CCRA Real Property

1
Conférence sur l'AIPRP de 2002 Edmonton
(Alberta) Comment mieux servir les Canadiens
Andrée Delagrave Présidente, Groupe d'étude de
l'accès à l'information Gouvernement du Canada
2
Survol de l'exposé
3
LES ACTIVITÉS DU GROUPE D'ÉTUDE
4
Mandat du Groupe d'étude
Procéder à un examen complet de ladministration
de laccès à linformation et de la législation
afférente et faire des recommandations au
gouvernement pour améliorer laccès de tous les
Canadiens à linformation sur le gouvernement
Lhonorable Lucienne Robillard
5
Ce quexamine le Groupe détude
Quest-ce qui doit être modernisé dans la Loi sur
laccès à linformation compte tenu des
changements survenus au gouvernement, des
nouvelles technologies, de la mondialisation, de
lévolution des ordres de compétence, des
décisions et des attentes des citoyens?
6
Questions abordées par le Groupe d'étude
Quels mécanismes de règlement des différends et
de recours permettent d'assurer le règlement
efficace et équitable des plaintes et
favoriseraient l'apprentissage organisationnel?
7
Étapes ayant précédé nos recommandations
Collecte de renseignements

• Propositions

• Tables rondes avec le public

• Fonction avec le public

• Coordonnateurs
• de l'accès àl'information

• Provinces et pays

• Mémoires du
• public

• Intervenants

• Rapports descommissairesà l'information

• Universitaires

• Statistiques

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FAITS ET CONSTATATIONS
9
Pas de solution magique il faut aborder la
réforme du régime de l'accès à l'information
suivant une approche globale
Améliorer lespratiques, lescompétenceset les
systèmes
Moderniser la loi
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Faits et constatations
Les Canadiens utilisent peu, mais de plus en plus
et de façon plus complexe, la Loi sur l'accès à
l'information
11
Faits et constatations
Près de 20 ans plus tard, la Loi demeure
incomprise par le public, les utilisateurs, les
tiers, et même la fonction publique
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Faits et constatations
L'efficacité du régime d'accès à l'information
nécessite des professionnels de l'accès à la fois
compétents et bien appuyés
13
Comparaisons 1985 - 2000
Pourcentage de variation du nombre de demandes
depuis 1995-1996
Pourcentage de variation des coûts par rapport à
1985-1986
Pourcentage de variation de l'effectif chargé de
l'accès à l'information par rapport à 1985-1986
Pourcentage de variation du nombre de demandes
reportées par rapport à 1985-1986
94/95
95/96
96/97
97/98
98/99
99/00
14
ConstatationsSources des demandes
Universités 1

• RECOMMANDATIONS DU GROUPE D'ÉTUDE
• Structure de droits différentielle
• Demandes commerciales toutes les activités sont
  assujetties au tarif de droits prévus
• Demandes générales  droits pour le repérage et
  la préparation et la reproduction des documents
  au-delà de 5  heures et de 100 pages

Médias11
Entreprises40
Organisations16
Grand public32
15
Constatations - Demandes
La grande majorité des demandes sont de faible
envergure (production de moins de 100  pages)
80 des demandes
16
Nos constatations Favoriser des demandes
efficaces

• Des contacts avec le demandeur tout au long du
  processus d'examen de la demande contribueraient
  à la précision des demandes, à la satisfaction
  des usagers et à l'allégement de la charge de
  travail du Commissaire à l'information
• Les institutions devraient se faire un devoir de
  venir en aide aux demandeurs
• Les demandes devraient porter sur une question ou
  un document en particulier

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Constatations Comparaisons avec dautres
administrations

• En le comparant avec les provinces et dautres
  pays, nous sommes rendu compte que le système
  fédéral daccès à linformation performe à peu
  près de la même manière
• Les problèmes sont étonnamment similaires
• Respect des délais
• Ressources adéquates
• Gestion de linformation
• Transparence des nouveaux organismes de
  prestation de service
• Rôle de surveillance et règlement efficace des
  différends
• Maintien de lappui des fonctionnaires et au
  niveau politique

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MODERNISERLA LOI
19
Faits et constatationsLa Loi
La LAI est valide dans son équilibre et sa
conception
20
Recommandations du Groupe d'étude

• Critères légiféré régissant l'assujettissement
  d'une institution à la Loi
• Clarifier la nature des documents visés par la
  Loi
• les documents d'un entrepreneur livrant des
  services au gouvernement sont réputés être ceux
  de l'administration fédérale
• clarifier la situation des documents des cabinets
  des ministres
• les documents liés aux fonctions des des
  tribunaux administratifs et des instances
  judiciaires militaires ne sont pas visés
• les notes établies par les fonctionnaires pour
  leur propre usage (ni partagés nayant aucune
  incidence sur les droits) ne sont pas visées

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Recommandations du Groupe d'étude

• Les documents confidentiels du Cabinet doivent
  être redéfinis et assujettis à la Loi --
  protection ramenée à 15 ans les documents de
  contexte seraient protégés pour au plus 5 ans
• Les renseignements provenant de tiers au sujet
  des vulnérabilités de l'infrastructure
  névralgique doivent être expressément protégés
• L'exemption visant les conseils et les
  délibérations internes doit être plus restreinte
• Nouvelle exemption pour protéger l'information au
  sujet des sites sacrés ou naturels
• Dispositions visant les demandes frivoles ou
  vexatoires (avec consentement du CI)

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Recommandations du Groupe d'étude

• L'exercice du pouvoir de
• discrétion constitue la plus
• importante amélioration
• Créer de bons réflexes
• Quelles sont les bonnes raisons de retenir
  linformation
• Le temps diminue le caractère délicat de
  l information quand peutelle être communiquée
  sans préjudice?

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Nos constatations Recours

• La plupart des enquêtes sont de nature
  informelle, mais la multiplication des enquêtes
  formelles soulève de nouveaux problèmes de
  procédure
• Le Canada est l'un des derniers pays où un
  ombudsman joue le rôle d'arbitre indépendant la
  plupart des commissaires à l'information peuvent
  rendre des ordonnances et disposent d'une plus
  large gamme d'outils pour promouvoir la conformité

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Nos constatations Recours

• Il faut étendre le mandat du Commissaire à
  l'information
• Il faut mieux communiquer les procédures
  d'enquête
• Il faut assortir la procédure de balises
• Conférer au Commissaire à l'information les
  pleins pouvoirs des ordonnances, au moins à moyen
  terme

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AMÉLIORER LES PRATIQUES, LES COMPÉTENCES ET LES
SYSTÈMES
26
Pratiques, compétences, systèmes
Communiquer l'information de diverses façons
Outils et systèmes
Mesure du rendement et rapports
Compétence des préposés à l'accès
Processus décisionnel et délégation efficaces
Soutien des gestionnaires
Formation adéquate des fonctionnaires
Ressources adéquates
Saine gestion des documents
Formation des tiers
Formation et soutien des demandeurs
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Améliorer les pratiques, les compétences et les
systèmes Nos recommandations

• Sur les sites Web du gouvernement et des
  ministères, diffuser de l'information facilement
  accessible sur la présentation d'une demande, de
  même que sur l'organisation et les
  responsabilités des institutions et sur les types
  de documents qu'elles possèdent

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Améliorer les pratiques, les compétences et les
systèmes Nos recommandations

• Les institutions devraient examiner leur
  processus décisionnel pour déceler les facteurs
  influant sur le respect des délais et la qualité
  des décisions, y compris leur délégation de
  pouvoirs en vertu de la Loi, pour minimiser le
  nombre d'approbations nécessaires et pour que les
  responsabilités soient déléguées aux plus bas
  échelons possibles de l'organisation
• Les coordonnateurs de l'accès doivent bénéficier
  du soutien de l'administrateur général et de la
  haute direction, en plus d'avoir accès à ces
  derniers

29
Améliorer les pratiques, les compétences et les
systèmes Nos recommandations

• Améliorer les occasions de formation et
  d'apprentissage pour les préposés à l'accès à
  l'information établir des réseaux
  d'apprentissage
• Accroître la capacité centrale d'expertise et de
  soutien actif aux institutions gouvernementales
  multiplier les conseils et les consignes sur la
  mise en uvre, et diffuser les pratiques
  exemplaires

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Améliorer les pratiques, les compétences et les
systèmes Nos recommandations

• Efforts de recrutement planifier la relève des
  professionnels de l'accès
• Normaliser les énoncés de qualités et prévoir des
  outils pour aider les institutions à recenser les
  compétences qu exige un poste donné
• Veiller à ce que les professionnels de l'accès
  disposent des outils nécessaires à leur travail
  (p. ex., un logiciel de suivi des demandes)

31
Améliorer les pratiques, les compétences et les
systèmes Nos recommandations

• Les institutions gouvernementales devraient
  recenser de façon plus systématique l'information
  d'intérêt public, et se doter des moyens de la
  diffuser de façon proactive
• Communiquer de façon informelle l'information,
  sans recourir à la Loi, chaque fois que les
  renseignements sont peu susceptibles d'être
  délicats établir des protocoles pour cerner
  l'information pouvant être divulguée de façon
  informelle

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Améliorer les pratiques, les compétences et les
systèmes Nos recommandations

• Établir des procédures spéciales pour les
  chercheurs, de même que pour l'examen
  systématique en bloc des documents à caractère
  historique
• Élaborer une stratégie pangouvernementale
  coordonnée pour régler la crise en matière de
  gestion de l'information, de même que les outils
  de vérification et d'évaluation nécessaires
• Établir des normes pour la documentation des
  activités du gouvernement

33
Améliorer les pratiques, les compétences et les
systèmes Nos recommandations

• Offrir à tous les employés des séances
  d'orientation, de la formation et de l appui
  continu en matière de gestion de l'information
• Établir des indicateurs de mesure du rendement
  pour cerner les aspects à problème ou les
  problèmes systémiques que la direction des
  institutions pourrait régler

34
BÂTIR UNE CULTURE D'ACCÈS
35
Lentille de la culture
Peu importe que la Loi sur laccès soitbien
conçue elle ne sera une bonne loique si les
fonctionnaires la rendentefficace. (J. Reid,
Commissaire à linformation)
36
Construire une culture d'accès

• Le Comité consultatif externe recommande de
  cibler expressément la culture aux fins de
  réforme
• La culture est un facteur déterminant de
  conformité
• Les fonctionnaires appuient le principe de
  l'accès à l'information mais sont frustrés par la
  démarche
• La législation prescriptive et des mesures
  coercitives peuvent décourager le manque de
  conformité mais ne sont pas des moyens efficaces
  d'encourager la conformité positive

37
Établissement dune culture favorisant laccès

• Le Comité consultatif externe recommande de
  cibler en particulier la culture dans la réforme
• La culture joue un rôle essentiel dans
  lobservance de la Loi
• Les fonctionnaires appuient les principes de
  laccès à linformation mais sont frustrés par le
  processus
• Les prescriptions de la Loi et les mesures
  coercitives peuvent dissuader la non-conformité
  elles sont inefficaces pour encourager l'adhésion
  à la Loi

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Accès à linformation Lentille de la culture
BÂTIR UNE CULTURE FAVORISANT LACCÈS
ASPECTS CONCEPTUELS

• Valeurs
• Symboles
• Convictions
• Normes

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Lentille de la culture Point de vue des
fonctionnaires
Facteurs positifs

• Saine gestion de linformation
• Formation adéquate
• Leadership
• Politiques de diffusion active
• Demandes clairement formulées
• Ressources appropriées
• Laccès est une priorité pour la direction

40
Lentille de la culture - Bâtir une culture
favorisant laccès
Outils pour faire le travail

• Fournir aux fonctionnaires les ressources et les
  outils dont ils ont besoin pour travailler
  efficacement à assurer laccès ne constitue pas
  un luxe
• Cest une condition sine qua non pour évoluer
  vers une culture favorable à laccès

Intégration de laccès aux valeurs de la fonction
publique
Sensibilisation et formation des employés de
lÉtat
Incitatifs et responsabilisation
Servir les ministres
Appui de la direction
Leadership à léchelle de ladministration
fédérale
41
Lentille de la culture - Bâtir une culture
favorisant laccès
Valeurs de la Fonction publique  Dans le coeur
de la plupart des fonctionnaires est enracinée la
conviction que le service du public de lintérêt
public est ce qui fait de leur travail une
profession à nulle autre pareille. Cest la
raison pour laquelle la plupart lont choisie et
cest la raison pour laquelle ils y restent, avec
enthousiasme et conviction, malgré les
difficultés et les frustrations subies en cours
de route. 
Outils pour faire le travail
Intégration de laccès aux valeurs de la fonction
publique
Sensibilisation et formation des employés de
lÉtat
Incitatifs et responsabilisation
Servir les ministres
Appui de la direction
Leadership à léchelle de ladministration
fédérale
(Rapport sur les valeurs et léthqiue dans la
fonction publique canadienne, 1999)
42
Lentille de la culture - Bâtir une culture
favorisant laccès

• Valeurs démocratiques laccès à linformation
  favorise la transparence chez les gouvernements
  et des citoyens bien informés
• Valeurs de service lintendance et la
  prestation de linformation sinscrivent dans le
  rôle de service
• Valeurs professionnelles lexcellence au niveau
  de la création et de la gestion de linformation
  fait partie intégrante des normes dune fonction
  publique professionnelle

Outils pour faire le travail
Intégration de laccès aux valeurs de la fonction
publique
Sensibilisation et formation des employés de
lÉtat
Incitatifs et responsabilisation
Servir les ministres
Appui de la direction
Leadership à léchelle de ladministration
fédérale
43
Lentille de la culture - Bâtir une culture
favorisant laccès
Ourtils pour faire le travail

• En général, faible niveau de sensibilisation à
  légard des principes et de la loi
• Devrait faire partie de lorientation des recrues
• Devrait faire partie de la formation obligatoire
  des cadres de direction
• Adapter la formation aux besoins particuliers des
  institutions
• La formation devrait également porter sur les
  principes et les pratiques exemplaires en matière
  daccès

Intégration de laccès aux valeurs de la fonction
publique
Sensibilisation et formation des employés de
lÉtat
Incitatifs et responsabilisation
Servir les ministres
Appui de la direction
Leadership à léchelle de ladministration
fédérale
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Lentille de la culture - Bâtir une culture
favorisant laccès
Outils pour faire le travail

•  Au recrutement, nous dorons la pilule en
  décrivant à quel point lemploi et les
  responsabilités sont intéressants. Nous ne
  mentionnons jamais laccès  Cela ne figure même
  pas dans la description de tâche. (Participant
  Groupes de discussion de la fonction publique)

Intégration de laccès aux valeurs de la fonction
publique
Sensibilisation et formation des employés de
lÉtat
Incitatifs et responsabilisation
Servir les ministres
Appui de la direction
Leadership à léchelle de ladministration
fédérale
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Lentille de la culture - Bâtir une culture
favorisant laccès
Outils pour faire le travail

•  Dans un régime où de nombreuses activités les
  réclament et la pression est forte, les
  gestionnaires de programmes nobtiennent presque
  aucune récompense pour donner la priorité à la
  recherche et à lanalyse des documents
  demandés. (David Flaherty)
•  Ce travail devrait être légitimé à titre de
  vrai  travail, de travail valorisé et de
  travail méritant récompense . (Gladys Symons)

Intégration de laccès aux valeurs de la fonction
publique
Sensibilisation et formation des employés de
lÉtat
Incitatifs et responsabilisation
Servir les ministres
Appui de la direction
Leadership à léchelle de ladministration
fédérale
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Lentille de la culture - Bâtir une culture
favorisant laccès
Outils pour faire le travail

• Il faut une visibilité accrue, des incitatifs et
  un régime de responsabilisation
• La culture organisationnelle sétablit à partir
  des activités quotidiennes acceptées de tous

Intégration de laccès aux valeurs de la fonction
publique
Sensibilisation et formation des employés de
lÉtat
Incitatifs et responsabilisation
Servir les ministres
Appui de la direction
Leadership à léchelle de ladministration
fédérale
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Lentille de la culture - Bâtir une culture
favorisant laccès
Outils pour faire le travail
Intégration de laccès aux valeurs de la fonction
publique

• On doit traiter sans détours du conflit qui peut
  être perçu entre le devoir dappuyer le ministre
  et celui de fournir de l information de nature
  délicate
• Les fonctionnaires servent des ministres
  conformément à la loi

Sensibilisation et formation des employés de
lÉtat
Incitatifs et responsabilisation
Servir les ministres
Appui de la direction
Leadership à léchelle de ladministration
fédérale
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Lentille de la culture - Bâtir une culture
favorisant laccès
Outils pour faire le travail
Je mattends à ce quon soumette à mon
attention en temps utiles, quon sapprête à
communiquer, des renseignements délicats, de
sorte que je sois en mesure de répondre aux
questions. Cette exigence, toutefois, ne devrait
en aucun cas être une cause de retards dans les
réponses aux demandes daccès à linformation
Intégration de laccès aux valeurs de la fonction
publique
Sensibilisation et formation des employés de
lÉtat
Incitatifs et responsabilisation
Servir les ministres
Appui de la direction
Leadership à léchelle de ladministration
fédérale
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Lentille de la culture - Bâtir une culture
favorisant laccès
Outils pour faire le travail
Il est essentiel de répondre aux demandes
dinformation des citoyens dans les délais
prévus, non seulement parce que la lettre de la
législation lexige, mais aussi pour améliorer
lopinion que les citoyens se font de cette
institution et pour promouvoir lobjectif de la
transparence du Ministère.
Intégration de laccès aux valeurs de la fonction
publique
Sensibilisation et formation des employés de
lÉtat
Incitatifs et responsabilisation
Servir les ministres
Appui de la direction
Leadership à léchelle de ladministration
fédérale
Ministre
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Lentille de la culture - Bâtir une culture
favorisant laccès
Outils pour faire le travail
 La formule est simple pour répandre une
culture daccès à linformation, les
gestionnaires doivent encourager leurs employés à
la bâtir et à la maintenir. 
Intégration de laccès aux valeurs de la fonction
publique
Sensibilisation et formation des employés de
lÉtat
Incitatifs et responsabilisation
Servir les ministres
Appui de la direction
Leadership à léchelle de ladministration
fédérale
(G. Symons)
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Lentille de la culture - Bâtir une culture
favorisant laccès
Outils pour faire le travail

• Signal positif de la direction
• Exercer judicieusement le pouvoir discrétionnaire
  dans la prise des décisions
• Assurer la formation de léquipe au sujet de
  laccès
• Surveiller la conformité
• Assurer des ressources adéquates
• Promouvoir un sens de fierté quant à la
  divulgation responsable

Intégration de laccès aux valeurs de la fonction
publique
Sensibilisation et formation des employés de
lÉtat
Incitatifs et responsabilisation
Servir les ministres
Appui de la direction
Leadership à léchelle de ladministration
fédérale
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Lentille de la culture - Bâtir une culture
favorisant laccès
Outils pour faire le travail

• Besoin de leadership venant du centre
• Rebâtir la capacité du Secrétariat du Conseil du
  Trésor en tant que centre dexcellence et
  dexpertise, en collaboration avec le ministère
  de la Justice
• Leadership et appui du SCT envers la collectivité
  de laccès à linformation formation, conseils,
  classification, mise en valeur du rôle,
  planification de la relève

Intégration de laccès aux valeurs de la fonction
publique
Sensibilisation et formation des employés de
lÉtat
Incitatifs et responsabilisation
Servir les ministres
Appui de la direction
Leadership à léchelle de ladministration
fédérale
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Lentille de la culture Quatre changements de
perspective à promouvoir

• Laccès est un programme régulier de service aux
  Canadiens
• Tous les fonctionnaires sont conscients détablir
  des dossiers du gouvernement du Canada
• Accent sur la divulgation responsable plutôt
  que sur la protection de linformation
• La prestation dinformation aux Canadiens est un
  aspect important de la tâche de chaque
  fonctionnaire

objectifs
54
CONCLUSION
55
Conclusion

• Nos défis sont ceux des autres administrations
  publiques mais nous devons faire beaucoup mieux
  
• La loi dans son ensemble demeure valable les
  systèmes de base sont en place
• Ce quil faut maintenant ce nest pas tellement
  une révolution, quune évolution constante et
  irréversible vers une plus grande transparence
• On doit adopter une approcheglobale à la fois
  législative, administrative et culturelle - un
  investissement en matière de temps, de leadership
  et de ressources - une vision concernant la
  diffusion de linformation aux Canadiens qui
  déborde le cadre limité de la Loi sur laccès à
  linformation.

56
Conclusion
57
Accès à l'information  Comment mieux servir les
Canadiens Rapport du Groupe d'étude sur l'accès
à l'information www.atirtf-geai.gc.ca