Terminale Communication

1
LA GESTION
ELECTRONIQUE
DES DOCUMENTS

• Terminale Communication Gestion des Ressources
  Humaines

2
SOMMAIRE
POURQUOI UTILISER LE LANGAGE XML POUR GERER LES
DOCUMENTS ?
LE DOCUMENT
LES UTILISATIONS DU XML en Terminale
Communication Gestion des Ressources Humaines
LES ENJEUX DE LA GED
3
UN DOCUMENT EST COMPOSE DE 4 ELEMENTS
Émetteur Destinataire Date Référence Contenu
De service RH À M. le PDG Le
xx/xx/2005 NOTE n 132-A La DRH a évalué les
besoins en formation pour lensemble des
personnels du groupe pour lannée 2006
LA STRUCTURE
LE SUPPORT PHYSIQUE
Service RH M. Le PDG Xx/xx/2005 132-A La DRH a
évalué
LA MISE EN PAGE
LES DONNEES
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LE DOCUMENT NUMERIQUE NUTILISE PAS DE SUPPORT
PHYSIQUE
Service RH M. Le PDG Xx/xx/2005 132-A La DRH a
évalué

Émetteur Destinataire Date Référence Contenu

le fond
LES DONNEES
LA STRUCTURE



La forme
MISE EN FORME
LE SUPPORT PHYSIQUE
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DOCUMENT NUMERIQUE STRUCTURE DONNEES
MISE EN FORME
1 FICHIER pour la structure (.xsd ou .dtd)
1 FICHIER pour les données (.xml)
1 FICHIER pour la mise en forme (.xsl ou .css)
1 DOCUMENT NUMERIQUE 3 FICHIERS
6
POURQUOI
UTILISER
UTILISER LE LANGAGE
XML
POUR GERER LES
DOCUMENTS
?
7
1- POUR FACILITER LE TRANSFERT DES DOCUMENTS DUN
ORDINATEUR A UN AUTRE
?
De service RH À M. le PDG Le
xx/xx/2005 NOTE n 132-A La DRH a évalué les
besoins en formation pour lensemble des
personnels du groupe pour lannée 2006
EERGKRLGKRLGKRLGRMG?KRLKG?RKG?RGK?RGKR?GKG?KRG?KRG
?RKL?GRKLG?RKLG?RGK?RGLK?RGRGRGRG RGRGREG ERGREGRE
G ERGRGRGRGRTGRGRGRG RGRRMLG?RLM?GLR?GRLM?G
On ne peut pas ouvrir (ou parfois on y arrive
mais le fichier est altéré) un fichier au format
propriétaire (Word, Wordpro, Wordperfect) si
lon ne possède pas le logiciel sur lequel il a
été conçu ou si le système dexploitation
(Windows, MacOs, Linux) est différent.
!
8
DOCUMENT XML
De service RH À M. le PDG Le
xx/xx/2005 NOTE n 132-A La DRH a évalué les
besoins en formation pour lensemble des
personnels du groupe pour lannée 2006
Document XML
De service RH À M. le PDG Le
xx/xx/2005 NOTE n 132-A La DRH a évalué les
besoins en formation pour lensemble des
personnels du groupe pour lannée 2006
De service RH À M. le PDG Le
xx/xx/2005 NOTE n 132-A La DRH a évalué les
besoins en formation pour lensemble des
personnels du groupe pour lannée 2006
Document XML
Document XML
LE DOCUMENT XML EST LISIBLE (EN RESPECTANT LA
MISE EN FORME) ET MODIFIABLE PAR NIMPORTE QUEL
ORDINATEUR.
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2. POUR GAGNER DU TEMPS DES RECHERCHES
PLUS RAPIDES
LA RECHERCHE INFORMATISEE DE DOCUMENTS SUIT LA
PROCEDURE SUIVANTE
1. SAISIE DES MOTS-CLES
2. RECHERCHE DES DOCUMENTS CONTENANT LES MOTS-CLES
3. AFFICHAGE DE LA LISTE DES DOCUMENTS CONTENANT
LES MOTS-CLES
10
Un fichier informatique standard se compose
dinformations concernant la structure du
document (S), sa mise en page (F) et les données
(D).
S S F F S D S F S D S F S F S D S F S S D D S S F
F F S D S S D S D S F F S S F S D S D S F F S S D
S F S D S F S D S F F S S
Le moteur de recherche va lire lensemble de ces
informations jusquà ce quil trouve les données
(D) qui ont été saisies.
11
AVEC XML

• Le document XML étant composé de 3 fichiers
• 1 fichier regroupant les informations sur la
  structure du document,
• 1 fichier regroupant les informations de mise en
  page,
• 1 fichier regroupant les données,
• le moteur de recherche va uniquement lire le
  fichier des données pour trouver celles qui ont
  été saisies (D), doù un gain de temps
  considérable (3 fois moins de données à lire que
  dans un fichier classique ).

D D D D D D D D D
S S S S S S S S S
F F F F F F F F F
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2. POUR GAGNER DU TEMPS UNE SEULE
CHARTE GRAPHIQUE POUR TOUS LES CANAUX DE DIFFUSION
LIMOUSIN
S S S S S S S S S

• Deojkzefd 12 z4d8 zdf
• Zdfddfd ofdejfefoijefijef
• Dkzeoffo.
• Terfef 1 fedf64 665
• 2100 ezfzef 85
• Fef 41 fef iejffef 447
• Relgpjreoerg 465465
• Rfpojfezoifj ezfue fofj e
• Efef pekfgfkrgfkrgkrg.

D D D D D D D D D
LIMOUSIN
_at_

• Deojkzefd 12 z4d8 zdf
• Zdfddfd ofdejfefoijefijef
• Dkzeoffo.
• Terfef 1 fedf64 665
• 2100 ezfzef 85
• Fef 41 fef iejffef 447
• Relgpjreoerg 465465
• Rfpojfezoifj ezfue fofj e
• Efef pekfgfkrgfkrgkrg.

• Deoikzefd 1 2 z4d8 zdf
• Zdfddfd ofejfefoijefiief
• Dkzeoffo.
• Terfef 1 fedf64 665
• 2100 ezfzef 85
• Fef 41 fef ieiffef 447
• Relgpireoerg 465465

F F F F F F F F F
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3. POUR ETRE PLUS PRODUCTIF
LE XML PERMET
- de créer des structures réutilisables pour
créer une famille cohérente de documents

• daugmenter la durée de vie du document qui ne
  dépend
• plus des évolutions technologiques

- dautomatiser la mise en page des textes

• de saffranchir des contraintes liées aux
  différentes plateformes
• logicielles et matérielles

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LES ENJEUX DE LA GESTION ELECTRONIQUE DES
DOCUMENTS

• EXHAUSTIVITE la totalité des documents dune
  organisation
• est concernée par la GED.

• COHERENCE la GED permet dassurer la cohérence
• structurelle et visuelle de lensemble des
  documents de
• lorganisation.

• TRACABILITE le document électronique est
  consultable sur
• nimporte quel ordinateur mais on peut protéger
  sa structure et
• sa feuille de style contre les modifications
  pour permettre
• didentifier sa provenance.

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LES UTILISATIONS DU XML en Terminale
Communication Gestion des Ressources Humaines

1. Quelles utilisations ?
2. Quels outils ?
3. Les utilisations du XML

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LES UTILISATIONS DU XML

1. Quelles utilisations ?

LE XML PERMET

• de saffranchir des contraintes liées aux
  différentes
• plateformes logicielles et matérielles

- de créer des structures réutilisables pour
créer une famille cohérente de documents
- dautomatiser la mise en page des textes
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Saffranchir des contraintes liées aux
différentes plateformes logicielles et
matérielles
?
Créer un document (Office 2003)
Enregistrer le document au format XML
?
?
Ouvrir le document avec un autre
logiciel (Internet Explorer)
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Automatiser la mise en page des textes
?
Utilisation/Création
?
De feuilles de styles
?
De modèles de documents
?
De filigranes logos
?
Den-têtes pieds de page
?
De bibles de paragraphes
?
Notion de charte graphique
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Créer des structures réutilisables pour créer une
famille cohérente de documents
?
Réfléchir à la structure du document
?
Créer la structure (fichier .xsd ou .dtd)
?
Saisir les données (fichier .xml)
?
Utiliser (pas concevoir) une ou
plusieurs feuilles de style (fichier .xsl ou
.css)
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LES UTILISATIONS DU XML
2. Quels outils ?
?
MS Office 2003 (possibilité denregistrer Les
documents au format XML)
?
Open Office (format denregistrement XML par
défaut logiciel gratuit)
?
MS XML Notepad (création de structure XML
logiciel gratuit)
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LES UTILISATIONS DU XML
3. Exemple réalisation et diffusion dun CV
Réfléchir à la structure du CV
Analyser une structure existante
Utiliser un modèle existant
?
ou
ou
Création de La structure
?
Utilisation/Modification
ou
?
Saisie des données
Association dune feuille de style existante
pour publication sur Internet
Association dune feuille de style existante
pour Impression papier
?
et