IXTAC_PPT_DIC01_2006_VERSION_5

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Reunión Informe y Avances en el Proceso para la
Evaluación de la función de Administración y
Gestión Institucional en la Universidad
Veracruzana
Febrero 19 del 2008
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• Antecedentes y propósito de la reunión
• C. P. Fidel Saavedra Uribe
• Coordinador Institucional del CIEVA
• Informe de Avances de la CIEVA
• L.A.E. Rafael Guevara Huerta
• Coordinador Operativo del CIEVA
• Informes de avances por categoría o actividad
  institucional preparatoria de la visita de
  evaluación
• Pares institucionales anfitriones
• Conclusiones y mensaje
• Dr. Raúl Arias Lovillo
• Rector de la Universidad Veracruzana

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Antecedentes (estrategias)

• Se entregó a los funcionarios involucrados, una
  copia de la documentación enviada al CAGI,
  relacionada con el seguimiento y la
  autoevaluación realizados a la función de
  Administración y Gestión Institucional de la
  Universidad Veracruzana.
• Se designaron a los pares institucionales
  anfitriones por categoría/indicador a evaluar,
  para cumplir con las siguientes
  responsabilidades
• Revisión y análisis de la información documental
  enviada a CIEES, relacionada con los indicadores
  correspondientes a su categoría,
• Coordinación e integración de los funcionarios
  que serán entrevistados en su categoría, según el
  plan de visita del CAGI.
• Recepción y atención institucional personalizada
  del par-evaluador designado por la Vocalía
  Ejecutiva del CAGI de CIEES para su categoría.

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Antecedentes (estrategias)

• Identificación, recopilación y entrega a la
  Coordinación Institucional de Evaluación y
  Acreditación (CIEVA) , por parte de los
  funcionarios designados por categoría, de toda
  aquella información documental que no fue
  enviada como medio de verificación ó que ha sido
  actualizada por algún tipo de cambio.
• Atención permanente de la CIEVA para proporcionar
  todo el apoyo que sea necesario a los
  funcionarios que serán entrevistados según el
  plan de visitas del CAGI.

• Aseguramiento del apoyo de los titulares de las
  distintas dependencias de la Universidad que
  serán evaluadas, en lo relacionado a la
  organización y logística de las reuniones y
  entrevistas mismas que están establecidas en la
  agenda específica.
• Participación indispensable de los Vice-Rectores
  y de los Directores Generales de Área Académica
  en la conformación y traslado de los grupos de
  académicos, alumnos, egresados y empleadores
  (todas las modalidades educativas) que serán
  entrevistados en Xalapa por el CAGI según la
  agenda de trabajo.

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Compromisos inmediatos

• Determinar cuanto antes la información necesaria
  adicional a la que se envió con la
  autoevaluación.
• Analizar las fortalezas y áreas de oportunidad
  por categoría para definir las estrategias de
  argumentación durante la visita.
• Coordinarse entre responsables por categoría
  para
• No incurrir en contradicciones puesto que las
  entrevistas se hacen por separado en la mayoría
  de los casos. (P. ej. Las entrevistas con los
  funcionarios responsables de los procesos
  certificados versus el actual sistema de gestión
  de calidad)
• Para no argumentar nada que no se solicite o se
  cuestione.
• En el caso de los funcionarios de reciente
  designación, definir con la CIEVA la necesidad de
  capacitación y apoyo específicos.
• Revisar y atender los planteamientos del CAGI
  para cumplir con los requerimientos de equipo,
  mobiliario, espacios, necesidades de transporte,
  etc. así como para asegurar las cortesías con los
  pares evaluadores.

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Responsabilidades

• La participación responsable en el proceso de
  evaluación por parte del CAGI de los CIEES, es un
  compromiso de todos los involucrados en dicho
  proceso.
• La planeación de la visita de evaluación se debe
  realizar de manera colaborativa entre el personal
  de la CIEVA y los pares institucionales
  anfitriones responsables por categoría/indicador.
• Se estableció el día 15 de febrero de 2008 como
  límite para la entrega a la CIEVA de la
  información adicional de soporte, con la
  finalidad de preparar los CDs que se deben
  entregar a los pares-evaluadores a su llegada.

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Informe de avances CIEVA

• Con la finalidad de aclarar dudas y detallar
  información respecto a los documentos entregados
  para el procesos de evaluación se realizaron
• 12 reuniones de trabajo con los pares
  institucionales anfitriones.
• 2 reuniones de trabajo con el Secretario de
  Administración y Finanzas y el Secretario
  Académico responsables de los ejes Estructura y
  Gestión Institucional.
• 1 reunión de revisión de avances con los
  responsables de los procesos académicos (virtual,
  a distancia e intercultural, alumnos, profesores)
  y procesos de investigación y posgrado,
  correspondientes a la Secretaria Académica.
• 1 reunión de sensibilización y conocimiento
  general del proceso de evaluación de CAGI con
  todos los participantes e involucrados en los
  procesos administrativos y finanzas,
  correspondientes a la Secretaria de
  Administración y Finanzas (gestión
  institucional).

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Informe de avances CIEVA

• Como parte de los compromisos de la CIEVA , se
  participo en reuniones donde intervinieron los
  pares institucionales anfitriones y los
  entrevistados por categoría/indicador
• Procesos Académicos (virtual, a distancia e
  intercultural)
• Procesos Académicos (alumnos)
• Procesos Académicos (profesores)
• Sistema de Gestión de Calidad
• Comunicación Universitaria
• De igual forma se participó en reuniones
  específicas de revisión y análisis de la
  información relativa al procesos de evaluación
  con funcionarios que serán entrevistadas
• Contraloría General
• Defensoría de los Derechos Universitarios
• Coordinación de Transparencia y Acceso a la
  Información

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Informe de avances CIEVA

• Se realizó una reunión con el Departamento de
  Servicios Generales, donde se acordaron todos los
  apoyos de logística que brindaría antes, durante
  y después del procesos de evaluación (coffee
  break, traslado de alumnos, profesores,
  directores, egresados, mamparas, sonido, comidas
  de los evaluadores, comidas de los asistentes de
  los campus, etc.). Cabe hacer mención que se esta
  recibiendo el total apoyo por parte de este
  departamento.
• De igual forma se realizó un reunión con el
  personal de rectoría y de eventos especiales para
  la logística y organización de los eventos
  protocolarios.
• Diariamente se realizaron reuniones internas de
  trabajo con el personal de la CIEVA para revisar
  los avances y pendientes respecto a la
  organización del evento como la realización de
  las reservaciones de hotel, salones del hotel,
  salas de rectoría, compra de boletos de avión,
  elaboración de gaffetes, etc.

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Informe de avances CIEVA

• Se realizaron talleres de sensibilización con los
  miembros de la comunidad universitaria en cada
  campus de la Universidad donde se les dio a
  conocer el propósito, impacto, la importancia de
  su participación en el proceso de evaluación y
  los beneficios que se esperan obtener
• Poza Rica Túxpan (in situ).
• Coatzacoalcos Minatitlán (videoconferencia).
• Veracruz Boca del Río (realizado por la
  Vicerrectora, con apoyo de la CIEVA).
• Córdoba Orizaba (realizado por la Vicerrectora,
  con apoyo de la CIEVA).
• Para todas las reuniones y los talleres se
  desarrollo el material para el contenido de los
  mismos, los cuáles se entregaron a las personas
  que participarán en el proceso de evaluación

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Informe de avances CIEVA

• Con apoyo de los Vicerrectores y de los
  Directores de Áreas Académicas, se esta
  realizando la organización y logística de los
  participantes en las reuniones colegiadas de
  directores de escuelas y facultades, académicos
  de licenciatura (SEA y Escolarizado), Alumnos
  (SEA y Escolarizado), Egresados. Contando a la
  fecha con la información de las Vicerrectorías a
  excepción de Córdoba, y contando con la
  información del área de Artes y Técnica.
• En coordinación con la DGTI, se desarrollo un
  sitio de colaboración con la finalidad de
  intercambiar información, comentarios y
  sugerencias, respecto a los documentos
  entregados, a este sitio de colaboración tienen
  acceso todos los actores que participarán y serán
  entrevistados o participarán en reuniones
  colegiadas, mismos que mediante un correo
  electrónico se les comunicó de dicho sitio de
  colaboración. (no se utiliza).

• Se realizaron en total 29 reuniones de trabajo y
  4 talleres.

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Informe de avances CIEVA

• De igual forma, con apoyo de la DGTI se cuenta
  con el mapa sensible de la Universidad
  Veracruzana el cuál muestra los campus y las
  instalaciones de la institución, mismo que ya se
  tiene y se entregará como información adicional a
  los Pares Evaluadores.
• Con apoyo de la Dirección de Comunicación
  Universitaria, Dirección General de Difusión
  Cultural y Vicerrectorías se esta desarrollando
  una memoria fotográfica y un video, para mostrar
  las infraestructura física, académica, de
  investigación, cultural, artística y humana de la
  Universidad de los distintos campus (como soporte
  al evento relacionado con la visita al campus)..
• A la fecha se cuenta con retroalimentación de la
  información con base en los documentos entregados
  o información adicional de las siguientes
  categorías/indicador y pares institucionales
  anfitriones
• Legislación y Gobierno Dr. Enrique Córdova del
  Valle
• Procesos Académicos Profesores Mtra. Leticia
  Rodríguez Audirac
• Procesos Académicos Educación virtual, a
  Distancia e Intercultural Dr. Ricardo Mercado
  del Collado

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Informe de avances CIEVA

• Procesos Administrativos Lic. Alfonso Arango
  González
• Investigación y Posgrado Dr. Adalberto Tejeda
  Martínez
• Planeación y Evaluación Dr. Mario Miguel Ojeda
  Ramírez
• Vinculación Lic. Francisco José Fernández
  Rodríguez
• Sistema de Gestión de la Calidad Mtro. José
  Othon Flores Consejo
• Se mantiene comunicación constante y permanente
  (cada tercer día), con el Coordinador de CAGI,
  para tratar asuntos relacionados con el Plan de
  visitas y la logística del evento.

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Pendientes

• Realizar una reunión con los Directores de
  institutos y centros (investigación).
• Recepción de información faltante por
  categoría/indicador.
• Análisis para la integración y elaboración del CD
  con la información complementaria que se
  entregará a los evaluadores.
• Prontuario de estadísticas institucionales.
• Verificación y ajustes finales del Plan de
  Visitas para su envió al CAGI amas tardar el 19
  de febrero. (determinación final de funcionarios
  a ser entrevistados en las áreas de la Dirección
  General de Recursos Humanos, Dirección General de
  Tecnología de Información, Dirección General
  Editorial).
• Selección de los alumnos que serán entrevistados
  en la categoría de Procesos Académicos
  Educación virtual, a Distancia e Intercultural.
• Resumen ejecutivo para la entrevista inicial con
  el C. Sr. Rector de la Universidad Veracruzana,
  Dr. Raúl Arias Lovillo.

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(No Transcript)