenbakjes)
• Gebruik van ruimte voor andere naamsvormen

15
Nog meer database

• Vraag authority files in of buiten de centrale
  database
• Hangt samen met functies database
• - ontvanger van metadata
• - beperker in beschrijvingen
• - geschikt voor raadpleging
• En dat alles met behoud van de bestaande
  applicaties (tot nu toe)

16
Context metadatadatabase

Digitale Balie
Centrale DB
AF
Interface
Atl. Atlas
Atl. Bib.
Mais
ABS
17
Vragen?

• ?