Diapositiva 1

1
Técnicas de Organización
Métodos
2
CONTENIDO

• ORGANIZACIÓN

• ESTRUCTURA DE ORGANIZACIÓN

• ORGANIGRAMAS

3
Principales desafíos de las empresas en el Siglo
XXI

• Entre los principales desafíos que enfrentan las
  empresas y los profesionales se pueden citar
• La globalización de la economía
• Nuevas formas de hacer negocios
• Nuevos mercados
• Nuevas empresas
• El fin del empleo, que genera más desempleo
• La velocidad de los cambios, que trae como
  consecuencia mucha incertidumbre. Gerenciar los
  frecuentes cambios
• La hipercompetencia por mercados actuales y
  futuros

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Nuevas formas de hacer negocios

• E-Business (negocios online)
• E-Commerce (comercio electrónico)
• E-Consumer (consumidores electrónicos)
• E-Learning (aprendizaje electrónico o a
  distancia)
• Business Intelligence (negocios inteligentes)
• Con la implementación de las TIC de última
  generación
• ERP (Enterprise Resource Planning)
  Planificación de los recursos empresariales
• CRM (Customer Relationship Management)
  Gerenciamiento de las relaciones con los clientes
• SCM (Supply Chain Management) Gerenciamiento de
  las relaciones con los proveedores
• GED Gerenciamiento Electrónico de Documentos
  WORKFLOW, ICR/OCR, etc.
• KM (Knowledge Management) Gestión del
  conocimiento

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Nuevos mercados

• Conformado por bloques Económicos como
• MERCOSUR
• GRUPO ANDINO ALCA
• UNIÓN EUROPEA
• OTROS

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Nuevas empresas

• Conformada por
• ALIANZAS ESTRATÉGICAS
• PRIVATIZACIONES
• FUSIONES
• OUTSOURCING
• ETC.

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Competencia por mercados actuales y futuros

• Por lo tanto para mantener la competitividad
• Pensar estratégicamente
• Diseñar e implementar nuevos modelos de
  organización
• Optimizar los procesos y reducir costos
• Actividades orientadas a resultados (no a
  procesos)
• Contratar, desarrollar y mantener los talentos
  humanos
• Nuevos paradigmas
• Nuevas formas de hacer negocios
• Satisfacer a clientes
• Ganar a la competencia
• Gerenciar conocimientos

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Etapas del proceso integral para la organización
y gestión de empresas

• Todo proceso de organización, reorganización y
  gestión de empresas consta de
• Definición de objetivos, políticas y estrategias
  de la organización
• Diagnóstico empresarial
• Análisis FODA y selección de la mejor alternativa
  para alcanzar los objetivos deseados.
• Análisis, diseño y desarrollo de la estructura
  organizacional, de las funciones y de los
  sistemas y procesos operacionales.

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Proceso integral para la organización y gestión
de empresas
Diagnóstico Empresarial
Análisis y Evaluación de la Situación Actual y
Futura deseada
Diseño y Desarrollo de la Estructura
Organizacional, Funciones, Sistemas y Procesos
Operacionales
Capacitación de los Recursos Humanos
Prueba, en paralelo, de la Estructura
organizacional, funciones, sistemas y procesos
operacionales
Implementación de la Estructura organizacional ..,
Gerenciamiento
Control y Evaluación de Resultados
Seguimiento y Mejora Continua
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Interacción de las empresas con sus clientes y
proveedores
La relación de la empresa con sus proveedores es
tan importante como la relación con sus clientes
PROVEEDORES
PROCESO
CLIENTES
OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN
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CONCEPTOS DE ORGANIZACIÓN

• El término organización tiene dos significados
  básicos.
• Se refiere a una empresa, institución o a un
  grupo funcional
• Se relaciona con el proceso de organizar. Forma
  de ordenar los medios o recursos disponibles para
  conseguir determinados objetivos

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Harold Koontz y Heinz Weihrich

• Concebimos la organización como la
  identificación y clasificación de las actividades
  requeridas el agrupamiento de las actividades
  mediante las cuales se consiguen los objetivos
  la asignación de cada agrupamiento a un gerente
  con autoridad para supervisarla (delegación) y
  la obligación de realizar una coordinación
  horizontal (en el mismo nivel de la organización
  o en otro similar) y vertical (por ejemplo,
  oficinas centrales, división y departamento) en
  la estructura organizacional.

13
Henry Dutton

• organización es el arte de emplear
  eficientemente los recursos disponibles a fin de
  alcanzar un determinado objetivo.

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Martín Flor Romero

• La organización es el proceso que consiste en
  identificar y agrupar ordenadamente las
  actividades y/o procesos de una empresa, definir
  los sectores o áreas y las interrelaciones e
  interacciones entre éstos delimitar y escalonar
  la autoridad y responsabilidad de cada cargo, y
  establecer adecuados sistemas y canales de
  comunicación y coordinación entre las diferentes
  unidades, de modo a conseguir los objetivos
  deseados, considerando las variables o
  condiciones ambientales y los recursos
  disponibles.

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Objetivo e importancia de la organización

• La organización es fundamental para la gestión
  de empresas, sean éstas grandes, medianas o
  pequeñas.

Ninguna organización escapa al fenómeno de la
GLOBALIZACIÓN
No existe un modelo único para organizar y/o
definir sistemas y procesos operacionales, todo
dependerá de los Objetivos que se espera
alcanzar, de la filosofía, políticas y
estrategias a aplicar, de las condiciones
ambientales y de los recursos disponibles. Los
criterios y las formas de organizar pueden
cambiar de acuerdo a cada situación específica.
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Objetivo e importancia de la organización (cont.)

• Para organizar, el profesional de O Procesos
  Empresariales debe considerar a los STAKEHOLDERS
  (grupos de interés)

Clientes, Proveedores, Competencia, Gobierno y
Grupos Reguladores así como los Accionistas,
Directivos, Gerentes y Empleados de la Empresa

• Para reorganizar, es mejor utilizar las técnicas
  de REINGENIERÍA de Procesos (cambios radicales y
  drásticos) en vez de la Mejora Continua, siempre
  y cuando las condiciones lo permitan.

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Relación entre ORGANIZACIÓN y ADMINISTRACIÓN

• La organización es una entidad constituida por
  personas que tienen como objetivos producir
  bienes o servicios, servir y satisfacer las
  necesidades de clientes (personas que sirven a
  personas) y obtener rentabilidad. Está integrada
  por un conjunto de órganos o sectores
  interrelacionados, interactivos e
  interdependientes, en constante interacción con
  el ambiente externo, para logra sus objetivos.
• Las organizaciones
• Cumplen una misión
• Obtienen resultados
• Gerencian conocimiento
• Tienen influencias en el ambiente externo

• La administración es el proceso de realizar
  eficientemente las actividades mediante el uso
  adecuado de los recursos humanos, financieros,
  tecnológicos, materiales, infraestructura física,
  etc., para conseguir los objetivos
  organizacionales.
• El proceso de administración incluye
• Diagnóstico
• Planificación
• Organización
• Integración de RRHH
• Dirección o gerenciamiento
• Control y evaluación de resultados
• Toma de decisiones

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Cuestiones básicas para organizar una Empresa

• La visión, misión y filosofía empresarial, así
  como los objetivos, políticas y estrategias,
  están claramente definidos?
• La estructura organizacional conduce al logro de
  los objetivos?
• Las tareas y responsabilidades están claramente
  definidas, distribuidas y coordinadas de manera a
  optimizar la eficiencia y eficacia del personal?
• Los sistemas y procesos operacionales, están
  actualizados y son flexibles?
• Se dispone de Manuales de Organización, Funciones
  y de Procesos Operacionales? Están actualizados?

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Cuestiones básicas para organizar una Empresa

• Los distintos sectores cuentan con la calidad y
  cantidad de recursos humanos necesarios?
• Los gerentes, supervisores y empleados tienen el
  conocimiento suficiente del cómo y por qué
  realizan sus trabajos?
• Las relaciones de dependencia y las líneas de
  comunicación están claramente definidas y
  comprendidas?
• El espacio físico está adecuadamente distribuido?
• Existe flexibilidad para la adaptación a los
  cambios?

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Organización Virtual
Son aquellas que pueden funcionar sin una
estructura organizacional, sin local propio, con
la mínima cantidad de recursos humanos y en
ocasiones hasta sin recursos humanos.
Forma parte de la estrategia empresarial e
incorpora prácticas e instrumentos de TI,
permitiendo la apertura de mercados potenciales a
un costo relativamente bajo.
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Organización Virtual
Las empresas virtuales incorporan para su
funcionamiento lo más moderno y actualizado en
informática y comunicaciones, los cuales exigen
el análisis y cuestionamiento constante de los
valores, creencias, cultura, paradigmas, etc., de
modo a estimular las diferentes perspectivas de
interpretación de la realidad y el cambio de
comportamiento de las personas.
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Organización Virtual
Según Krause, La empresa virtual es toda
organización en que su estructura de negocios es
operacionalizada a través del proceso
electrónico, donde las informaciones fluyen por
cualquier lugar y en cualquier instante.
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Organización Virtual

• La Infraestructura tecnológica de la organización
  virtual está constituida por
• Tecnología de la Informática
• Tecnología de las Comunicaciones
• Logística

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Tecnología de la Informática

• Bases de Datos
• Redes de computadoras
• Internet, Intranet, Extranet
• Sistemas aplicativos
• GED, ERP, CRM, SCM, y otros

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Tecnología de las comunicaciones

• Línea telefónica (fija o móvil)
• FAX
• Correo Electrónico
• Wireless
• Enlace Satelital

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Lógistica

• Políticas, estrategias, sistemas y procesos
  operacionales
• Formularios electrónicos
• Banco Postal
• Sistema de Información Gerencial
• Gerenciamiento del Conocimiento (KM)

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Organización Virtual
El desarrollo de las organizaciones virtuales,
dependerá del tipo de negocio que realiza
(financiero, comercial, consultoría y
otros). Para realizar negocios utilizando
comercio electrónico es necesario incorporar
algunos instrumentos como

• Catálogos (imágenes, especificaciones técnicas,
  precios, etc.)
• Directorios (agrupados por categoría p/
  facilitar su localización)
• Carrito de compra (agrupados por categoría p/
  facilitar su localización)
• Formularios electrónicos

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Aspectos básicos a considerar

• Diferenciación de productos y segmentación del
  mercado de clientes
• Flexibilidad de la organización
• Relacionamiento con los clientes, proveedores,
  bancos y otros
• Gerenciamiento centralizado a través del centro
  de control
• Acceso por los diversos canales
• Capacidad de integración con el backoffice

Estos son factores fundamentales que pueden
condicionar el éxito del negocio virtual
(e-business)
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En síntesis, la organización virtual puede
funcionar

• Sin estructura organizacional
• Sin lugar específico
• Sin espacio físico home office
• Sin tiempo determinado ordenador, portátil,
  teléfono móvil.

La Organización Virtual debe concentrarse en las
necesidades reales del cliente y debe sincronizar
las operaciones con los proveedores para lograr
los resultados deseados.
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CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN

• Visión, misión y filosofía empresarial claramente
  definidas.
• Objetivos claros y precisos
• Políticas y estrategias de gestión y controles
  definidos
• Estructura organizacional acorde con las
  necesidades
• Canales y sistemas de comunicación bien definidos
• Infraestructura tecnológica bien dimensionada
• Métodos, sistemas y procesos operacionales
  actualizados - flexibles

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CALIDAD DE LA ORGANIZACIÓN

• Niveles de responsabilidad claramente definidos
• Adecuado soporte para la toma de decisiones, en
  tiempo y forma
• Sistema de Información Gerencial (SIG) eficaz
• Recursos Humanos calificados y motivados
• Clima laboral apropiado
• Trabajo en equipo
• Estilo gerencial participativo
• Capacitación y desarrollo continuo de los
  recursos humanos

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ORGANIZACIÓN FORMAL
Comprende la estructura organizacional, o sea la
división del trabajo, los distintos niveles
dentro de la misma y la autoridad y
responsabilidad de los diferentes niveles
jerárquicos, representados gráficamente mediante
un organigrama. Puede ser definida en los
manuales, ya sea de organización, de
procedimientos o de política.
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ORGANIZACIÓN INFORMAL
Es aquella en la que no existe una estructura
organizacional formalmente definida y las
relaciones, comunicaciones, niveles de autoridad
y responsabilidad, existen sin formalización
previa. Este tipo de organización no consta en
ningún documento escrito.
Golf
Truco
fútbol
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Quienes toman las decisiones?
Cuáles son las restricciones y los límites de la
delegación?
DESCENTRALIZACION
En qué nivel?
Dónde?
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• Decisiones tomadas por personas con visión
  global
• Facilita la coordinación de actividades
• Permite control centralizado
• Evita duplicación de funciones
• Estandariza los procesos
• Desarrolla la capacidad de los ejecutivos del
  nivel superior
• Comunicación rápida entre el gerente y sus
  colaboradores
• Generalmente no requiere mano de obra
  especializada
• Representa menor costo operativo para la empresa

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• Lentitud para reaccionar ante los cambios, porque
  las comunicaciones son lentas
• Invalida las actividades creativas e innovadoras
  del personal
• No permite la capacitación ni el desarrollo de
  los recursos humanos
• Produce frustración a los jefes y superiores de
  los niveles inferiores porque no pueden tomar
  decisiones, ni en casos de URGENCIAS
• Tendencia a sobrecargar al nivel superior,
  produciéndose como consecuencia cuello se botella
  en la toma de decisiones

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DESCENTRALIZACION - Ventajas

• Permite a los directivos y gerentes dedicar más
  tiempo a sus tareas específicas
• Facilita la toma de decisiones
• Estimula la capacidad creativa e innovadora del
  personal
• Permite mayor flexibilidad y rapidez para la
  adaptación a los cambios
• Posibilita la participación de los responsables
  de los niveles inferiores de la organización
• Estimula las relaciones entre el personal y
  facilita la comunicación y coordinación de
  actividades.
• Estimula el trabajo en equipo

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DESCENTRALIZACION - Desventajas

• Posibilidad de pérdida de control de las
  actividades de los sectores operativos por parte
  de la gerencia, si no se realiza una adecuada
  delegación de autoridad y responsabilidad.
• Si no se cuenta con SIG eficiente y eficaz, se
  pueden presentar dificultades en la emisión,
  recepción y disponibilidad de la información.
• Requiere mano de obra más calificada, pues cada
  gerente o jefe debe estar capacitado para
  analizar problemas y tomar decisiones.
• Representa mayor costo para la empresa

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Autoridad y Responsabilidad
Según Henry Fayol La autoridad es el derecho de
mandar y el poder de hacerse obedecer
Me pueden obligar a pasar la noche en la
cárcel, pero no pueden obligarme a dormir en
ella Cervantes
Es la facultad de actuar o mandar que tiene una
persona sobre otra que le está subordinada.
La responsabilidad es la obligación o el
compromiso que tiene todo miembro de una
organización de cumplir con las disposiciones
destinadas al logro de los objetivos previstos
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Tipos de autoridad

• Autoridad máxima (toma decisiones de última
  instancia)
• Autoridad de línea (sigue la línea de mando)
• Autoridad técnica (experiencia en determinadas
  especialidades)
• Autoridad de apoyo o de staff (en base a
  conocimientos y experiencias)
• Autoridad funcional (gerentes o jefes sobre
  empleados de otro sector)
• Autoridad legal o formal (mediante documento
  escrito ley, resolución)
• Autoridad personal (se impone por la
  inteligencia, el saber, por el valor moral, por
  el don de mando y por la experiencia)

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Delegación de autoridad y responsabilidad
La delegación consiste en la transferencia
parcial de algunas tareas y responsabilidad de un
nivel superior a otro inferior
Delegar autoridad significa dar poder a una
persona para la realización de ciertas acciones
Cuando se delega la autoridad también se debe
delegar la responsabilidad por los resultados de
las funciones delegadas
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Requisitos para una adecuada delegación de la
autoridad y responsabilidad

• Debe existir una organización formal
• Deben definirse claramente las tareas y
  responsabilidades a delegar
• Deben definirse claramente los límites de la
  autoridad y responsabilidad inherentes a cada
  tarea delegada.
• Debe ser mediante un documento escrito
• Las personas a quienes se deleguen deben tener
  las cualidades requeridas para cumplir
  eficientemente la autoridad y responsabilidad
  delegadas

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Algunos motivos que impiden la delegación de la
autoridad y responsabilidad

• Falta de confianza en sus subordinados
• Deseo de resaltar el ego
• No contar con empleados competentes que puedan
  cumplir con la responsabilidad y autoridad
  delegadas
• No tener la suficiente capacidad para gerenciar
• El temor de que sus subordinados puedan
  desplazarlos de sus cargos.
• Simplemente no querer correr riesgos

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Estructura Organizacional
Tareas Grupales
Tareas Individuales
Estructura Organizacional
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NIVELES JERÁRQUICOS
NIVEL DIRECTIVO O INSTITUCIONAL
DIRECTORIO
ESTRATEGIAS
GERENCIA GENERAL
NIVEL INTERMEDIO O DE MANDOS MEDIOS
TACTICAS
GERENCIA
GERENCIA
GERENCIA
OPERACIONES
DPTO.
NIVEL OPERATIVO U OPERACIONAL
DPTO.
DPTO.
DPTO.
DPTO.
DPTO.
DPTO.
DPTO.
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ESTRUCTURA LINEAL. VERTICAL O MILITAR
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ESTRUCTURA LINEAL. VERTICAL O MILITAR

• Ventajas
• Simplicidad de las relaciones entre los
  distintos sectores
• Las líneas de autoridad y responsabilidad están
  claramente definidas
• Facilita la disciplina
• No exige ni valoriza la mano de obra
  especializada
• Representa menor costo para la administración de
  la empresa

• Desventajas
• Rígido, no permite adaptación rápida a las
  condiciones cambiantes del ambiente
• No existe separación entre la planificación,
  gerenciamiento y la ejecución del trabajo.
• Se necesita de una persona excepcional para el
  cargo
• Dificulta la comunicación y coordinación entre
  los miembros de los distintos sectores de la
  empresa.
• Propicia la contratación de consultoría externa

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ESTRUCTURA FUNCIONAL
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ESTRUCTURA FUNCIONAL

• Ventajas
• Aprovecha al máximo la división del trabajo y la
  especialización
• Clara diferenciación entre las actividades y/o
  procesos de dirección y ejecución.
• Facilita el reclutamiento, selección y
  capacitación del personal.
• Permite la motivación del personal
• Facilita la comunicación entre los responsables
  de los distintos sectores de la organización
• Permite mayor flexibilidad de la organización y
  promueve la cooperación y el trabajo en equipo
  para alcanzar los objetivos deseados.

• Desventajas
• Dificultad para una adecuada coordinación y
  control de las actividades
• Existe posibilidad de conflictos dentro de la
  organización
• Dificulta el mantenimiento de la disciplina de
  los empleados de la organización.
• Representa mayor costo para la administración de
  la empresa.

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ESTRUCTURA DE LÍNEA Y STAFF
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ESTRUCTURA DE LÍNEA Y STAFF

• Ventajas
• Cada sector está subordinado a un solo cargo
  superior
• Facilita la selección y capacitación del
  personal
• Existe una clara definición de actividades
• Posibilita una mejor coordinación y mayor
  cooperación entre todos los sectores de la
  organización
• Facilita el trabajo de los directivos, gerentes
  y jefes, mediante los servicios de los asesores.

• Desventajas
• Posibilita conflictos entre los sectores de
  línea y asesoría
• Los directores, gerentes o jefes de línea
  tienden a desobligarse de sus funciones
• Pueden presentarse dificultades para mantener el
  equilibrio dinámico entre los sectores de línea y
  de asesoria.

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ESTRUCTURA MATRICIAL O POR PROYECTOS
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ESTRUCTURA MATRICIAL O POR PROYECTOS

• Características
• No existe la unidad de mando como en las
  estructuras tradicionales. Estilo gerencial
  diferente
• Posibilita un alto grado de flexibilidad y
  adaptabilidad a las condiciones ambientales
• Los sectores están constituidos por los
  proyectos
• Cada proyecto tiene un gerente que administra
  los recursos empresariales y tiene autoridad para
  disponer de tales recursos hasta la finalización
  del proyecto
• El gerente de cada proyecto cuenta con el apoyo
  funcional de los órganos que componen la
  estructura.
• La duración de un proyecto es limitada, razón
  por la cual su organización es temporal y
  provisoria.
• Las líneas de autoridad y responsabilidad no
  están bien definidas
• El personal que trabaja en los proyectos
  requiere de gran capacidad de adaptación
• Predomina el trabajo en equipo
• La implementación de este tipo de estructura es
  costosa.

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D E P A R T A M E N T A L I Z A C I O N
Proceso de agrupación de actividades y/o procesos
homogéneos que se realizan en cualquier tipo de
empresa o institución.

• Según L. Urwick y L. Gulik consta de dos etapas
• La Identificación de todas las actividades de
  la empresa, y
• La agrupación y/o combinación de esas
  actividades para formar sectores específicos o
  departamentos.

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D E P A R T A M E N T A L I Z A C I O N - TIPOS

• Por FUNCIÓN O FUNCIONAL
• Por PRODUCTOS O SERVICIOS
• Por PROCESOS O EQUIPOS
• Por CLIENTES O CLIENTELA
• Por REGIÓN O ZONA GEOGRÁFICA

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Por FUNCIÓN O FUNCIONAL
57
Por PRODUCTO O SERVICIOS
58
Por PROCESOS O EQUIPOS
59
Por CLIENTES O CLIENTELA
60
Por REGIÓN O ZONA GEOGRÁFICA
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ORGANIGRAMAS
Es la representación gráfica de la estructura
organizacional de una empresa o institución, o
parte de ella, en él se especifican las líneas de
mando y las relaciones entre los distintos
sectores de la estructura organizacional, así
como los niveles jerárquicos y la división del
trabajo de sus diversos órganos.
62
TIPOS DE ORGANIGRAMAS
DISEÑO
CONTENIDO
ESTRUCTURAL
VERTICAL
DISTRIBUCION DE PUESTOS
HORIZONTAL
FUNCIONAL
CIRCULAR
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TIPOS DE ORGANIGRAMAS
DISEÑO - Vertical
64
TIPOS DE ORGANIGRAMAS
DISEÑO - Horizontal
65
TIPOS DE ORGANIGRAMAS
DISEÑO - Circular
66
TIPOS DE ORGANIGRAMAS
CONTENIDO - Estructural
67
TIPOS DE ORGANIGRAMAS
CONTENIDO Distribución de Puestos
68
TIPOS DE ORGANIGRAMAS
CONTENIDO Funcional