GUIDE DUTILISATION DE LENTRETIEN ANNUEL DACTIVITE

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GUIDE DUTILISATION DE LENTRETIEN ANNUEL
DACTIVITE

• Ce guide est destiné à lensemble du personnel
  de lIMM.

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Sommaire

• Les objectifs de lentretien annuel
• Létat desprit de lentretien annuel
• La préparation de lentretien
• La conduite de lentretien
• Quelques conseils pour lentretien
• Questions pratiques

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Les objectifs de lentretien annuel dactivités

• Développer le dialogue, prendre le temps
  nécessaire pour faire le point sur lactivité et
  sur les relations professionnelles.
• Faire le bilan de la période écoulée les faits
  marquants, les éléments de satisfaction, les
  difficultés rencontrées.
• Fixer des objectifs et des axes de progrès pour
  la période à venir
• Pour participer à lamélioration du service et du
  poste.
• Pour sa propre évolution personnelle.
• Gérer les compétences et les ressources internes
  à lIMM.
• Lentretien annuel constitue un moment
  privilégié, pour échanger de façon approfondie
  hors des contraintes du quotidien.
• Il participe à la fois à lenrichissement des
  relations entre les membres de léquipe et au
  développement du climat de confiance.
• Au final, lentretien participe à la recherche
  permanente damélioration de la qualité de nos
  prestations (patients et  clients internes ).
• Il concerne tous les salariés de lEtablissement,
  quel que soit leur statut cadres, non-cadres,
  soignants, non-soignants, médecins,
  administratifs...

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Létat desprit de lEntretien annuel

• Un entretien réussi suppose
• Une attitude découte et dintérêt porté aux
  autres il sagit découter réellement lautre
  et de sassurer que chacun a compris ce que son
  interlocuteur exprime.
• Une attitude participative pour ajuster les
  perceptions, pour résoudre les éventuels
  problèmes en commun et construire lavenir.
• Un engagement de chacun, qui sillustre par la
  contribution effective de chaque partenaire dans
  la réalisation des enjeux à venir.
• De la rigueur, avant, pendant et après
  lentretien
• une préparation par chacun
• une synthèse en commun
• Une volonté de suivi des décisions de progression

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La préparation de lentretien

• La préparation de lentretien, par le salarié et
  son manager, est
• une base de dialogue et de travail indispensable.
  Cest elle qui
• structure lEntretien Annuel dActivité.
• Pour le Manager, il convient vis à vis de chacun
  de ses
• collaborateurs de sinscrire dans la démarche
  suivante
• Prendre rendez-vous pour lentretien
• en expliquer létat desprit, donner copie du
  document pour
• que chacun le remplisse (au crayon)
• Recueillir linformation
• La fiche de poste (si elle existe)
• Le compte-rendu de lentretien annuel précédent
  (le cas échéant).
• Analyser
• Se poser les questions essentielles
• Cf. les fiches de préparation et
  daide à la réflexion préalable
• Noter les points importants, en sefforçant
  dêtre le plus objectif possible
• Réfléchir à ce que lon va dire
• Organiser

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La conduite de lentretien

• Elle suit logiquement un certain nombre détapes
  incontournables.
• Il est de la responsabilité du Manager de
  respecter avec rigueur cette démarche
  dentretien.
• Sauter une étape risque de provoquer en effet un
  entretien décousu ou tronqué.
• NB si lentretien est dense, il peut être
  découpé en 2 entretiens
• Le premier sur les phases de diagnostic
• Le second sur les propositions à venir.

Remarque importante une bonne préparation crée
les conditions dun échange professionnel
approfondi. Attention toutefois au risque de se
figer sur une position préétablie, auquel cas
lentretien naurait plus de sens. Le but de
lentretien nest pas démettre un jugement, mais
de construire ensemble pour lavenir.
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Une démarche en 5 étapes
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Quelques conseils pour lentretien

• Les documents dentretien constituent une trame
  de préparation. Mais limportant est de rester en
  attitude découte.
• Ne pas hésiter à discuter à bâtons rompus.
  Reprendre, si cela est nécessaire, les différents
  points qui nauront pas été abordés spontanément.
• Il ne sagit pas de juger chacun doit
  sefforcer de rester au niveau des faits concrets
  et des situations de travail.
• Soyez convaincu que la critique nest pas
  génératrice de progrès.Il sagit de construire
  lavenir et non de détruire le passé.
• Admettre les discussions ou désaccords il
  sagit de parvenir à un certain degré de
  compréhension mutuelle, dans le respect des
  individus. Rechercher des solutions ensemble.
• Dans lhypothèse où un désaccord persisterait,
  notez-le dans la synthèse de lentretien.
• Prendre des notes sur papier libre au cours de
  lentretien. Le support de synthèse sera
  renseigné ensemble à la fin de lentretien, de
  façon à consigner les points clés avec un minimum
  de recul.
• Intégrer le suivi de lentretien dans son
  activité quotidienne.Les objectifs pour la
  période à venir doivent faire partie des
  indicateurs daction.
• Ils doivent faire lobjet entre les deux
  interlocuteurs déchanges réguliers sur leur mise
  en uvre.

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Questions pratiques

• Qui mène lentretien ?
• Le responsable hiérarchique direct.
• Quand se déroulent les entretiens ?
• Ils sont planifiés au sein dune équipe en cours
  dannée par le Manager.
• Celui-ci veille au respect du principe
  dannualité.
• La durée dun  bon entretien 
• Une heure à 1 h 30 maximum (à lappréciation des
  deux interlocuteurs).
• Quel suivi ?
• Le document de synthèse est un outil de travail
  auquel on pourra faire référence tout au long de
  lannée, lors dentretiens réguliers (tous les
  trimestres au minimum) entre N et N1 sur la
  progression des objectifs décidés.
• Qui possède le document de synthèse ?
• Chacun des deux interlocuteurs

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Questions pratiques (suite)

• Qui possède les documents de préparation ?
• Les deux participants à lentretien et eux
  seuls.Chacun est tenu à la confidentialité.
• Quelle analyse des entretiens au niveau dun
  département ?
• Les entretiens individuels sont porteurs
  denseignements sur le fonctionnement de léquipe
  et sur certaines améliorations à y apporter.
• Une réflexion conjointe peut être menée par le
  chef de Département ou de Service avec ses
  Managers, à partir de la remontée des
  informations du terrain.
• Quelle analyse des entretiens par la DRH ?
• Les besoins en formation et les souhaits
  dévolution font lobjet dune attention
  particulière de la DRH, dans le cadre de la
  gestion des compétences et des ressources
  internes à lIMM.
• Peut-on parler de salaire au cours de lentretien
  ?
• Ce nest pas le propos de lentretien. Cette
  préoccupation risquerait sinon docculter les
  enjeux réels, de progression, pour les personnes
  et pour lEtablissement.