Centrale Aanpak van AGION-dossiers

1
Centrale Aanpak van AGION-dossiers
8 oktober 2009
2
De Leielandscholen

• 5 secundaire scholen
• Lyceum Onze-Lieve-Vrouw van Vlaanderen ASO
• Sint-Niklaasinstituut TSO-BSO
• Sint-Niklaasinstituut Gemeente Zwevegem 1ste en
  2de graad ASO-TSO-BSO
• Sint-Theresia-Instituut TSO-BSO
• Stella-Marisinstituut TSO-BSO
• Aantal leerlingen 3750
• Aantal personeelsleden 585

Administratieve directeurs DPB Brugge
8 okt. 2009
3
Raad van Bestuur

• Centralisatie enkel mogelijk dankzij
• sturing
• én
• ondersteuning
• door de leden van de Raad van Bestuur

Administratieve directeurs DPB Brugge
3
8 okt. 2009
4
Raad van Bestuur

• 17 raadsleden
• Verschillende werkgroepen samen met directies
• Volgens de competenties van de leden
• Een beperkt aantal leden per werkgroep
• Terugkoppeling vanuit de werkgroep naar de Raad
  van Bestuur

Administratieve directeurs DPB Brugge
4
8 okt. 2009
5
Raad van Bestuur

• Werkgroepen betrokken bij bouwdossiers
• Bouwcomité
• 3 raadsleden CADI
• Werkgroep Masterplan
• alle raadsleden 1 directie per school CADI
  ALDI
• Financieel comité
• 4 raadsleden financieel directeur

Administratieve directeurs DPB Brugge
5
8 okt. 2009
6
Raad van Bestuur

• Bouwcomité
• 3 leden van de Raad van Bestuur
• Centraal Administratief Directeur - CADI
• volgen alle AGION-dossiers op voor de 5 scholen
• overleggen met de lokale directie over de inhoud
• brengen in elke Raad van Bestuur verslag uit van
  de stand van zaken

Administratieve directeurs DPB Brugge
6
8 okt. 2009
7
Masterplan

• Masterplan basisdocument voor uitvoering van
  infrastructuurwerken
• Oplijsten
• Lokale directies geven noden aan
  infrastructuurwerken door aan CADI
• In volgorde van prioriteiten
• met raming van kostprijs
• CADI lijst op
• Timing
• Voorstel door lokale directies
• Cadi past masterplan aan

Administratieve directeurs DPB Brugge
7
8 okt. 2009
8
Masterplan

• Masterplan basisdocument voor uitvoering van
  infrastructuurwerken
• Bespreking met de werkgroep masterplan
• Bespreking van prioriteiten van
  infrastructuurwerken
• Bespreking met het bouwcomité
• Beoordelen van de voorgestelde infrastructuurwerke
  n
• In overleg met lokale directie
• Bespreking met het financieel comité
• Bespreking van financiële haalbaarheid in
  financieel comité

Administratieve directeurs DPB Brugge
8
8 okt. 2009
9
Wijziging Masterplan

• Nieuwe noden
• Motivering van vraag door lokale directie
• Kostenraming door lokale directie ondersteund
  door CADI
• Bij het indienen van de begroting
• Bespreking met het bouwcomité
• Beoordelen van de voorgestelde infrastructuurwerke
  n
• In overleg met lokale directie
• Bespreking met het financieel comité
• Bespreking van financiële haalbaarheid in
  financieel comité

Administratieve directeurs DPB Brugge
9
8 okt. 2009
10
Aanstelling van Architecten, Studiebureau en
Veiligheidscoördinator

• CADI
• Ontwerp van offertevraag
• Offertevraag voorleggen aan leden bouwcomité
• Offertes ontvangen en analyseren
• Overzicht bespreken met leden bouwcomité
• Aanstelling door bouwcomité
• Contracten opstellen en laten ondertekenen

Administratieve directeurs DPB Brugge
10
8 okt. 2009
11
Aanvraag AGION

• Bespreking van het concrete project met
• Leden bouwcomité
• CADI
• TAC en/of lokale directie
• Preventieadviseur
• Architect (afhankelijk van complexiteit van
  dossier)
• Studiebureau

Administratieve directeurs DPB Brugge
11
8 okt. 2009
12
Aanvraag AGION

• CADI
• Aanvraagdossier opmaken
• Communicatie naar DIKO en/of AGION
• Bestek opgesteld door
• Architect
• TAC
• CADI
• Offertevraag bij onderhandelingsprocedure
• Opvolgen openbare aanbesteding

Administratieve directeurs DPB Brugge
12
8 okt. 2009
13
Aanvraag AGION

• Analyse van offertes
• bij onderhandelingsprocedure
• TAC
• CADI
• bij openbare aanbesteding
• door architect
• CADI bespreekt analyse van offertes met
  bouwcomité
• CADI zorgt voor communicatie met DIKO en/of AGION
• CADI controleert of de aannemers in orde zijn met
  RSZ en inkomstenbelasting op de website
  https//www.socialsecurity.be/site_nl/Applics/30bi
  s/index.htm
• Gunning door leden van bouwcomité

Administratieve directeurs DPB Brugge
13
8 okt. 2009
14
Opvolging werken

• CADI
• Elke werfvergadering volgen steeds in
  communicatie
• ofwel samen met lokale directie of TAC en PA
• ofwel alleen maar dan met een samenvattende
  communicatie naar de lokale directie of TAC
• De leden van het bouwcomité op de hoogte houden
  van
• het verloop van de werken
• noodzakelijke meerkosten
• Overleg met de leden van het bouwcomité bij
• keuzemogelijkheden in de uitvoering
• gewenste meerwerken
• Maandelijks rapporteren van stand van zaken aan
  de Raad van Bestuur

Administratieve directeurs DPB Brugge
14
8 okt. 2009
15
Facturen en subsidie

• CADI
• Na controle van vorderingsstaat door architect
• Controle van de aannemers met het oog op de
  inhoudingplicht voor RSZ en inkomstenbelasting
• Kopie van facturen naar centrale boekhouding
• Communicatie met DIKO en AGION
• Kopie van brief van AGION met mededelen van
  subsidie bezorgen aan centrale boekhouding

Administratieve directeurs DPB Brugge
15
8 okt. 2009
16
Oplevering

• CADI
• Opleveren van het werk samen met lokale directie
  en een lid van bouwcomité
• Opvolgen van de opmerkingen van de voorlopige
  oplevering
• Vrijgeven borg

Administratieve directeurs DPB Brugge
16
8 okt. 2009
17
Voordelen centrale werking

• 1 contactpersoon voor alle grote dossiers
• 1 contactpersoon voor de leden van het bouwcomité
• ervaring stijgt naargelang je meerdere dossiers
  moet opvolgen
• 1 offerte-adres en 1 facturatieadres
• 1 contactpersoon ivm. bouwdossiers voor de
  centrale boekhouding, dus overzichtelijker

Administratieve directeurs DPB Brugge
17
8 okt. 2009
18
Voordelen centrale werking

• Verlichten taakbelasting van lokale directie
• centraliseren administratieve beslommeringen
• vervangen lokale directie op werfvergaderingen
  waar mogelijk
• centraliseren communicatiestroom en
  correspondentie
• centraliseren van de communicatie met aannemers
  tijdswinst voor lokale directie

Administratieve directeurs DPB Brugge
18
8 okt. 2009
19
Voordelen centrale werking

• 1 contactpersoon voor de architecten
• voor meerdere werken
• verhoogt de betrokkenheid
• 1 contactpersoon voor de aannemers
• versterkt de motivatie
• vergemakkelijkt de administratieve opvolging

Administratieve directeurs DPB Brugge
19
8 okt. 2009
20
Voordelen bouwcomité

• Gedeelde verantwoordelijkheid
• Ondersteuning door ervaren mensen uit de Raad van
  Bestuur
• Maandelijks overleg met bouwcomité
• Ad hoc ondersteuning bij dringende vragen
• Rechtstreekse communicatie tussen leden van
  bouwcomité en Financieel comité en Raad van
  Bestuur.

Administratieve directeurs DPB Brugge
20
8 okt. 2009
21
Zijn er nog vragen???

vzw Leielandscholen Beverlaai 75 8500
Kortrijk 056 24 97 72 hilde.collaer_at_leielandschole
n.be