Los documentos electrnicos de archivo

1
Los documentos electrónicos de archivo
2
Portal del ciudadano
3
Consejo Superior de Administración electrónica
(Antes CSI)
4
Plan Moderniza
5
Portal del Principado de Asturias
6
Tramitación en línea del Ayuntamiento de Alicante
7
Algunas notas sobre Legislación y normativa

• Planes europeos e-Europa i2010 (2005-2010).
• Ley 30/92 de RJAP y PAC (art. 45) los documentos
  electrónicos gozarán de la validez y eficacia de
  documento original siempre que quede garantizada
  su autenticidad, integridad y conservación
• Ley 59/2003 de firma electrónica
• RD 209/2003 por el que se regulan los registros y
  notificaciones telemáticas.

• Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso
  electrónico de los ciudadanos a los Servicios
  Públicos.

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Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso
electrónico de los ciudadanos a los Servicios
Públicos

• Derechos de los ciudadanos a relacionarse con las
  administraciones públicas por medios electrónicos
  (art. 6)
• La sede electrónica
• Creación de la figura del Defensor del usuario de
  la A.E.
• Admisión de los sistemas de firma electrónica que
  garanticen la autenticidad e integridad de los
  documentos electrónicos. (Ley 59/2003 de Firma
  Electrónica). Interoperabilidad y plataforma de
  verificación de revocación de certificados.
• Registros electrónicos (Cap. III, Sección 1ª,
  art. 24- )
• Gestión electrónica de los procedimientos

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Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso
electrónico de los ciudadanos a los Servicios
Públicos

• Plazos de implantación
• AGE y organismos públicos vinculados o
  dependientes de ésta a partir del 31 de
  diciembre de 2009.
• CCAA y entidades de Administración Local a
  partir del 31 de diciembre de 2009, siempre que
  lo permitan sus disponibilidades presupuestarias.

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Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los
Servicios Públicos. Cap. IV. De los documentos
y los archivos electrónicos

• Art. 29. Documento administrativo electrónico
• Las AAPP podrán emitir por medios electrónicos
  los documentos administrativos siempre que
  incorporen una o varias firmas electrónicas.
• Incluirán referencia temporal (a través de medios
  electrónicos) cuando la naturaleza del documento
  lo requiera. (Sellado de tiempo).
• La definición de documento electrónico en esta
  ley (Anexo)
• Información de cualquier naturaleza en forma
  electrónica, archivada en un soporte electrónico
  según un formato determinado y susceptible de
  identificación y tratamiento diferenciado.

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Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los
Servicios Públicos. Cap. IV. De los documentos
y los archivos electrónicos

• Art. 30. Copias electrónicas
• Consideración de copias auténticas siempre que el
  documento electrónico original se encuentre en
  poder de la Administración y previa comprobación
  de la firma electrónica y en su caso sellado de
  tiempo.
• Copias electrónicas realizadas por las AAPP de
  documentos emitidos por éstas en soporte papel.
• Imágenes electrónicas de documentos privados
  aportados por los ciudadanos a través de procesos
  de digitalización que garanticen su autenticidad,
  integridad y conservación.
• Posibilidad de destrucción de originales de
  documentos en soporte papel de los que las AAPP
  hayan efectuado copias electrónicas

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Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los
Servicios Públicos. Cap. IV. De los documentos
y los archivos electrónicos

• Art. 31. Archivo electrónico de documentos
• 2) Los documentos electrónicos que contengan
  actos administrativos que afecten a derechos o
  intereses de los particulares deberán conservarse
  en soportes de esta naturaleza, ya sea en el
  mismo formatoo en otro cualquiera que asegure la
  identidad e integridad de la información
  necesaria para reproducirlo.
• 3) Medidas de seguridad que garanticen
  integridad, autenticidad, confidencialidad,
  calidad, protección y conservación. Asegurar la
  identificación de los usuarios, el control de
  accesos y protección de datos.

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Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los
Servicios Públicos. Cap. IV. De los documentos
y los archivos electrónicos

• Art. 32. Expediente electrónico
• Conjunto de documentos electrónicos
  correspondientes a un procedimiento
  administrativo.
• Foliado mediante índice electrónico firmado por
  el órgano para garantizar su integridad y
  permitir su recuperación.
• Derecho del interesado a obtener copia del mismo.

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Los documentos electrónicos de archivo
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Los documentos electrónicos de archivo.Definición

• Información en soporte informático registrada,
  producida o recibida en el inicio, en el proceso
  o en la resolución de una actividad de una
  institución o de un particular, y que consta del
  contenido, del contexto y de la estructura
  suficiente para proveer a la actividad de valor
  probatorio (ICA-CIA).
• Las características que identifican un documento
  como documento de archivo no varían al cambiar de
  formato.
• Sin embargo, presentan unas particularidades que
  hacen necesaria la adopción de políticas y
  estrategias específicas por parte de las
  organizaciones para asegurar su organización,
  conservación y acceso a lo largo de su ciclo de
  vida.

Necesidad de crear archivos electrónicos
completos, manejables y accesibles a través del
tiempo, que puedan servir como evidencia de las
organizaciones.
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Los documentos electrónicos.Particularidades
Problemática de Identificación, localización y
control

• Elevado volumen de documentos producidos
• Identificación y captura de los documentos de
  archivo a partir de los sistemas o programas
  informáticos que los contienen o producen (según
  su ciclo de vida establecido).
• Dispersión en el almacenamiento de la
  información (disquetes, discos duros, soportes
  ópticos, bases de datos) y distintos tipos de
  ficheros (temporales, acumulativos, etc.)
• Dependencia tecnológica (hardware y software)
• El grado de separación del contenido, la
  estructura y el contexto crece a medida que los
  documentos informáticos son más complejos
  (documentos compuestos, distribuidos y/o
  dinámicos).

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Los documentos electrónicos.Particularidades
Ante la problemática de Identificación,
localización y control

• DIRECTRICES
• Identificar desde su origen los documentos
  electrónicos que constituyen archivo.
• Establecer criterios para su selección y
  captura.
• Recoger la información técnica necesaria para su
  acceso.
• Definir el ciclo de vida Evaluación documental
  (valores primarios y secundarios) y
  establecimientos de criterios de conservación y/o
  eliminación).
• Normalizar los programas y formatos en uso en una
  organización (preferentemente software libre y
  formatos abiertos)

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Los documentos electrónicos.Particularidades
Problemática de control de fiabilidad y
autenticidad

• La facilidad de copia y modificación de los
  documentos informáticos hace necesario el
  establecimiento de medidas para
• Controlar el contexto de creación del documentos
  y la legitimidad de la autoría para asegurar su
  fiabilidad.
• Conservar la integridad del documento a lo largo
  de su ciclo de vida para controlar su
  autenticidad.

Firma digital y Sellado de tiempo (A medio plazo
hay que tener en cuenta su problemática para
archivos permanentes debido al plazo de
revocación y tecnología de encriptación)
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Los documentos electrónicos.Particularidades.
Problemática de conservación de los soportes y
los contenidos

• Doble problemática
• Conservación física de los soportes (ver
  recomendaciones del manual de archivos de la UA)
• Conservación del contenido ( causas cambio de
  formatos, obsolescencia de los programas,
  sistemas operativos, equipos)

• Intervención a priori (programas, modelos de
  formatos normalizados, estrategias según ciclo de
  vida de los documentos)
• Intervención a posteriori (migración a
  formatos de conservación pdf-A(ISO19005), XML
  (ejem. Open Document-ISO/IEC 26300).

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Criterios de seguridad, normalización y
conservación de las aplicaciones utilizadas para
el ejercicio de potestades (2.003- CSAE Antes
CSI)

• SEGURIDAD. Requisitos, criterios y
  recomendaciones para implantar las medidas de
  seguridad en el diseño, desarrollo, implantación
  y explotación de las aplicaciones de la AGE.
• NORMALIZACIÓN. Pautas para normalizar las
  aplicaciones y facilitar la compatibilidad
  técnica, disponibilidad, interoperabilidad y
  conformidad con las normas nacionales e
  internacionales.
• CONSERVACIÓN. (Apartado más archivístico).
• Documentos administrativos y de los ciudadanos
• Almacenamiento de la información en soporte
  electrónico
• Ciclo de vida de la información en soporte
  electrónico
• Diseño de la estrategia de gestión
• Traspaso de la información al archivo
• Acceso y difusión a la información de soporte
  electrónico
• Software libre y de fuentes abiertas
• Conservación del Sistema de Archivos

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Los documentos electrónicos de archivo
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Sistema de gestión de documentos electrónicos
Un sistema de gestión y preservación de
documentos electrónicos se enmarca en el sistema
de gestión de documentos corporativo (Norma
ISO/UNE 15489).
Elementos del sistema Políticas de gestión de
los documentos Ciclo de vida Clasificación Metadat
os Plan de preservación (migración)
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Sistema de gestión de documentos electrónicos
Para la definición de una política de
preservación digital se han de tener en cuenta
tres tipos de conservación según los valores de
los documentos y de la información que éstos
contienen (Ciclo de vida) 1º) Documentos con
valores primarios dentro de los sistemas
informáticos de gestión (archivo seguro y copias
de seguridad). (Ver recomendaciones
específicas) 2º) Documentos con valores primarios
fuera de los sistemas informáticos de gestión
(conservación a largo plazo). 3º) Documentos con
valores secundarios de conservación permanente.
Necesidad de incorporar requisitos archivísticos
en las aplicaciones de gestión corporativas, en
el proceso de creación y archivado (captura) de
los documentos electrónicos y en las aplicaciones
informáticas de archivado permanente o a largo
plazo (repositorios)
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Estrategias de preservación de documentos
electrónicos (Universidades de Quebeq)
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Sistema de gestión de documentos electrónicos
MoReq Modelo de requisitos para la gestión de
los documentos electrónicos (SGDE)

• Sistema de clasificación identificación de los
  documentos y agrupaciones de documentos y sus
  relaciones (expedientes y series) según las
  funciones y actividades de la organización.
• Controles y seguridad (control de acceso y
  pistas de auditoría).
• Metadatos
• Calendarios de conservación, que automatice las
  acciones de informe y destrucción de datos y que
  cuente con instrumentos integrados para exportar
  registros y metadatos.
• Requisitos sobre conservación a largo plazo y
  tecnología obsoleta.
• Búsqueda y recuperación documental. Reproducción
  de documentos

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Sistema de gestión de documentos electrónicos

• Uso de Metadatos() en un archivo de documentos
  electrónicos
• Metadatos de descripción (contenido, estructura
  y contexto)
• Metadatos administrativos se utilizan para la
  gestión y administración.
• Metadatos técnicos requisitos técnicos de acceso
  
• Metadatos de uso (nivel de utilización y tipos
  de usuarios)
• Metadatos de conservación para gestionar la
  preservación de los documentos.
• ()Def. datos estructurados sobre los datos

Pueden o no generarse automáticamente y acompañan
a los e-documentos a lo largo de todo su ciclo de
vida
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Los documentos electrónicos de archivo
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Recomendaciones o buenas prácticas para la
gestión de los documentos electrónicos en las
universidades

• Documento de recomendaciones aprobado en 2007
  por
• La Conferencia de Archiveros de Universidades
  Españolas (CAU)
• La Comisión Sectorial de Secretarios Generales
  (CRUE)

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Recomendaciones generales

• Definición de políticas y normativas
• Reconocimiento legal de los archivos
• Políticas de gestión documental aprobadas por el
  más alto nivel de la organización.
• Formación
• Aplicar metodología y estrategias siguiendo
  ISO/UNE 15489
• Requisitos archivísticos para asegurar la
  fiabilidad, autenticidad, integridad y
  conservación de los e-documentos.
• Identificación y valoración de series
  (intervención en la fase de diseño) Inventario
  de bases de datos e identificación de series
  formadas por documentos electrónicos.
• Captura y definición de metadatos
• Estrategias de preservación (conservación y/o
  migración).

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Recomendaciones generales

• Formatos
• Uso de formatos abiertos en el proceso de
  creación
• Migración periódica. Formatos recomendados
• Texto .txt, .pdf(A), .xml, .html
• De datos estructurados .xml, .mimi
• Gráficos .jpg, ISO10918, .tif
• Soportes
• De almacenamiento óptico no reescribible (CD-R,
  DVD-R)
• Acceso a largo plazo. Varias posibilidades
• Mantenimiento en el sistema original y
  eliminación en el calendario previsto.
• Copia o traspaso a ficheros históricos planos
  (previa documentación de su formato y estructura)
• Conservación permanente copia en ficheros
  históricos en formato XML con su correspondiente
  DTD.

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Los documentos electrónicos de archivo
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Recomendaciones específicas. Documentos
ofimáticos

• Separar los documentos de archivo del resto de
  los documentos (personales, borradores, etc.).
• Reproducir la agrupación de los documentos de
  archivo a partir del sistema de carpetas y
  subcarpetas del ordenador.
• Estructurar los directorios a partir del cuadro
  de clasificación.
• Uso de modelos y plantillas de documentos
  normalizados.
• Aplicar calendario de transferencia (copia de las
  carpetas y subcarpetas en CD sólo lectura)
  documentada con información técnica (programa,
  versión, etc.).

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Recomendaciones específicas.Bases de datos

• Inventario exhaustivo de las bases de datos en
  uso o en proyecto.
• Valoración archivística 2 modelos
• - Base de datos serie documental ? valoración
  global.
• Base de datos contiene documentos pertenecientes
  a distintas series documentales? fijar formato
  final y estructura de los documentos.

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Recomendaciones específicas.Bases de datos

• Tipos de bases de datos
• Bases de datos cerradas
• Bases de datos de actualización periódica
• Determinar calendario de validación
• Archivo periódico de la base de datos en un
  momento determinado ó
• Archivo inicial posteriores modificaciones
• ? En todos los casos es necesario documentar la
  estructura de la base de datos, formatos,
  modificaciones, software, cambios de versiones,
  etc.

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Recomendaciones específicas.Mensajes de correo
electrónico

• Identificar los mensajes que constituyen
  documentos de archivo de los mensajes informales
  que no proporcionan evidencias de políticas
  oficiales o transacciones dentro de la
  organización.
• Configuración de carpetas para guardar los
  mensajes enviados o recibidos desde el primer
  momento en el mismo programa de correo, siguiendo
  el cuadro de clasificación.
• Copia periódica en CD de las carpetas con sus
  mensajes y documentos anexos.
• Sistemas alternativos de archivado para los
  documentos de archivo de conservación permanente.

Tipos de mensajes políticas, directrices,
correspondencia, planes de trabajo, agendas,
convocatorias, actas de reuniones, cualquier
documento que inicia, autoriza o completa una
transacción, informes y recomendaciones. -
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Recomendaciones específicas.Sitios web

• Necesidad de preservar, conservar y poder acceder
  en un futuro a los sitios web corporativos, en
  tanto que testimonio de la imagen, actividades,
  vida e historia de la organización.

• Estrategias
• - Sitios web formados por páginas estáticas
• - Copias periódicas de todo el conjunto del
  sitio
• - Archivado de logs de cambios
• - Sitios web de páginas dinámicas (combinación
  de bases de datos y hojas de estilo).
• Importancia de asignación de metadatos para
  documentar su archivado
• - Detalles técnicos sobre el diseño del sitio
  web
• - Detalles sobre el software usado para crear
  los recursos web
• - Detalles de las aplicaciones (plug-ins, adobe
  acrobat, scripts, buscadores, etc.)
• - Documentar las migraciones, copiado,
  reformateado etc de los documentos web.
• Necesidad de mantener colecciones master de
  preservación almacenadas en diferentes equipos.