Sin ttulo de diapositiva

1
MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL
República de Colombia
2
PROYECTO DE MODERNIZACIÓN DE SECRETARÍAS DE
EDUCACIÓN Modelo Único de Gestión para las
Historias Laborales de las Secretarías de
Educación
3

• OBJETIVO
• Diseñar e implementar un modelo de gestión para
  historias laborales de la planta de personal
  activa de las Secretarías de Educación a nivel
  nacional e inscritas al Proyecto de Modernización.

4

• ALCANCES
• Organizar el archivo físico de hojas de vida de
  docentes y administrativos activos o en proceso
  de pensión
• Capacitar funcionarios en el proceso
• Digitar algunos datos de hojas de vida presentes
  en el formato de función pública (jornada de
  actualización)

5

• ETAPAS
• Diagnóstico
• Organizar y unificar carpetas
• Implementar y capacitar a los funcionarios de
  archivo en el Proceso, Procedimiento y Norma
  (PPN)
• Crear un registro en una base de datos de las
  historias laborales

6

• DIAGNÓSTICO
• Revisar el estado actual de las carpetas del
  archivo actual de las historias laborales de los
  funcionarios administrativos y docentes activos,
  y en proceso de pensión.
• Determinar el número de carpetas nuevas que
  deberán adquirirse. Se proveerá hasta el 30 de
  las carpetas y la totalidad de las cajas
  requeridas.
• Se debe entregar relación de las carpetas que el
  contratista organizará.

7

• ORGANIZAR Y UNIFICAR LAS CARPETAS
• Organizar y unificar las carpetas por cédula
  teniendo en cuenta la hoja de vida, el escalafón,
  el fondo prestacional hasta su respectiva
  foliación, ciñéndose a las normas vigentes del
  Archivo General de la Nación.
• Una vez organizadas en sus respectivas carpetas,
  se ubicarán en cajas estándar (X200) con sus
  respectivos rótulos de identificación (máximo 10
  Historias Laborales por caja).

8

• IMPLEMENTAR Y CAPACITAR A LOS FUNCIONARIOS EN EL
  PROCESO, PROCEDIMIENTO Y NORMA (PPN)
• Implementar y capacitar a los funcionarios de la
  Secretaría en el Proceso, Procedimiento y Norma
  (PPN) para la documentación nueva en el proceso
  de archivística utilizado, con el fin de asegurar
  la permanencia del modelo.

9

• ALCANCES NO CUBIERTOS
• Desinfección del material del archivo.
• Traslado de los documentos que no se encuentren
  en el lugar correspondiente al archivo de la
  secretaría.
• Selección de las carpetas que realmente
  corresponden al proyecto (expurgue).
• Adquisición de estanterías y otros insumos (p.e.
  fotocopias) que no estén contemplados en los
  términos.
• La ejecución de estos procesos será previamente
  informados al Ministerio para su evaluación y
  aprobación, involucrando a la Secretaría de tal
  forma, que participe en la compra o adquisición
  de los diferentes elementos que se presenten, por
  ejemplo, carpetas adicionales.

10

• EQUIPO DE APOYO EN LAS SECRETARÍAS
• Gerente de Proyecto SED responderá por el
  cumplimiento de las actividades, la asignación de
  los recursos necesarios y liderará a los
  funcionarios de la Secretaría. Será el contacto
  directo con el contratista. Deberá mantener
  informado quincenalmente al Ministerio.
• Coordinador Técnico velar porque la metodología
  presentada por el contratista se cumpla y que los
  productos se ajusten a lo definido por la ley.
• Interventor es el responsable hacer seguimiento
  operativo al contrato y velar por el cumplimento
  las tareas y actividades proyectadas en el
  cronograma propuesto y las acordadas con el
  contratista según lo establecido en el contrato.

11
SECRETARÍAS DIGISERVICE LTDA.

• 19 Secretarías

• Guaviare
• Guainía
• Putumayo
• Villavicencio
• Meta
• Casanare
• Antioquia
• Itagüí
• Envigado

• Fusagasugá
• Soacha
• Cundinamarca
• Girardot
• Boyacá
• Sogamoso
• Bucaramanga
• Norte de Santander
• Arauca
• Vichada

12
SECRETARÍAS INFORMÁTICA DOCUMENTAL LTDA.

• 18 Secretarías

• Sucre
• Ibagué
• Manizales
• Bolívar
• Cesar
• La Guajira
• San Andrés
• Turbo
• Valledupar

• Armenia
• Caldas
• Huila
• Nariño
• Neiva
• Pasto
• Magdalena
• Tolima
• Sahagún

13
SECRETARÍAS A INCLUIR

• 16 Secretarías

• Magangué
• Maicao
• Medellín
• Montería
• Pereira
• Quindío
• Risaralda
• Sincelejo

• Atlántico
• Barrancabermeja
• Barranquilla
• Bello
• Cartagena
• Córdoba
• Cúcuta
• Lorica

14
MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL
República de Colombia