Leading Your Team

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Formation au leadership - Optimist International
Formation du Secrétaire-trésorier élu du
club 2e partie
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Secrétaire-trésorier élu

• Dossiers financiers

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Dossiers financiers

• Ils sont nécessaires pour rendre compte.
• Votre club est une entreprise.
• Le conseil dadministration a accès à vos
• livres.
• Gardez vos dossiers en ordre et précis.
• Il ne devrait pas y avoir place à
• incompréhension.
• Les secrétaires-trésoriers de club devraient
• détenir une assurance de fidélité.

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Dossiers financiers
Entrées dargent

• Entrez dans vos livres largent comptant et les
  chèques reçus.
• Écrivez la date et qui vous a remis largent.
• Inscrivez le montant reçu dans la colonne
  appropriée.
• Dans la dernière colonne, listez le montant à
  être déposé.

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Dossiers financiers
Entrées dargent
Page 102R Entrées dargent
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Dossiers financiers
Déboursés

• Entrez dans vos livres les déboursements reçus.
• Écrivez la date et à qui vous avez remis de
  largent.
• Inscrivez le montant dans la colonne appropriée.
• Listez le montant à payer dans la dernière
  colonne.

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Dossiers financiers
Déboursés
Page 101R Déboursés
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Rapport mensuel au conseil dadministration
Chaque mois un rapport sommaire appelé le
 Compte rendu mensuel des entrées et déboursés 
est préparé. Vous le donnez au conseil
dadministration pour examen. Les totaux mensuels
sont transférés du journal des entrées et du
journal des déboursés puis comparés au budget du
club.

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Table ronde

• Les nouveaux secrétaires-trésoriers désignés
  Examinez le journal des entrées et celui des
  déboursés. Préparez un exemple du  Compte rendu
  mensuel des entrées et débours. 
• Les secrétaires-trésoriers désignés dexpérience
  Revoyez les formulaires et répondez vous mêmes
  aux questions quelles peuvent soulever dans
  votre groupe. Puis, discutez des implications
  légales des projets de collecte de fonds.
  Rapportez vos conclusions brièvement à
  lensemble.
• Le groupe informatisé discute des façons de
  garder des dossiers financiers sur programmation
  informatisée. Il fait son rapport à lensemble.

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Secrétaire-trésorier élu

• Les rapports

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Les rapports à lexterne
Formulaire  Mon club 

• Ajoutez et enlevez des membres au moyen de ce
  formulaire.
• Changez les renseignements sur un membre
  (adresse, etc.)
• Les nouveaux membres reçoivent la revue
   lOptimiste  et sont couverts par notre
  assurance.
• Les cotisations au district et à Optimist
  International sont basées sur le nombre de
  membres à la fin de chaque trimestre.
• La date effective du changement est la date de sa
  réception à Optimist International. (La seule
  exception est à la fin de lannée Optimiste le
  30 septembre - où on utilise la date de
  loblitération postale comme date effective)
• Le formulaire doit être signé par le président et
  le secrétaire-trésorier du club.

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Les rapports à lexterne
Formulaire 99 du IRS

• La date déchéance du formulaire est le 15
  février
• Ce formulaire doit être complété annuellement par
  les clubs des États-Unis seulement.
• Préparez un rapport financier dune page sur les
  activités du club.
• Ne présentez ce rapport que si vos revenus
  dépassent 25 000 dans lannée.

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Les rapports à lexterne
Rapport délection

• La date déchéance est le 20 mai.
• Du matériel de formation et les guides des
  dirigeants sont postés à partir de linformation
  fournie par ce rapport.
• Le district se sert aussi de cette information
  pour ses propres dossiers.
• Chaque année des centaines de dirigeants de club
  ne reçoivent pas leur matériel à cause de
  linformation incorrecte transmise à Optimist
  International ou parce que le club na pas
  complété son rapport délection.

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Les rapports à lexterne
Reconnaissance du Concours dalbums de service
communautaire (ASC)

• Doit parvenir au président du comité des
  activités du district au plus tard le 30
  septembre.
• Cest un rapport de trois pages sur un projet de
  service ou une activité.
• Partagez avec les autres clubs Optimistes vos
  idées relatives à des projets.
• Des marques de reconnaissance sont données dans
  nombre de catégories aux niveaux du district et
  dOptimist International.

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Les rapports à lexterne
Autres rapports

• Formulaire dengagement du parrain dun nouveau
  club.
• Nomination du représentant de la Fondation au
  club.
• Rapport des clubs Jeunesse
• Rapport de la réunion annuelle de planification
  des activités du club (RAPAC) .
• Réunion annuelle de planification des activités
  du club (RAPAC)

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Procès-verbal des réunions
Le procès-verbal des réunions doit être tenu dans
les circonstances suivantes

• Lors de lélection des dirigeants
• Dans le cas damendements à la Constitution ou
  aux Règlements du club
• Là où lapprobation du conseil dadministration
  est requise selon larticle X, Alinéa 4 des
   Règlements normalisés d'un club Optimiste. 

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Procès-verbal des réunions du conseil
dadministration
Un procès verbal doit toujours être tenu

• Indiquez la date, lendroit, lheure et les
  présences.
• Notez les rapports faits par le conseil
  dadministration.
• Notez les propositions, qui les fait, qui les
  appuie et si elles sont acceptées ou non.
• Notez les membres ajoutés à la liste deffectif
  ou rayés de cette liste.
• Notez les nominations faites par le président.

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Comment un secrétaire-trésorier peut-il aider son
club à réussir?
Tables rondes
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Comment un secrétaire-trésorier peut-il aider son
club à réussir?
Réponses possibles
Soyez Optimiste. Rappelez le conseil
dadministration à un sain réalisme sans être
négatif. Soumettez vos rapports à temps. Faites
la demande de toutes les marques
de reconnaissance auxquelles le club a
droit. Gardez des dossiers précis. Partagez votre
liste deffectif avec tous ceux qui pourraient en
avoir besoin dans votre club. Arrivez tôt aux
réunions et soyez disponible pour répondre aux
questions des membres. Soulignez le travail des
autres. Soyez ouvert et franc. Vivez votre credo
Optimiste.
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Secrétaires-trésoriers élus

• Rejoignent les présidents-élus
• pause