Microsoft Office Excel 2003

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Microsoft OfficeExcel 2003
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Introducción
Excel es parte del paquete Microsoft Office. Es
un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite
realizar operaciones con números organizados en
una cuadrícula.
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Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial
como la siguiente
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Barras
de título
Contiene el nombre del documento sobre el que se
está trabajando en ese momento. Cuando se crea
un libro nuevo se le asigna el nombre provisional
Libro1, hasta que se guarde y se le asigne un
nombre. En el extremo de la derecha están los
botones para minimizar , restaurar y
cerrar .
de menú
Contiene las operaciones de Excel, agrupadas en
menús desplegables. Al hacer clic en Insertar,
por ejemplo, se verán las operaciones
relacionadas con los diferentes elementos que se
pueden insertar en Excel. Todas las operaciones
se pueden hacer a partir de estos menús.
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Barras
(cont.)
de herramientas
Contiene íconos para ejecutar de forma inmediata
las operaciones más habituales. Ej. Guardar,
copiar, cortar, etc.
de formato
Contiene las operaciones más comunes sobre
formatos como poner en negrita, cursiva, elegir
tipo de fuente, etc
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Barras
(cont.)
de fórmulas
Muestra el contenido de la celda activa las
operaciones más habituales.
de etiquetas
Permite moverse por las distintas hojas del libro
de trabajo.
de desplazamiento
Permite moverse a lo largo y ancho de la hoja
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Archivos
Operaciones con archivos
Crear un archivo nuevo
Ó pulsar botón Nuevo de la barra de
herramientas.
8
Archivos
(cont.)
Operaciones con archivos
Abrir un archivo existente
Ó pulsar botón Abrir de la barra de
herramientas.
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo
9
Archivos
(cont.)
Operaciones con archivos
Guardar un archivo asignándole un nombre
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo
10
Archivos
(cont.)
Operaciones con archivos
Guardar un archivo con el nombre que ya tenia
Ó pulsar botón Guardar de la barra de
herramientas.
Se grabará sobre el documento en el que se está
trabajando.
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Archivos
(cont.)
Operaciones con archivos
Cerrar un archivo
Si el documento tuvo cambios mostrará el
siguiente cuadro de diálogo
O pulsar botón Cerrar de la barra de
herramientas.
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Celdas
Es posible seleccionar
una única celda
un rango de celdas
una columna
una fila
una hoja entera
Para añadir a una selección celdas contiguas o no
pulsar CTRL
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Fórmulas y Funciones
Una función es una fórmula predefinida por Excel
(o por el usuario) que opera con uno o más
valores y devuelve un resultado que aparecerá
directamente en la celda o será utilizado para
calcular la fórmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier función es
nombre_función(argumento1argumento2...argument
oN)

• Reglas
• Si la función va al comienzo de una fórmula debe
  empezar por el signo .
• Los argumentos o valores de entrada van siempre
  entre paréntesis, sin espacios antes o después de
  cada paréntesis.
• Los argumentos pueden ser valores constantes
  (número o texto), fórmulas o funciones.
• Los argumentos deben separarse por un punto y
  coma .

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Fórmulas y Funciones
(cont.)
Ejemplo SUMA(A1C8) Esta función devuelve la
suma de sus argumentos. El operador identifica
un rango de celdas. A1C8 indica todas las celdas
entre la A1 y la C8
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Fórmulas y Funciones
(cont.)
Una función puede escribirse directamente en la
celda o a través del Asistente del Excel.
Pasos Situarse en la celda donde se desea
introducir la función, desplegar el menú
Insertar/Función ó clic en el botón
Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar Función
donde se puede elegir la función a utilizar
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Fórmulas y Funciones
(cont.)
Al dar Aceptar aparece el cuadro de diálogo
Argumentos de función
Ej. para la función SUMA()
Número1 se debe ingresar el primer argumento de
la función, Número2 segundo argumento. Si se
carga el segundo abrirá un tercero y así
sucesivamente.
Si se inserta una fila en medio del rango de una
función, Excel expande automáticamente el rango
incluyendo así el valor de la celda en el rango.
Ej. Si en la celda A5 está la función
SUMA(A1A4) y se inserta un fila en la posición
3 la fórmula se expandirá automáticamente
cambiando a SUMA(A1A5).
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Fórmulas y Funciones
(cont.)
Utilizar Funciones como argumentos de las
Funciones
Excel también permite que una función se
convierta en argumento de otra función. Ej.
MAX(SUMA(A1A4)B3) combinación de dos
funciones la suma y el valor máximo. Excel
realizará primero la suma SUMA(A1A4) y después
calculará el valor máximo entre el resultado de
la suma y la celda B3.
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Fórmulas y Funciones
(cont.)
Funciones de búsqueda
BUSCAR() busca un valor en un rango de una
columna o una fila o una matriz. Se debe indicar
el valor a buscar, dónde se desea buscar y de
dónde se obtendrá el resultado. Ej.
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Fórmulas y Funciones
(cont.)
Funciones de búsqueda
BUSCARH(valor_buscadomatriz_buscar_enindicador_f
ilasordenado) Busca en la primera fila de la
tabla o matriz de valores y devuelve el resultado
en la misma columna desde una fila especificada.
Busca por filas. Ej.
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Fórmulas y Funciones
(cont.)
Funciones de búsqueda
BUSCARV(valor_buscadomatriz_buscar_enindicador_c
olumnasordenado) Busca un valor en la primera
columna de la izquierda y devuelve el valor en la
misma fila desde una columna especificada. Busca
por columnas. Ej.
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Fórmulas y Funciones
(cont.)
Referencias
Relativa Las referencias de filas y columnas
cambian si se copia la fórmula en otra celda, es
decir se adapta a su entorno porque las
referencias las hace con respecto a la distancia
entre la fórmula y las celdas que forman parte de
la fórmula. Excel ofrece esta opción por defecto.
Ej.
Si se copia la celda A2 en B3, la fórmula
cambiará a B22
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Fórmulas y Funciones
(cont.)
Referencias
Absoluta Las referencias de filas y columnas no
cambian si se copia la fórmula en otra celda. Las
referencias a las celdas de la fórmula son
fijas Ej.
Si se copia la celda A2 en B3, como delante de la
columna y delante de la fila encuentra el signo
no variará la fórmula y en B3 pondrá A12 .
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Fórmulas y Funciones
(cont.)
Referencias
Mixta combinación de ambas referencias. Se puede
hacer que las filas sean relativas y las columnas
absolutas y viceversa. Ej. Deja fija la columna A
Al copiar la fórmula cambia
solo la fila
Ej. Deja fija la fila 1
Al copiar la fórmula cambia solo la columna
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Fórmulas y Funciones
(cont.)
Referencias
A otras hojas Para hacer referencia a celdas de
otras hojas se debe indicar el nombre de la hoja
seguido del signo de exclamación y el nombre de
la celda. Ej Hoja2!A2 esta referencia está
diciendo que tome la celda A2 de la hoja Hoja2.
A otros libros Para hacer referencia a celdas de
otros libros se debe indicar el nombre del libro
entre corchetes, luego la hoja y finalmente la
celda. Ej 'presupuesto 2010Hoja1'!B2 esta
referencia indica que la celda se encuentra en el
libro "Presupuesto 2010", en la Hoja1 y en la
celda B2.
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Fórmulas y Funciones
(cont.)
Funciones de fecha y hora
Función Descripción
AHORA() Devuelve la fecha y la hora actual
AÑO(núm_de_serie) Devuelve el año en formato año
DIA(núm_de_serie) Devuelve el día del mes
DIAS360(fecha_inicialfecha_finalmétodo) Calcula el número de días entre las dos fechas
DIASEM(núm_de_serietipo) Devuelve un número del 1 al 7
FECHA(añomesdía) Devuelve la fecha en formato fecha
FECHANUMERO(texto_de_fecha) Devuelve la fecha en formato de fecha
HORA(núm_de_serie) Devuelve la hora como un número del 0 al 23
HORANUMERO(texto_de_fecha) Convierte una hora de texto en un número
HOY() Devuelve la fecha actual
MES(núm_de_serie) Devuelve el nro. del mes en el rango del 1 (enero) al 12 (diciembre)
MINUTO(núm_de_serie) Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59
NSHORA(horaminutosegundo) Convierte horas, minutos y segundos dados como números
SEGUNDO(núm_de_serie) Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59

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Fórmulas y Funciones
(cont.)
Funciones de texto
Función Descripción
CARACTER(número) Devuelve el carácter específicado por el número
CODIGO(texto) Devuelve el código ASCII del primer caracter del texto
CONCATENAR(texto1texto2...textoN) Devuelve una cadena de caracteres con la unión
DECIMAL(númerodecimalesno_separar_millares) Redondea un número pasado como parámetro
ENCONTRAR(texto_buscadodentro_del_textonúm_inicial) Devuelve la posición inicial del texto buscado
ESPACIOS(texto) Devuelve el mismo texto pero sin espacios
HALLAR(texto_buscadodentro_del_textonúm_inicial) Encuentra una cadena dentro de un texto
IGUAL(texto1texto2) Devuelve un valor lógico (verdadero/falso)
IZQUIERDA(textonúm_de_caracteres) Devuelve el número de caracteres especificados
LARGO(texto) Devuelve la longitud del texto
LIMPIAR(texto) Limpia el texto de caracteres no imprimibles
MAYUSC(texto) Convierte a mayúsculas
MINUSC(texto) Convierte a minúsculas
VALOR(texto) Convierte un texto a número

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Fórmulas y Funciones
(cont.)
Funciones matemáticas y trigonométricas
Función Descripción
ABS(número) Devuelve el valor absoluto de un número
ALEATORIO() Devuelve un número entre 0 y 1
COMBINAT(númerotamaño) Devuelve el número de combinaciones para un número determinado de elementos
COS(número) Devuelve el coseno de un ángulo
ENTERO(número) Redondea un número hasta el entero inferior más próximo
EXP(número) Realiza el cálculo de elevar "e" a la potencia de un número determinado
FACT(número) Devuelve el factorial de un número
NUMERO.ROMANO(número,forma) Devuelve el número pasado en formato decimal a número Romano
PI() Devuelve el valor de la constante pi
POTENCIA(númeropotencia) Realiza el cálculo de elevar un número a la potencia indicada
PRODUCTO(número1número2...) Devuelve el resultado de realizar el producto de todos los números pasados como argumentos
RAIZ(número) Devuelve la raiz cuadrada del número indicado

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Fórmulas y Funciones
(cont.)
Funciones estadísticas
Función Descripción
MEDIA.ARMO(número1número2...) Devuelve la media armónica de un conjunto de números positivos
MAX(número1número2...) Devuelve el valor máximo de la lista de valores
MIN(número1número2...) Devuelve el valor mínimo de la lista de valores
MEDIANA(número1número2...) Devuelve la mediana de la lista de valores
MODA(número1número2...) Devuelve el valor que más se repite en la lista de valores
PROMEDIO(número1número2...) Devuelve la media aritmética de la lista de valores
VAR(número1número2...) Devuelve la varianza de una lista de valores
K.ESIMO.MAYOR(matrizk) Devuelve el valor k-ésimo mayor de un conjunto de datos
K.ESIMO.MENOR(matrizk) Devuelve el valor k-ésimo menor de un conjunto de datos

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Fórmulas y Funciones
(cont.)
Funciones lógicas
Función Descripción
FALSO() Devuelve el valor lógico Falso
VERDADERO Devuelve el valor lógico Verdadero
SI(prueba_logicavalor_si_verdaderovalor_si_falso) Devuelve un valor u otro, según se cumpla o no una condición
NO(valor_lógico) Invierte el valor lógico proporcionado
Y(valor_logico1valor_logico2...) Comprueba si todos los valores son verdaderos
O(valor_logico1valor_logico2...) Comprueba si algún valor lógico es verdadero y devuelve VERDADERO

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Listas de datos
Una lista en Excel, también llamada lista de base
de datos, es un conjunto de datos organizados en
filas o registros, en la que la primera fila
contiene las cabeceras de las columnas (los
nombres de los campos), y las demás filas
contienen los datos almacenados. Cada fila es un
registro de entrada, entonces se podrá tener
como máximo una lista con 255 campos y 65535
registros.

• Operaciones con listas
• Ordenar
• Filtrar el contenido por algún criterio
• Uso de fórmulas
• Crear un resumen de datos contenidos en la lista

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Listas de datos
(cont.)

• Crear una lista
• - Seleccionar el rango de celdas a incluir en la
  lista.
• Seleccionar del menú Datos / Lista / Crear lista.

- Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo
Crear lista.
Luego de Aceptar se abrirá la barra de
herramientas LISTA
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Listas de datos
(cont.)
Crear una lista

• Aparecerán las celdas de la lista remarcadas
• Observaciones
• la primera fila con las cabeceras (nombres de
  los campos), aparecen como unas listas
  desplegables que podrán utilizarse para el
  Autofiltro.
• la fila con el asterisco (también denominada
  fila de inserción) sirve para añadir más
  registros
• la última fila Total permite visualizar
  resúmenes de las columnas. Esta fila se puede
  visualizar o esconder .

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Listas de datos
(cont.)
Ordenar una lista
Si se ordena por un solo campo se pueden
utilizar los botones
Para ordenamiento de uno o más campos, sleccionar
menú Datos / Ordenar
34
Listas de datos
(cont.)
Filtrar una lista

• Existen dos formas
• Utilizar el autofiltro
• Utilizar filtros avanzados

Autofiltro A través de las listas desplegables
asociadas a las cabeceras de campos (menú Datos
/ Filtro /Autofiltro).
Filtros avanzados A través del menú Datos /
Filtro / Filtro avanzado.
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Listas de datos
(cont.)
Funciones de bases de datos
Todas las funciones llevan tres argumentos el
rango de datos que define la lista o base de
datos, el nombre del campo que se utiliza en la
función, un rango de criterios para indicar la
condición que deben cumplir las filas que serán
utilizadas en el cálculo de la función (el
filtro).

Función Descripción
BDCONTAR(datoscampocriterios) Cuenta las celdas que contienen un número
BDMAX(datoscampocriterios) Obtiene el valor máximo
BDMIN(datoscampocriterios) Obtiene el valor mínimo
BDPRODUCTO(datoscampocriterios) Obtiene el producto de los valores indicados
BDPROMEDIO(datoscampocriterios) Obtiene el promedio de los valores indicados
BDSUMA(datoscampocriterios) Obtiene la suma de los valores indicados
BDEXTRAER(datoscampocriterios) Obtiene un valor de un campo en una fila que cumpla un criterio de selección
BDVAR(datoscampocriterios) Calcula la varianza sobre una muestra de valores
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Tablas dinámicas
Una tabla dinámica se puede representar como una
tabla de doble entrada. Es dinámica porque
permite ir obteniendo diferentes totales,
filtrando datos, cambiando la presentación de los
datos, visualizando o no los datos, origen, etc.
Excel proporciona el Asistente para tablas y
gráficos dinámicos.
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Tablas dinámicas
(cont.)

• Dados los siguientes datos
• MES
• REF (código de
• artículo)
• CANTIDAD comprada
• IMPORTE comprado.

Se accede al Asistente para tablas y gráficos
dinámicos a través del menú Datos / Informe de
tablas y gráficos dinámicos.
38
Tablas dinámicas
(cont.)
Se indica que se tomarán los datos de una
planilla Excel y se creará una tabla dinámica
39
Tablas dinámicas
(cont.)
Se selecciona el rango donde se encuentran los
datos a utilizar en la tabla dinámica. Se
seleccionan todas las celdas incluyendo a las
cabeceras.
40
Tablas dinámicas
(cont.)
Se indica dónde se situará el resultado de la
tabla dinámica. Aquí se elige en una hoja de
cálculo nueva.
Al pulsar sobre Diseño... se accede a un cuadro
de diálogo donde se puede personalizar la forma
en que van a verse los datos en la tabla
dinámica.
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Tablas dinámicas
(cont.)

• Aparece una estructura formada por las filas,
  columnas, datos y además un campo para el nº de
  página. Y en el lateral derecho están los campos
  disponibles de la tabla, los cuales se pueden
  arrastrar a las diferentes partes del diagrama de
  la izquierda.
• Ej. se podría construir una tabla dinámica con la
  siguiente estructura
• En el campo Fila se arrastra
• REF
• En el campo Columna se
• arrastra MES.
• - Y en Datos se arrastra IMPORTE

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Tablas dinámicas
(cont.)
Quedaría la siguiente estructura
43
Tablas dinámicas
(cont.)
Luego de realizar la tabla dinámica este sería el
resultado obtenido
En las filas se tendrán las referencias, en las
columnas se tendrán los meses y en el centro de
la tabla las sumas de los importes. Con esta
estructura es mucho más fácil analizar los
resultados.
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Tablas dinámicas
(cont.)
Una vez creada la tabla dinámica aparecerá en la
hoja la barra de herramientas Tabla dinámica
                                                  
                                                  
         (Se puede visualizar y ocultar con la
opción de menú Ver / Barras de Herramientas.) Ej.
el botón       permite darle a la tabla un
formato predefinido
45
Tablas dinámicas
(cont.)
También aparece el cuadro Lista de campos de
tabla dinámica que permite modificar la
estructura de la tabla añadiendo campos a las
distintas zonas, o bien utilizando el botón
Agregar a en combinación con el cuadro de lista
que aparece al lado del botón, o simplemente
arrastrando el campo sobre la zona deseada.
46
Tablas dinámicas
(cont.)
Es posible quitar un campo arrastrándolo fuera de
la tabla. Rápidamente es posible cambiar la
estructura de la tabla y obtener otros resultados
casi sin esfuerzos. Si se arrastra a la zona de
datos los campos cantidad y total, se obtendrá
la siguiente tabla, más compleja pero con más
información
47
Tablas dinámicas
(cont.)
Para eliminar una tabla dinámica simplemente
debemos seleccionar la tabla en su totalidad y
presionar la tecla Supr o con la tabla
seleccionada hacer clic con el botón derecho del
ratón y seleccionar Eliminar del menú Pop-up.
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Gráficos
(cont.)

• Representación gráfica de un conjunto de datos
  de una hoja de cálculo.
• Se pueden crear distintos tipos de gráficos
  (barras, columnas, líneas,
• etc.) dependiendo de la información visual que
  se desee conseguir..
• Los datos utilizados en su creación, pueden
  variar y el gráfico se
• actualizará automáticamente.
• El gráfico es un medio para presentar
  información de una forma
• concisa y altamente visual.

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Gráficos
(cont.)
El tipo de gráfico que se va a emplear está
determinado por la clase de datos que se está
analizando. Los gráficos de Líneas, columnas y
barras sirven para representar observaciones
hechas a lo largo del tiempo. Para realizar
comparaciones sirven los gráficos de columnas y
de barras. Los gráficos radiales se usan para
comparar datos con respecto a un único punto
central. Para mostrar como afectan varios
componentes al conjunto total a lo largo del
tiempo se usan los gráficos de áreas. Para
mostrar proporciones de partes con respecto al
total, o porcentajes se usan los gráficos
circulares.
50
Gráficos
(cont.)

51
Gráficos
(cont.)

La utilidad de los gráficos se debe especialmente
que sirven de sustituto de las tablas, pero
además es una herramienta muy poderosa para el
análisis de los resultados de los datos. Cada
gráfico representa los datos de manera
distinta. Ej.
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Gráficos
(cont.)
Para crear un gráfico se puede utilizar el botón
Gráfico ó Insertar / Gráfico
Aparecerá el Primer Paso del asistente que
solicita el TIPO DE GRÁFICO (Paso 1). Dentro del
tipo se puede seleccionar el subtipo.
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Gráficos
(cont.)
Por el botón Siguiente abre el cuadro DATOS
ORIGEN (Paso2). Aquí se definen los datos que
aparecerán en el gráfico. Rango de datos
aparecerá el rango seleccionado antes de entrar
en el asistente. Si es necesario se puede
modificar. Filas o columnas se elegirá según
cómo se presente la serie de datos.
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Gráficos
(cont.)
Serie aparecerá cada serie de datos representada
en el gráfico, nombradas como Serie1, Serie2,...,
Para cada serie muestra, en el recuadro Valores,
el rango de celdas donde se encuentran los datos
a representar por esta serie. Se pueden agregar
series nuevas a través del botón Agregar. Rótulo
del eje de categorías (X) sirve para darle
nombre a cada punto de las series de datos
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Gráficos
(cont.)
Por el botón Siguiente abre el cuadro OPCIONES DE
GRÁFICO (Paso 3). Títulos título del gráfico
y de los ejes x e y Eje marcar la casilla Eje
de categorías (X) si se desea que se visualice el
eje X. Con la opción Categoría sólo aparecerán en
el eje las fechas de los rótulos. Con la opción
Automático, Excel tomará la decisión
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Gráficos
(cont.)
Líneas de división horizontales o verticales.
Son útiles para interpretar mejor el gráfico.
Leyenda permite configurar si se mostrarán
las leyendas de las series y en qué lugar.
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Gráficos
(cont.)
Rótulos de datos puntos de intersección entre un
valor X e Y. Tabla de datos posibilidad de
mostrar la tabla de datos junto con el gráfico
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Macros
Las macros permiten automatizar varias tareas y
fusionarlas en una sola, añadiendo, por ejemplo,
un botón en el libro que al pulsar sobre él
realice todas esas tareas. El lenguaje de
programación que utiliza Excel es Visual Basic
Application (VBA).
La forma más sencilla de crear macros es mediante
el grabador de macros del que dispone Excel
Herramientas / Macro / Grabar nueva macro...
Se abre el cuadro de diálogo Grabar macro donde
se asigna un nombre a la macro
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Macros
(cont.)
Se abre el cuadro de diálogo Grabar macro donde
se asigna un nombre a la macro. Es posible
asignarle un Método abreviado mediante la
combinación de las tecla CTRL una tecla . El
problema está en encontrar una combinación que no
utilice ya Excel. En Guardar macro en puede
guardarse en el libro activo, en el libro de
macros personal o en otro libro. Descripción
breve descripción del cometido de la macro. Botón
Aceptar comienza la grabación de la macro.
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Macros
(cont.)
Mientras graba aparece la barra Macro,
donde se tiene la opción de detener la
grabación. Durante la grabación se realizan las
acciones que se deseen grabar. Para finalizar se
presiona el botón Detener ó Herramientas /
Macro / Detener grabación. Para ejecutar la
macro Herramientas / Macro / Macros... aparece
el cuadro de diálogo Macro donde está la lista
con las macros creadas. Se selecciona la macro
deseada y se pulsa botón Ejecutar.
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Macros
(cont.)
Ejecución de la macro Herramientas / Macro /
Macros... aparece el cuadro de diálogo Macro
donde está la lista con las macros creadas. Se
selecciona la macro deseada y se pulsa botón
Ejecutar. Paso a paso Ejecuta la macro
instrucción por instrucción abriendo el editor de
programación de Visual Basic Modificar Abre el
editor de programación de Visual Basic para
modificar el código de la macro. Eliminar
borra la macro Opciones Abre otro cuadro de
diálogo donde se puede modificar la tecla de
método abreviado y la descripción de la macro.
62
FIN