Wdrożenie Intranetu w firmie – najważniejsze aspekty

1
Wdrozenie Intranetu w firmie najwazniejsze
aspekty

• Ideo - eCommerce Software House

• Prezentacje przygotowala Katarzyna Pezdan.

2
Wdrazanie Intranetu w firmie

• Jak zrobic to dobrze?

• Podstawa jest dobrze ulozony proces projektowania
  i wdrozenia intranetu.

• Istotne jest takze przygotowanie techniczne
  intranetu oraz socjologiczne pracowników.

3
Proces wdrazania intranetu
Najwazniejsze kroki

• 1. Analiza przedwdrozeniowa.

• 4. Opracowanie strategii promocji intranetu w
  firmie.

• 2. Rozpoznanie potrzeb Klienta.

3. Projektowanie systemu.

• .

.

• 5. Wdrozenie i uruchomienie portalu.

6. Monitoring, obserwacja skutecznosci i rozwój
platformy.
4

• Utworzenie mapy empatii

• Aby ja stworzyc nalezy odpowiedziec m.in. na
  pytania

Co pracownicy maja myslec o komunikacji wewnetrznej, uczestnikach, procesach i narzedziach?
Co maja czuc w procesie komunikacji, stykajac sie z przekazem czy narzedziami?
Co maja robic, jak sie zachowywac w procesie komunikacji?
Co maja widziec, gdy otwieraja narzedzia czy gdy uczestnica w dialogu z pracodawca i kolegami z pracy?
Co maja slyszec, gdy stykaja sie z komunikacja w firmie?

W pierwszym etapie trzeba poznac oczekiwania i
wymagania Klienta oraz calej organizacji, w
której ma zostac zaimplementowany intranet.
Dlatego tworzy sie mape empatii oraz ocene
komunikacji w firmie.
5

• Ocena komunikacji w firmie

• W tym celu nalezy odpowiedziec m.in. na pytania

Czy komunikacja wewnetrzna w Twojej firmie jest prowadzona w oparciu o wypracowany plan komunikacji?
Czy w Twojej firmie zdefiniowana jest postawa, która firma chce zbudowac wsród pracowników dzialaniami realizowanymi w komunikacji wewnetrznej?
Czy Twoja firma ma sprawnie dzialajace narzedzia do komunikacji z pracownikami?
Czy kadra kierownicza w Twojej firmie wyczerpujaco odpowiada na pytania pracowników?
Czy w Twojej firmie pracownicy chetnie dziela sie informacjami i wiedza z innymi pracownikami?
Czy pracownicy Twojej firmy znaja biznesowe cele strategiczne?
6
Badanie uzytkowników i systemu
Jako zródlo informacji

• Badanie uzytkowników (user centric)

• Badanie systemu (site centric)

7

• Prowadzenie intranetu

3 glówne fundamenty

• 1. Fundament Regularnosc
• Czy narzedzia sa regularnie wykorzystywane,
  promowane?
• Czy masz zdefiniowana regularnosc w kontekscie
  przekazu?
• Jak wyglada regularnosc w komunikacji?
• Czy w firmie procesy komunikacji sa spisane i
  regularne wykorzystywane?

• 2. Fundament Transparentnosc
• Czy pracownicy znaja narzedzia komunikacji, czy
  wiedza, kto za nie odpowiada?
• Czy przekaz jest jasno i otwarcie komunikowany,
  szczerze omawiany?
• Czy pracownicy szczerze dziela sie informacjami i
  wiedza?
• Czy proces wdrozenia i funkcjonowania jest
  zrozumialy, jasny i jawny?

• 3. Fundament Zaufanie
• Czy pracownicy wierza, ze narzedzie dziala
  wlasciwie i wspiera ich prace?
• Czy wiedza, ze zostana oni poinformowani, gdy
  zajdzie taka potrzeba?
• Czy przekaz bedzie pelny i szczery?
• Czy przebieg komunikacji jest przemyslany i
  dziala poprawnie?

8
3 plaszczyzny komunikacji
Dla usprawnienia dzialania systemu intranetowego

• Góra-dól

Komunikacja zatrudnionych na wyzszych
stanowiskach, wobec pracowników na nizszych
szczeblach.
Dól-Góra
Komunikacja pracowników wzgledem osób zajmujacych
wyzsze stanowiska.
Komunikacja pozioma
Komunikacja pomiedzy pracownikami, zatrudnionymi
na podobnych stanowiskach (takze miedzy dzialowa).
9
Metody zachecania do uzytkowania intranetu
Przyklady z podzialem na kategorie

• Status

• Dostep

• Nagrody materialne

• Wladza

• Poziomy
• odznaki, rankingi, punkty.

• Wynagrodzenia
• rabaty, rozdania, znizki.

• Nadanie wladzy
• funkcje moderatora, redaktora.

• Przywileje
• dostep do rzeczy jedynie za posrednictwem
  intranetu.

10

• Optymalna metoda tworzenia i utrzymania intranetu

Wlasny dzial IT, czy firma zewnetrzna?
11
Skuteczny i uzyteczny Intranet

Na podstawie przykladu

• Podstawa UX

• Automatyzacja dzialan

• Integracja dla optymalizacji funkcjonalnosci

• Wskazania przygotowane na podstawie rozmowy z
  Arturem Wichlinskim

• Praca calego zespolu

• Dyrektorem Pionu Technologii i Operacji Banku
  Spóldzielczego.

12

• Doswiadczony zespól i lata pracy albo

Nie sposób zrobic dobrze funkcjonujacy intranet
przy uzyciu jednej osoby

Warto podkreslic, ze pózniej prowadzic i
utrzymywac intranet moze nawet jedna osoba, bez
specjalistycznej wiedzy!

• .

To tez nie jest tak, ze absolutnie wszystko
robimy sami, bo to nie ma z kolei sensu.
Posilkujemy sie tez gotowymi rozwiazaniami z
rynku. Wszystkie dzialania musza miec przelozenie
biznesowe - to po prostu musi sie oplacic
W omawianym przypadku w sklad wchodzilo 3
developerów oraz 8 inzynierów. Dlatego w wielu
przypadkach warto skorzystac z pomocy zewnetrznej
firmy.

• .

• .

Podsumowujac Ze wzgledu na oplacalnosc, warto
korzystac z gotowych rozwiazan oraz pomocy
specjalistów. Natomiast w przypadku samego
utrzymania intranetu moze to robic jedna osoba,
bez specjalistycznej wiedzy.
13
Integracje kluczem do bogatej funkcjonalnosci
W miare rozbudowy organizacji mozliwe jest tez
poszerzanie funkcjonalnosci intranetu

• W ten sposób mozna dostosowac platforme do
  zmieniajacych sie warunków. Oto kilka mozliwosci

• Elektroniczny Obieg Dokumentów
• Czatboty i interaktywne notatki
• Help Desk
• System zgloszen
• Baza wiedzy

I wiele wiecej
14
Automatyzacja dzialan w intranecie
Automatyzacja jest mozliwe m.in. dzieki
zastosowaniu wyzej wspomnianych integracji

• W e-booku zostal opisany przyklad, jak dzieki
  intranetowi mozna usprawnic prace.

• Przykladem jest Biuro Zarzadu. Komórka ta na
  kazde posiedzenie musi przygotowywac zestawienia
  spraw.
• Pracownik Centrali czy tez Placówki, który
  potrzebuje zgody Zarzadu w formie pisemnej nie
  zasypuje wspomnianego wyzej biura papierami,
  tylko wszystko odbywa sie elektronicznie.

• Za pomoca (wydawaloby sie niepozornej)
  aplikacji, mozna zautomatyzowac inne obszary
  naszej dzialalnosci.

15
Dbalosc o UX gwarantem skutecznego intranetu
Wazna kwestia jest tez to, co mówia do nas nasi
uzytkownicy. To oni wymuszaja zmiany w
ekosystemie

• Przy budowie UX warto korzystac z prostego
  jezyka, aby uzytkownik nie byl przytloczony
  iloscia informacji. W takim przypadku szczególnie
  pomocny jest Obieg Dokumentów. Ta integracja
  ulatwia zarzadzanie i ostatecznie uzytkowanie
  intranetu.

16

• Swiadome przygotowanie technologii

Do zmieniajacej sie firmy

• Zawsze nalezy pamietac, ze kazdy biznes moze
  szybko sie rozwijac i rosnac. W takim wypadku
  firma musi byc gotowa na zagwarantowanie spójnej
  i sprawnej komunikacji wszystkim pracownikom,
  która zwieksza ich wydajnosc.

• Sposób na nieprzewidywalne zmiany? - Intranet
• W omawianym przykladzie, kiedy pojawila sie
  koniecznosc wprowadzenia pracy zdalnej w firmie
  pracownicy, jak i sam system, byli juz na to
  przygotowani wile lat wczesniej. Bank dzialal
  normalnie dzieki rozwiazaniom, które zostaly juz
  wczesniej wypracowane. W ten sposób utrzymano
  ciaglosc pracy.

• Otoczenie biznesowe zmienia sie, a sprawnosc
  organizacji polega na tym, jak sie do tych zmian
  dostosuje.

17
Rozbudowana analityka w prowadzeniu intranetu
Szczególnie przy wspólpracy z dodatkowymi
narzedziami analitycznymi

• Dostep do danych
• liczba uzytkowników, w tym liczba uzytkowników
  powracajacych,
• czestotliwosc powracania uzytkowników,
• tresci, z którymi sie zapoznali,
• przecietny czas trwania wizyty w serwisie
  intranetowym, tzw. lepkosc serwisu,
• dlugosc i szerokosc wizyty,

• wskazniki konwersji,
• zachowanie danego uzytkownika w zestawieniu ze
  srednia (moze ma problem w miejscu, w którym inni
  go nie maja i wymaga indywidualnego doszkolenia).

18

• Analityka dostosowanie pod zmienne wymagania

Rozbudowana analityka pomaga w optymalizacji
funkcjonalnosci intranetu
Daje dostep do informacji na temat

• Elementów, które sa wlasciwie zoptymalizowane.

• Które dane trzeba dodac (na podstawie wyszukiwan).

• Które dane sa najwazniejsze dla pracowników.

• Elementów, które wymagaja zmiany, udoskonalenia.

Niezwykle istotne dla zapewnienia dlugotrwalego
sukcesu intranetu sa badania ilosciowe, ale
majace potwierdzenie w faktach, a nie opinie a
wiec wynikajace ze statystyki wykorzystania
intranetu.
19

• eCommerce Software House

• Oddzial Warszawa

• Siedziba firmy

• ul. Nad Przyrwa 13
• 35-234 Rzeszów

• ul. Cybernetyki 19 B
• 02-667 Warszawa

• Oddzial w Norwegii

• Oddzial Krosno

• Nedre Storgate 37
• 3015 Drammen

• ul. Tysiaclecia 3
• 38-400 Krosno

www.ideo.pl