Manual manajamen mutu

1
MAN 344 MANAJEMEN MUTUPERTEMUAN 9

• Manual manajamen mutu

Nur Hadi Wijaya, STP, MM
2

• Dokumentasi SMM
• Persyaratan ISO 9001 2000 klausul 4.1
• Organisasi harus
• menetapkan ,
• mendokumentasikan ,
• Menerapkan,
• dan memelihara sistem manajemen mutu terus
  menerus memperbaiki keefektifannya.

3
DESAIN ISO 9000 (MANUAL MANAJEMEN MUTU)
Manual manajemen mutu adalah Suatu ringkasan
tertulis dari semua aktivitas manajemen mutu
dalam suatu organisasi

• Peran Manual Manajemen Mutu
• Simbol yang menunjukkan sistem manajemen mutu
• Buku acuan praktis atau pedoman terhadap sistem
  manajemen mutu

4
Dokumentasi SMM
Persyaratan ISO 9001 2000 klausul 4.2.1

• Dokumentasi SMM harus mencakup
• Kebijakan Mutu Sasaran Mutu
• Prosedur prosedur yang dipersyaratkan
• Dokumen pendukung yang dapat memastikan
  perencanaaan, operasi pengendalian prosesnya
  berjalan efektif
• Rekaman mutu yang dipersyaratkan

5
Definisi Dokumen
Dokumentasi SMM
Apa itu dokumen ?

• Informasi dan media pendukungnya
• Media Dokumen dapat berupa
• kertas, pita magnetic, file elektronik
• foto, master sampel, spesifikasi
• gambar, laporan, standar.

6
Dokumentasi SMM
Apa itu dokumen ?

• Informasi tertulis yang menjadi acuan dalam
  melaksanakan kegiatan

Dokumen dapat diubah !!!
7
Dokumentasi SMM
Bagaimana dokumen yang baik ?

• Mudah dikendalikan - ada identifikasi yang jelas
  baku
• Penerbitan dokumen
• Perubahan/pembaruan dokumen
• Distribusi dokumen penyimpanan, penggantian dan
  penarikan dokumen
• Menggunakan bahasa yang sederhana, singkat,
  praktis dan lugas.

ISO 9001 2000 tidak mengatur bentuk/format baku
dokumen !!!
8
Dokumentasi SMM
Jenis-jenis dokumen SMM

• Quality Manual/Manual Mutu/Pedoman Mutu/Panduan
  Mutu
• Prosedur Mutu
• Prosedur Sistem
• Prosedur Operasional/Instruksi Kerja
• Formulir-formulir
• Peraturan dan Persyaratan lainnya

9
Dokumentasi SMM
Pedoman Mutu

• Isi manual mutu/pedoman mutu tergantung dari
  tujuan dibuatnya pedoman mutu dan pihak-pihak
  yang memegang pedoman mutu
• Biasanya pedoman mutu berisi
• Uraian ringkas tentang organisasi bisnis,
  kegiatan, lokasi, sistem manajemen organisasi
  dan struktur organisasi
• Kebijakan mutu organisasi
• Kebijakan organisasi dalam memenuhi persyaratan
  ISO 9001 2000
• Uraian tentang struktur dokumentasi SMM dan
  keterkaitannya

10
Dokumentasi SMM
5W ?
Jenis-jenis dokumen SMM - Prosedur

• Prosedur harus dengan jelas menguraikan 5W
• What to do
• Who do(es) it
• When it done
• Where it done
• HoW to do it

11
Dokumentasi SMM
Jenis-jenis dokumen SMM Prosedur Sistem

• ISO 9001 2000 mensyaratkan 6 prosedur sistem
  untuk
• Pengendalian Dokumen
• Pengendalian Rekaman Mutu
• Audit Internal
• Pengendalian Produk Tidak Sesuai
• Tindakan Koreksi
• Tindakan Pencegahan

Prosedur sistem biasanya mengatur kegiatan yang
melibatkan lebih dari satu bagian/departemen dari
organisasi
12
Dokumentasi SMM
Jenis-jenis dokumen SMM Dokumen non-prosedur

1. Kebijakan Mutu
2. Sasaran Mutu
3. Struktur Organisasi dan Tanggung Jawab
   fungsi-fungsi kunci dalam SMM
4. Interaksi antara proses proses yang terkait
   dengan SMM
5. dll

13
Dokumentasi SMM
Jenis-jenis dokumen SMM Formulir-formulir

• Merupakan pendukung pelaksanaan prosedur atau
  Instruksi Kerja
• Formulir yang telah diisi disebut Rekaman mutu
  dan diperlukan sebagai bukti dilaksanakannya
  Prosedur atau Instruksi Kerja

14
ISO 9000 TANTANGAN ?
ISO 9000 merupakan tantangan bagi perusahaan, Why?
Karena kurang akrabnya perusahaan dengan konsep
di bawah ini

• Penciptaan struktur manajemen
• Penetapan persyaratan
• Persetujuan perumusan prosedur
• Pengambilan tindakan koreksi
• Pelaksanaan audit internal

15
TREND STANDARISASI

• Kecendurungan Th- 90-an

Standardisasi dan sistem nasionalnya

• Keterkaitan antar industri
• Keterkaitan secara internasional

• Pengakuan antar negara
• Kegiatan standardisasi regional
• Harmonisasi Standar
• Standar Internasional

• Memperbaiki kualitas hidup masyarakat
• Masalah Lingkungan hidup dunia
• Perkembangan IPTEK
• Sertifikasi, Akreditasi dan Mutu

16
PENGENDALIAN DAN PEMASTIAN MUTU

• Pengendalian Mutu

Pemahaman mengenai mutu sbg proses inspeksi yang
mengambil tempat persis sebelum pelanggan
menerima barang/jasa

• Pemastian Mutu

Konsep Mutu sbg sesuatu yang menggerakkan kerja
dari organisasi mulai dari awal sampai akhir
SISTEM MANAJEMEN MUTU
Gb. Segitiga Sistem Manajemen Mutu
Perencanaan Kebijaksanaan
Manajer Prosedur
Tugas
17
SISTEM MANAJEMEN MUTU

• PERENCANAAN DAN KEBIJAKSANAAN

TK. Perencanaan pembuatan kebijakan dari
organisasi di mana keputusan strategi dibuat (
mengenai arah, maksud, dan organisasi)
gt Manajer senior

• MANAJER DAN PROSEDUR

Menginterprestasikan kebijakan mutu dan
mengembangkan prosdur yang dapat digunakan oleh
setiap orang/staf
gt Manajer Operasional

• TUGAS

Dilaksanakan oleh pekerja, yang akan mengikuti
prosedur dari kebijakan yang telah dibuat.
18
IMPLIKASI SMM MMM
IMPLIKASI SMM MMM
Gb. Manual manajemen mutu untuk Dokumentasi SMM
Manual kebijakan Mutu
Manual Prosedur Mutu
Referensi tempat kerja
Keterangan Bagian yang di arsir adalah
dokumentasi yang terdapat pada Manual manajemen
mutu

• Manual Kebijakan Mutu

Mencangkup seluruh kebijakan mutu dan rencana
yang datang dari pucuk pimpinan

• Manual Kebijakan Mutu

Mencangkup semua prosedur yang dikembangkan dan
diterapkan di tk madya dalam organisasi ( Manual
Operasi/ Prosedur Manajemen)
19
Dokumentasi SMM
Struktur Dokumen SMM Yang umum dibuat
PEDOMAN MUTU
Kebijakan
Level I
Acuan kerja sistem
PROSEDUR SISTEM
Level II
Acuan kerja operasional
PROSEDUR OPERASIONAL/ INSTRUKSI KERJA
Level III

• Rekaman
• Data

FORMULIR
Level IV
ISO 9001 2000 tidak mengatur struktur baku
dokumen !!!
20
Dokumentasi SMM
Penyusunan dokumen SMM Tahap penyusunan dokumen
SMM
Tahap penyusunan dokumen SMM

• Pembentukan tim penyusun dokumen SMM
• Perencanaan penyusunan dokumen SMM
• Persiapan penyusunan dokumen SMM
• Penyusunan dokumen SMM

21
Dokumentasi SMM
Penyusunan dokumen SMM Tahap penyusunan dokumen
SMM

• Pembentukan tim penyusun dokumen SMM
• Melibatkan personil yang secara langsung terlibat
  dalam pelaksanaan pekerjaan
• Penyusunan pedoman mutu Dikoordinir oleh
  Manajemen
• Penyusunan Prosedur Melibatkan
  departemen/bagian terkait
• Tim terdiri dari wakil setiap bagian/departemen
  dikoordinir oleh wakil manajemen
• Setiap anggota tim diberi pelatihan yang memadai
• Pelatihan Interpretasi ISO 9001 2000
• Pelatihan Penyusunan Dokumen SMM

22
Dokumentasi SMM
Penyusunan dokumen SMM Tahap penyusunan
dokumen SMM

• Perencanaan penyusunan dokumen SMM
• Harus mendapatkan dukungan manajemen komitmen,
  keuangan, waktu, sumber daya
• Tetapkan
• Tujuan penerapan SMM
• Jadwal penyelesaiannya
• Kebutuhan sumber daya anggaran, personil,
  fasilitas
• Tugas dan tanggung jawab setiap anggota tim

23
Dokumentasi SMM
Penyusunan dokumen SMM Tahap penyusunan
dokumen SMM

• Persiapan penyusunan dokumen SMM
• Identifikasi standar dan persyaratan yang akan
  diacu oleh SMM
• Tetapkan ruang lingkup kegiatan yang akan dicakup
  dalam SMM
• Identifikasi aturan organisasi dalam sistem
  dokumentasi (jika ada)
• Identifikasi prosedur relevan yang sudah ada
• Tetapkan struktur dokumentasi, pengelompokan
  dokumen menurut level-nya dan keterkaitan
  diantaranya
• Tentukan format dokumen SMM yang akan dibuat
• Tentukan tatacara identifikasi dokumen SMM yang
  akan dibuat biasanya penomoran merupakan cara
  yang efektif

24
Dokumentasi SMM
Penyusunan dokumen SMM Tahap penyusunan
dokumen SMM

• Penyusunan dokumen SMM
• Tetapkan kegiatan yang akan didokumentasikan
• Tetapkan cara penulisan dokumen uraian kalimat
  atau diagram alir atau gambar atau checklist atau
  kombinasi diantara keempat cara
• Buat urutan dan hirarki dokumen
• Buat draft dokumen yang diperlukan
• Komunikasikan kepada fungsi terkait untuk
  mendapatkan umpan balik
• Perbaiki draft dokumen dan lakukan uji coba
  dokumen
• Simpulkan cara terbaik untuk dokumentasi
• Lakukan penyempurnaan dokumen berdasarkan hasil
  uji coba

25
Dokumentasi SMM
Penyusunan dokumen SMM Penyusunan Pedoman Mutu

1. Rancang kerangka, format dan struktur pedoman
   mutu
2. Tunjuk penanggung jawab penyusun pedoman mutu
3. Tafsirkan persyaratan standar ISO 9001 2000 dan
   rumuskan kebijakan organisasi untuk tiap elemen
   kunci standar
4. Identifikasi personil yang tepat untuk menyusun
   uraian kebijakan organisasi atas tiap elemen
   kunci standar
5. Susun konsep pedoman mutu
6. Lakukan tinjauan atas konsep yang telah dibuat
7. Perbaiki konsep berdasarkan hasil tinjauan
8. Terbitkan pedoman mutu

26
AUDIT Pertemuan 10
Hardiana Widyastuti, S.Hut, MM
27
AUDIT MUTU

• Evaluasi secara sistematik dan independen yang
  dilaksanakan untuk menentukan

• Apakah kegiatan mutu yang berhubungan dengan
  hasil produksi telah sesuai dengan dokumentasi
  sistem mutu.
• Apakah prosesdur daam dokumentasi sistem mutu
  diterapkan secara efektif dn pantas untuk
  memenuhi sasaran yang diinginkan.

28
TIPE AUDIT MUTU

1. First party audits
2. Second party audit
3. Third party audit

29
1) First party audits

• Sama dengan internal audit
• Digunakan oleh perusahaan untuk mengevaluasi
  efektivitas performansi mutu yang mereka miliki.
• Untuk mengidentifikasi ketidaksamaan dan
  kekurangan

30
2) Second party audits

• Dikenal sebagai jaminan mutu suplier
• Untuk menentukan kesesuaian supplier dengan
  beberapa prosedur kontraktual tertentu diterima
  oleh pelanggan

31
3) Third party audits

• Dilaksanakan oleh pihak yang independen
• Memfokuskan pada pemenuhan /kesesuaian dengan
  standar dan implementasi

32
SEKIAN TERIMA KASIH