BAB 3 PERANCANGAN

1
BAB 3PERANCANGAN
Kolej Matrikulasi Negeri Sembilan
2
SUB TOPIK

• 3.1 Pengenalan Perancangan
• 3.2 Kaitan Tingkat Pengurusan dengan
• Perancangan
• 3.3 Objektif Organisasi
• 3.4 Alat-alat Perancangan

3
OBJEKTIF

• Memahami Definisi Perancangan, Jenis-jenis
  Perancangan dan Kepentingan Perancangan.
• b) Mengaplikasi Hubungkait Antara Peringkat
  Pengurusan dan Perancangan.
• c) Memahami Visi, Misi dan Objektif,
  Jenis-jenis Objektif dan Kepentingan Objektif.
• d) Memahami Definisi dan Kegunaan Alat-alat
  Perancangan .

4

• 3.1 PENGENALAN
• PERANCANGAN

5
DEFINISI PERANCANGAN

• Proses di mana pengurus menentukan matlamat yang
  ingin dicapai dan menentukan tindakan yang paling
  sesuai untuk diambil di semua peringkat
  organisasi untuk mencapai matlamat organisasi.
• Aktiviti yang berorientasikan masa depan, iaitu
  apa yang hendak diperolehi pada masa hadapan
  dengan mula melaksanakan programnya sekarang.

6
JENIS-JENIS PERANCANGAN

• Perancangan Jangka Panjang (Strategik)
• Perancangan Jangka Sederhana (Taktikal)
• Perancangan Jangka Pendek (Operasian)

7
1. Perancangan Jangka Panjang (Strategik)

• Perancangan menyeluruh bagi mencapai matlamat
  organisasi.
• Melibatkan proses pembuatan keputusan berkenaan
  matlamat jangka panjang organisasi.
• Tempoh masa melebihi tiga tahun.
• Dilakukan oleh pengurus peringkat atasan.
• Risiko yang tinggi kerana melibatkan perancangan
  keseluruhan.
• Memerlukan kemahiran konseptual yang tinggi.

8
2. Perancangan Jangka Sederhana (Taktikal)

• Perancangan yang direkabentuk bagi melaksanakan
  perancangan strategik.
• Diterjemahkan daripada perancangan jangka panjang
  oleh pengurus peringkat pertengahan.
• Tempoh lebih singkat berbanding perancangan
  strategik iaitu antara satu hingga tiga tahun.
• Juga dikenali sebagai rancangan fungsian yang
  meliputi perancangan sesuatu jabatan seperti
  perancangan pemasaran, perancangan kewangan,
  perancangan sumber manusia dll.

9
3. Perancangan Jangka Pendek (Operasian)

• Perancangan terperinci yang dilakukan oleh
  pengurus peringkat bawahan.
• Jangka masa paling pendek kurang daripada satu
  tahun.
• Penekanan pada tugas-tugas rutin.
• Dilakukan secara berulang-ulang contohnya kerja
  harian, mingguan, bulanan.
• Berkaitan aktiviti pengeluaran.

10
KEPENTINGAN PERANCANGAN
11

• 1. Menyediakan Hala Tuju Organisasi
• Membantu pengurus menentukan matlamat, kumpulan
  kerja dan membangunkan strategi yang menyeluruh
  bagi mencapai matlamat.
• Pengurus juga dapat mengagih dan mengguna sumber
  dengan lebih efektif dan efisien.
• Membantu mengenalpasti operasi yang diperlukan
  serta bagaimana ia mempengaruhi organisasi.
• Contoh Perancangan 5 tahun menyatakan visi,
  misi, objektif, rancangan operasi, keperluan
  kewangan, keperluan sumber manusia bagi mencapai
  matlamat organisasi.

12

• 2. Tanda aras untuk mencapai objektif
• Perancangan membolehkan penetapan tanda aras yang
  hendak dicapai.
• Tanda aras adalah satu proses mencari ciri-ciri
  produk, perkhidmatan atau proses yang terbaik
  berbanding pesaing sebagai satu standard atau
  piawai untuk meningkatkan prestasi organisasi.

13

• 3. Bertindak kepada persekitaran yang dinamik
• Pengurus dapat mengenalpasti peluang dan
  masalah/ancaman yang dihadapi oleh perniagaan
  pada masa sekarang dan masa depan
• Penyesuaian boleh dilakukan dengan segera -
  memastikan operasi organisasi berjalan lancar
  menjimatkan kos, mengurangkan pembaziran dan
  risiko.

14

• 4. Sebagai Alat Kawalan Pengurus
• Dengan perancangan satu sistem kawalan dapat
  diwujudkan.
• Pengurus dapat memastikan pencapaian organisasi
  selaras dengan perancangan.
• Tindakan pembetulan dapat dilakukan dari semasa
  ke semasa.

15
3.2 KAITAN PERINGKAT PENGURUSAN DENGAN
PERANCANGAN

• Perancangan strategik, operasi dan taktikal
  masing-masing dilaksanakan oleh pengurus
  peringkat atasan, pertengahan dan bawahan.

16
Pengurus Atasan
Perancangan Strategik
Pengurus Pertengahan
Perancangan Taktikal
Pengurus Bawahan
Perancangan Operasian
Rajah Tingkat Pengurusan Dan Jenis Perancangan.
17
1. Pengurusan Atasan Perancangan Strategik

• Pengurusan atasan melakukan perancangan strategik
  (jangka panjang).
• Merujuk kepada rancangan keseluruhan organisasi.
• Pengurus perlu mempunyai kemahiran konseptual
  yang tinggi berbanding pengurus peringkat lain.
• Pengurus perlu memantau persekitaran dalaman dan
  luaran seperti ekonomi, teknologi, kebudayaan,
  pelanggan, pekerja, pesaing dan sebagainya.

18
2. Pengurusan Pertengahan Perancangan Taktikal

• Pengurus pertengahan menyediakan perancangan
  taktikal (jangka sederhana).
• Menyokong perancangan jangka panjang yang dibuat
  oleh pengurus atasan.
• Pengurus akan menentukan bagaimana syarikat akan
  menggunakan sumber-sumber yang ada bagi mencapai
  matlamat yang ditetapkan.

19
3. Pengurusan Bawahan Perancangan Operasian

• Pengurus bawahan akan menyediakan perancangan
  operasian (jangka pendek)
• Perancangan yang dibuat perlu selaras dengan
  perancangan yang dibuat oleh pengurus peringkat
  atasan dan pertengahan.
• Mengawal operasi harian.

20

• 3.3

VISI
OBJEKTIF ORGANISASI
MISI
OBJEKTIF
21

• Visi
• Satu pernyataan yang menyeluruh tentang penubuhan
  sesebuah organisasi.
• Merupakan sesuatu yang ideal dan unik untuk
  dicapai.
• Merupakan matlamat jangka panjang sesebuah
  organisasi.
• Ciri-Ciri Visi
• Ringkas, padat dan jelas (tidak melebihi 25 p.p.)
• Realistik dan menimbulkan semangat
• Menjawab persoalan apa, untuk siapa dan bila

22

• Misi
• Tujuan utama sesebuah organisasi ditubuhkan.
• Biasanya misi dinyatakan dalam bentuk yang umum,
  luas dan memperlihatkan nilai-nilai kepercayaan,
  keluaran utama, pasaran utama, sifat orang yang
  memegang kepentingan dalam firma dan masyarakat
  dan falsafah pengurusan.
• Membentuk identiti dan imej organisasi.
• Misi penting sebagai panduan dan motivasi ahli
  organisasi hala tuju yang dikongsi bersama
  dapat memfokus usaha.
• Kepada pengurus, ia menjadi ukuran bagi menilai
  kejayaan organisasi sejauh mana pengurus
  berjaya memenuhi misi tersebut melalui usaha
  pekerja bawahannya.

23

• Objektif
• Merupakan sasaran atau hasil akhir yang
  cuba/dijangka dapat dicapai oleh sesebuah
  organisasi terbentuk daripada misi.
• Biasanya dinyatakan dalam bentuk yang lebih
  khusus berbanding misi organisasi dimensi masa
  lebih jelas.
• Setiap bahagian atau unit akan menetapkan
  objektif masing-masing selari dengan misi
  organisasi.
• Ciri objektif Spesifik, Boleh diukur, Boleh
  dicapai, Dikaitkan dengan Ganjaran, Mempunyai
  tempoh masa.
• SMART

24

• Spesifik
• Objektif yang ditetapkan mestilah khusus
  (mendalam) dan jelas.
• Pengurus perlulah mengenalpasti bidang-bidang
  utama dan aktiviti-aktiviti yang boleh menyumbang
  kepada prestasi syarikat.(prestasi kewangan,
  perkhidmatan dan kepuasan pelanggan dan inovasi)
• Selalunya berlandaskan kepada visi dan misi
  syarikat
• Cth Objektif Kolej Matrikulasi Labuan spesifik
  kepada melahirkan pelajar cemerlang.

25

• 2. Boleh Diukur
• Objektif perlu dinyatakan dalam bentuk
  kuantitatif .
• Kejayaan atau kegagalannya mudah diukur.
• Cth Sasaran jualan 150,000 unit dalam tempoh
  satu tahun.
• Objektif yang tidak boleh diukur misalnya sasaran
  jualan yang tinggi dalam tempoh satu tahun.

26
3. Boleh Dicapai

• Matlamat mestilah mencabar tetapi boleh dicapai
  (Realistik).
• Sesuatu objektif mestilah mampu dicapai.
• Tidak terlalu tinggi atau mustahil untuk dicapai.
• Objektif ditetapkan berdasarkan keupayaan
  organisasi.
• Cth Objektif jabatan pengeluaran perlu
  mengambilkira keupayaan menghasilkan barangan
  melalui sumber-sumber yang dimiliki oleh
  organisasi.

27

• 4. Dikaitkan Dengan Ganjaran
• Matlamat atau objektif perlu dikaitkan dengan
  ganjaran
• Sebagai faktor pendorong kepada pelaksana.
• Tujuannya supaya matlamat yang ditetapkan akan
  cuba dicapai dengan sebaik mungkin bagi
  mendapatkan ganjaran yang dijanjikan.
• Cth Bonus, pakej percutian, wang tunai dan
  lain-lain.

28

• 5. Mempunyai Tempoh Masa
• Objektif yang ditetapkan mesti mempunyai had masa
  bila ia perlu dicapai.
• Tempoh masa diperlukan bagi mengukur pencapaian
  organisasi semasa proses kawalan membolehkan
  penilaian dilakukan.
• Sekiranya tempoh tidak dinyatakan, maka akan
  terdapat pelbagai definisi tentang tempoh masa
  yang sepatutnya akan menjejaskan pencapaian
  organisasi.
• Cth Organisasi menetapkan untuk mencapai
  peningkatan keuntungan sebanyak 20 dalam tempoh
  3 tahun.

29
JENIS-JENIS OBJEKTIF
UNIT
ORGANISASI
JABATAN
30

• 1. Objektif Organisasi
• Objektif keseluruhan firma.
• Dipertanggungjawabkan kepada pengurusan atasan.
• Tergolong dalam perancangan jangka panjang.
• 2. Objektif Jabatan
• Objektif sesuatu jabatan.
• Ditetapkan berdasarkan objektif organisasi

31

• 3. Objektif Unit
• Objektif bagi unit-unit kecil di dalam jabatan.
• Penting untuk menyokong objektif jabatan dan
  seterusnya objektif organisasi.

32

• Kepentingan Objektif

33

• Motivasi/Komitmen
• Perancangan akan menjelaskan tugas pekerja dalam
  mencapai matlamat sesebuah organisasi.
• Pekerja akan lebih komited apabila mengetahui
  tugas yang perlu dilakukan.
• Pekerja akan bermotivasi untuk mencapai matlamat
  yang telah ditetapkan.
• Motivasi juga dapat dicapai apabila mereka sedar
  sumbangan mereka penting untuk memastikan
  pencapaian matlamat organisasi.

34

• 2. Piawaian
• Sebagai tanda aras/kayu ukur bagi menilai
  kemajuan kerja agar tindakan pembetulan dapat
  diambil jika perlu.
• Ia berfungsi sebagai piawai penilaian.

35

• 3. Rasional
• Melalui perancangan, pengurus mengetahui apa
  tindakan yang perlu diambil oleh organisasi
  mengikut kesesuaian tanpa dipengaruhi oleh emosi
• Segala keputusan dibuat untuk memastikan polisi
  dalaman, peranan, struktur dan juga perbelanjaan
  dan sebagainya dibuat menjurus kepada hasil yang
  hendak dicapai.
• Keputusan organisasi mestilah selari dengan
  perancangan.

36

• 4. Keberkesanan kos
• Memastikan sumber-sumber digunakan dengan cekap
  bagi mengurangkan kos dan mengelakkan pembaziran
  dalam organisasi.
• Sebarang pembaziran kos yang dikesan dapat
  diperbetulkan.

37

• 4. Keformalan
• Akan memberitahu pekerja secara rasmi apa yang
  perlu dilakukan untuk mencapai matlamat yang
  ditetapkan.
• Pekerja akan dapat menyusun aktiviti mereka dan
  bekerja sama secara berkumpulan.
• Memastikan struktur yang bersistematik untuk
  mencapai matlamat organisasi.

38
3.4 ALAT-ALAT PERANCANGAN
Belanjawan
Carta PERT
TPM
Carta Gantt
39

• 1. Belanjawan
• Satu bentuk perancangan yang memperuntukkan
  sumber kewangan untuk pelaksanaan sesuatu
  aktiviti, projek atau program.
• Merupakan alat pengurusan yang penting bagi
  tujuan pengagihan sumber kewangan yang terhad
  untuk pelbagai kegunaan.
• Membantu mengenalpasti aktiviti yang perlu diberi
  keutamaan serta mengawal tindakan dan keputusan.

40

• 2. Titik Pulang Modal (TPM)
• Kuantiti produk yang perlu dijual sebelum penjual
  dapat melepasi kos berubah dan kos tetap dan
  membuat keuntungan
• (Ricky W. Griffin, Business 4th. Edition)
• Membantu pengurus memahami hubungkait antara
  volum jualan, kos dan keuntungan dalam
  organisasi.
• Analisis boleh dilakukan secara grafik atau
  matematik.
• Membolehkan pengurus menentukan titik pulang
  modal iaitu tahap volum jualan di mana jumlah
  hasil menyamai jumlah kos TR TC.
• Pada titik pulang modal, organisasi tidak rugi
  atau untung tetapi hanya mendapat pulangan modal
• TR TC 0.
• TPM penting bagi membolehkan organisasi
  mengetahui tahap keuntungan pada volum jualan
  tertentu.

41

• TPM boleh ditunjukkan dalam nilai wang (ringgit)
  atau volum jualan mengikut formula berikut
• TPM (unit) KT
• H - KB
• TPM (ringgit) TPM (unit) x H
• Analisis TPM boleh juga ditunjukkan dengan grafik
  (lakaran graf) - merupakan titik persilangan di
  antara garis jumlah hasil (JH) dengan garis
  jumlah kos (JK).

42
Contoh

• Syarikat Azza dan Nadjmi menjual satu jenis
  barang pada harga RM10 seunit. Kos berubah seunit
  barangan tersebut ialah RM7. Bagi pengeluaran
  antara 700 unit hingga 1,500 unit, kos tetap
  ialah RM3,000 seminggu. Hitungkan titik pulang
  modal (TPM) dalam sebutan unit dan RM dalam masa
  seminggu
• Jawapan
• TPM (unit) KT
• H KB
• RM3000
• RM10-RM7
• 1000 unit
• TPM (ringgit) TPM (unit) x H
• 1000 x RM10
• RM10 000

43
Titik Pulang Modal
Hasil, Kos
Jumlah Hasil
Jumlah Kos
B
TPM
p
Kos Tetap
A
Volum jualan
q
44
3. Carta Gantt

• Memberi gambaran tentang perancangan tahap
  kemajuan setiap aktiviti yang harus disiapkan di
  dalam sesuatu projek berdasarkan tarikh/masa
  penyempurnaan yang telah ditetapkan.
• Alat perancangan yang paling awal diperkenalkan
  dan paling anjal.
• Diperkenalkan oleh Henry L. Gantt.

45
Carta Gantt Aktiviti Menyiapkan 50 helai pakaian
46
4. Carta PERT

• Rajah yang menggunakan garisan bagi mewakili
  turutan aktiviti-aktiviti dan masa yang
  diperuntukkan di dalam menyiapkan sesuatu projek
  di mana melaluinya masa terpanjang (laluan
  genting) projek dapat disiapkan boleh diketahui.
• Analisis PERT adalah teknik yang digunakan oleh
  pengurus bagi melicinkan pengurusan projek.
• Projek biasanya merujuk kepada tugas pengeluaran
  yang melibatkan satu tindakan yang rumit yang
  mesti dilaksanakan mengikut urutan tertentu.
• Analisis PERT membantu mengenalpasti dan mengawal
  pelbagai tindakan yang berasingan yang perlu
  dilaksanakan bagi menyempurnakan sesuatu projek.
• PERT digunakan dalam projek-projek industri bagi
  membolehkan masa aktiviti diketahui dengan tepat.
• PERT digunakan untuk membantu pengurus
  mengenalpasti aktiviti-aktiviti penting/kritikal
  yang telah dijadualkan dalam sesuatu projek.

47
Lakaran Carta PERT/CPM
48
Lakaran Carta PERT/CPM
3
D3
B8
C6
E4
1
4
5
Tamat
A4
2
Mula
49
TAMAT