Diapositiva 1

1
ESTUDIO A ENTIDADES DEL ORDEN NACIONAL Y
TERRITORIAL RESPECTO DE LAS NECESIDADES,
EXPECTATIVAS Y USO DE UN SISTEMA DE
NOTIFICACIONES Y COMUNICACIONES
ELECTRÓNICAS Programa Agenda de Conectividad
2
TABLA DE CONTENIDO

• NOMBRE Y ALCANCE
• 1.1 Nombre del estudio
• 1.2 Alcance del estudio
• ANTECEDENTES
• OBJETIVOS
• 3.1 Objetivo general
• 3.2 Objetivos específicos
• METODOLOGÍA
• 4.1 Etapas de la Investigación
• 4.1.1 Planeación y diseño
• 4.1.2 Trabajo de campo
• 4.1.3 Gestión de información
• 4.1.4 Entrega de resultados
• 4.2 Ficha técnica

3
TABLA DE CONTENIDO

• EQUIPO DE INVESTIGACIÓN
• RESULTADOS DE LA INVESTIGACÓN
• Identificación del informante
• Características generales de la gestión de
  notificación de la Entidad
• Datos del volumen de notificación
• Efectividad en la gestión de la notificación
• Sistema de información
• Necesidades y expectativas
  
  
• HALLAZGOS RELEVANTES

4

• NOMBRE Y ALCANCE

5

• NOMBRE Y ALCANCE

1.1 Nombre del estudio Estudio a Entidades del
Orden Nacional y Territorial respecto de las
necesidades, expectativas y uso de un sistema de
notificaciones y comunicaciones electrónicas.
1.2 Alcance del estudio Identificar las
Entidades del Orden Nacional y Territorial que
presentan un volumen considerable de notificación
y comunicaciones, con el fin de establecer las
posibles necesidades y expectativas que éstas
tengan para la implementación de un sistema de
notificación y comunicaciones electrónicas.
6

• ANTECEDENTES

7

• ANTECEDENTES

• De acuerdo con la información enviada por el
  Programa Agenda de Conectividad, la gestión de la
  notificación actualmente presenta múltiples
  inconvenientes para los ciudadanos, a saber
• El desconocimiento del proceso de notificación de
  cada Entidad por parte de los ciudadanos.
• La necesidad de desplazamiento a la Entidad
  notificante para recibir el acto administrativo,
  generando mayores inconvenientes para las
  personas que se encuentran fuera del municipio o
  ciudad de origen de la notificación.
• La dificultad en la revisión de edictos, en los
  diarios o medios oficiales de publicación, por
  parte de la ciudadanía en general.

8

• ANTECEDENTES

• Por su parte, el Estado también registra una
  serie de dificultades en relación con las
  notificaciones. Entre estas se observan las
  siguientes
• El elevado volumen de actos administrativos de
  diversos tipos para comunicar
• diferentes situaciones a los ciudadanos.
• La alta complejidad en el manejo de procesos de
  interposición de recursos.
• Dificultades en la gestión, ya que los tiempos de
  envío de la notificación personal son variables y
  poco controlables.
• Teniendo en cuenta lo anterior, el Programa
  Agenda de Conectividad Ministerio de
  Comunicaciones requiere diseñar, desarrollar y
  poner en operación una solución tecnológica que
  permita
• La gestión del proceso de notificación para los
  actos administrativos, y
• La efectiva comunicación del estado del trámite o
  servicio iniciado por ciudadanos, entidades o
  empresarios.

9

• ANTECEDENTES

Se plantea además, que dicha solución deberá
integrarse a la Plataforma de Interoperabilidad
y, con ello, permitir la integración de la
información con las Entidades del Estado que se
requiera. Así pues, se considera indispensable
que, previo al desarrollo de dicho proyecto (es
decir previo al diseño, desarrollo,
implementación y puesta en marcha de la solución
tecnológica para notificaciones y comunicaciones
electrónicas), se realice una evaluación
preliminar en torno a las necesidades y
expectativas de las Entidades del Estado, en las
que la solución tecnológica espera instalarse.
10

• OBJETIVOS

11

• OBJETIVOS

• 3.1 Objetivo General
• Adelantar sobre un universo de 107 Entidades del
  Estado del Orden Nacional (77) y Territorial
  (30), una investigación para identificar (entre
  ellas) aquellas en las que se ejecute mayor
  volumen de notificaciones y comunicaciones de
  contenido general e informativas, con el fin de
  establecer los clientes potenciales más
  interesantes y así poder configurar necesidades y
  expectativas que las Entidades tengan para la
  implementación de un Sistema de Notificación y
  Comunicación Electrónica.
• 3.2 Objetivos específicos
• Características generales de la gestión de las
  notificaciones.
• Datos del volumen de notificaciones y
  comunicaciones.
• Efectividad en la gestión de notificaciones.
• Sistemas de información asociados.
• Necesidades y expectativas de la Entidad.

12

• METODOLOGIA

13

• METODOLOGÍA

• 4.1 Etapas de la investigación
• 4.1.1 Planeación y diseño
• Presentación de propuesta para ejecución del
  estudio
• Programación de actividades
• Elaboración de instrumento..\Cuestionario\Cuestion
  ario Notificaciones.doc
• Aprobación de propuesta por parte del Programa
  Agenda de Conectividad
• 4.1.2 Trabajo de campo
• Ejecución de entrenamiento encuestadores
• Realización de pruebas piloto de instrumento
• Presentación de tabulados del piloto
• Realización de trabajo de campo
• Presentación de informes periódicos de la
  ejecución del trabajo

14

• METODOLOGÍA

• 4.1.3 Gestión de información
• Critica
• Procesamiento de datos
• Análisis de la información
• 4.1.4 Entrega de resultados
• Generación de informe preliminar el cual debe
  incluir análisis de resultados, hallazgos
  relevantes, conclusiones y recomendaciones.
• Presentación preliminar de resultados.
• Presentación final de resultados.
• Realización de ajustes y entrega final.
• Aprobación del informe por parte del Programa
  Agenda de Conectividad.

15

• METODOLOGÍA

• 4. 2.3 Gestión de la información
• Crítica
• Se realizó una crítica del 100 de los
  cuestionarios para eliminar incongruencias y
  recuperar información faltante, en los casos en
  que se requirió.
• Procesamiento de la información
• Los cuestionarios fueron codificados y luego
  grabados y procesados mediante la utilización de
  un programa de tabulación cruzada procesados bajo
  el software estadístico (SPSS).
• Análisis de la información
• Los resultados de esta fase fueron trabajados por
  el equipo de analistas y estadístico de la
  compañía quienes realizaron el reporte final.

16

• METODOLOGÍA

• 4.2 Ficha técnica
• Tipo de estudio Cuantitativo
• Técnica Encuestas presenciales y telefónicas,
  con aplicación de cuestionario estructurado.
• Tipo de muestreo Muestreo por conveniencia a
  partir de una base de datos suministrada por el
  Programa Agenda de Conectividad
• Ciudades Bogotá, Medellín, Cali, Bucaramanga,
  Manizales, Pasto, Sincelejo, Popayán, Quibdó,
  Neiva, Santa Marta, Villavicencio, Armenia,
  Ibagué, Leticia, Puerto Carreño, Mocoa y
  Florencia.
• Grupo Objetivo Funcionarios responsables de
  dependencias que generan notificaciones en cada
  una de las Entidades del Orden Nacional y
  Territorial, bajo análisis. Las Entidades fueron
  definidas por el Programa Agenda de Conectividad.

17

• METODOLOGÍA

• Número de Encuestas 107 entrevistas, 77
  Entidades del Orden nacional y 30 de Entidades
  del Orden Territorial.
• Fechas de campo Del 16 de Septiembre al 9 de
  Octubre de 2008
• Definición del tipo de encuestador Estudiantes
  de últimos semestres de derecho, adecuadamente
  capacitados para la realización del estudio en
  cuestión.

18

• EQUIPO DE INVESTIGACIÓN

19

• EQUIPO DE INVESTIGACIÓN

20

• RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN

21

• Identificación del informante

22

• Identificación del informante

• Composición de la muestra por sectores

Base 107
Entidades por sector Entidades por Sector.xls
23

• Identificación del informante

• Entidades del Orden Nacional y Territorial
  entrevistadas

Entidades Orden Territorial.xls
Entidades Orden Nacional.xls
Base 107
24

• Identificación del informante

• Dependencias entrevistadas

El 50 de las Entidades entrevistadas, realizan
las notificaciones en cada una de sus
dependencias, sin que exista, al parecer, un ente
central que las coordine
50
Base 107 Respuestas por persona 1,07
Otros por debajo de 2 (35) Personal,
Subdirección de Prestaciones Sociales,
Subdirección Administrativa, Control
Disciplinario, Coordinación de Contratos,
Subgerencia, Centro Nacional de Afiliación,
Outsoursing, Contratación, Arqueología, Grupo de
Control Oficiales/ Suboficiales/ Civiles,
Pensiones, Subdirección de Superfinanciera
Judicial, Departamento Administrativo de la
Presidencia de la República, Recepción General de
Liquidación, Atención al Usuario, Departamento
Grupo Legal Marítimo, Dirección de
Administración, Biblioteca, Servicio de
Productividad, Grupo de Información al Minero,
Área Administrativa, Sugerencia Administrativa,
PACO Punto de Atención al Ciudadano y al
Operador, Personería Jurídica, Unidad de Atención
al Ciudadano, Tramites Ambientales, Programas
Especiales, Grupo de Prestaciones Sociales .
P1. Nos podría decir cuál es el nombre de la
dependencia responsable de la gestión de las
notificaciones en la Entidad?
25

• Identificación del informante

• Nombre del cargo y nivel del cargo

• Nivel del cargo

Base 107
Base 107
Otros por debajo de 2 27 de cargos están por
debajo del 2 y éstos son Técnico, Notificador,
Militar, Coordinador, Grupo Representación
Jurídica, Profesional de Defensa, Coordinador,
Grupo Pensiones Profesional, Gerencia General,
Asesor de Despacho, Tecnóloga, Coordinadora de
Sistemas, Analista de Sistemas, Jefe DIAP,
Abogado, Contratación Representante de las
Dependencias, Profesional Sénior, Jefe División
Legal, Analista de Servicios Administrativos,
Coordinador de Información, Director(a)
Profesional Administrativo, Profesional, Director
Oficina de Administración Jurídica, Secretario(a)
Asistencial, Director de Gestión, Secretario,
Notificador, Asistente Administrativo, Jefe
Notificaciones, Profesional Grado 6, Secretario,
Ejecutivo, Analista Área, Coactiva, Jefe Grupo de
Prestaciones Sociales.
26

• Características generales de la gestión de
  notificación de la Entidad

27

• Características generales de la gestión de
  notificación de la Entidad

• Problemas comunes que se presentan con la gestión
  de las notificaciones

Las Entidades entrevistadas mencionan diversidad
de problemas con respecto a la gestión de las
notificaciones, y en términos generales se pueden
agrupar en cinco tipos principalmente
Un 17 de las respuestas
corresponde a otro tipo de problemas, y el 20
de las entidades no manifiestan ninguno. A
continuación se desglosan los problemas
presentados para cada una de las anteriores
Base 107
28

• Características generales de la gestión de
  notificación de la Entidad

• Problemas comunes que se presentan con la gestión
  de las notificaciones

Problemas con las direcciones (44)
Problemas con las personas (23)
Problemas con el correo (9)
Problemas con los procesos (4)
Base 107 Respuesta por persona 1,28
P2Para iniciar, nos gustaría que nos dijera qué
problemas se presentan comúnmente con la gestión
de las notificaciones?
29

• Características generales de la gestión de
  notificación de la Entidad

• Problemas comunes que se presentan con la gestión
  de las notificaciones

Otros por debajo del 2 (Suma 17)

• Por volumen los derechos de petición no se
  notifican personalmente
• Poderes mal redactados
• Discrepancia por motivos legales
• No hay formalización electrónica de las
  notificaciones
• Demandas que son notificadas por el Ministerio
  del Interior
• Cuando se procesa externamente no llega copia de
  la demanda
• Problemas de correo electrónico
• Las acciones constitucionales llegan por
  cualquier medio
• Las comunicaciones presentan dudas acerca de
  procedencia y recursos
• Los organismo realizan información en un solo
  oficio
• Hay actos que se ejecutan antes de notificarlos
• Falta de información de las personas a notificar
• Difícil control de las notificaciones
• Confusiones en la fecha de notificación
• Acumulación de notificaciones por falta de
  infraestructura
• Desplazamiento largo del notificado a la ciudad
• Rechazo de las personas por generar edicto

Base 107 Respuesta por persona 1,28
P2. Para iniciar, nos gustaría que nos dijera
qué problemas se presentan comúnmente con la
gestión de las notificaciones?
30

• Características generales de la gestión de
  notificación de la Entidad

• Personas que intervienen en la gestión de las
  notificaciones

Base 107
En la mayoría de las Entidades entrevistadas
están interviniendo 2 personas aproximadamente.
Otros por debajo de 2 (12) 8, 9, 10 ,
11, 12, 13, 15, 24, 27, 45, 60, 463, 500.
P3. En esta oficina, cuántas personas
intervienen en la gestión de las notificaciones?
31

• Características generales de la gestión de
  notificación de la Entidad

• Empresas externas a la Entidad para la entrega de
  la correspondencia derivada de la gestión de las
  notificaciones

Base 107
P4. La Entidad cuenta con una o varias empresas
externas para la entrega de la correspondencia
derivada de la gestión de las notificaciones?/P5.
Cuál es el nombre o razón social de esas
empresas?
32

• Características generales de la gestión de
  notificación de la Entidad

• Síntesis

• A nivel de problemas, se observa que un 20 de
  la muestra (107 Entidades, 77 del Orden Nacional
  y 30 del Orden Territorial) no reporta ningún
  problema con la gestión de las notificaciones,
  sin embargo la mayoría de la muestra reporta
  problemas de la siguiente índole
• Problemas con las direcciones destino con un 44,
  seguido con una diferencia significativa de 21
  puntos, problemas con las personas a notificar
  (23).
• Otros problemas que se reportan con menor
  proporción son problemas con el correo y los
  proceso con un 14 y 9 cada uno.
• El numero de personas que intervienen en el
  proceso de notificación esta entre 1 y 3, que
  sumándolos nos da un 65 de la muestra (107
  encuestados).
• El 90 de los encuestados cuentan con una
  empresa externa para la entrega de
  correspondencia derivada de la gestión de las
  notificaciones y las empresas mas mencionadas son
  ADPOSTAL/Correos de Colombia (70) y
  Servientrega (24).

33

• Datos del volumen del notificado

34

• Datos del volumen del notificado

• Numero promedio de comunicaciones que la entidad
  envía mensualmente para surtir la gestión de
  notificaciones

Existe algún mes del año en el que se genere
mayor número de notificaciones?
Base107
Base107
Otros por debajo de 2 (33) 8, 4, 10 25 26 40
48 65 70 240 241 250 346 350 400 415 502 630 780
858 1000 1500 1600 1609 2003 2500 3171 3700 4427
4847 5000 5600 7500 8000 9000 10500 15000 500000
Base33 Respuestas por persona 1.79
P6. Ahora nos gustaría que nos contara cuántas
comunicaciones envía en promedio al mes la
Entidad, para surtir la gestión de las
notificaciones? /P.8.Existe algún mes del año en
el que se genere mayor número de
notificaciones?/P9..Cuál es el mes?
35

• Datos del volumen del notificado

• Numero promedio de comunicaciones de contenido
  general que la entidad envía mensualmente

Existe algún mes del año en el que se genere
mayor número de comunicaciones generales?
Base107
Base107
Otros por debajo de 2 (50,44) 4, 10, 25, 26,
40, 48, 65, 70, 240, 241, 250, 346, 350, 400,
415, 502, 630, 780, 858, 1000, 1500, 1600, 1609,
2003, 2500, 3171, 3700, 4427, 4847, 5000, 5600,
7500, 8000, 9000, 10500, 15000, 500000, 1, 3,
120, 150, 300, 600, 700, 800, 900.
Base34 Respuestas por persona 1,61
P7 Y cuántas comunicaciones de contenido
general? /P.10.Existe algún mes del año en el
que se genere mayor número de comunicaciones?/P11.
.Cuál es el mes?
36

• Efectividad en la gestión de la notificación

37

• Efectividad en la gestión de la notificación

• Medios utilizados para el envío de las
  notificaciones personales

Entidades que están utilizando medios
electrónicos 20Entidades que utilizan medios
electronicos.xls
Base 107 Respuesta por persona 1,28
Otros por debajo de 2 (9,1) Mensajero de la
Entidad, el funcionario se comunica verbalmente,
comunicaciones por escrito, telegramas, el
personero, avisos, postales nacionales,
notificadores, Ns/ Nr.
P12 A través de que medios envía la Entidad
las notificaciones personales?
38

• Efectividad en la gestión de la notificación

• Envíos promedio para notificación que la Entidad
  realiza al mes

• Porcentaje de notificados, a partir de esos envíos

Base 107
Otros por debajo de 2 (39) 1, 2, 6, 12, 14,
15, 21, 35, 39, 43, 55, 61, 76, 90, 92, 120, 138,
160, 201, 240, 300, 350, 400, 450, 600, 880,
1500, 2200, 4917, 15000, 50000, 3, 5, 25, 70,
180, 2000.
Base 107
Otros por debajo de 2 (14) 11, 12, 15, 16,
20, 30, 35, 1, 2, 3, 96.
P13. Cuántos envíos para notificación personal
realiza la Entidad en un mes promedio?/ P14. De
los envíos que realizó la Entidad en ese mes,
para surtir el trámite de notificación personal,
qué porcentaje de personas realizan la
notificación personalmente?
39

• Efectividad en la gestión de la notificación

• Número de días, a partir del recibido de la
  notificación que se demora la persona en
  notificarse personalmente

• Porcentaje de edictos que se generan a partir de
  las notificaciones realizadas por la Entidad

Base 107
Otros por debajo de 2 (4) A los quince
días, no hay término depende de la unidad a que
pertenezca persona, seis días.
Base 107
Otros por debajo de 2 (15) 8, 16, 21, 25,
65, 76, 78, 83, 98, 100, 2, 4, 90.
P.15 Una vez la persona ha recibido la
notificación escrita, a partir de qué día se
notifica personalmente? P.16.. De las
notificaciones realizadas por la Entidad, para
qué porcentaje la Entidad fijo algún edicto?
40

• Efectividad en la gestión de la notificación

• Síntesis

• El 73 de los entrevistados, reportan enviar las
  notificaciones a través de correo, el 37 lo hace
  de manera certificada y 36 por correo normal.
• Una vez recibida la notificación por escrito, el
  45 de las personas se notifican personalmente al
  quinto día, el 16 al tercer día y el 10 no se
  notifican.
• De las notificaciones realizadas el 13 dijo que
  el 20 de las notificaciones se convirtieron en
  edicto y el 10 dijo que 10 se convirtieron en
  edicto.
• El 14 de los encuestados no sabe si las
  notificaciones que envió se convirtieron en
  edicto.

41

• Sistema de información

42

• Sistema de información

• Control de información en la gestión de
  notificaciones (manual o automático)

Base 107
P.17 Nos gustaría saber si usted tiene control
sobre
43

• Sistema de información

• Control de información en la gestión de
  notificaciones (manual o automático)

Promedio 72
Información con más bajo control, por estar
debajo del promedio
Base 107
P.17 Nos gustaría saber si usted tiene control
sobre
44

• Sistema de información

• Otros controles

• Otros controles (13 menciones)
• Imagen misma del documento
• Trámite interno para preparación del documento
• Registro original de la notificación
• Copia de salidas
• Flujo de correspondencia
• Numero de folios
• Alarma por el vencimiento de términos
• Radicador de resoluciones
• Respuesta de notificaciones
• Hora de envío
• Copia del documento a notificar
• Archivo de las notificaciones
• Contenido de la resolución.

Otros controles
Base107
Base 107
P.17 Nos gustaría saber si usted tiene control
sobre
45

• Sistema de información

• Herramientas automáticas para el control de
  información de la gestión de notificación

P19. La herramienta de información con la que
cuenta la Entidad es
P18. La Entidad cuenta con una herramienta de
información que le permita el control de las
notificaciones y comunicaciones?
Base86
P20. Si la herramienta es automática es un
Otros por debajo de 2 Programa Orfeo, Acces,
Instructivo 42, Base de Datos.
Base107
Base 54
46

• Sistema de información

• Problemas que se presentan con la herramienta
  automática

Base 54 Respuesta por persona 1,17
Otros por debajo de 2 (21) Se envía 2
oficios dirigidos a misma persona y llega uno, no
se sabe cuantas han contestado, genera datos
errados, se ha tenido que reiniciar sistema y se
pierden datos, el sistema no sirve en el área
rural hay que desplazar funcionario, limitación
de tiempos de respuesta, inasistencia de las
personas, dificultad de encontrar datos, en
ocasiones se pone lenta, por Internet penetran
muchos virus.
P21. Qué problemas se han presentado con la
herramienta de información para notificaciones?
47

• Sistema de información

• Interacción con la herramienta automática de
  Entidad

• Casi la totalidad de los funcionarios que
  pertenecen a las Entidades entrevistadas
  interactúan con la herramienta, sin embargo se
  observa que las Entidades no ofrecen interacción
  a los ciudadanos, ni a los empresarios.
• Esta información refleja que son herramientas
  automáticas para control interno de las
  notificaciones, más no para la notificación en si
  misma.

Otros por debajo de 2 (11) Contratistas,
manejo del Ministerio, usuarios, no se.
Base 54 Respuesta por persona 1,33
P22. Quiénes interactúan con la herramienta que
utilizan para el control de las notificaciones?
48

• Sistema de información

• Síntesis

• En cuanto a los controles que las Entidades
  tienen sobre las notificaciones se registra lo
  siguiente
• La mitad de las variables de control evaluadas,
  presentan una porcentaje importante en cuanto
  al tema se refiere principalmente los datos del
  notificado.
• Por otro lado, la otra mitad de las variables,
  presenta porcentajes poco representativos, por
  debajo del 72, promedio general, entre éstas
  variables se encuentran datos de la notificación
  (funcionario responsable y empresa responsable de
  la correspondencia) control de la notificación
  (observaciones) y por ultimo la variable menos
  controlada comparada con las otras variables es
  la de los datos de acuse de recibido, en todos
  los ítems que la componen.
• El 80 de los encuestados cuenta con una
  herramienta para el control de las
  notificaciones y comunicaciones, de la cual el
  63 es automática y el 37 es manual.

49

• Sistema de información

• Síntesis

• Dentro de los encuestados que cuentan con una
  herramienta automática, el 67 tiene un software
  y el 22 lo hacen en una hoja de Excel.
• El 41 no ha tenido problemas con el sistema,
  los que han manifestado algún tipo de problema
  son el 13 de los problemas es por dirección
  errada y el 9 por demora en la entrega de
  correo, lo que refleja el bajo porcentaje de
  control en éstos.
• El 92 de los casos son los funcionarios quienes
  interactúan con la herramienta que utilizan para
  el control de las notificaciones. En un 13 las
  Entidades y 7 ciudadanos, lo que sugiere un
  control interno de las notificación y una
  ausencia de éste a nivel externo (ciudadanos y
  empresas).

50

• Necesidades y expectativas

51

• Necesidades y expectativas

• Grado de utilidad de una solución tecnológica
  para la notificación y comunicación electrónica

P24. Por qué razones considera de Gran Utilidad
la solución Tecnológica?
Base 107
Base 85 Respuestas por persona 2,2
P23. El grado de utilidad que representa, una
solución tecnológica para la notificación y
comunicación electrónica es de
52

• Necesidades y expectativas

• Grado de utilidad de una solución tecnológica
  para la notificación y comunicación electrónica

Base 11 Respuestas por persona 1,1
Base 11 Respuestas por persona 1,136
P23. El grado de utilidad que representa, una
solución tecnológica para la notificación y
comunicación electrónica es de
53

• Necesidades y expectativas

• Dificultades que podría tener la Entidad para
  utilizar una solución tecnológica para la gestión
  de las notificaciones y comunicación electrónica

Base 107 Respuestas por persona 1,30
Otros por debajo de 2 (21) reservas del
documento, sistemas abiertos, usuarios no dan la
dirección, que el sistema sea realmente efectivo,
difícil de manejar, no hay una sola dependencia
encargada, carga para el recurrente, se debería
probar para saber sus beneficios, no hay acceso
en los municipios, Ns/ Nr, la gestión para el
registro de las firmas, cambio de la
normatividad, que genere demora en las
notificaciones.
P25 Qué dificultades podría tener la Entidad
para utilizar una solución tecnológica para la
gestión de las notificaciones y comunicación
electrónica?
54

• Necesidades y expectativas

• Intención de uso de una solución tecnológica de
  notificación y envió de comunicaciones

P.27 Por qué razones Definitivamente/
Probablemente SI la usaría?
87
Base 93 Respuestas Por persona 1,7
P26 En el caso de proveerse una solución
electrónica de notificación y envió de
comunicaciones, que tanto usted estarían
dispuesto a utilizarla?
55

• Necesidades y expectativas

• Intención de uso de una solución tecnológica de
  notificación y envió de comunicaciones

Base 8
Base 4
P26 En el caso de proveerse una solución
electrónica de notificación y envió de
comunicaciones, que tanto usted estarían
dispuesto a utilizarla?
56

• Necesidades y expectativas

• Preferencia en cuanto al uso de canales
  electrónicos a nivel de las notificaciones

Base 107
Lo que evidencia esta grafica, es la baja
conciencia de la utilidad del teléfono celular
como una solución tecnológica para el proceso de
notificaciones, ya que sería el canal de mayor
cobertura y con la mayor facilidad de uso.
P28 Pensando en canales electrónicos que
podrían utilizarse para las notificación,
cuéntenos cuál de los que le voy a mencionaría
preferiría utilizar, pensando en la Entidad?
57

• Necesidades y expectativas

• Características que la herramienta debe incluir
  en la solución tecnológica de notificación y
  comunicación electrónica

Base 107 Respuestas por persona 1,87
Otros por debajo de 2 (15) que genere imagen
del documento, que unifique direcciones, que
genere firma electrónica, que permita actualizar
los datos del notificado, que actualice datos por
medio de correo electrónico, que utilice un medio
de trasporte eficiente para que reciban
notificación, que se mejore el servicio de
electricidad para que sea posible contar con
banda ancha si es Internet, contar con soporte
técnico adecuado, debería ser para comunicación
no para notificación.
P29 Cuáles son las características que usted
considera se deben incluir en la solución
tecnológica de notificación y comunicación
electrónica?
58

• Necesidades y expectativas

• Calificación del interés por parte del notificado

Base 107
P30. Cómo calificaría la Entidad el interés del
notificado cuando recibe una notificación por
parte de ustedes?
59

• Necesidades y expectativas

• Síntesis

• El 80 de los encuestados consideran de gran
  utilidad una solución tecnológica para la
  notificación y comunicación electrónica. De
  estos el 73 la consideran de gran utilidad por
  que la gestión sería mas rápida y agilizaría el
  proceso. El 24 porque reduce costos, ahorra
  dinero y el 19 porque genera control.
• El 10 de los encuestados consideran de mediana
  utilidad una solución tecnológica para la
  notificación y comunicación electrónica. Ya que
  no amerita el volumen de notificaciones en la
  Entidad y porque consideran que el costo sería
  muy alto.
• El 10 de los encuestados perciben de baja la
  utilidad la solución tecnológica para la
  notificación y comunicación electrónica. Pues
  no manejan un volumen alto en las notificaciones
  y creen que no hay forma de comprobar si la
  notificación llego.

60

• HALLAZGOS RELEVANTES

61

• HALLAZGOS RELEVANTES

• Se evidencia que existe una alta dispersión en
  el manejo de las notificaciones al interior de
  las entidades, ya que cada dependencia la maneja
  independientemente y no existe un ente interno
  que las centralice, lo cual debe ser tenido en
  cuenta para el diseño de la solución.
• De acuerdo con los problemas detectados en la
  gestión de la notificación, es importante señalar
  que la solución tecnológica aportaría
  eficazmente en la solución de los siguientes
  problemas
• La devolución de la notificación por ausencia del
  notificado, ya que esta sería personal y
  aseguraría el recibido.
• Agilizaría los tiempos de la recepción por ser un
  medio inmediato.
• Facilitaría los procesos, porque tendría mayores
  controles y sería más rápido
• De otra parte, un problema que se debe tener en
  cuenta, es la dispersión en los niveles de los
  cargos de los responsables de la gestión de la
  notificación, por lo cual la capacitación en la
  utilización de la solución tecnológica, debe
  adecuarse a esta situación.

62

• HALLAZGOS RELEVANTES

• Con respecto a los volúmenes de notificaciones y
  comunicaciones se refleja que no existen
  tendencias en los volúmenes de las entidades,
  más bien se refleja que este volumen se relaciona
  con el sector de la entidad y el tamaño.
  Adicionalmente, es claro que las comunicaciones
  generales y las notificaciones se manejan
  conjuntamente, por tal motivo sería interesante
  que la solución tecnológica se diseñe con el fin
  de cubrir ambos gestiones.
• Los resultados del estudio muestran que las
  entidades cuentan con herramientas asociadas al
  control del manejo de las notificaciones, más no
  involucra la interacción con el notificado
  (ciudadano y empresa).
• La solución tecnológica para la notificación y
  comunicación electrónica es percibida de gran
  utilidad entre los entrevistados, ya que
  aportaría a la agilización de los proceso, a la
  reducción de costos y a la implementación de
  mayores controles.
• De otra parte quienes no lo consideran útil,
  aducen razones de bajo volumen, por lo cual
  generaría altos costos.

63

• HALLAZGOS RELEVANTES

• Las principales dificultades percibidas por las
  entidades para la implementación de la solución
  tecnológica, se relacionan con problemas
  tecnológicos de la Entidad, con la poca
  capacitación por parte de los funcionarios en el
  manejo de herramientas tecnológicas y por el
  grado de seguridad de la herramienta.
  Adicionalmente intuyen un bajo acceso a medios
  electrónicos por parte del notificado.
• En cuanto a las expectativas que tienen sobre la
  solución tecnológica, se destacan generar
  información completa, certificar la entrega, que
  se segura, que sea fácil de usar (amigable), que
  cuente con alarmas de vencimiento de términos,
  que este en red con todas las Entidades y que sea
  rápida y ágil.
• Finalmente es importante señalar que las
  Entidades evidencian una alta intensión de uso de
  la solución tecnológica, ya que ésta parece ser
  una verdadera necesidad.

64
Mil gracias por contar con nosotros.