Perangkat Lunak Perkantoran: Pengolah Angka (MS Excel)

1
Perangkat Lunak Perkantoran Pengolah Angka (MS
Excel)
MICROSOFT EXCEL
DASAR KOMPUTER
2
Pengolah Angka MS Excel

• Untuk memenuhi kebutuhan kerja yang makin
  kompleks, khususnya yang berhubungan dengan angka
  atau spreadsheet, maka dibangun aplikasi pengolah
  angka berbasis komputer.
• Kebutuhan aplikasi spreadsheet banyak digunakan
  dalam membantu manager menangani pekerjaan
  finasial yang sangat penting (crucial).
• Aplikasi Spreadsheet adalah aplikasi yang luar
  biasa dalam menangani sejumlah besar data numerik
  yang disusun dalam bentuk baris dan kolom.
• Program Spreadsheet menyediakan banyak tool
  dengan berbagai fungsi untuk menyusun data,
  melakukan kalkulasi, manipulasi angka, analisa
  angka, generate chart (grafik) dan membuat report
  (laporan).

3
Pengolah Angka MS Excel

• Seperti halnya MS Word, Microsoft juga membangun
  aplikasi perkantoran yang khusus untuk kebutuhan
  Spreadsheet, yaitu MS Excel.
• Macam aplikasi Spreadsheet Lotus Notes,
  Microsoft Excel, dll.
• Microsoft Excel adalah aplikasi pengolah angka
  dengan banyak fitur yang dirancang untuk
  membangun dokumen spreadsheet.

4
Launching MS Excel 2000
Jalankan Excel dengan click pada menu dari Start
Windows
5
Launching MS Excel 2000

• Excel akan secara otomatis start up document baru
  dengan nama Book 1.
• Sebelum memulai bekerja pada dokumen baru, simpan
  pada home directory anda.
• Atau, buka dokumen yang sudah dibuat sebelumnya.
  

6
Excel Interface
7
Excel Interface

• Pada MS Excel, kita bekerja pada dokumen
  worksheet (lembaran dokumen/sheet).
• Worksheet dapat diberi nama.
• Formula rumusan perhitungan/kalkulasi yang akan
  dimasukkan pada Formula bar.

8
Memasukkan Data dan Memilih Sel

• Memasukkan Data ke dalam Sel Worksheet
• Banyak tipe data yang dapat dimasukkan dalam sel
  worksheet, yaitu angka, teks, tanggal, waktu dan
  formula.
• Untuk memasukkan data tentukan sel yang akan
  diisi lalu arahkan pointer mouse pada sel
  tersebut.

9
Memasukkan Data dan Memilih Sel

• Memasukkan Formula Rumus
• Klik sel yang akan diisi formula
• Ketikkan tanda sama dengan ()
• Jika klik tombol AutoSum atau Paste Function,
  maka MS Excel akan menyisipkan tanda sama dengan
  secara langsung.
• Kemudian masukkan Formula
• Tekan Enter.

10
Memasukkan Data dan Memilih Sel

• Memasukkan Kumpulan Data
• Kumpulan data dalam Excel disebut Data Series
  (Sejumlah data yang memiliki kesamaan orientasi,
  seperti nama-nama bulan, hari, tahun, dll)
• Contoh
• - Ketik Jan (Januari) pada sebuah sel (sel A1)
• - Klik bagian sudut kanan bawah sel A1 dan
  tahan, kemudian
• - Tarik hingga sel A4, lalu lepas tombol mouse.
• - Hasilnya berutur-turut Jan, Feb, Mar, Apr.

11
Memasukkan Data dan Memilih Sel

• Pick List
• Untuk memasukkan data yang berulang dalam satu
  kolom, dapat dilakukan dengan menggunakan Pick
  List.
• Contoh
• - Pada sel A1 ketikkan Laki-laki dan
• - Pada sel A2 ketikkan Perempuan, lalu
• - Letakkan kursor mouse pada sel A3, dan klik
  kanan
• - Pilih Pick From List dan pilih salah satu
  dari list
• yang dimasukkan tadi.

12
Memasukkan Data dan Memilih Sel

• Menyunting Data
• Untuk mengubah isi sel data
• - Double klik pada sel yang akan diubah, atau
  tekan tombol F2.
• - Lakukan perubahan isi
• - Tekan Enter.

- Jika ditekan ESC, maka Data akan kembali ke
semula - Ubah / isi data juga dapat melalui
Formula Bar (di klik terlebih dahulu)
13
Memasukkan Data dan Memilih Sel

• Menyunting Data
• Untuk Copy, Cut Paste, caranya sama (MS Word)
• - Pilih sel yang akan di Copy (CtrlC) atau Cut
  (CtrlX) .
• - Letakkan kursor pada sel yang akan diletakkan,
  dan
• - Tekan CtrlV (Paste).

14
Memformat Worksheet

• Memformat Angka
• Untuk memformat angka pada sel (pecahan dengan 2
  angka dibelakang koma, format mata uang,
  date/time, dll), dapat dilakukan sbb
• - Pilih (beberapa) sel yang akan
• di format.
• - Klik menu Format Cells / klik
• kanan dan pilih Format Cells
• - Maka dialog Format Cells akan
• muncul
• - Pilih tab Number

15
Memformat Worksheet

• Ukuran Kolom dan Baris
• Untuk memformat ukuran kolom dan baris dapat
  dilakukan dengan menggeser pinggiran kolom /
  baris.
• Jika banyak kolom/baris yang ingin diatur
• - Pilih (beberapa) sel kolom baris yang akan
• di format.
• - Klik menu Format Row Height
• - Klik menu Format Column - Width
• - Maka dialog Format Height atau Width
• akan muncul.

16
Memformat Worksheet

• Meratakan Data
• Untuk meratakan format text atau bilangan pada
  suatu sel (rata kiri/rata kanan/ rata tengah/rata
  atas/rata bawah) dapat di set melalui
  propertisnya.
• Caranya
• - Pilih (beberapa) sel yang akan di format.
• - Klik menu Format Cells atau
• - Klik kanan Format Cells
• - Maka dialog Format Cells muncul
• - Pilih tab Allignment
• - Horizontal untuk men-set posisi text dalam
• sel secara horizontal
• - Vertical untuk men-set posisi text dalam
• sel secara vertikal

17
Memformat Worksheet

• Meratakan Data
• Text Control
• - Wrap Tex untuk set text dalam sel menjadi
  memenuhi sel sesuai ukuran sel dengan ukuran
  font yang tetap.
• - Shrink to fit untuk set text dalam sel
  menjadi mampat sesuai ukuran sel.
• - Merge Cellsuntuk menggabungkan beberapa sel
  menjadi satu sel.

18
Memformat Worksheet

• Border
• Untuk men-set border, dapat dilakukan dengan
  cara
• - Klik icon menu toolbar.
• - Pilih bentuk border/pembatas yang diinginkan

19
Formula dan Fungsi

• Formula
• Ada dua cara membuat formula dalam Excel
• a. Dengan di ketik
• - Pilih sel yang akan diisi formula
• - Ketik tanda sama dengan () untuk mengisi
  formula
• - Ketik referensi sel yang akan lakukan
  kalkulasi.
• Misal pada sel A5 mengalikan sel A1 dengan
  A4,
• ketikkan A1A4
• - Tekan Enter

20
Formula dan Fungsi

• Formula
• b. Dengan Mouse
• - Pilih sel yang akan diisi formula
• - Ketik tanda sama dengan () untuk mengisi
  formula
• - Klik sel (awal) yang akan dilakukan kalkulasi.
  (CtrlCell1)
• - Masukkan operator matematis.
• - Klik sel selanjutnya (akhir) untuk kalkulasi.
  (CtrlCell2)
• - Tekan Enter.
• Misal pada sel A5 mengalikan sel A1 dengan
  A4.

21
Formula dan Fungsi

• Formula
• Karakter Operator Formula
• A. Aritmetika - /
• Kiri ke kanan operasi penjumlahan, pengurangan,
  pembagian, persen dan pemangkatan. Contoh A12,
  artinya isi sel A1 dipangkatkan dua.
• B. Text
• Contoh Rata-Rata Penjualan A2,
• artinya tulis rata-rata penjualan25 bila A1
  bernilai 25.
• C. Komparatif lt gt lt gt ltgt
• Kiri ke kanan sama dengan, kurang dari, lebih
  dari,
• kurang dari atau sama dengan, lebih dari atau
  sama
• dengan, tidak sama dengan.
• Contoh A1gt150, artinya isi sel A1 bernilai
  TRUE
• bila isi sel A1150, dan FALSE jika kurang dari
  atau tidak sama dengan 150.

22
Formula dan Fungsi

• Formula
• Karakter Operator Formula
• D. Operator referensi
• Operator referensi digunakan untuk membuat
  rujukan pada beberapa sel yang berbeda dalam
  sebuah formula.
• Contoh SUM(A1A4), artinya memberi hasil
  jumlah mulai dari sel sel A1 hingga sel A4.

23
Formula dan Fungsi

• Fungsi
• MS Excel dilengkapi sekitar 200 lebih fungsi
  built-in atau formula yang belum terdefinisi
  untuk kebutuhan perhitungan yang rumit dan
  kompleks.
• Sebuah fungsi terdiri atas tanda , nama
  fungsi dan argumen.
• Contoh Sum(A1A4)
• Ada beberapa cara memasukkan fungsi
• - mengetik sendiri pada formula bar.
• - menggunakan tombol AutoSum untuk operasi
  penjumlahan di suatu range data.
• - menggunakan tombol Paste Function.

24
Formula dan Fungsi

• Fungsi

25
Formula dan Fungsi

• Fungsi

26
Formula dan Fungsi

• Fungsi

27
Formula dan Fungsi
28
Formula dan Fungsi
29
END OF Excel

• Using Excel

30
Latihan
Good Luck...!

• Buat format spreadsheet seperti berikut ini
• Buat tabel dengan judul seperti pada contoh.
• Sisipkan NIM masing-masing pada Alamat.
• Atur rata tiap sel sesuai contoh.
• Setting sel tanggal dengan format seperti
  09-Sep-2004.
• Setting semua kolom harga dengan mata uang
  Indonesia (Rp).
• Hitung dengan formula harga sebelum discount.
• Hitung harga setelah discount.
• Hitung semua total dengan formula.
• Simpan file dengan nomor NIM masing-masing pada
  komputer lecturer.

31
Latihan

• Hasil Latihan