Building Quality into the Audit Process

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GESTIÓN DE LA CALIDAD TOTAL  EN LAS EFS
XVII Conferencia Anual del Consorcio
Internacional sobre Gerencia Financiera
Gubernamental Miami (Florida), EE.UU. 1 de abril
de 2003   David M. Walker  Comptroller General de
los Estados Unidos
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El papel cambiante de la EFS

• Nuestro mundo en rápido cambio está modificando
  sus expectativas con respecto a los gobiernos y
  las EFS
• Incremento de la interdependencia global
• Cambio en las amenazas a la seguridad
• Transición a economías basadas en el
  conocimiento
• Cambios demográficos y temas de calidad de vida
• Ciencia y tecnología en rápida evolución
• Coste creciente de la atención sanitaria
• Evolución de las estructuras gubernamentales
• Expectativas públicas de mejora en la gestión y
  la rendición de cuentas gubernamentales
• Desafíos fiscales a largo plazo

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Función de la GAO

• La función de la GAO ha sido apoyar al Congreso
  en el cumplimiento de sus responsabilidades
  constitucionales y ayudar a mejorar la gestión y
  garantizar la rendición de cuentas del gobierno
  en beneficio del pueblo estadounidense
•  
• Lo hacemos en cuatro formas fundamentales  
• Supervisiónprevención y detección del fraude,
  los desperdicios y el abuso
• Percepciónhacer que el gobierno sea más
  eficiente y más eficaz
• Previsiónexamen de la función del gobierno
• Asignaciónresolución de las protestas sobre
  concursos, dictámenes legales (p. ej. ley de
  adjudicaciones)

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Obtención de la calidad

• Reconocer la importancia de las personas, los
  procesos, la tecnología y las dimensiones
  ecológicas para lograr una gestión de la calidad
  total
• La calidad no puede añadirse sin más como uno o
  varios pasos de un proceso
• El enfoque de la GAO es global y abarcador
• Comienza con la planificación estratégica
• Establece valores básicos como fundamento de todo
  lo que haga este organismo
• Exige la adecuada alineación y asignación de
  recursos organizacionales
• Utiliza un enfoque de gestión basado en el valor
  y el riesgo
• Incluye el grado apropiado de transparencia sobre
  las políticas, los procedimientos y los criterios
  claves (p. ej. protocolos, criterios de alto
  riesgo)
• Establece una aceptación coherente y repetible de
  contratos, un nivel y un proceso de revisión de
  informes, con el mantenimiento de los
  documentos y registros apropiados
• Incluye la divulgación pública de prácticamente
  todos los informes y declaraciones de la GAO
• Abre el proceso a revisiones externas
  independientes

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La calidad comienza con la planificación
estratégica

• Comenzar con el cliente y finalizar con el
  cliente
• Construir un consenso implicando a todas las
  partes
• Centrarse en los resultados estratégicos
• Establecer expectativas elevadas
• Pensar a plazo más largo, pero con frecuentes
  actualizaciones
• Publicar el plan para una mayor transparencia
• Utilizar el plan como marco para todas las demás
  decisiones de la organización, con las
  vinculaciones adecuadas (p. ej. medición del
  rendimiento, gratificaciones, selección y
  formación)
• Rendir cuentas a través del seguimiento y la
  medición

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(No Transcript)
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Plan estratégicopara servir al Congreso

• Planificación anual
• Plan de rendimiento anual
• Solicitud de presupuesto
• (asignación de recursos)
•  
•  
• Rendición de cuentas
• Medición del rendimiento
• Informe de proyectos y actividades  
• Gestión del rendimiento

• Estructura organizacional
• Capas y localización
• Ejes horizontal y vertical
•  
•   
• Capacidad
• Planificación de plantillas
• Inventario de conocimientos y aptitudes
• Formación
• Tecnología de la información

• Proceso de gestión de contratos basados en
  riesgos
• (gestión de carteras)
•  
• Aseguramiento de calidad
•  
• 15

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Rendición de cuentas para la gestión
EF 2002 real
EF 1998 real
Medición del rendimiento
Beneficios financieros Otros beneficios Ejecución
de recomendaciones anteriores Rendimiento de la
inversión Beneficio económico por empleado de la
GAO Puntualidad
19.7 537 69 581 6.1 93
37.7 906 79 881 11.7 96
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Reasignar recursos para centrarse en el plan

• Comprender los objetivos estratégicos y alinear
  la organización para que los cumpla
• Fomentar la gestión matricial
• Perfeccionar la eficiencia, la flexibilidad y la
  rendición de cuentas mediante la reducción de
  niveles de gestión y de la cantidad de unidades
  organizacionales
• Replantear lo necesario, p. ej. para la
  seguridad interior
• Desarrollar planes de personal para apoyar el
  plan estratégico

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Organización de la GAO
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Definición de las dimensiones de la calidad

• Exactitud
• Objetividad/imparcialidad
• Complejidad contextual
• Ámbito/integridad

• Importancia/valor
• Puntualidad
• Claridad

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Aseguramiento de calidad basado en el riesgo para
la gestión de carteras

• Centrar los recursos de gestión en actividades
  con el máximo riesgo, basándose en

• Evaluar y establecer los niveles de riesgo para
  cada actividad

• Ajustar la revisión y los demás procesos para que
  reflejen el nivel del valor y del riesgo

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Gestión del riesgo institucional

• Protocolos del Congreso y del organismo
  (políticas, procedimientos, transparencia)
• Proceso de gestión del contrato en siete pasos

• Protocolos internacionales planificados

• Aceptación oficial del contrato.
• Aprobar la iniciación del contrato
• Compromiso con la metodología y los hitos
• 4. Los agentes acuerdan el mensaje
• 5. Aprobación por la alta dirección
• Recepción de comentarios procedentes
• del organismo auditado
• 7. Emisión y distribución pública del producto

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Identificación del alto riesgo en los programas
gubernamentales
El riesgo es gravemente perjudicial para La
salud o la seguridad La prestación de
servicios La seguridad nacional La defensa
nacional El crecimiento económico Derechos
cívicos o a la intimidad
El riesgo podría provocar Servicio gravemente
dañado o fracaso del programa Eficacia
notablemente disminuida o eficiencia reducida
Lesiones o pérdida de vidas Datos no fiables
para la toma de decisiones Pérdida de confianza
en el Gobierno Revelación no autorizada,
manipulación o uso fraudulento de información
confidencial
Umbral cuantitativo el riesgo debe representar
EEUU 1.000 millones en activos o ingresos.
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Lista de alro alto riesgo de la GAO
High Risk Areas
Year Designated High Risk
Addressing Challenges in Broad-based
Transformations Protecting Information Systems
Supporting the Federal Government and The
Nations Critical Infrastructures Strategic Human
Capital Management U.S. Postal Service
Transformation Efforts and Long-Term
Outlook Implementing and Transforming the New
Department of Homeland Security Modernizing
Federal Disability Programs Federal Real
Property Ensuring Major Technology Investments
Improve Services FAA Air Traffic Control
Modernization IRS Business Systems
Modernization DOD Systems Modernization
Providing Basic Financial Accountability DOD
Financial Management IRS Financial
Management Forest Service Financial
Management FAA Financial Management Reducing
Inordinate Program Management Risks Medicare Coll
ection of Unpaid Taxes DOD Inventory
Management Student Financial Aid Programs HUD
Single-Family Mortgage Insurance and Rental
Assistance Programs Earned Income Credit
Noncompliance DOD Support Infrastructure
Management Medicaid Program Managing Large
Procurement Operations More Efficiently DOD
Weapon Systems Acquisition Department of Energy
Contract Management NASA Contract Management DOD
Contract Management
1997 2001 2001 2003 2003 2003 1995 1995 1995 19
95 1995 1999 1999 1990 1990 1990 1990 1994 1995 1
997 2003 1990 1990 1990 1992
Additional authorizing legislation is likely to
be required as one element of addressing this
high-risk area.
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Desarrollo de una plantilla cualificada

• intensificación de la selección de personal en
  áreas que requieren aptitudes y conocimientos
  especializados
• mejora de los programas de formación
• sistema renovado y modernizado de valoración
• del rendimiento
• Consejo Asesor de Empleados
• devolución de préstamos para estudiantes y otros
  incentivos y gratificaciones mejorados para
  atraer y retener personal de alta calidad con
  aptitudes especializadas
• establecimiento de un plan de sucesión
• creación de un inventario de conocimientos y
  aptitudes del personal
• establecimiento de una oficina de oportunidad e
  inclusividad para garantizar que todo el personal
  recibe un tratamiento imparcial y se respetan sus
  diferencias

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Realización de auditorías independientes y
evaluaciones de la calidad

• comité de auditoría externa
• auditoría anual de los estados financieros de las
  EFS y datos de rendimiento seleccionados (p. ej.
  beneficios)
• Inspector General de la GAO
• programa interno de revisión de la calidad
• revisión paritaria externa de toda la labor de
  gestión financiera
• preparación para extender la revisión paritaria a
  todo el organismo, incluyendo toda clase de
  evaluaciones de programas, análisis de políticas
  e investigaciones

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En conclusión

• el trabajo de la EFS tiene que ser profesional,
  objetivo, basado en hechos, imparcial,
  desprovisto de ideología, equilibrado y
  equitativo
• la calidad de nuestro trabajo es esencial para
  conservar el respeto de los clientes y la
  confianza pública
• si no garantizamos que nuestro trabajo puede
  someterse a un examen público, perderemos apoyo
• la calidad depende de
• la honradez de las personas
• la fiabilidad del trabajo
• la transparencia de las políticas/los productos
• garantizar la calidad de nuestro trabajo es una
  cuestión a la que se enfrentan todas las EFS, y
  tenemos mucho que aprender de los demás
  compartiendo conocimientos, mediante la
  realización de evaluaciones comparativas e
  intercambiando información sobre las mejores
  prácticas