ACQUISITIONS Virtua

1
ACQUISITIONS Virtua

• 7 mars 2011

2
Programme

• Les acquisitions dans Virtua
• Localisation
• Visualisation, affichage
• Fonctionnement du module
• Prérequis
• Comptes
• Fournisseurs
• Notices bibliographiques
• Lettres
• Paramétrage
• Procédure de commande monographies
• Création du bon de commande
• Accès, sauvegarde, suivi procédure
• Envoi de la commande
• Réception de la commande
• Facturation
• Paiement
• Modifications, suppression, annulation
  récapitulatif
• Réclamations

3
1.A Localisation

• Les données acquisition sont acessibles à la
  bibliothèque concernée seule
• Les informations des autres bibliothèques et
  institutions sont visibles aux autres
  bibliothèques

4
1.B Visualisation

• Client toutes les données acquisitions sont
  visibles dans état dacquisition
• Affichage OPAC données visibles si exemplaire
  et localisation existent
• CC si ouvrage en cours dacquisition mention
   ouvrage en commande  détails dans les
  catalogues locaux
• OPAC local affichage du dépôt, statut  en cours
  dacquisition 

5
2.1.A Comptes

• Travail par années budgétaires comptes refaits
  chaque année et transfert budgétaire
• Arborescence des comptes dont les comptes en bout
  de chaîne sont liés aux commandes. Possibilités
  de modifications très réduites
• Gestion budgétaire allocations du budget au
  compte, dépassements, transfert de compte
• Aperçu dun compte no, libellé, montants

6
2.1.B Fournisseurs

• Fichier commun des fournisseurs bulletinage et
  acquisition pour le Réseau genevois
• Règles de travail pour luniformité du fichier
• Possibilités de modification, suppression de
  fournisseur utilisé impossible
• Aperçu de fiche fournisseur

7
2.1.C Notices bibliographiques

• Portent létat dacquisition où se trouvent les
  données de commande
• Création dune notice sommaire nécessaire si
  louvrage en cours dachat est absent du
  catalogue
• Saisie exemplaire avec statut  En acquisition 
  et de la localisation

8
2.1.D Lettres

• Lettres de commande, rappel, annulation
• Fichiers .utf dans le répertoire racine
  c/vtls/Virtua no de version
• Modèles fournis par la DIS
• Edition des lettres travail avec Notepad, peu
  déléments modifiables

9
2.1.E Paramétrage

• Des informations déterminées par la bibliothèque
  sont entrées dans le système Virtua par la
  coordination locale, telles les adresses, le nom
  de la bibliothèque

10
2.2.A Création de la commande

• Accès aux fonctions acquisitions menus, icônes
• Fenêtre de création fournisseur, type de
  commande
• Bon de commande devise, date de commande, date
  déchéance, statut, lettre, onglet facturation

11

• Lignes de commande inscription des ouvrages
  commandés par insertion de la notice
  bibliographique
• Possibilité de saisie dune somacq depuis la
  commande
• Etat dacquisition, passage de la notice à la
  commande
• Informations de la ligne de commande prix,
  exemplaire, code sujet, localisation, date
  échéance, réclamations
• Information sur les comptes année, compte

12
2.2.B Sauvegarde et accès

• Possibilité de faire les opérations de commande
  à la suite ou séparément
• Comment retrouver la commande par fournisseur,
  no, état dacquisition, idem autres

13
2.2.C Envoi de la commande

• Un filtre par localisation est présent par défaut
  
• Envoi groupé des commandes en suspens
• Envoi dune commande simple

14
2.2.D Réception

• Différents types de réception
• Annuler et modifier une réception possible en
  tous temps
• Réception avec facture pro forma

15
2.2.E Facturation

• Une facture électronique peut être créée en
  entrant le fournisseur, ou à la suite dune
  commande
• Les ouvrages insérés dans la facture peuvent être
  sélectionnés librement
• Un changement de compte est possible
• Calcul du montant devise, frais, rabais, taxes

16
2.2.F Paiement

• Création du bon de paiement
• Sélection par défaut de toutes les factures du
  fournisseur en suspens, paiements sélectifs
  possibles
• !!Etape irréversible ! Impossibilité de modifier
  la commande après paiement.
• Possibilités de modifications après paiement
  facture supplémentaire, bon de paiement sans
  facture, changements dans les comptes

17
2.2.G Modifications

• Avant envoi de la commande tout est modifiable,
  la commande peut être supprimée
• Après envoi les notes et réclamations sont
  modifiables, la réception est modifiable et
  annulable, un réattachement de la commande à une
  autre notice bibliographique et son annulation
  sont possibles
• Après paiement impossibilité dintervenir sur la
  procédure de commande, excepté la réception.
  Possibilité de facturation supplémentaire, de bon
  de paiement indépendant, dintervention sur les
  comptes

18
2.2.H Réclamations

• Elles sont créées automatiquement par programme
• Une fois créées elles doivent être envoyées par
  la bibliothèque
• Continuité du cycle des réclamations pour
  changer une date déchéance ou annuler une
  commande, il faut supprimer les réclamations déjà
  en place

19
3.1 Commandes ouvertes

• Les commande ouverte sont pour collections,
  ordres permanents, ressources intégratrices
• Linsertion dun titre densemble (texte libre
  préféré) et lenvoi de la commande crééent la
  commande de base
• Les ouvrages individuels sont insérés
  ultérieurement

20
3.2 Commandes de périodiques

• Cette commande renouvelable indique la durée
  dabonnement, son renouvellement est basé sur la
  date déchéance
• Possibilité de rappel par envoi immédiat dune
  nouvelle commande dont la date déchéance
  correspond à la date de renouvellement

21
4.A Possibilités de recherches, produits

• Recherche dans le client par numéro (de
  commande, facture, bon de paiement), par
  fournisseur, par état dacquisition de louvrage
• Recherche dans les rapports en ligne mis à
  disposition par RERO par années, comptes, dates
  et étapes de la procédure
• Statistiques
• Produits journal dinventaire annuel

22
4.B Notes de commande

• Des notes peuvent être insérées au niveau de la
  commande et de la ligne de commande
• Les notes peuvent créer une alerte, ou être
  transmises au fournisseur
• Les notes sont consultables aux différentes
  étapes de la commande

23
4.C Sources dinformation

• Site RERO manuel, RTS
• Site biblio-geneve.ch, FAQ Module Acquisitions
• Listes de diffusion et groupe thématique
• Coordination locale