Russir sa rentre associative

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• Réussir sa rentrée associative

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Sommaire

• La rentrée son contexte et ses enjeux
• Les actions davant la rentrée
• Les événements de rentrée
• Les supports de communication
• Ressources humaines et passation

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Sommaire

• La rentrée son contexte et ses enjeux
• Les actions davant la rentrée
• Les événements de rentrée
• Les supports de communication
• Ressources humaines et passation

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1. La rentrée son contexte

• Période de transition
• Fin de lannée
• Bilan
• Mise en place du calendrier de lannée suivante
• Recrutement
• Rentrée
• Accueil et intégration des nouveaux étudiants
• Communication
• Auprès des étudiants
• Auprès de la direction et de ladministration de
  votre école

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1. La rentrée son contexte

• Bilan de fin dannée
• Bilan moral et financier critiques des
  évènements du BDE
• Mise en évidence des activités intéressantes à
  pérenniser
• Mise en évidence des points positifs de
  lorganisation/points à améliorer
• Ne pas se baser sur laspect uniquement financier
  des activités de lassociation les services
  sont importants

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1. La rentrée son contexte

• Calendrier des activités
• Visibilité à moyen terme importante pour
• La communication
• Les financements partenariats et demandes de
  subventions
• Recherche de financements
• Dès la fin de lannée
• Rentrée importante pour de nombreux partenaires
  banques, assurances, mutuelles, opérateurs
  téléphoniques
• Répartition des crédits des écoles en début
  dannée

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1. La rentrée ses enjeux

• Accueillir et orienter les étudiants
• Intégrer les étudiants dans le campus et lécole
• Faire connaître votre association
• Vous placer en interlocuteur privilégié entre les
  étudiants et ladministration
• Faire naître dans votre école un esprit de
  filière et de promo
• Recruter de nouveaux membres actifs pour votre
  BDE
• Tisser un réseau de partenariats solides pour
  toute lannée

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Sommaire

• La rentrée son contexte et ses enjeux
• Les actions davant la rentrée
• Les événements de rentrée
• Les supports de communication
• Ressources humaines et passation

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2. Les actions davant la rentrée

• Stands dorientation des étudiants
• Buts
• Guider et accompagner les étudiants
• Faire connaître lassociation
• Comment ?
• Être visible
• Être vite repéré comme point daccueil
• Instaurer une ambiance sympa, se démarquer des
  services de ladministration
• Distribution de supports, animations

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2. Les actions davant la rentrée

• Calendrier précis de la période dintégration
• Réservation de lemplacement du WEI
• Commande des T-shirts, gadgets (voir
  partenaires)
• Préparation des événements
• Validation du calendrier par ladministration

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2. Les actions davant la rentrée

• Budget prévisionnel
• Planning des tâches
• Assurer une permanence téléphonique pour
  conseiller les futurs élèves
• Planning daccueil des nouveaux élèves
• Permanence sur le campus
• Système de navettes pour aller accueillir les
  nouveaux à la gare et à laéroport

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• La rentrée son contexte et ses enjeux
• Les actions davant la rentrée
• Les événements de rentrée
• Les supports de communication
• Ressources humaines et passation

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3. Les événements de rentrée

• Les stands de rentrée
• Les parcours dorientation, rallye
• Le Week-end dIntégration (WEI)
• Les pots de rentrée
• La présentation en amphi
• tout ce qui vous passe par la tête pour créer
  un esprit de promotion

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3.1. Les stands de rentrée

• Invitez vos partenaires, laissez parler les
  privilégiés en amphi
• Stand pour chaque club du BDE
• Excellent moment pour récupérer les cotisations
  des membres (bien faire passer limportance de
  cette adhésion)

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3.2. Les Parcours dorientation

• Pendant la journée de rentrée
• Découverte de lenvironnement détude
• Logistique
• Plan
• Liste des balises service de santé, CROUS, BU,
  lieux de vie étudiante, CIO, partenaires,
  fréquences radios, liste des services

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3.2. Les Parcours dorientation

• Contacter les différents partenaires de
  lopération dès juin
• Activités et cadeaux, dans les points de chute et
  à larrivée
• Intérêts
• Permet aux étudiants de se repérer dans leur
  nouvel environnement
• Permet à lasso de se faire connaître
• Développement de liens entre les différents
  participants

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3.3. Les Rallyes

• Rallye sur le campus, dans la ville, dans un
  endroit touristique, des bars
• Faire connaître ses lieux stratégiques dans une
  ambiance festive
• Augmente la cohésion de la promotion

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3.4. Le WEI

• Buts
• Développer lesprit de promo et de filière
• Faire connaître lassociation
• Recruter de nouveaux membres actifs
• Financements
• Communication
• Organisation plusieurs options
• Tour Operators
• Organisation par lassociation

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3.4. Le WEI

• Tour Operators
• Permet de se décharger des contraintes
  dalimentation, de logement voire danimation
• Attention au contrat !
• Organisation par lassociation
• Équipe solide
• Pensez à tout lieu,hébergement, accessibilité,
  transport, commodités, animations, repas,
  sécurité, sonorisation, lumière, boissons
• Aspect formateur
• Risques financiers pour lassociation (faire un
  bon budget prévisionnel)

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3.5. Autres événements de rentrée

• Les pots de rentrée
• Se faire connaître par ladministration et les
  élèves
• Peut vous permettre de mettre en place vos
  activités avec plus de facilité
• Présentation du BDE

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3.5 Autres événements de rentrée

• La présentation de rentrée en amphi
• Avec laccord de ladministration
• Connaissance de lassociation par lensemble des
  étudiants
• Trouver une manière ludique de présenter lasso
• Films
• Jeux

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3.5. Autres événements de rentrée

• Des jeux ou défis à la con
• Introduit un esprit de fête dans lintégration
• Faire attention aux pratiques de bizutage !
• Un faux cours
• Un exercice incendie factice
• Un examen de contrôle des connaissances bidon

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• Les actions davant la rentrée
• Les événements de rentrée
• Les supports de communication
• Ressources humaines et passation

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4. Les supports de communication

• La plaquette alpha
• Agendas
• Guides de rentrée
• Fascicules de présentation de vos activités

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4.1. La plaquette alpha

• Envoi aux futurs élèves support vendeur
• Mettre un maximum de photos
• Textes humoristiques
• Présentation des événements de lasso et ses
  clubs
• Présentation de lécole et de la ville (style
  élève)
• Personnes à contacter, site Internet
• Possibilité dincorporer vos partenaires (à
  négocier !)

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4.2. Les agendas

• Utilisable au quotidien par les élèves
• Regroupe toutes les informations nécessaires à la
  vie étudiante
• Adresses utiles
• Bons plans
• Fonctionnement de lécole
• Citoyenneté étudiante

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4.2. Les agendas

• Modalités
• Contenu
• Date de parution
• Type de distribution
• Budget prévisionnel et financement
• Établissement de devis
• Régie publicitaire ou recherche propre des
  annonceurs

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4.2. Les Agendas

• Régie publicitaire
• Tout dépend du contrat
• Pas toujours la maîtrise des annonces
• Les annonceurs ne sont pas les partenaires de
  votre association
• Recherche de sponsors
• Travail important
• Publications en cohérence avec le public touché
• Gains potentiellement plus importants mais
  beaucoup plus long et fastidieux !

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4.3. Les Guides de rentrée

• Présentation de lassociation, des services
  proposés et de ses activités
• Présentation de lécole, plan, conseils pratiques
  sur les enseignements
• Fonctionnement de lécole
• Carnet dadresses

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• La rentrée son contexte et ses enjeux
• Les actions davant la rentrée
• Les événements de rentrée
• Les supports de communication
• Ressources humaines passation

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Ressources humaines passation

• Primordial pour assurer la pérennité de votre BDE
• Recrutement
• Organisation dactions de rencontres directes et
  de dialogues
• Journée dintégration et WEI
• Détecter les potentiels lors des évènements
• Formation et passation

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• Questions ???

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Pour toutes informations

• Bureau National des Elèves Ingénieurs
• 151 Bd de lHôpital
• 75013 Paris 33 (0)6 82 20 74
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