XXII Jornadas de Gerencia Universitaria

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XXII Jornadas de Gerencia Universitaria
La gestión de la investigación desde el punto de
vista de los gestores
Carmen Baras Escolá. Jefe del Servicio de Gestión
de Investigación. Universidad de Zaragoza
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La investigación en las universidades

• LOU
• Investigación, fundamento de la docencia
• Función esencial de la universidad
• Derecho y deber del profesorado universitario
• Estatutos (UZ)
• La universidad desarrollará la investigación a
  través de su profesorado y de grupos de
  investigación reconocidos ésta se llevará a cabo
  principalmente en departamentos e institutos
  universitarios de investigación

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Características esenciales

• Actividades no rutinarias
• Existencia de un elemento apreciable de novedad.
• Resultado sujeto a incertidumbre
• Adecuación constante a los resultados
• Necesidad de flexibilidad

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Funciones de los servicios administrativos

• Apoyo, asistencia y asesoramiento, gestión y
  prestación de servicios necesarios para el
  cumplimiento de los fines de la Universidad
• Deber de desempeñar las tareas conforme a los
  principios de legalidad, eficacia, eficiencia,
  objetividad y coordinación.
• El investigador tiene derecho a disponer de la
  información, asesoramiento y asistencia
  administrativa necesaria para llevar a cabo la
  investigación.

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Funciones de los servicios administrativos

• Los Servicios de Gestión de Investigación son los
  encargados de facilitar al investigador el apoyo
  específico necesario, con rapidez y eficacia,
  para la correcta ejecución de la investigación.
• Las unidades administrativas de los Departamentos
  e Institutos Universitarios de Investigación
  deben realizar las tareas administrativas de
  carácter genérico o rutinario, relacionadas tanto
  con la docencia como con la investigación.
• La gestión de los servicios económico-administrati
  vos corresponde a las Gerencias.

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Modelos de S.G.I.

• Existen tantos modelos de estructura de los
  S.G.I. como universidades.
• El modelo a elegir debe facilitar al máximo la
  ejecución de la investigación
• Existen una serie de condicionantes, tanto
  internos como externos, que deben ser respetados.
• El objetivo del S.G.I. ha de ser conseguir el
  adecuado grado de confluencia entre las distintas
  normativas (principio de legalidad) y las
  necesidades concretas de gestión del investigador
  (principio de eficiencia).

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Gestión Integral de la Investigación

• El modelo propuesto supone que el Servicio de
  Gestión de Investigación asume la gestión
  administrativo-económica completa de la ejecución
  de la investigación.
• Supone la existencia de una ventanilla única
  para todos los asuntos y trámites que el
  investigador ha de realizar.

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Gestión Integral de la Investigación

• Supone, por tanto, la centralización en el
  Servicio de asuntos de personal, contabilidad,
  gestión económica, contratación...junto a los
  específicos de investigación
• El S.G.I. atiende cualquier duda o trámite que el
  investigador precise en la ejecución de la
  investigación.

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Fases y Entorno de la investigación
1ª FaseFase Previa
S.G.I.
Convocatoria (requisitos)
Investigador
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Funciones del S.G.I. (Fase Previa)

• Difusión de convocatorias, información de
  requisitos, condiciones y plazos.
• Asesoramiento personalizado, teniendo en cuenta
  las necesidades de cada grupo de investigación.
• Asesoramiento y revisión en las propuestas
  efectuadas por los investigadores.
• Tramitación de las propuestas a los distintos
  organismos financiadores.
• En resumen, funciones de carácter básicamente
  investigador.

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Fases y Entorno de la investigación
2ª Fase Ejecución
Investigador
Entidad Financiadora
S.G.I.
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Funciones del S.G.I. (Ejecución)

• Información al investigador de las condiciones de
  concesión del proyecto (fecha de inicio, gastos
  admitidos, posibles modificaciones, fecha de
  finalización, justificaciones e informes).
• Tramitación de los gastos, de acuerdo con los
  procedimientos establecidos.
• Información puntual al investigador de la
  situación económica del proyecto de
  investigación.
• Solicitud, con la suficiente antelación, de los
  informes anuales y finales.

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Condicionantes Gestión

• Normas de las convocatorias
• condiciones de concesión de fondos anticipos o
  pagos por actividad realizada y justificada
• tipo de gastos admitidos
• normas y plazos de justificación de fondos
• posibilidades de modificación
• Normativa Legislativa
• De carácter Financiero Leyes anuales de
  Presupuestos, Ley de Subvenciones, Ley General
  Presupuestaria, Plan General de Contabilidad
  Pública, R.D. de Indemnizaciones razón
  servicio...

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Condicionantes de Gestión

• Normativa Legislativa
• De contratación administrativa Ley de Contratos
  de las Administraciones Públicas, Texto
  Refundido, Reglamento General Procedimientos de
  contratación, Fases de la adjudicación, Ejecución
  y Finalización del Contrato.
• De Gestión de Personal Estatuto de los
  Trabajadores, Normativa sobre Contratación de
  Personal.
• De carácter general Ley de Régimen Jurídico
  Administraciones Públicas y Procedimiento
  Administrativo Común, Protección Datos Carácter
  Personal, L.O.U...

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Condicionantes de Gestión

• Normas internas de las Universidades
• Normativa de Gestión Económica
• Directrices de Gerencia
• Procedimientos internos de gestión.

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Actuaciones generales SGI

• Conocimiento adecuado de las convocatorias.
• Contactos con organismos financiadores consultas
  y aclaraciones
• Conocimiento adecuado y actualizado de las
  distintas normativas legales.
• Asesoramiento jurídico específico necesidad de
  disponer de auténticos asesores, que se acerquen
  y comprendan la investigación y busquen
  soluciones legales ante problemas que plantea su
  ejecución.
• Utilización de los procedimientos de flexibilidad
  de las distintas legislaciones, en aras a
  conseguir una gestión de la investigación rápida
  y eficaz.

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Actuaciones concretas S.G.I.

• Gestión económica de los gastos
• - Normativa general
• - Gastos de Personal
• - Gastos de Equipamiento
• Tesorería autónoma
• - Ventajas
• - Inconvenientes
• Programa informático propio

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Gestión económica de gastos

• Para todo tipo de gastos
• Adecuada justificación de los mismos, mediante
  las facturas o los correspondientes certificados
  acreditativos de haber realizado la actuación de
  que se trata.
• Los importes de investigación (tanto de proyectos
  como de contratos) forman parte del presupuesto
  de la universidad, y por tanto, se le aplica la
  normativa justificativa de carácter interna y de
  carácter general de la administración pública.
• No olvidar las obligaciones establecidas en la
  Ley de Subvenciones, así como los posibles
  controles y auditorías.

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Gestión económica gastos

• Personal
• Asesoramiento al investigador (becas y contratos
  laborales), de acuerdo con el perfil necesario y
  la financiación disponible.
• Condicionantes Normativa interna (becarios y
  convenios de personal) y legislación laboral de
  carácter general (Estatuto de los Trabajadores,
  normas específicas).
• Problema adicional contratos de extranjeros
  (homologaciones y visados)

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Gestión económica gastos

• Personal
• El investigador debe entender los problemas de no
  ajustarse a la normativa en materia de personal
• El SGI debe encontrar soluciones (contacto con
  Delegaciones de Gobierno, contratos
  condicionados...), asesorado jurídicamente.

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Gestión económica gastos

• Equipamiento
• Condicionantes Legislación de contratación
  administrativa y normativa de gestión económica
  de las universidades.
• Necesidad de agilidad en las adquisiciones, para
  la realización de la investigación.
• Conseguir normas más flexibles para
  investigación, de acuerdo con lo que la propia
  legislación permite (art. 182.b TRLCAP), PNSP
  para fines experimentales, estudio o desarrollo.

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Gestión económica gastos

• Equipamiento
• Necesidad de agilidad en todas las fases
  adjudicación, ejecución, finalización.
• El SGI centralizado asume la realización de los
  trámites de todas las fases de contratación
  (adecuación a los plazos de la investigación).
• Otros gastos
• Menos problemática la gestión de fungibles,
  viajes, otros gastos.
• Normativa legal, en determinados casos (dietas,
  justificaciones de viajes...)

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Tesorería autónoma SGI

• Ventajas
• Control puntual ingresos
• Financiación afectada
• Pagos urgentes.
• Incorporación remanentes
• Planificación fondos (anticipos) según
  necesidades de justificación
• Acercamiento del investigador a los problemas
  financieros

• Inconvenientes
• Problemas financieros Universidadcolaboración
  con préstamos
• Conciliaciones bancarias desde el S.G.I.
• Implicaciones
• Seguimiento y control de cuentas
• Conciliaciones bancarias
• Rendición de cuentas
• Responsabilidad Planificación de fondos.
• Personal suficiente y adecuado para la gestión.

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Programa Informático

• Requerimientos del programa
• Seguimiento individualizado de ingresos y gastos
  de cada proyecto.
• Reflejo actualizado de la situación económica
• Posibilidad de adaptación a las necesidades de
  cada convocatoria
• Realización de todas las fases de la
  contabilidad, incluyendo los pagos y las
  conciliaciones bancarias.
• Acceso directo de los investigadores, a través
  de páginas web a la situación de sus proyectos,
  de forma clara y fácilmente comprensible.

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Programa Informático

• Inconveniente
• No es el mismo programa de la contabilidad
  general de la Universidad.
• Problemas para mostrar el estado contable general
  de la Universidad
• Propuestas
• Traspaso de los datos al programa contable
• Estudio de pasarelas para el traspaso automático
  de los datos

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Fases y Entorno de la investigación
3ª Fase Resultados
S.G.I.
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Funciones del S.G.I. (Resultados)

• Justificaciones a los organismos financiadores
• Controles y auditorías (Intervención general,
  Ministerios, Unión Europea...)
• Elaboración de Bases de datos de investigación
• Evaluación de la Producción Científica

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Funciones del S.G.I. (Resultados)

• En esta tercera fase resulta evidente las
  ventajas que un modelo de gestión centralizada
  representa en la facilidad de justificar los
  fondos recibidos, al realizarse todas las fases
  y procedimientos en un único Servicio.
• Asimismo, la justificación en breve espacio de
  tiempo resulta muy complicado si se depende de
  otros Servicios de la Universidad.
• En un modelo centralizado es posible planificar
  las justificaciones con la antelación suficiente
  e informar puntualmente al investigador.
• La responsabilidad contable recae en el SGI

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Qué pedimos a los Gerentes?

• Consideración de la gestión de investigación al
  mismo nivel que la gestión de personal, económica
  o de alumnos.
• Implicación en los problemas específicos de
  investigación.
• Impulso y potenciación de los S.G.I. (calidad,
  eficacia y eficiencia).
• Implantación del modelo de gestión que contribuya
  de mejor manera al desarrollo de la
  investigación.

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Conclusiones

• Necesidad de comunicación directa con Gerencia
• Necesidad de normativa específica de gestión de
  investigación.
• Necesidad de asesores jurídicos
• Necesidad de programas informáticos propios
• Servicios de Gestión de Investigación potentes,
  con personal y medios suficientes y en constante
  formación y adaptación a las necesidades de la
  investigación.

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Lo que hay que evitar